გაკვეთილი გვიჩვენებს, თუ როგორ უნდა შევინარჩუნოთ ნომრების, თარიღების, პროცენტების და ვალუტის ფორმატირება, როდესაც ახორციელებთ ფოსტის შერწყმას Excel-დან Word-ში ან შეცვალოთ იგი თქვენი შეხედულებისამებრ.

ერთ ჩვენგანში წინა სტატიებში ჩვენ განვიხილეთ, თუ როგორ გავაერთიანოთ ფოსტა Excel-დან Word-ში პერსონალიზებული წერილების ან ელექტრონული ფოსტის შეტყობინებების გასაგზავნად. როგორც გაირკვა, Word's Mail Merge-ის გამოყენება Excel-ის სამუშაო ფურცლიდან დოკუმენტის შექმნის ავტომატიზირებისთვის შეიძლება წარმოადგენდეს უამრავ გამოწვევას. ზოგიერთი ველი შეიძლება არ იყოს შევსებული ან შევსებული არასწორი ინფორმაციით. Excel-ში სწორად ფორმატირებული რიცხვები შეიძლება სწორად არ გამოჩნდეს Word დოკუმენტში. საფოსტო კოდები შეიძლება დაკარგონ წამყვანი ნულები. ქვემოთ მოცემული პრობლემების მოგვარების რჩევები დაგეხმარებათ გამოასწოროთ Mail Merge-ის ფორმატირების ტიპიური პრობლემები.

როგორ გავაერთიანოთ ფოსტი და გავაგრძელოთ ფორმატირება

როდესაც ახორციელებთ ფოსტის გაერთიანებას Excel-ის სამუშაო ფურცლიდან, ზოგიერთი თქვენი რიცხვითი მონაცემების შერწყმის შემდეგ შეიძლება დაკარგოს ფორმატირება. ჩვეულებრივ, პრობლემები წარმოიქმნება ციფრებთან, რომლებიც ფორმატირებულია პროცენტულად ან ვალუტაში, ან ციფრებთან, რომლებიც შეიცავს მთავარ ნულებს, როგორიცაა საფოსტო ინდექსი.

მიზეზი : ნაგულისხმევად, Microsoft Word იყენებს OLE DB კავშირს, რომელიც იბრუნებს ინფორმაცია, მაგრამ არა ფორმატები. შედეგად, Word დოკუმენტში მონაცემები ჩნდება ფორმატში, რომელშიც ისინი ინახება შიგნით Excel-ში და არა უჯრედებზე გამოყენებული ფორმატით.

პრობლემის საილუსტრაციოდ, გთხოვთ, გადახედოთ წყაროს მონაცემთა ფორმატები Excel-ის სამუშაო ფურცელში:

ახლა, ნახეთ, რა ხდება Word ფოსტის შერწყმის დოკუმენტში:

• ZIP კოდი - გამოჩნდება წინა ნულის გარეშე. Excel-ში ნაჩვენებია წინა ნული, რადგან უჯრედს აქვს მორგებული ნომრის ფორმატი, როგორიცაა 00000. Word-ში ჩნდება ძირითადი მნიშვნელობა (2451).
• ვალუტა - გამოჩნდება ვალუტის გარეშე. სიმბოლო, ათასობით გამყოფი და ათობითი ადგილები. Excel-ში ნომერი დაფორმატებულია, როგორც ვალუტა ($3,000.00). Word-ში გამოსახულია რიცხვი მისი სუფთა სახით (3000).
• პროცენტი - ჩვეულებრივ, ჩნდება პროცენტის შესაბამისი ათობითი რიცხვი; ზოგიერთ შემთხვევაში - მცურავი პუნქტიანი რიცხვი. მაგალითად, Excel-ში პროცენტად დაფორმატებული 30% შეიძლება გამოჩნდეს 0.3 ან 0.299999999 Word-ში.
• თარიღი - გამოჩნდება ნაგულისხმევ ფორმატში, რომელიც დაყენებულია თქვენი რეგიონის პარამეტრებში. ჩვენს შემთხვევაში, Excel-ის თარიღი 20-მაი-22 გარდაიქმნება 5/20/2022-ად Word-ში.

გადაწყვეტა : Word-ისთვის საფოსტო კოდების, თარიღების, ფასების ჩვენება, პროცენტები და სხვა რიცხვითი მნიშვნელობები სწორი ფორმატით, დაუკავშირდით თქვენს Excel სამუშაო წიგნს Dynamic Data Exchange (DDE).

