Vejledningen viser, hvordan du beholder formateringen af tal, datoer, procenter og valuta, når du laver en sammenføjning fra Excel til Word, eller hvordan du ændrer den efter dine ønsker.

I en af vores tidligere artikler så vi på, hvordan du kan sende personlige breve eller e-mails ved hjælp af postfletning fra Excel til Word. Det viste sig, at det kan give mange udfordringer at bruge Word's postfletning til at automatisere oprettelsen af et dokument fra et Excel-regneark. Nogle felter er måske ikke udfyldt eller udfyldt med forkerte oplysninger. Tal, der er formateret korrekt i Excel, vises måske ikke korrekt iet Word-dokument. Postnumre kan miste de forreste nuller. Nedenstående tips til fejlfinding hjælper dig med at løse typiske problemer med formatering i Mail Merge.

Sådan samles post sammenføjning og beholder formatering

Når du udfører en postfletning fra et Excel-regneark, kan nogle af dine numeriske data miste formateringen efter at være kommet igennem fletningen. Problemerne opstår typisk med tal, der er formateret som procent eller valuta, eller tal, der indeholder foranstillede nuller, f.eks. postnumre.

Årsag : Som standard bruger Microsoft Word OLE DB-forbindelsen, som henter oplysningerne, men ikke formaterne. Som følge heraf vises dataene i et Word-dokument i det format, som de er gemt internt i Excel, og ikke i det format, der anvendes på cellerne.

For at illustrere problemet kan du se på formaterne for kildedata i et Excel-regneark:

Se nu, hvad der sker i et Word-sammenlægningsdokument:

• Postnummer - vises uden et foranstillet nul. I Excel vises et foranstillet nul, fordi en celle har et brugerdefineret talformat, f.eks. 00000. I Word vises en underliggende værdi (2451).
• Valuta - vises uden valutasymbol, tusindtalsseparator og decimaler. I Excel formateres tallet som Valuta (3.000,00 $). I Word vises et tal i sin rene form (3000).
• Procentdel - vises normalt som et decimaltal, der svarer til procenten; i nogle tilfælde - et flydende tal. 30 % formateret som procent i Excel kan f.eks. vises som 0,3 eller 0,29999999999 i Word.
• Dato - vises i det standardformat, der er angivet i dine regionsindstillinger. I vores tilfælde bliver Excel-datoen 20-maj-22 omdannet til 5/20/2022 i Word.

Løsning : For at Word kan vise postnumre, datoer, priser, procenter og andre numeriske værdier i det rigtige format, skal du oprette forbindelse til din Excel-arbejdsbog ved hjælp af Dynamisk dataudveksling (DDE).

Sådan bruger du Dynamic Data Exchange til at oprette forbindelse til Excel-ark

Før du starter en sammenlægning, skal du udføre følgende trin i Microsoft Word.

1. Gå til Fil> Indstillinger> Avanceret .
2. Rul ned til Generelt skal du markere afkrydsningsfeltet Bekræft konvertering af filformat ved åbning og klik på OK .
3. Start din Mail Merge som sædvanlig (de detaljerede trin er her). Når du skal vælge modtagerne, skal du vælge Brug en eksisterende liste .
4. Find dit regneark, vælg det, og klik på Åbn (eller dobbeltklik på filen).
5. I den Bekræft datakilde dialogboksen, der åbnes, skal du markere Vis alle i det nederste venstre hjørne, og vælg derefter MS Excel-arbejdsark via DDE (*.xls) , og klik på OK .
6. Klik på Hele regnearket , og OK .

Det kan tage et stykke tid for Word at oprette forbindelse til din Excel-datakilde via DDE, så vær tålmodig - det vil spare dig endnu mere tid i det lange løb :)

Tip. Hvis du vil undgå, at Word viser flere advarsler, hver gang du åbner datafilen, skal du fjerne Bekræft konvertering af filformat ved åbning afkrydsningsfeltet, når du har oprettet forbindelse til din postliste.

Nu beholder alle numeriske værdier i Word-sammenlægningsdokumentet deres oprindelige formater.

Sådan formaterer du specifikke felter til post sammenføjning

At oprette forbindelse til et Excel-regneark via DDE er den hurtigste måde at løse alle formateringsproblemer på én gang. Hvis du af en eller anden grund ikke kan anvende denne løsning, kan du styre formateringen af Excel-data i Word ved at tilføje en numerisk switch (tidligere kaldet en billed switch) til et bestemt flettefelt.

A numerisk kontakt er en slags maske, som gør det muligt at formatere indholdet af et felt i et Word-dokument, som du ønsker det. Du kan tilføje et numerisk skifte ved at udføre følgende trin:

1. Vælg det sammenlægningsfelt, hvis format du vil ændre. Det kan være Dato , Valuta , Procent eller et andet område.
2. Tryk på Shift + F9 for at få vist koden for det valgte felt eller Alt + F9 for at få vist koderne for alle felter i dit dokument. En generisk feltkode ser ud som { MERGEFIELD Navn }.
3. Tilføj en numerisk skiftekode til slutningen af feltet.
4. Tryk på F9 for at opdatere feltet, mens markøren er placeret et sted i feltet.
5. Tryk på Shift + F9 eller Alt + F9 igen for at skjule feltkoden, og få vist resultatet.

De følgende eksempler viser dig nogle få typiske scenarier.

Post sammenlægning: nummerformat

For at få tal vist i det rigtige format (det samme eller et andet format end i Excel-filen) skal du bruge følgende numeriske skiftekoder.

Hvis du f.eks. vil formatere et helt tal med en tusind-adskillelse, skal du bruge den numeriske switch \# ,0, så Nummer feltet ændres til:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Post sammenlægning: valutaformat

Du skal bruge disse koder for at formatere valuta i post sammenlægning:

Hvis du f.eks. vil anvende et dollarformat i postsamkøring, skal du tilføje den numeriske switch \# $,0 til feltet Valuta:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Som følge heraf bliver tallet 3000 formateret som 3.000 dollars uden decimaler.

Tip. Ovenstående eksempler er for post sammenlægning dollar-format I stedet for dollartegnet ($) kan du bruge andre valutasymboler, f.eks. € eller £ .

Post sammenføjning: procentvis format

Den måde, du formaterer procenter på i et Word-sammenføjningsdokument, afhænger af, hvordan kildeværdierne er formateret i dit Excel-ark.

Hvis den Generelt eller Nummer format anvendes i Excel, vises et tilsvarende tal i Word. Hvis du vil formatere dette tal som en procent, skal du tilføje en af følgende numeriske omskifter.

Hvis du f.eks. vil formatere et tal som en hel procent, skal du redigere Procent feltet som følger:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Som et resultat heraf formateres tallet 50 som 50 %.

Hvis procentformatet anvendes på Excel-celler, viser Word en faktisk værdi bag procentformateringen, som er et decimaltal. En Excel-værdi på 50 % vises f.eks. som 0,5 i Word. For at konvertere den til en procent skal du først gange et decimaltal med 100 og derefter bruge en passende numerisk omskifter. Her er de detaljerede trin:

1. Vælg det flettefelt, som du vil formatere som en procent, f.eks. "Procent". Bemærk, at anførselstegnene skal være med i valget.
2. Tryk på Ctrl + F9 for at pakke det valgte felt ind i et andet felt som her: { "Procent" }
3. Rediger feltet, så du får et af følgende:
   • Afrundet hele procent: {="Procent "*100 \# 0%}
   • Procent med to decimaler: {="Procent "*100 \# 0,00%}
4. Placer markøren et vilkårligt sted i feltet, og tryk på F9 for at opdatere det.

   Bemærk. Et flettefelt, der indeholder en formel, vil vise en værdi og ikke feltnavnet, selv når det ikke er i forhåndsvisning. Bare rolig, det er en normal adfærd. For at sikre dig, at værdien ikke er statisk, skal du klikke på pilene i Resultater i et eksempel for at skifte mellem modtagerne. Hvis du vil se feltkoden, skal du vælge værdien og trykke på tasterne Shift + F9 samtidig. Hvis alt er gjort korrekt, vil du se noget som dette:

   { ={MERGEFIELD Procent }*100 \# 0% }

Post sammenlægning: dato- og tidsformat

Ligesom med tal og valuta kan du ændre datoformatet i postsamkøring ved hjælp af en numerisk switch. Tabellen nedenfor viser koder for nogle få almindeligt anvendte dato/tidsformater.

For eksempel for at anvende en fuld dato format, skal du ændre formatet for Datosammenlægningsfeltet på denne måde:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Tips og noter:

• I en numerisk dato-/tidsskifter skal store bogstaver M anvendes til måneder og små bogstaver m i minutter.
• Ud over de koder, der er anført ovenfor, kan du bruge alle andre brugerdefinerede dato- og tidsformater.

Sådan ændrer du formatet for den aktuelle dato og tid i Word-sammenføjning

Du kan bruge følgende genveje til at indsætte dagens dato og det aktuelle klokkeslæt i et post sammenlægningsdokument:

• Alt + Shift + D - indsætter feltet DATE, der viser den aktuelle dato.
• Alt + Shift + T - indsætter feltet TIME, der viser det aktuelle klokkeslæt.

Dette vil tilføje dato og klokkeslæt i standardformatet. Hvis du vil ændre det, kan du bruge en numerisk switch som beskrevet ovenfor. Eller du kan anvende den ønskede dato/tidsformatering på en visuel måde.

1. Vælg den Dato eller Tid feltet, hvis format du ønsker at ændre.
2. Tryk på Shift + F9 for at få vist feltkodningen, som kan se ud som { DATE \@ "M/d/åååå" }
3. Højreklik på det valgte felt, og vælg Rediger felt... fra kontekstmenuen.
4. I den Arkiveret dialogboksen, skal du vælge det ønskede format for den Dato feltet, og klik på OK .

   Tip. Hvis du ønsker at bevare formateringen under opdateringer , markerer du det tilsvarende afkrydsningsfelt i nederste højre hjørne.

Sådan undgår du at miste ledende nuller i post sammenlægning

I alle numeriske værdier fjernes de forreste nuller under en sammenlægning. For at postnumre og andre tal kan komme igennem en sammenlægning uden at miste nuller, skal de formateres som tekst .

For at få det gjort, skal du vælge kolonnen med tal og vælge Tekst i den Nummerformat feltet på den Hjem fanebladet.

Alternativt kan du højreklikke på den valgte kolonne og derefter klikke på Formater celler... . I den Formater celler dialogboksen, der åbnes, på den Nummer skal du vælge Tekst , og klik derefter på OK .

Vigtig bemærkning! Hvis Særligt (f.eks. postnummer) eller brugerdefineret (f.eks. 00000) format anvendes på dine Excel-celler, ændres det til formatet Tekst format vil medføre, at de forreste nuller forsvinder. Efter formatering af celler som Tekst skal du gennemgå hver enkelt celle og skrive de manglende nuller manuelt. For at undgå denne uoverkommelige opgave kan du oprette forbindelse til dit Excel-ark via DDE. Dette bevarer de oprindelige Excel-talformater, herunder de foregående nuller.

Sådan løser du problemer med formatering af post sammenføjning og formaterer felterne, som du ønsker det. Tak for læsningen!