টিউটোরিয়ালটি দেখায় কিভাবে এক্সেল থেকে ওয়ার্ডে মেল মার্জ করার সময় সংখ্যা, তারিখ, শতাংশ এবং মুদ্রার বিন্যাস রাখা যায় বা আপনার পছন্দ অনুযায়ী পরিবর্তন করা যায়।

আমাদের একটিতে পূর্ববর্তী নিবন্ধগুলিতে, আমরা ব্যক্তিগতকৃত চিঠি বা ইমেল বার্তা পাঠাতে Excel থেকে Word-এ মেল মার্জ করার পদ্ধতি দেখেছি। যেমনটি দেখা গেছে, একটি এক্সেল ওয়ার্কশীট থেকে একটি নথি তৈরি করতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ওয়ার্ডের মেল মার্জ ব্যবহার করা অনেক চ্যালেঞ্জ উপস্থাপন করতে পারে। কিছু ক্ষেত্র জনবহুল বা ভুল তথ্য দিয়ে পূর্ণ নাও হতে পারে। Excel-এ সঠিকভাবে ফর্ম্যাট করা নম্বরগুলি একটি Word নথিতে সঠিকভাবে প্রদর্শিত নাও হতে পারে। পিন কোডগুলি অগ্রণী শূন্য হারাতে পারে। নীচের সমস্যা সমাধানের টিপসগুলি আপনাকে সাধারণ মেল মার্জ ফর্ম্যাটিং সমস্যাগুলি সমাধান করতে সহায়তা করবে৷

কীভাবে মেল মার্জ এবং ফর্ম্যাটিং রাখা যায়

একটি এক্সেল ওয়ার্কশীট থেকে একটি মেল মার্জ করার সময়, কিছু আপনার সাংখ্যিক ডেটা একত্রিত হওয়ার পরে বিন্যাস হারাতে পারে। সমস্যাগুলি সাধারণত শতাংশ বা মুদ্রা হিসাবে ফর্ম্যাট করা সংখ্যা বা জিপ কোডের মতো অগ্রণী শূন্যযুক্ত সংখ্যাগুলির সাথে দেখা দেয়।

কারণ : ডিফল্টরূপে, মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড OLE DB সংযোগ ব্যবহার করে, যা টেনে আনে তথ্য কিন্তু ফরম্যাট নয়। ফলস্বরূপ, একটি Word নথিতে, ডেটা যে বিন্যাসে প্রদর্শিত হয় যে বিন্যাসে এটি Excel-এ অভ্যন্তরীণভাবে সংরক্ষণ করা হয়, এবং কোষগুলিতে প্রয়োগ করা বিন্যাসে নয়।

সমস্যাটি ব্যাখ্যা করার জন্য, অনুগ্রহ করে দেখুন একটি এক্সেল ওয়ার্কশীটে উৎস তথ্য বিন্যাস:

এখন, একটি ওয়ার্ড মেল মার্জ ডকুমেন্টে কী হয় তা দেখুন:

• জিপ কোড - একটি অগ্রণী শূন্য ছাড়াই প্রদর্শিত হয়৷ এক্সেল-এ, একটি অগ্রণী শূন্য প্রদর্শিত হয় কারণ একটি ঘরে একটি কাস্টম নম্বর বিন্যাস থাকে যেমন 00000৷ Word-এ, একটি অন্তর্নিহিত মান (2451) প্রদর্শিত হয়৷
• মুদ্রা - মুদ্রা ছাড়াই প্রদর্শিত হয় প্রতীক, হাজার বিভাজক, এবং দশমিক স্থান। এক্সেলে, সংখ্যাটিকে মুদ্রা ($3,000.00) হিসাবে ফর্ম্যাট করা হয়। ওয়ার্ডে, একটি সংখ্যা তার বিশুদ্ধ আকারে প্রদর্শিত হয় (3000)।
• শতাংশ - সাধারণত, শতাংশের সাথে সম্পর্কিত একটি দশমিক সংখ্যা হিসাবে প্রদর্শিত হয়; কিছু ক্ষেত্রে - একটি ভাসমান-বিন্দু সংখ্যা। উদাহরণস্বরূপ, Excel-এ শতকরা হিসাবে 30% ফর্ম্যাট করা ওয়ার্ডে 0.3 বা 0.299999999 হিসাবে প্রদর্শিত হতে পারে৷
• তারিখ - আপনার অঞ্চল সেটিংসে সেট করা ডিফল্ট ফর্ম্যাটে প্রদর্শিত হবে৷ আমাদের ক্ষেত্রে, Excel-এর তারিখ 20-May-22 কে Word-এ 5/20/2022-এ রূপান্তরিত করা হয়েছে।