როგორ გამოვიყენოთ Dynamic Data Exchange Excel ფურცელთან დასაკავშირებლად

ფოსტის შერწყმის დაწყებამდე შეასრულეთ შემდეგი ნაბიჯები Microsoft Word-ში.

1. გადადით ფაილი > ოფციები > გაფართოებული .
2. გადადით ქვემოთ ზოგადი განყოფილებაში, აირჩიეთ ველი დაადასტურეთ ფაილის ფორმატის კონვერტაცია გახსნაზე და დააწკაპუნეთ OK .
3. ჩვეულებისამებრ, დაიწყეთ თქვენი ფოსტის შერწყმა (დაწვრილებითი ნაბიჯები აქ არის). რაც შეეხება მიმღებების არჩევას, აირჩიეთ არსებული სიის გამოყენება .
4. დაათვალიერეთ თქვენი ელცხრილი, აირჩიეთ იგი და დააწკაპუნეთ გახსნა (ან ორჯერ დააწკაპუნეთ ფაილზე) .
5. დაადასტურეთ მონაცემთა წყარო დიალოგური ფანჯარა, რომელიც იხსნება, მონიშნეთ ველი ყველას ჩვენება ქვედა მარცხენა კუთხეში, შემდეგ აირჩიეთ MS Excel სამუშაო ფურცლები DDE-ით (*.xls) და დააწკაპუნეთ OK .
6. დააწკაპუნეთ მთელი ელცხრილი და OK .

Word-ს შეიძლება საკმაოდ დიდი დრო დასჭირდეს თქვენს Excel მონაცემთა წყაროსთან DDE-ის საშუალებით დაკავშირებას, ამიტომ გთხოვთ მოთმინებით იმოქმედოთ - ეს კიდევ უფრო მეტ დროს დაზოგავს გრძელვადიან პერსპექტივაში :)

რჩევა. იმისათვის, რომ თავიდან აიცილოთ Word-ის მიერ ნაჩვენები მრავალჯერადი მოთხოვნა მონაცემთა ფაილის გახსნისას, გაასუფთავეთ დაადასტურეთ ფაილის ფორმატის კონვერტაცია ღიაზე თქვენს საფოსტო სიაში დაკავშირების შემდეგ.

ახლა, ყველა რიცხვითი მნიშვნელობა Word mail-ის შერწყმის დოკუმენტი ინარჩუნებს თავდაპირველ ფორმატს.

როგორ დავაფორმოთ ფოსტის შერწყმის კონკრეტული ველები

Excel-ის სამუშაო ფურცელთან დაკავშირება DDE-ის საშუალებით არის ყველაზე სწრაფი გზა ფორმატირების ყველა პრობლემის ერთბაშად მოსაგვარებლად. თუ ეს გამოსავალი რაიმე მიზეზით არ არის თქვენთვის შესაფერისი, შეგიძლიათ აკონტროლოთ Excel-ის მონაცემების ფორმატირება Word-ში ციფრული გადამრთველის (ადრე ეწოდებოდა სურათის გადამრთველს) დამატებით შერწყმის კონკრეტულ ველში.

A რიცხვითი გადამრთველი არის ერთგვარი ნიღაბი, რომელიც საშუალებას გაძლევთ დააფორმოთ a-ს შინაარსიველი Word დოკუმენტში ისე, როგორც გსურთ. რიცხვითი გადამრთველის დასამატებლად შეასრულეთ შემდეგი ნაბიჯები:

1. აირჩიეთ შერწყმის ველი, რომლის ფორმატის შეცვლა გსურთ. ეს შეიძლება იყოს თარიღი , ვალუტა , პროცენტი ან სხვა ველი.
2. დააჭირეთ Shift + F9 არჩეული ველის კოდირების საჩვენებლად ან Alt + F9 თქვენი დოკუმენტის ყველა ველის კოდების გამოსავლენად. ზოგადი ველის კოდი ჰგავს { MERGEFIELD Name }-ს.
3. დაამატეთ ციფრული გადამრთველი კოდი ველის ბოლოს.
4. როდესაც კურსორი განლაგებულია ველში სადმე, დააჭირეთ F9 მის გასაახლებლად. .
5. დააჭირეთ ისევ Shift + F9 ან Alt + F9 ველის კოდის დასამალად და შემდეგ წინასწარ დაათვალიერეთ შედეგი.

შემდეგი მაგალითები გაგაცნობთ რამდენიმე ტიპურ სცენარს.

ფოსტის შერწყმა: რიცხვის ფორმატი

იმისათვის, რომ რიცხვები გამოჩნდეს სწორ ფორმატში (იგივე ან განსხვავებული, ვიდრე თქვენს Excel ფაილში), გამოიყენეთ შემდეგი ციფრული გადამრთველი კოდები.

