Təlimat Excel-dən Word-ə məktublar birləşdirərkən və ya onu istədiyiniz kimi dəyişdirərkən rəqəmlərin, tarixlərin, faizlərin və valyutanın formatını necə saxlamaq lazım olduğunu göstərir.

Bizim birində. əvvəlki məqalələrdə fərdi məktublar və ya e-poçt mesajları göndərmək üçün Excel-dən Word-ə poçt birləşməsini necə nəzərdən keçirdik. Məlum olub ki, Excel iş vərəqindən sənədin yaradılmasını avtomatlaşdırmaq üçün Word-ün Poçt Birləşdirilməsindən istifadə çoxlu problemlər yarada bilər. Bəzi sahələr doldurulmaya və ya yanlış məlumatla doldurulmaya bilər. Excel-də düzgün formatlaşdırılmış nömrələr Word sənədində düzgün görünməyə bilər. Poçt kodları aparıcı sıfırları itirə bilər. Aşağıdakı problemlərin aradan qaldırılması üçün məsləhətlər tipik Poçt Birləşməsi formatı problemlərini həll etməyə kömək edəcək.

Məktubların birləşdirilməsi və formatın saxlanması

Excel iş vərəqindən məktubların birləşməsini həyata keçirərkən bəzi Birləşmədən sonra rəqəmsal məlumatlarınızın formatı itirə bilər. Problemlər adətən faiz və ya valyuta kimi formatlaşdırılmış nömrələr və ya poçt kodları kimi aparıcı sıfırları olan nömrələrlə baş verir.

Səbəb : Defolt olaraq Microsoft Word OLE DB bağlantısından istifadə edir, hansı ki məlumat, lakin formatlar deyil. Nəticədə, Word sənədində məlumatlar xanalara tətbiq olunan formatda deyil, Excel-də daxildə saxlandığı formatda görünür.

Problemi təsvir etmək üçün lütfən, aşağıdakılara nəzər salın. Excel iş səhifəsində mənbə məlumat formatları:

İndi, Word poçtlarının birləşməsi sənədində nə baş verdiyinə baxın:

• Poçt kodu - baş sıfır olmadan görünür. Excel-də, xananın 00000 kimi fərdi nömrə formatına malik olduğu üçün başlanğıc sıfır göstərilir. Word-də əsas dəyər (2451) görünür.
• Valyuta - valyuta olmadan görünür. simvolu, minlərlə ayırıcı və onluq yerlər. Excel-də nömrə Valyuta ($3,000.00) kimi formatlanır. Word proqramında xalis formada olan ədəd göstərilir (3000).
• Faiz - normal olaraq faizə uyğun onluq ədəd kimi görünür; bəzi hallarda - üzən nöqtəli nömrə. Məsələn, Excel-də Faiz kimi formatlanmış 30% Word-də 0,3 və ya 0,299999999 kimi görünə bilər.
• Tarix - Region ayarlarınızda təyin edilmiş standart formatda görünür. Bizim vəziyyətimizdə Excel-in 20-22 may tarixi Word-də 5/20/2022-yə çevrilir.

Həll : Word üçün poçt kodları, tarixlər, qiymətlər, faizləri və digər rəqəmli dəyərləri düzgün formatda əldə etmək üçün Dinamik Məlumat Mübadiləsi (DDE) istifadə edərək Excel iş kitabınıza qoşulun.

Excel hesabatına qoşulmaq üçün Dinamik Məlumat Mübadiləsindən necə istifadə etməli

Məktubların birləşməsinə başlamazdan əvvəl Microsoft Word-də aşağıdakı addımları yerinə yetirin.

1. Fayl > Seçimlər > Qabaqcıl .
2. Ümumi bölməsinə gedin, Açıqda fayl formatının çevrilməsini təsdiqləyin qutusunu seçin və OK düyməsini basın.
3. Həmişəki kimi Poçt Birləşməsini başladın (ətraflı addımlar buradadır). Qəbul edənlərin seçilməsinə gəldikdə, Mövcud siyahıdan istifadə et seçin.
4. Cədvəlinizə baxın, onu seçin və Açıq üzərinə klikləyin (və ya fayla iki dəfə klikləyin) .
5. Açılan Məlumat Mənbəsini Təsdiq et dialoq qutusunda, aşağı sol küncdəki Hamısını göstər qutusunu yoxlayın, sonra DDE vasitəsilə MS Excel İş Vərəqləri seçin (*.xls) və OK klikləyin.
6. Bütün Cədvəl və OK üzərinə klikləyin.

DDE vasitəsilə Excel məlumat mənbəyinə qoşulmaq Word-ə xeyli vaxt apara bilər, ona görə də səbirli olun - bu, uzunmüddətli perspektivdə daha çox vaxtınıza qənaət edəcək :)

İpucu. Məlumat faylını hər dəfə açdığınız zaman Word tərəfindən göstərilən çoxsaylı sorğuların qarşısını almaq üçün poçt siyahınıza qoşulduqdan sonra Açıqda fayl formatının çevrilməsini təsdiqləyin qutusunu silin.

İndi, bütün rəqəmsal dəyərlər Word poçt birləşməsi sənədi orijinal formatlarını saxlayır.

Xüsusi məktubların birləşmə sahələrini necə formatlaşdırmaq olar

DDE vasitəsilə Excel iş vərəqinə qoşulmaq bütün formatlama problemlərini bir anda həll etməyin ən sürətli yoludur. Əgər bu həll nədənsə sizin üçün uyğun deyilsə, xüsusi birləşmə sahəsinə rəqəmsal keçid (əvvəllər şəkil keçidi adlanır) əlavə etməklə Word-də Excel məlumatlarının formatlaşdırılmasına nəzarət edə bilərsiniz.

A rəqəmli keçid a-nın məzmununu formatlamağa imkan verən bir növ maskadırWord sənədində istədiyiniz şəkildə sahə. Rəqəmsal keçid əlavə etmək üçün bu addımları yerinə yetirin:

1. Formatını dəyişmək istədiyiniz birləşmə sahəsini seçin. Bu, Tarix , Valyuta , Faiz və ya başqa sahə ola bilər.
2. Seçilmiş sahənin və ya kodlamasını göstərmək üçün Shift + F9 düymələrini basın. Sənədinizdəki bütün sahələrin kodlarını göstərmək üçün Alt + F9. Ümumi sahə kodu { MERGEFIELD Name } kimi bir şeyə bənzəyir.
3. Sahənin sonuna rəqəmli keçid kodu əlavə edin.
4. Kursor sahənin istənilən yerində yerləşdiyi halda, onu yeniləmək üçün F9 düyməsini basın. .
5. Sahə kodunu gizlətmək üçün Shift + F9 və ya Alt + F9 düymələrini yenidən basın və sonra nəticəyə nəzər salın.

Aşağıdakı nümunələr sizi bir neçə tipik ssenari ilə tanış edəcək.

E-poçt birləşməsi: nömrə formatı

Nömrələrin düzgün formatda (Excel faylınızdakı ilə eyni və ya fərqli) görünməsini təmin etmək üçün aşağıdakı rəqəmsal keçid kodlarından istifadə edin.

Məsələn, formatlaşdırmaq üçün min ayırıcısı olan tam ədəd üçün \# ,0 rəqəmli açarından istifadə edin ki, Nömrə fie ld dəyişirüçün:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Poçt birləşməsi: valyuta formatı

Poçt birləşməsində valyutanı formatlaşdırmaq üçün bunlar istifadə ediləcək kodlardır:

Məsələn, məktubların birləşməsində dollar formatını tətbiq etmək üçün Valyuta sahəsinə \# $,0 rəqəmsal keçidini əlavə edin:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Nəticədə 3000 rəqəmi onluq yerlər olmadan 3000 dollar kimi formatlanır.

İpucu. Yuxarıdakı nümunələr poçt birləşməsi dollar formatı üçündür. Dollar işarəsi ($) əvəzinə hər hansı digər valyuta simvollarından istifadə edə bilərsiniz, məs. € və ya £ .

Məktub birləşməsi: faiz formatı

Word məktub birləşməsi sənədində faizləri formatlamağınız mənbə dəyərlərindən asılıdır. Excel vərəqinizdə formatlanır.

Əgər Excel-də Ümumi və ya Nömrə formatı istifadə olunursa, Word-də müvafiq nömrə görünəcək. Həmin rəqəmi faiz kimi formatlaşdırmaq üçün aşağıdakı rəqəmli açarlardan birini əlavə edin.

Məsələn, nömrəni formatlaşdırmaq üçün bütöv faiz olaraq Faiz sahəsini aşağıdakı kimi redaktə edin:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Nəticədə 50 rəqəmi 50% olaraq formatlanır.

Faiz formatı Excel xanalarına tətbiq olunarsa, Word ondalıq rəqəm olan faiz formatının arxasında faktiki dəyəri göstərəcək. Məsələn, 50% Excel dəyəri Word-də 0,5 kimi görünəcək. Onu faizə çevirmək üçün əvvəlcə ondalığı 100-ə vurmalı, sonra isə müvafiq rəqəmsal keçiddən istifadə etməlisiniz. Budur ətraflı addımlar:

1. Faiz olaraq formatlaşdırmaq istədiyiniz birləşmə sahəsini seçin, məs. «Faiz». Nəzərə alın ki, dırnaq işarələri seçimə daxil edilməlidir.
2. Seçilmiş sahəni başqa birinə bu kimi bükmək üçün Ctrl + F9 düymələrini basın: { «Faiz» }
3. Sahəni elə redaktə edin ki, aşağıdakılardan birini əldə edin:
   • Yuvarlaqlaşdırılmış tam faiz: {=«Faiz»*100 \# 0%}
   • İki onluq yer ilə faiz: {=«Faiz»*100 \# 0.00 %}
4. Kursoru sahənin istənilən yerinə qoyun və onu yeniləmək üçün F9 düyməsini basın.

   Qeyd. Formuladan ibarət birləşmə sahəsi, hətta önizləmə rejimində olmadıqda belə, sahənin adını deyil, dəyəri göstərəcək. Narahat olmayın, bu normal bir davranışdır. əmin olmaq üçündəyər statik deyil, alıcılar arasında keçid etmək üçün Nəticələrə Ön Baxış qrupunda oxlara klikləyin. Sahə koduna baxmaq üçün dəyəri seçin və Shift + F9 düymələrini birlikdə basın. Hər şey düzgün aparılarsa, belə bir şey görəcəksiniz:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

E-poçt birləşməsi: tarix və vaxt formatı

Rəqəmlər və valyuta ilə olduğu kimi, rəqəmli keçiddən istifadə edərək məktubların birləşməsində tarix formatını dəyişə bilərsiniz. Aşağıdakı cədvəldə bir neçə tez-tez istifadə olunan tarix/saat formatları üçün kodlar verilmişdir.

Məsələn, tam tarix tətbiq etmək formatında, Tarix birləşmə sahəsinin formatını bu şəkildə dəyişdirin:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Məsləhətlər və qeydlər:

• Tarix/saat rəqəmsal keçidində böyük hərf M aylar, kiçik hərf m isə dəqiqələr üçün istifadə olunur.
• Yuxarıda sadalanan kodlardan başqa, istənilən digər fərdi tarix və vaxt formatlarından istifadə edə bilərsiniz.

Formatını necə dəyişdirmək olarWord e-poçt birləşməsi sənədində cari tarix və vaxt

Bu günün tarixi və cari vaxtı məktubların birləşdirilməsi sənədinə daxil etmək üçün aşağıdakı qısa yollardan istifadə edə bilərsiniz:

• Alt + Shift + D - daxil edin cari tarixi göstərən TARİX sahəsi.
• Alt + Shift + T - cari vaxtı göstərən TIME sahəsini daxil edin.

Bu, tarix və vaxtı defolt olaraq əlavə edəcək. format. Onu dəyişdirmək üçün yuxarıda təsvir olunduğu kimi rəqəmsal keçiddən istifadə edə bilərsiniz. Və ya istədiyiniz tarix/saat formatını vizual şəkildə tətbiq edə bilərsiniz.

1. Formatını dəyişmək istədiyiniz Tarix və ya Saat sahəsini seçin .
2. Sahə kodlamasını göstərmək üçün Shift + F9 düymələrini basın, bu { TARİX \@ "M/d/yyyy" kimi görünə bilər }
3. Seçilmiş sahəyə sağ klikləyin və <12 seçin Kontekst menyusundan>Sahəni redaktə et... .
4. Tətbiq edildi dialoq qutusunda Tarix sahəsi üçün istədiyiniz formatı seçin və OK düyməsini basın.

   İpucu. Yeniləmələr zamanı formatlaşdırmanı qorumaq istəyirsinizsə, aşağı sağ küncdəki müvafiq qeyd qutusunu seçin.

Poçtların birləşməsində aparıcı sıfırları itirməmək üçün necə

Bütün rəqəmli dəyərlərdə məktubların birləşməsi zamanı başdakı sıfırlar atılır. Poçt kodları və digər nömrələrin poçt birləşməsi zamanı sıfırları itirmədən gəlməsi üçün onlar mətn kimi formatlaşdırılmalıdır.

Bunu tamamlamaq üçün rəqəmlər olan sütunu seçin və seçin. Nömrədə mətni Ev nişanında Format qutusu.

Alternativ olaraq, seçilmiş sütuna sağ klikləyə və sonra Hüceyrələri Formatla... klikləyə bilərsiniz. Açılan Hüceyrələri Formatla dialoq qutusunda Nömrə nişanında Mətn seçin və sonra OK düyməsini basın.

Vacib qeyd! Excel xanalarınıza Xüsusi (məsələn, Poçt kodu) və ya Fərdi (məsələn, 00000) format tətbiq edilərsə, onun Mətn formatına dəyişdirilməsi aparıcı sıfırların yox olmasına səbəb olacaq. Xanaları Mətn kimi formatlaşdırdıqdan sonra hər bir xananı nəzərdən keçirməli və çatışmayan sıfırları əl ilə yazmalı olacaqsınız. Bu çətin tapşırığın qarşısını almaq üçün DDE vasitəsilə Excel vərəqinizə qoşulun. Bu, əvvəlki sıfırlar daxil olmaqla, orijinal Excel nömrə formatlarını saxlayacaq.

Məktubların birləşməsi formatı ilə bağlı problemləri həll etmək və sahələri istədiyiniz şəkildə formatlaşdırmaq belədir. Oxuduğunuz üçün təşəkkür edirik!