本教程展示了在从Excel到Word进行邮件合并时，如何保持数字、日期、百分比和货币的格式，或根据自己的喜好进行更改。

在我们以前的一篇文章中，我们研究了如何从Excel到Word进行邮件合并，以发送个性化的信件或电子邮件。 结果发现，使用Word的邮件合并功能从Excel工作表自动创建一个文档可能会带来很多挑战。 一些字段可能没有被填入或填入错误的信息。 在Excel中正确格式化的数字可能不会正确出现在Zip码可能会丢失前导零。 下面的故障排除提示将帮助你解决典型的邮件合并格式化问题。

如何进行邮件合并并保持格式化

当从Excel工作表中执行邮件合并时，一些数字数据在通过合并后可能会失去格式。 这些问题通常发生在格式为百分比或货币的数字，或包含前导零的数字，如邮政编码。

原因 : 默认情况下，Microsoft Word使用OLE DB连接，它拉入信息但不拉入格式。 因此，在Word文档中，数据以Excel内部存储的格式出现，而不是以应用于单元格的格式。

为了说明问题，请看一下Excel工作表中的源数据格式。

现在，看看在Word邮件合并文档中会发生什么。

• 邮编 - 在Excel中，由于单元格有自定义的数字格式，如00000，所以会显示一个前导零。 在Word中，会显示一个基本值（2451）。
• 货币 - 在Excel中，数字的格式为货币($3,000.00)。 在Word中，数字的纯粹形式被显示为(3000)。
• 百分比 - 通常情况下，显示为与百分比相对应的小数；在某些情况下，显示为浮点数。 例如，在Excel中格式为百分比的30%在Word中可能显示为0.3或0.299999999。
• 日期 - 在我们的例子中，Excel的日期20-May-22在Word中被转换为5/20/2022，这是在你的区域设置中设置的默认格式。

解决方案 ：为了使Word能够以正确的格式显示邮政编码、日期、价格、百分比和其他数值，请用以下方法连接到您的Excel工作簿上。 动态数据交换 (DDE)。

如何使用动态数据交换来连接到Excel表

在开始进行邮件合并之前，请在Microsoft Word中执行以下步骤。

1. 转到 文件> 选项> 高级 .
2. 向下滚动到 一般 部分，选择复选框 打开时确认文件格式转换 并点击 认可 .
3. 像往常一样开始你的邮件合并（详细步骤见这里）。 当涉及到选择收件人时，选择 使用现有名单 .
4. 浏览到你的电子表格，选择它，并点击 开放式 (或双击该文件）。
5. 在 确认数据来源 在打开的对话框中，选中 显示所有 左下角的方框，然后选择 通过DDE的MS Excel工作表（*.xls）。 ，然后点击 认可 .
6. 点击 整个电子表格 ，以及 认可 .

Word可能需要相当长的时间通过DDE连接到你的Excel数据源，所以请耐心等待，从长远来看，这将为你节省更多的时间 :)

提示：为防止每次打开数据文件时Word显示多个提示，请清除 打开时确认文件格式转换 连接到您的邮件列表后，请勾选。

现在，Word邮件合并文档中的所有数字值都保留了其原始格式。

如何格式化特定的邮件合并字段

通过DDE连接到Excel工作表是一次性解决所有格式问题的最快方法。 如果这个解决方案由于某种原因不适用于你，你可以通过在特定的合并字段中添加一个数字开关（以前称为图片开关）来控制Word中Excel数据的格式。

A 数字开关 是一种掩码，可以让你在Word文档中按你想要的方式格式化一个字段的内容。 要添加一个数字开关，请执行以下步骤。

1. 选择你想改变格式的合并字段。 这可以是 日期 , 货币 , 百分比 或其他一些领域。
2. 按Shift + F9显示所选字段的编码，或按Alt + F9显示文档中所有字段的编码。 一个通用的字段编码看起来像{ MERGEFIELD Name }。
3. 在字段末尾添加一个数字开关代码。
4. 当光标位于该字段的任何位置时，按F9键来更新它。
5. 再按Shift + F9或Alt + F9来隐藏字段代码，然后预览结果。

下面的例子将让你了解一些典型的情况。

邮件合并：数字格式

为了让数字以正确的格式出现（与Excel文件中相同或不同），请使用以下数字开关代码。

例如，如果要用千位分隔符格式化一个整数，可以使用数字开关 \# ,0，以便 数量 字段变更为。

{ MERGEFIELD Number# ,0 }

邮件合并：货币格式

要在邮件合并中格式化货币，这些是要使用的代码。

例如，要在邮件合并中应用美元格式，请在 "货币 "字段中添加数字开关/# $,0。

{ MERGEFIELD Currency# $,0 }

因此，数字3000被格式化为3000美元，没有小数点后的位置。

提示：上面的例子是针对邮件合并的。 美元格式 你可以使用任何其他货币符号来代替美元符号（$），如 € 或 £ .

