Vodič pokazuje kako zadržati formatiranje brojeva, datuma, postotaka i valute kada vršite spajanje pošte iz Excela u Word ili ga promijeniti po svom ukusu.

U jednom od naših U prethodnim člancima, pogledali smo kako spojiti poštu iz Excela u Word za slanje personaliziranih pisama ili poruka e-pošte. Kako se ispostavilo, korištenje Wordovog Mail Merge-a za automatizaciju kreiranja dokumenta iz Excel radnog lista može predstavljati mnogo izazova. Neka polja možda nisu popunjena ili ispunjena pogrešnim informacijama. Brojevi pravilno formatirani u Excel-u možda se neće ispravno pojaviti u Word dokumentu. Poštanski brojevi mogu izgubiti početne nule. Savjeti za rješavanje problema u nastavku pomoći će vam da riješite tipične probleme s formatiranjem spajanja pošte.

Kako spojiti poštu i zadržati formatiranje

Kada izvodite spajanje pošte iz Excel radnog lista, neki Vaši brojčani podaci mogu izgubiti formatiranje nakon spajanja. Problemi se obično javljaju s brojevima formatiranim kao postotak ili valuta, ili brojevima koji sadrže početne nule kao što su poštanski brojevi.

Uzrok : Microsoft Word prema zadanim postavkama koristi OLE DB vezu, koja povlači informacije, ali ne i formati. Kao rezultat toga, u Word dokumentu, podaci se pojavljuju u formatu u kojem su interno pohranjeni u Excelu, a ne u formatu primijenjenom na ćelije.

Da biste ilustrirali problem, pogledajte izvorni formati podataka u Excel radnom listu:

Sada pogledajte šta se dešava u Word dokumentu za spajanje pošte:

• Poštanski broj - pojavljuje se bez početne nule. U Excelu se prikazuje početna nula jer ćelija ima prilagođeni format broja kao što je 00000. U Wordu se prikazuje osnovna vrijednost (2451).
• Valuta - pojavljuje se bez valute simbol, separator hiljada i decimalna mjesta. U Excelu, broj je formatiran kao valuta (3.000,00 USD). U Wordu se prikazuje broj u svom čistom obliku (3000).
• Procenat - obično se pojavljuje kao decimalni broj koji odgovara procentu; u nekim slučajevima - broj s pomičnim zarezom. Na primjer, 30% formatirano kao postotak u Excelu može se pojaviti kao 0,3 ili 0,299999999 u Wordu.
• Datum - pojavljuje se u zadanom formatu postavljenom u postavkama regije. U našem slučaju, Excelov datum 20. maj 22. transformiran je u 20. 5. 2022. u Wordu.

Rješenje : Da Word prikazuje poštanske brojeve, datume, cijene, procente i druge numeričke vrijednosti u pravom formatu, povežite se na svoju Excel radnu knjigu koristeći Dynamic Data Exchange (DDE).

Kako koristiti Dynamic Data Exchange za povezivanje na Excel list

Prije nego započnete spajanje pošte, izvršite sljedeće korake u programu Microsoft Word.

1. Idite na File > Opcije > Napredno .
2. Skrolujte dolje do odjeljka Općenito , potvrdite okvir Potvrdi konverziju formata datoteke na otvaranju i kliknite na OK .
3. Započnite spajanje pošte kao i obično (detaljni koraci su ovdje). Kada je u pitanju odabir primatelja, odaberite Koristi postojeću listu .
4. Potražite svoju tabelu, odaberite je i kliknite Otvori (ili dvaput kliknite na datoteku) .
5. U dijaloškom okviru Potvrdi izvor podataka koji se otvori, označite okvir Prikaži sve u donjem lijevom kutu, zatim odaberite MS Excel radni listovi putem DDE-a (*.xls) i kliknite na OK .
6. Kliknite Cijela tabela i OK .