მაგალითად, ფორმატირება მთელი რიცხვი ათასი გამყოფით, გამოიყენეთ რიცხვითი გადამრთველი \# ,0 ასე რომ Number fie ld იცვლებაto:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

ფოსტის შერწყმა: ვალუტის ფორმატი

ფოსტის შერწყმისას ვალუტის ფორმატირებისთვის გამოიყენეთ ეს კოდები:

მაგალითად, დოლარის ფორმატის გამოსაყენებლად ფოსტის შერწყმისას, დაამატეთ ციფრული გადამრთველი \# $,0 ვალუტის ველში:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

შედეგად, რიცხვი 3000 ფორმატირდება როგორც $3,000 ათწილადის გარეშე.

რჩევა. ზემოთ მოყვანილი მაგალითები არის ფოსტის შერწყმის დოლარის ფორმატი . დოლარის ნიშნის ($) ნაცვლად შეგიძლიათ გამოიყენოთ ნებისმიერი სხვა ვალუტის სიმბოლო, მაგ. € ან £ .

ფოსტის შერწყმა: პროცენტული ფორმატი

Word ფოსტის შერწყმის დოკუმენტში პროცენტების ფორმატირება დამოკიდებულია იმაზე, თუ როგორ არის წყაროს მნიშვნელობა. დაფორმატებულია თქვენს Excel ფურცელში.

თუ Excel-ში General ან Number ფორმატია გამოყენებული, შესაბამისი ნომერი გამოჩნდება Word-ში. ამ რიცხვის პროცენტის სახით დასაფორმებლად, დაამატეთ ერთ-ერთი შემდეგი ციფრული გადამრთველი.

მაგალითად, რიცხვის დასაფორმებლად მთლიანი პროცენტით, შეცვალეთ პროცენტი ველი შემდეგნაირად:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

შედეგად, რიცხვი 50 ფორმატირდება როგორც 50%.

თუ პროცენტის ფორმატი გამოიყენება Excel-ის უჯრედებზე, Word აჩვენებს ფაქტობრივ მნიშვნელობას პროცენტული ფორმატის უკან, რომელიც არის ათობითი რიცხვი. მაგალითად, Excel-ის 50%-იანი მნიშვნელობა Word-ში გამოჩნდება 0.5. პროცენტად რომ გადაიყვანოთ, ჯერ უნდა გაამრავლოთ ათწილადი 100-ზე და შემდეგ გამოიყენოთ შესაბამისი რიცხვითი გადამრთველი. აქ მოცემულია დეტალური ნაბიჯები:

1. აირჩიეთ შერწყმის ველი, რომლის ფორმატირებაც გსურთ პროცენტულად, მაგ. "პროცენტი". შენიშვნა, ბრჭყალები უნდა იყოს შეტანილი არჩევაში.
2. დააჭირეთ Ctrl + F9 არჩეული ველის სხვა ველში გადასახვევად ასე: { «პროცენტი» }
3. დაარედაქტირეთ ველი ისე, რომ თქვენ მიიღეთ ერთ-ერთი შემდეგი:
   • დამრგვალებული მთელი პროცენტი: {=«პროცენტი»*100 \# 0%}
   • პროცენტი ორი ათობითი ადგილით: {=«პროცენტი»*100 \# 0.00 %}
4. განათავსეთ კურსორი ველში სადმე და დააჭირეთ F9 მის გასაახლებლად.

   შენიშვნა. ფორმულის შემცველი შერწყმის ველი აჩვენებს მნიშვნელობას და არა ველის სახელს, მაშინაც კი, როდესაც არ არის გადახედვის რეჟიმში. არ ინერვიულო, ეს ნორმალური საქციელია. რომ დარწმუნდეთ,მნიშვნელობა არ არის სტატიკური, დააწკაპუნეთ ისრებზე Preview Results ჯგუფში, რათა გადართოთ მიმღებებს შორის. ველის კოდის სანახავად აირჩიეთ მნიშვნელობა და დააჭირეთ Shift + F9 კლავიშებს ერთად. თუ ყველაფერი სწორად გაკეთდა, დაინახავთ მსგავსს:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

ფოსტის შერწყმა: თარიღისა და დროის ფორმატი

როგორც ნომრებსა და ვალუტაში, შეგიძლიათ შეცვალოთ თარიღის ფორმატი ფოსტის შერწყმისას რიცხვითი გადამრთველის გამოყენებით. ქვემოთ მოცემულ ცხრილში მოცემულია კოდები რამდენიმე ხშირად გამოყენებული თარიღის/დროის ფორმატებისთვის.