সমাধান : Word-এর জন্য পোস্টাল কোড, তারিখ, দাম, শতাংশ এবং অন্যান্য সাংখ্যিক মান সঠিক বিন্যাসে, ডাইনামিক ডেটা এক্সচেঞ্জ (ডিডিই) ব্যবহার করে আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুকের সাথে সংযোগ করুন।

এক্সেল শীটে সংযোগ করতে কীভাবে ডায়নামিক ডেটা এক্সচেঞ্জ ব্যবহার করবেন

একটি মেল মার্জ শুরু করার আগে, Microsoft Word-এ নিম্নলিখিত ধাপগুলি সম্পাদন করুন৷

1. ফাইল > এ যান৷ বিকল্প > উন্নত ।
2. সাধারণ বিভাগে স্ক্রোল করুন, চেক বক্স নির্বাচন করুন খোলে ফাইল ফর্ম্যাট রূপান্তর নিশ্চিত করুন এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন।
3. আপনার মেল মার্জ যথারীতি শুরু করুন (বিস্তারিত পদক্ষেপ এখানে রয়েছে)। প্রাপক নির্বাচন করার ক্ষেত্রে, একটি বিদ্যমান তালিকা ব্যবহার করুন নির্বাচন করুন।
4. আপনার স্প্রেডশীটে ব্রাউজ করুন, এটি নির্বাচন করুন এবং খুলুন ক্লিক করুন (বা ফাইলটিতে ডাবল ক্লিক করুন) .
5. ডেটা উৎস নিশ্চিত করুন ডায়ালগ বক্সে যেটি খোলে, নীচের বাম কোণে সমস্ত দেখান বক্সটি চেক করুন, তারপর ডিডিই-এর মাধ্যমে এমএস এক্সেল ওয়ার্কশীট নির্বাচন করুন। (*.xls) , এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন।
6. সম্পূর্ণ স্প্রেডশীট , এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন।

DDE এর মাধ্যমে আপনার Excel ডেটা উৎসের সাথে সংযোগ করতে Word এর বেশ সময় লাগতে পারে, তাই অনুগ্রহ করে ধৈর্য ধরুন - এটি দীর্ঘমেয়াদে আপনার আরও বেশি সময় বাঁচাবে :)

টিপ। প্রতিবার যখন আপনি ডেটা ফাইলটি খুলবেন Word দ্বারা প্রদর্শিত একাধিক প্রম্পট প্রতিরোধ করতে, আপনার মেলিং তালিকার সাথে সংযোগ করার পরে খুলে ফাইল ফর্ম্যাট রূপান্তর নিশ্চিত করুন চেক বক্সটি সাফ করুন।

এখন, সমস্ত সংখ্যাসূচক মান ওয়ার্ড মেল মার্জ ডকুমেন্ট তাদের আসল বিন্যাস ধরে রাখে।

নির্দিষ্ট মেল মার্জ ক্ষেত্রগুলিকে কীভাবে ফর্ম্যাট করবেন

ডিডিই-এর মাধ্যমে একটি এক্সেল ওয়ার্কশীটের সাথে সংযোগ করা হল সব ফরম্যাটিং সমস্যা একযোগে সমাধান করার দ্রুততম উপায়। যদি এই সমাধানটি কোনো কারণে আপনার জন্য প্রযোজ্য না হয়, তাহলে আপনি একটি নির্দিষ্ট মার্জ ফিল্ডে একটি সংখ্যাসূচক সুইচ (পূর্বে একটি ছবি সুইচ বলা হতো) যোগ করে Word এ Excel ডেটার বিন্যাস নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন।

