Ynhâldsopjefte
De tutorial lit sjen hoe't jo de opmaak fan sifers, datums, persintaazjes en faluta hâlde kinne by it dwaan fan in e-postfúzje fan Excel nei Word of feroarje nei jo smaak.
Yn ien fan ús Foarige artikels hawwe wy sjoen nei hoe't jo e-postfusje kinne fan Excel nei Word om personaliseare brieven of e-postberjochten te ferstjoeren. As it die bliken, kin it brûken fan Word's Mail Merge om it oanmeitsjen fan in dokumint fan in Excel-wurkblêd te automatisearjen in protte útdagings presintearje. Guon fjilden binne miskien net ynfolle of fol mei ferkearde ynformaasje. Nûmers goed opmakke yn Excel kinne miskien net goed ferskine yn in Word-dokumint. Postkoades kinne liedende nullen ferlieze. De tips foar it oplossen fan problemen hjirûnder sille jo helpe by it reparearjen fan typyske opmaakproblemen foar Mail Merge.
Hoe kinne jo e-postfúzje en opmaak bliuwe
As jo in e-postfúzje útfiere fanút in Excel-wurkblêd, kinne guon fan jo numerike gegevens kinne opmaak ferlieze nei't se troch de fúzje komme. De problemen komme typysk foar mei nûmers opmakke as persintaazje of faluta, of nûmers mei foaroansteande nullen lykas postkoades.
Oarsaak : Standert brûkt Microsoft Word de OLE DB-ferbining, dy't ynlûkt de ynformaasje mar net formaten. As gefolch, yn in Word-dokumint, ferskine de gegevens yn it formaat wêryn't se yntern yn Excel binne opslein, en net yn it formaat dat tapast wurdt op sellen.
Om it probleem te yllustrearjen, sjoch asjebleaft de boarne gegevensformaten yn in Excel-wurkblêd: 
Sjoch no wat der bart yn in Word-e-postfúzjedokumint: 
- Postkoade - ferskynt sûnder in foarrinnende nul. Yn Excel wurdt in foarrinnende nul werjûn, om't in sel in oanpaste nûmeropmaak hat lykas 00000. Yn Word komt in ûnderlizzende wearde (2451) te sjen.
- Jilda - ferskynt sûnder de faluta symboal, tûzenen skiedingsteken en desimale plakken. Yn Excel is it nûmer opmakke as faluta ($ 3,000,00). Yn Word wurdt in getal yn syn suvere foarm werjûn (3000).
- Persint - normaal, ferskynt as in desimaal getal dat oerienkomt mei it persintaazje; yn guon gefallen - in driuwend-point getal. Bygelyks, 30% opmakke as Percent yn Excel kin ferskine as 0,3 of 0,299999999 yn Word.
- Datum - ferskynt yn it standertformaat ynsteld yn jo Regio-ynstellingen. Yn ús gefal wurdt de datum 20-mei-22 fan Excel omfoarme ta 20-5-2022 yn Word.
Oplossing : Foar Word om postkoades, datums, prizen, persintaazjes en oare numerike wearden yn it juste formaat, ferbine mei jo Excel-wurkboek mei Dynamyske gegevensútwikseling (DDE).
Hoe kinne jo dynamyske gegevensútwikseling brûke om te ferbinen mei Excel-blêd
Foar it begjinnen fan in e-postfúzje, fiere de folgjende stappen yn Microsoft Word.
- Gean nei Triem > Opsjes & GT; Avansearre .
- Skow del nei de Algemien seksje, selektearje it karfakje Befêstigje triemformaatkonverzje op iepen en klik op OK .
- Begjin jo Mail Merge lykas gewoanlik (de detaillearre stappen binne hjir). As it giet om it selektearjen fan ûntfangers, kies Brûk in besteande list .
- Blêdzje nei jo spreadsheet, selektearje it en klik op Iepenje (of dûbelklik op it bestân) .
- Yn it dialoochfinster Gegevensboarne befêstigje dat iepenet, kontrolearje it fakje Alles sjen litte yn 'e linker ûnderhoeke, kies dan MS Excel-wurkblêden fia DDE (*.xls) , en klik op OK .
- Klik op Hele Spreadsheet , en OK .
It kin Word nochal in skoft duorje om te ferbinen mei jo Excel-gegevensboarne fia DDE, dus wês geduldich - dit sil jo op 'e lange termyn noch mear tiid besparje :)
Tip. Om foar te kommen dat meardere prompts werjûn wurde troch Word elke kear as jo it gegevensbestân iepenje, wiskje it karfakje Befêstigje triemformaatkonverzje by iepene nei it ferbinen mei jo ferstjoerlist.
No, alle numerike wearden yn it Word-e-postfúzjedokumint behâlde har oarspronklike formaten. 
Hoe kinne jo spesifike e-postfúzjefjilden opmeitsje
Ferbine mei in Excel-wurkblêd fia DDE is de fluchste manier om alle opmaakproblemen yn ien kear op te lossen. As dizze oplossing om ien of oare reden net foar jo fan tapassing is, kinne jo de opmaak fan Excel-gegevens yn Word kontrolearje troch in numerike skeakel (eartiids in ôfbyldingsskeakel neamd) ta te foegjen oan in bepaald fúzjefjild.
A numerike switch is in soarte fan masker wêrmei jo de ynhâld fan infjild yn in Word-dokumint lykas jo wolle. Om in numerike switch ta te foegjen, útfiere dizze stappen:
- Selektearje it gearfoegjefjild wêrfan jo de opmaak wizigje wolle. Dit kin Datum , Jilda , Persint of in oar fjild wêze.
- Druk op Shift + F9 om de kodearring fan it selektearre fjild of Alt + F9 om de koades fan alle fjilden yn jo dokumint út te lizzen. In generyske fjildkoade sjocht der sa út as { MERGEFIELD Name }.
- Foegje in numerike skeakelkoade ta oan it ein fan it fjild.
- Druk mei de rinnerke oeral yn it fjild op F9 om it te aktualisearjen .
- Druk nochris op Shift + F9 of Alt + F9 om de fjildkoade te ferbergjen, en besjoch dan it resultaat.
De folgjende foarbylden sille jo troch in pear typyske senario's komme.
E-postfúzje: nûmeropmaak
Om nûmers yn it juste formaat te krijen (itselde of oars as yn jo Excel-bestân), brûk de folgjende numerike skeakelkoades.
| Numerike switch | Foarbyld | Beskriuwing |
| \# 0 | 3000 | Around heel getal |
| \# ,0 | 3.000 | Around heel getal mei tûzen skiedingsteken |
| \# ,0.00 | 3.000.00 | Getal mei twa desimale plakken en tûzen skiedingsteken |
Bygelyks om opmaak te meitsjen in folslein getal mei tûzen skiedingsteken, brûk de numerike switch \# ,0 sadat it Getal fie ld feroaringsnei:
{ MERGEFIELD Number\# ,0 } 
E-postfúzje: falutaformaat
Om faluta te formatteren yn e-postfúzje, binne dit de te brûken koades:
| Numerike switch | Foarbyld | Beskriuwing |
| \# $,0 | $3.000 | Ofgeande hiele dollar mei tûzen skiedingsteken |
| \# $,0.00 | $3.000,00 | Dollar mei twa desimale plakken en tûzen skiedingsteken |
| \# "$,0.00;($,0.00);'-'" | ($3.000.00) | Dollar, mei heakjes om negative getallen, en in koppelteken foar nulwearden |
Om bygelyks in dollarformaat yn e-postfúzje ta te passen, foegje de numerike skeakel \# $,0 ta oan it fjild Faluta:
{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }
As gefolch, it getal 3000 wurdt opmakke as $3,000 sûnder desimale plakken. 
Tip. De boppesteande foarbylden binne foar it e-postfúzje dollarformaat . Yn stee fan it dollarteken ($), kinne jo gebrûk meitsje fan alle oare faluta symboalen, f.eks. € of £ .
E-postfúzje: persintaazje opmaak
De manier wêrop jo persintaazjes opmaak yn in Word-postfúzjedokumint hinget ôf fan hoe't de boarne wearden binne binne opmakke yn jo Excel-blêd.
As de opmaak Algemien of Nûmer brûkt wurdt yn Excel, sil in oerienkommende nûmer yn Word ferskine. Om dat getal as persintaazje op te meitsjen, foegje ien fan de folgjende numerike skeakels ta.
| Numerike switch | Excel-wearde | Wurdwearde | Beskriuwing |
| \#0,00% | 30 | 30,00% | Format in getal as persintaazje mei twa desimale plakken |
| \# 0% | 30 | 30% | Format in getal as in ôfrûne hiel persint |
Bygelyks, om in getal op te meitsjen as in hiele persintaazje, bewurkje it fjild Percent as folget:
{ MERGEFIELD Percent\# 0% }
As gefolch, it getal 50 wurdt opmakke as 50%. 
As it persintaazje opmaak wurdt tapast op Excel-sellen, sil Word in werklike wearde werjaan efter de persintaazje opmaak, dat is in desimaal getal. Bygelyks, in Excel-wearde fan 50% sil ferskine as 0.5 yn Word. Om it te konvertearjen nei in persintaazje, moatte jo earst in desimaal mei 100 fermannichfâldigje, en dan in passende numerike switch brûke. Hjir binne de detaillearre stappen:
- Selektearje it gearfoegjefjild dat jo as persintaazje opmaak wolle, bgl. "Persint". Tink derom, de oanhalingstekens moatte yn 'e seleksje opnommen wurde.
- Druk op Ctrl + F9 om it selektearre fjild yn in oar sa te wikkeljen: { «Percent» }
- Bewurkje it fjild sadat jo krije ien fan 'e folgjende:
- Around hiele persintaazje: {=«Percent»*100 \# 0%}
- Perint mei twa desimale plakken: {=«Percent»*100 \# 0.00 %}
- Plaze de rinnerke oeral yn it fjild en druk op F9 om it te aktualisearjen.
Opmerking. In fúzjefjild mei in formule sil in wearde werjaan, net de fjildnamme, sels as net yn 'e foarbyldmodus. Sit gjin soargen, it is in normaal gedrach. Om der wis fan dat dewearde is net statysk, klikje op de pylken yn de groep Preview Results om te wikseljen tusken de ûntfangers. Om de fjildkoade te besjen, selektearje de wearde en druk op de Shift + F9-toetsen tegearre. As alles goed dien is, sille jo sa'n ding sjen:
{ ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }
E-postfúzje: datum- en tiidopmaak
Lykas mei sifers en faluta, Jo kinne it datumformaat yn e-postfúzje feroarje troch in numerike switch te brûken. De tabel hjirûnder jout koades foar in pear faak brûkte datum-/tiidformaten.
| Numerike switch | Foarbyld |
| \@ "M/d/yyyy" | 5/20/2022 |
| \@ "d-MMM-yy"} | 20 -22 maaie |
| \@ "d MMMM jjjj"} | 20 maaie 2014 |
| \@ "ddd, d MMMM yyyy" | Fry, 20 maaie 2022 |
| \@ "dddd, d MMMM yyyy" | Frij, 20 maaie 2022 |
| \@ "dddd, MMMM dd, jjjj" | freed 20 maaie 2022 |
| \@ "h:mm AM /PM" | 10:45 PM |
| \@ "hh:mm" | 10:45 |
| \@ "hh:mm:ss" | 10:45:32 |
Bygelyks, om in folsleine datum ta te passen opmaak, feroarje de datum gearfoegje fjild opmaak op dizze manier:
{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" } 
Tips en notysjes:
- Yn in datum/tiid numerike switch, de haadletters M wurdt brûkt foar moannen en lytse letters m foar minuten.
- Njonken de hjirboppe neamde koades kinne jo alle oare oanpaste datum- en tiidformaten brûke.
Hoe feroarje jo it formaat fan 'eaktuele datum en tiid yn Word e-postfúzje
Om de hjoeddeiske datum en aktuele tiid yn in e-postfúzjedokumint yn te foegjen, kinne jo de folgjende fluchtoetsen brûke:
- Alt + Shift + D - ynfoegje it DATE fjild dat de aktuele datum werjaan.
- Alt + Shift + T - ynfoegje it TIME fjild dat de aktuele tiid werjaan.
Dit sil de datum en tiid taheakje yn 'e standert formaat. Om it te feroarjen, kinne jo in numerike switch brûke lykas hjirboppe beskreaun. Of jo kinne de winske datum/tiid opmaak op in fisuele manier tapasse.
- Selektearje it fjild Datum of Tiid it formaat wêrfan jo wizigje wolle .
- Druk op Shift + F9 om de fjildkodearring wer te jaan, dy't der sa útsjen kin as { DATE \@ "M/d/yyyy"
- Rjochtsklikke op it selektearre fjild en kies Field bewurkje... út it kontekstmenu.
- Selektearje yn it dialoochfinster Fied it winske formaat foar it fjild Datum en klik op OK .
Tip. As jo de opmaak behâlde wolle by fernijings , selektearje dan it korrespondearjende karfakje yn 'e rjochter ûnderhoeke.
Hoe kinne jo foarkomme dat liedende nullen ferlieze yn e-postfúzje
Yn alle numerike wearden wurde liedende nullen fallen by in e-postfúzje. Om postkoades en oare nûmers troch in e-postfúzje te kommen sûnder nullen te ferliezen, moatte se opmakke wurde as tekst .
Om it dien te meitsjen, selektearje de kolom mei nûmers en kies Tekst yn it nûmerOpmaak fak op it ljepblêd Thús . 
As alternatyf kinne jo rjochtsklikke op de selektearre kolom, en dan klikke op Sellen opmaak... . Yn it dialoochfinster Sellen opmaak dat iepenet, op it ljepblêd Nûmer , selektearje Tekst , en klik dan op OK . 
Wichtige opmerking! As Spesjaal (lykas Postkoade) of Oanpaste (lykas 00000) opmaak wurdt tapast op jo Excel-sellen, feroaret it nei it Tekst -formaat sil liedende nullen ferdwine. Nei it opmaak fan sellen as Tekst , moatte jo elke sel besjen en ûntbrekkende nullen manuell ynfiere. Om dizze drege taak te foarkommen, ferbine jo mei jo Excel-blêd fia DDE. Dit sil de orizjinele Excel-getalformaten behâlde, ynklusyf foargeande nullen.
Dat is hoe't jo problemen mei de opmaak fan e-postfúzje oplosse en de fjilden opmaakje lykas jo wolle. Tankewol foar it lêzen!