Možda će Wordu trebati dosta vremena da se poveže s vašim Excelovim izvorom podataka putem DDE-a, stoga budite strpljivi - ovo će vam dugoročno uštedjeti još više vremena :)

Savjet. Da spriječite višestruke upite koje Word prikazuje svaki put kada otvorite datoteku s podacima, opozovite izbor u polju za potvrdu Potvrdi konverziju formata datoteke na otvaranju nakon povezivanja na vašu mailing listu.

Sada, sve numeričke vrijednosti u Word dokument za spajanje pošte zadržava originalne formate.

Kako formatirati određena polja za spajanje pošte

Povezivanje na Excel radni list putem DDE najbrži je način da riješite sve probleme s formatiranjem u jednom potezu. Ako ovo rješenje nije primjenjivo na vas iz nekog razloga, možete kontrolirati formatiranje Excel podataka u Wordu dodavanjem numeričkog prekidača (ranije zvanog prekidač slike) u određeno polje spajanja.

A numerički prekidač je vrsta maske koja vam omogućava formatiranje sadržaja apolje u Word dokumentu onako kako želite. Da biste dodali numerički prekidač, izvršite ove korake:

1. Odaberite polje za spajanje čiji format želite promijeniti. To može biti Datum , Valuta , Percent ili neko drugo polje.
2. Pritisnite Shift + F9 da prikažete kodiranje odabranog polja ili Alt + F9 da biste otkrili kodove svih polja u vašem dokumentu. Generički kod polja izgleda otprilike kao { MERGEFIELD Name }.
3. Dodajte numerički kod za prebacivanje na kraj polja.
4. Sa kursorom pozicioniranim bilo gdje u polju, pritisnite F9 da ga ažurirate .
5. Pritisnite Shift + F9 ili Alt + F9 ponovo da sakrijete kod polja, a zatim pregledajte rezultat.

Sljedeći primjeri će vas provesti kroz nekoliko tipičnih scenarija.

Spajanje pošte: format brojeva

Da bi se brojevi prikazali u pravom formatu (isto ili drugačije nego u vašoj Excel datoteci), koristite sljedeće numeričke kodove za prebacivanje.

Na primjer, za formatiranje cijeli broj sa separatorom hiljadu, koristite numerički prekidač \# ,0 tako da Broj fie ld promjenena:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Spajanje pošte: format valute

Za formatiranje valute u objedinjavanju pošte, ovo su kodovi za korištenje:

Na primjer, da biste primijenili dolar format u objedinjavanju pošte, dodajte numerički prekidač \# $,0 u polje Valuta:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Kao rezultat, broj 3000 se formatira kao $3,000 bez decimalnih mjesta.

Savjet. Gornji primjeri su za spajanje pošte dolar format . Umjesto znaka dolara ($), možete koristiti bilo koje druge simbole valute, npr. € ili £ .

Spajanje pošte: format postotka

Način na koji formatirate postotke u Word dokumentu za spajanje pošte ovisi o tome kako izvorne vrijednosti su formatirani u vašem Excel listu.

Ako se u Excelu koristi format Općenito ili Broj , u Wordu će se pojaviti odgovarajući broj. Da formatirate taj broj kao procenat, dodajte jedan od sljedećih brojčanih prekidača.

Na primjer, za formatiranje broja kao cijeli postotak, uredite polje Percent na sljedeći način:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Kao rezultat, broj 50 je formatiran kao 50%.

Ako se format postotaka primjenjuje na ćelije Excela, Word će prikazati stvarnu vrijednost iza oblikovanja postotka, a to je decimalni broj. Na primjer, Excel vrijednost od 50% pojavit će se kao 0,5 u Wordu. Da biste ga pretvorili u postotak, prvo morate pomnožiti decimalu sa 100, a zatim koristiti odgovarajući numerički prekidač. Evo detaljnih koraka:

1. Izaberite polje spajanja koje želite formatirati kao postotak, npr. „Procenat“. Imajte na umu da navodnici trebaju biti uključeni u odabir.
2. Pritisnite Ctrl + F9 da premotate odabrano polje u drugo na sljedeći način: { «Percent» }
3. Uredite polje tako da dobiti jedno od sljedećeg:
   • Zaokruženi cijeli postotak: {=«Percent»*100 \# 0%}
   • Procenat sa dvije decimale: {=«Percent»*100 \# 0,00 %}
4. Postavite kursor bilo gdje u polje i pritisnite F9 da ga ažurirate.

   Napomena. Polje spajanja koje sadrži formulu će prikazati vrijednost, a ne naziv polja, čak i kada nije u načinu pregleda. Ne brinite, to je normalno ponašanje. Da biste bili sigurni davrijednost nije statična, kliknite na strelice u grupi Pregled rezultata za prebacivanje između primatelja. Da vidite kod polja, odaberite vrijednost i zajedno pritisnite tipke Shift + F9. Ako je sve urađeno ispravno, vidjet ćete nešto poput ovoga:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Spajanje pošte: format datuma i vremena

Kao i kod brojeva i valute, možete promijeniti format datuma u objedinjavanju pošte pomoću numeričkog prekidača. Tabela ispod navodi kodove za nekoliko najčešće korištenih formata datuma/vremena.

Na primjer, da primijenite pun datum formatu, promijenite format polja za spajanje datuma na ovaj način:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Savjeti i napomene:

• U numeričkom prekidaču datum/vrijeme, velika slova M se koristi za mjesece, a mala slova m za minute.
• Osim kodova navedenih iznad, možete koristiti bilo koji drugi prilagođeni format datuma i vremena.

Kako promijeniti formattrenutni datum i vrijeme u Word objedinjavanju pošte

Da biste umetnuli današnji datum i trenutno vrijeme u dokument za spajanje pošte, možete koristiti sljedeće prečice:

• Alt + Shift + D - umetni polje DATE koje prikazuje trenutni datum.
• Alt + Shift + T - umetnite polje VRIJEME koje prikazuje trenutno vrijeme.

Ovo će dodati datum i vrijeme u zadano formatu. Da biste ga promijenili, možete koristiti numerički prekidač kao što je gore opisano. Ili možete primijeniti željeno formatiranje datuma/vremena na vizualni način.

1. Odaberite polje Datum ili Vrijeme format koji želite promijeniti .
2. Pritisnite Shift + F9 da prikažete kodiranje polja, koje može izgledati otprilike { DATE \@ "M/d/yyyy" }
3. Kliknite desnom tipkom miša na odabrano polje i odaberite Uredi polje... iz kontekstnog menija.
4. U dijaloškom okviru Uneseno odaberite željeni format za polje Datum i kliknite na OK .

   Savjet. Ako želite sačuvati formatiranje tokom ažuriranja , označite odgovarajući okvir za potvrdu u donjem desnom kutu.

Kako izbjeći gubitak vodećih nula prilikom spajanja pošte

U svim numeričkim vrijednostima, vodeće nule se ispuštaju tokom spajanja pošte. Da bi poštanski brojevi i drugi brojevi došli putem spajanja pošte bez gubljenja nula, trebali bi biti formatirani kao tekst .

Da biste to učinili, odaberite stupac s brojevima i odaberite Tekst u BrojFormat okvir na kartici Početna .

Alternativno, možete kliknuti desnim tasterom miša na odabranu kolonu, a zatim kliknuti na Formatiraj ćelije... . U dijaloškom okviru Formatiraj ćelije koji se otvori, na kartici Broj odaberite Tekst , a zatim kliknite OK .

Važna napomena! Ako se Specijalni (kao što je poštanski broj) ili prilagođeni (kao što je 00000) format primjenjuje na vaše Excel ćelije, promjena u format Tekst će uzrokovati nestanak vodećih nula. Nakon formatiranja ćelija kao Tekst , morat ćete pregledati svaku ćeliju i ručno upisati nule koje nedostaju. Da biste izbjegli ovaj zastrašujući zadatak, povežite se na svoj Excel list putem DDE-a. Ovo će zadržati originalne Excel formate brojeva uključujući prethodne nule.

Tako možete riješiti probleme s formatiranjem spajanja pošte i formatirati polja na način na koji želite. Hvala vam na čitanju!