მაგალითად, სრული თარიღის გამოსაყენებლად ფორმატში, შეცვალეთ თარიღის შერწყმის ველის ფორმატი შემდეგნაირად:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

რჩევები და შენიშვნები:

• თარიღის/დროის ციფრულ გადამრთველში, დიდი ასოები M გამოიყენება თვეების განმავლობაში და მცირე m წუთებში.
• ზემოთ ჩამოთვლილი კოდების გარდა, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ნებისმიერი სხვა მორგებული თარიღისა და დროის ფორმატები.

როგორ შევცვალოთ ფორმატიმიმდინარე თარიღი და დრო Word ფოსტის შერწყმაში

დღევანდელი თარიღი და მიმდინარე დრო ფოსტის შერწყმის დოკუმენტში ჩასასმელად შეგიძლიათ გამოიყენოთ შემდეგი მალსახმობები:

• Alt + Shift + D - ჩასმა თარიღი ველი, რომელიც აჩვენებს მიმდინარე თარიღს.
• Alt + Shift + T - ჩასვით TIME ველი, რომელიც აჩვენებს მიმდინარე დროს.

ეს დაამატებს თარიღს და დროს ნაგულისხმევში ფორმატი. მის შესაცვლელად შეგიძლიათ გამოიყენოთ ციფრული გადამრთველი, როგორც ზემოთ აღწერილი. ან შეგიძლიათ გამოიყენოთ სასურველი თარიღის/დროის ფორმატირება ვიზუალურად.

1. აირჩიეთ თარიღი ან დრო ველი, რომლის ფორმატიც გსურთ შეცვალოთ .
2. დააჭირეთ Shift + F9 ველის კოდირების საჩვენებლად, რომელიც შეიძლება გამოიყურებოდეს { DATE \@ "M/d/Yyyyy"
3. დააწკაპუნეთ მარჯვენა ღილაკით არჩეულ ველზე და აირჩიეთ რედაქტირება ველი… კონტექსტური მენიუდან.
4. ჩაწერილი დიალოგურ ფანჯარაში აირჩიეთ სასურველი ფორმატი თარიღი ველისთვის და დააწკაპუნეთ OK .

   რჩევა. თუ გსურთ შეინარჩუნოთ ფორმატირება განახლებების დროს , აირჩიეთ შესაბამისი ველი ქვედა მარჯვენა კუთხეში.

როგორ ავიცილოთ თავიდან ფოსტის შერწყმისას წამყვანი ნულების დაკარგვა

ყველა ციფრულ მნიშვნელობაში, ფოსტის შერწყმისას იკარგება წინა ნულები. საფოსტო კოდების და სხვა ნომრების შერწყმის გზით, ნულების დაკარგვის გარეშე, ისინი უნდა იყოს ფორმატირებული, როგორც ტექსტი .

ამის გასაკეთებლად აირჩიეთ სვეტი ნომრებით და აირჩიეთ ტექსტი ნომერშიდაფორმატეთ ველი მთავარი ჩანართზე.

ალტერნატიულად, შეგიძლიათ დააწკაპუნოთ არჩეულ სვეტზე მარჯვენა ღილაკით და შემდეგ დააწკაპუნოთ უჯრედების ფორმატირება... . დიალოგურ ფანჯარაში უჯრედების ფორმატირება , რომელიც იხსნება, ნომერი ჩანართზე აირჩიეთ ტექსტი და შემდეგ დააწკაპუნეთ OK .

მნიშვნელოვანი შენიშვნა! თუ სპეციალური (როგორიცაა საფოსტო კოდი) ან მორგებული (როგორიცაა 00000) ფორმატი გამოიყენება თქვენს Excel უჯრედებზე, მისი შეცვლა ტექსტის ფორმატში გამოიწვევს წამყვანი ნულების გაქრობას. უჯრედების ტექსტად ფორმატირების შემდეგ, თქვენ უნდა გადახედოთ თითოეულ უჯრედს და ხელით აკრიფოთ დაკარგული ნულები. ამ რთული ამოცანის თავიდან ასაცილებლად, დაუკავშირდით თქვენს Excel ფურცელს DDE-ის საშუალებით. ეს შეინარჩუნებს Excel-ის ნომრების თავდაპირველ ფორმატებს, მათ შორის წინა ნულებთან ერთად.

ასე გადაჭრით ფოსტის შერწყმის ფორმატირების პრობლემებს და ველების ფორმატირებას ისე, როგორც გსურთ. გმადლობთ, რომ კითხულობთ!