A সাংখ্যিক সুইচ হল এক ধরণের মুখোশ যা আপনাকে একটি বিষয়বস্তু ফর্ম্যাট করতে দেয়একটি Word নথিতে আপনি যেভাবে চান সেভাবে ফিল্ড করুন। একটি সংখ্যাসূচক সুইচ যোগ করতে, এই পদক্ষেপগুলি সম্পাদন করুন:

1. একটি মার্জ ক্ষেত্র নির্বাচন করুন যার বিন্যাসটি আপনি পরিবর্তন করতে চান৷ এটি তারিখ , মুদ্রা , শতাংশ বা অন্য কোনও ক্ষেত্র হতে পারে।
2. নির্বাচিত ক্ষেত্রের কোডিং প্রদর্শন করতে Shift + F9 টিপুন বা Alt + F9 আপনার নথির সমস্ত ক্ষেত্রের কোডগুলি প্রকাশ করতে। একটি জেনেরিক ফিল্ড কোড দেখতে { MERGEFIELD Name } এর মতো।
3. ক্ষেত্রের শেষে একটি সাংখ্যিক সুইচ কোড যোগ করুন।
4. ক্ষেত্রের যেকোনো জায়গায় কার্সারের অবস্থান সহ, এটি আপডেট করতে F9 টিপুন .
5. ফিল্ড কোড লুকানোর জন্য আবার Shift + F9 বা Alt + F9 টিপুন এবং তারপর ফলাফলের পূর্বরূপ দেখুন।

নিম্নলিখিত উদাহরণগুলি আপনাকে কয়েকটি সাধারণ পরিস্থিতির মধ্য দিয়ে যাবে।

মেল মার্জ: নম্বর বিন্যাস

সঠিক বিন্যাসে (আপনার এক্সেল ফাইলের তুলনায় একই বা ভিন্ন) নম্বরগুলিকে দেখানোর জন্য, নিম্নলিখিত সংখ্যাসূচক সুইচ কোডগুলি ব্যবহার করুন৷

উদাহরণস্বরূপ, ফর্ম্যাট করতে হাজার বিভাজক সহ একটি পূর্ণ সংখ্যা, সংখ্যাসূচক সুইচ \# ,0 ব্যবহার করুন যাতে সংখ্যা ফি ld পরিবর্তনথেকে:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

মেল মার্জ: কারেন্সি ফরম্যাট

মেল মার্জে কারেন্সি ফরম্যাট করতে, এই কোডগুলি ব্যবহার করতে হবে:

উদাহরণস্বরূপ, মেইল ​​মার্জে ডলারের বিন্যাস প্রয়োগ করতে, মুদ্রা ক্ষেত্রের সংখ্যাসূচক সুইচ \# $,0 যোগ করুন:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

ফলে, সংখ্যাটি 3000 $3,000 হিসাবে বিন্যাসিত হয় যেখানে দশমিক স্থান নেই।

টিপ। উপরের উদাহরণগুলি মেল মার্জ ডলার বিন্যাস এর জন্য। ডলার চিহ্নের পরিবর্তে ($), আপনি অন্য কোন মুদ্রা চিহ্ন ব্যবহার করতে পারেন, যেমন € বা £ ।

মেল মার্জ: শতাংশের বিন্যাস

আপনি যেভাবে একটি ওয়ার্ড মেল মার্জ ডকুমেন্টে শতাংশ বিন্যাস করেন তা নির্ভর করে উৎসের মান কেমন তার উপর আপনার এক্সেল শীটে ফরম্যাট করা হয়েছে।

যদি এক্সেল-এ সাধারণ বা সংখ্যা ফরম্যাট ব্যবহার করা হয়, তাহলে Word-এ একটি সংশ্লিষ্ট নম্বর উপস্থিত হবে। সংখ্যাটিকে শতাংশ হিসাবে ফর্ম্যাট করতে, নিম্নলিখিত সংখ্যাসূচক সুইচগুলির মধ্যে একটি যোগ করুন৷

উদাহরণস্বরূপ, একটি সংখ্যাকে ফর্ম্যাট করতে সম্পূর্ণ শতাংশ হিসাবে, শতাংশ ক্ষেত্রটি নিম্নরূপ সম্পাদনা করুন:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