邮件合并：百分比格式

你在Word邮件合并文档中格式化百分比的方式取决于源值在Excel表中的格式化方式。

如果 一般 或 数量 要将该数字格式化为百分比，请添加以下数字开关之一。

例如，要将一个数字的格式化为整数百分比，请编辑 百分比 领域，具体如下。

{ MERGEFIELD Percent# 0% }

因此，数字50被格式化为50%。

如果百分比格式应用于Excel单元格，Word将显示百分比格式背后的实际数值，即小数。 例如，Excel的数值为50%，在Word中会显示为0.5。 要将其转换为百分比，需要先将小数乘以100，然后使用适当的数字开关。 以下是详细步骤。

1. 选择你想格式化为百分比的合并字段，如 "百分比"。 注意，引号应包括在选择中。
2. 按Ctrl + F9将所选字段包裹在另一个字段中，像这样： { "百分比" }
3. 编辑该字段，使你得到以下之一。
   • 四舍五入的整数百分比：{="百分比 "*100\# 0%}
   • 有两位小数的百分比： {="百分比 "*100 （# 0.00%）}
4. 将光标放在该字段的任何地方，按F9键更新。

   注意：一个包含公式的合并字段会显示一个值，而不是字段名，即使不在预览模式下也是如此。 不要担心，这是一个正常的行为。 为了确保该值不是静态的，点击箭头在 预览结果 要查看字段代码，选择数值并同时按下Shift + F9键。 如果所有操作正确，你会看到像这样的东西。

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 （0%） }

邮件合并：日期和时间格式

与数字和货币一样，你可以通过使用数字开关来改变邮件合并中的日期格式。 下表列出了几个常用的日期/时间格式的代码。

例如，要应用一个 完整日期 格式，以这种方式改变日期合并字段的格式。

{ MERGEFIELD Date@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

提示和说明。

• 在日期/时间数字开关中，大写字母 M 用于月，小写 m 为分钟。
• 除了上面列出的代码外，你可以使用任何其他的自定义日期和时间格式。

如何在Word邮件合并中改变当前日期和时间的格式

要在邮件合并文件中插入今天的日期和当前时间，你可以使用以下快捷键。

• Alt + Shift + D - 插入显示当前日期的DATE字段。
• Alt + Shift + T - 插入显示当前时间的时间字段。

这将添加默认格式的日期和时间。 要改变它，你可以使用上述的数字开关。 或者你可以以可视化的方式应用所需的日期/时间格式。

1. 选择 日期 或 时间 你想改变的格式的字段。
2. 按Shift + F9显示字段编码，可能看起来像{ DATE\@ "M/d/yyyy" }。
3. 右键单击所选字段，选择 编辑字段... 从上下文菜单中选择。
4. 在 归档 对话框，选择所需的格式为 日期 领域，并点击 认可 .

   提示：如果你想 在更新过程中保留格式化 ，选择右下角的相应复选框。

如何避免在邮件合并中丢失前导零点

在所有的数字值中，前导零在邮件合并过程中会被删除。 为了使邮政编码和其他数字在通过邮件合并时不会丢失零，它们应该被格式化为 文本 .

要做到这一点，选择有数字的一栏，并选择 文本 在 数字格式 上的方框。 首页 标签。

或者，你可以右键单击所选列，然后单击 格式化单元格... 在 格式化单元格 打开的对话框中，在 数量 标签，选择 文本 ，然后点击 认可 .

重要提示！如果 特别 (如Zip code)或自定义(如00000)格式应用于你的Excel单元格，将其改为 文本 格式化单元格后，会导致前导零的消失。 将单元格格式化为 文本 为了避免这项艰巨的任务，你可以通过DDE连接到你的Excel工作表。 这将保留原始的Excel数字格式，包括前面的零点。

这就是如何解决邮件合并的格式问题，并按照你想要的方式格式化字段。 谢谢你的阅读!