ফলস্বরূপ, 50 নম্বরটি 50% হিসাবে ফর্ম্যাট করা হয়েছে।

যদি শতাংশ বিন্যাসটি Excel কোষে প্রয়োগ করা হয়, Word শতাংশ বিন্যাসের পিছনে একটি প্রকৃত মান প্রদর্শন করবে, যা একটি দশমিক সংখ্যা। উদাহরণস্বরূপ, 50% এর একটি এক্সেল মান ওয়ার্ডে 0.5 হিসাবে প্রদর্শিত হবে। এটিকে শতাংশে রূপান্তর করতে, আপনাকে প্রথমে একটি দশমিককে 100 দ্বারা গুণ করতে হবে এবং তারপরে একটি উপযুক্ত সংখ্যাসূচক সুইচ ব্যবহার করতে হবে। এখানে বিস্তারিত ধাপগুলি রয়েছে:

1. একটি মার্জ ক্ষেত্র নির্বাচন করুন যা আপনি শতাংশ হিসাবে ফর্ম্যাট করতে চান, যেমন "শতাংশ". দ্রষ্টব্য, উদ্ধৃতি চিহ্নগুলি নির্বাচনের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
2. নির্বাচিত ক্ষেত্রটিকে অন্য একটিতে মোড়ানোর জন্য Ctrl + F9 টিপুন: { «শতাংশ»
3. ক্ষেত্রটি সম্পাদনা করুন যাতে আপনি নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে একটি পান:
   • পুরো শতাংশ বৃত্তাকার: {=«শতাংশ»*100 \# 0%}
   • দুই দশমিক স্থান সহ শতাংশ: {=«শতাংশ»*100 \# 0.00 %
4. ক্ষেত্রের যেকোনো জায়গায় কার্সার রাখুন এবং এটি আপডেট করতে F9 টিপুন।

   নোট। একটি সূত্র ধারণকারী একটি মার্জ ক্ষেত্র একটি মান প্রদর্শন করবে, ক্ষেত্রের নাম নয়, এমনকি পূর্বরূপ মোডে না থাকলেও৷ চিন্তা করবেন না, এটি একটি স্বাভাবিক আচরণ। নিশ্চিত করতেমান স্থির নয়, প্রাপকদের মধ্যে স্যুইচ করতে প্রিভিউ ফলাফল গ্রুপের তীরগুলিতে ক্লিক করুন। ফিল্ড কোড দেখতে, মান নির্বাচন করুন এবং Shift + F9 কী একসাথে টিপুন। যদি সবকিছু সঠিকভাবে করা হয়, তাহলে আপনি এরকম কিছু দেখতে পাবেন:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

মেল মার্জ: তারিখ এবং সময় বিন্যাস

সংখ্যা এবং মুদ্রার মতো, আপনি একটি সংখ্যাসূচক সুইচ ব্যবহার করে মেল মার্জে তারিখ বিন্যাস পরিবর্তন করতে পারেন। নীচের সারণীটি কিছু সাধারণভাবে ব্যবহৃত তারিখ/সময় বিন্যাসের জন্য কোড তালিকাভুক্ত করে৷

উদাহরণস্বরূপ, একটি সম্পূর্ণ তারিখ প্রয়োগ করতে বিন্যাস, তারিখ মার্জ ফিল্ড ফরম্যাটটি এভাবে পরিবর্তন করুন:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

টিপস এবং নোট:

• একটি তারিখ/সময় সংখ্যাসূচক সুইচে, বড় হাতের অক্ষর M মাসের জন্য এবং ছোট হাতের অক্ষর m মিনিটের জন্য ব্যবহার করা হয়।
• উপরে তালিকাভুক্ত কোডগুলি ছাড়াও, আপনি অন্য কোনও কাস্টম তারিখ এবং সময় বিন্যাস ব্যবহার করতে পারেন।

কিভাবে ফরম্যাট পরিবর্তন করবেনওয়ার্ড মেল মার্জ-এ বর্তমান তারিখ এবং সময়

একটি মেল মার্জ নথিতে আজকের তারিখ এবং বর্তমান সময় সন্নিবেশ করতে, আপনি নিম্নলিখিত শর্টকাটগুলি ব্যবহার করতে পারেন:

• Alt + Shift + D - সন্নিবেশ DATE ক্ষেত্র যা বর্তমান তারিখ প্রদর্শন করে।
• Alt + Shift + T - বর্তমান সময় প্রদর্শন করে এমন TIME ক্ষেত্র সন্নিবেশ করুন।

এটি ডিফল্টে তারিখ এবং সময় যোগ করবে বিন্যাস এটি পরিবর্তন করতে, আপনি উপরে বর্ণিত হিসাবে একটি সংখ্যাসূচক সুইচ ব্যবহার করতে পারেন। অথবা আপনি একটি ভিজ্যুয়াল উপায়ে পছন্দসই তারিখ/সময় বিন্যাস প্রয়োগ করতে পারেন।

1. আপনি যে বিন্যাসটি পরিবর্তন করতে চান সেটি তারিখ বা সময় ক্ষেত্রটি নির্বাচন করুন। .
2. ফিল্ড কোডিং প্রদর্শন করতে Shift + F9 টিপুন, যা দেখতে { DATE \@ "M/d/yyyy" এর মত হতে পারে
3. নির্বাচিত ক্ষেত্রে ডান-ক্লিক করুন এবং <12 নির্বাচন করুন>ক্ষেত্র সম্পাদনা করুন... প্রসঙ্গ মেনু থেকে।
4. ফাইল করা ডায়ালগ বক্সে, তারিখ ক্ষেত্রের জন্য পছন্দসই বিন্যাস নির্বাচন করুন এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন।

   টিপ। আপনি যদি আপডেটগুলির সময় বিন্যাস সংরক্ষণ করতে চান , নীচের ডান কোণায় সংশ্লিষ্ট চেক বক্সটি নির্বাচন করুন৷

মেল মার্জ এ লিডিং শূন্য হারানো এড়াতে কিভাবে

সমস্ত সাংখ্যিক মানগুলিতে, একটি মেল মার্জ করার সময় অগ্রণী শূন্যগুলি বাদ দেওয়া হয়। জিপ কোড এবং অন্যান্য নম্বরগুলি শূন্য না হারিয়ে একটি মেল মার্জের মাধ্যমে আসার জন্য, সেগুলিকে পাঠ্য হিসাবে ফর্ম্যাট করা উচিত।

এটি সম্পন্ন করতে, নম্বর সহ কলাম নির্বাচন করুন এবং নির্বাচন করুন নম্বরে টেক্সট করুন হোম ট্যাবে বক্স ফর্ম্যাট করুন।

বিকল্পভাবে, আপনি নির্বাচিত কলামে ডান-ক্লিক করতে পারেন, এবং তারপর সেল ফর্ম্যাট করুন... ক্লিক করুন। খোলে ফরম্যাট সেলস ডায়ালগ বক্সে, নম্বর ট্যাবে, পাঠ্য নির্বাচন করুন এবং তারপরে ঠিক আছে ক্লিক করুন।

গুরুত্বপূর্ণ নোট! যদি বিশেষ (যেমন জিপ কোড) বা কাস্টম (যেমন 00000) বিন্যাস আপনার এক্সেল কোষগুলিতে প্রয়োগ করা হয়, তাহলে এটিকে টেক্সট বিন্যাসে পরিবর্তন করলে অগ্রণী শূন্য অদৃশ্য হয়ে যাবে। সেলগুলিকে টেক্সট হিসাবে ফর্ম্যাট করার পরে, আপনাকে প্রতিটি ঘর পর্যালোচনা করতে হবে এবং ম্যানুয়ালি অনুপস্থিত শূন্য টাইপ করতে হবে। এই কঠিন কাজটি এড়াতে, DDE এর মাধ্যমে আপনার এক্সেল শীটের সাথে সংযোগ করুন৷ এটি পূর্ববর্তী শূন্য সহ মূল এক্সেল নম্বর বিন্যাসগুলিকে ধরে রাখবে৷

এভাবেই মেল মার্জ ফর্ম্যাটিং সমস্যাগুলি সমাধান করা যায় এবং ক্ষেত্রগুলিকে আপনি যেভাবে চান সেভাবে ফর্ম্যাট করুন৷ পড়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ!