Урок показує, як зберегти форматування чисел, дат, відсотків і валюти при злитті листів з Excel у Word або змінити його на свій розсуд.

В одній з наших попередніх статей ми розглядали, як зробити злиття пошти з Excel в Word для відправки персоналізованих листів або електронних повідомлень. Як виявилося, використання злиття пошти в Word для автоматизації створення документа з аркуша Excel може викликати багато проблем. Деякі поля можуть бути не заповнені або заповнені невірною інформацією. Числа, правильно відформатовані в Excel, можуть не відображатися коректно вПоштові індекси можуть втрачати початкові нулі. Наведені нижче поради щодо усунення несправностей допоможуть вам усунути типові проблеми з форматуванням Mail Merge.

Як об'єднати пошту та зберегти форматування

При виконанні злиття пошти з аркуша Excel деякі числові дані можуть втратити форматування після проходження через злиття. Проблеми зазвичай виникають з числами, відформатованими у відсотках або валюті, або числами, що містять початкові нулі, такими як поштові індекси.

Причина За замовчуванням Microsoft Word використовує з'єднання OLE DB, яке витягує інформацію, але не форматує її. В результаті в документі Word дані відображаються в тому форматі, в якому вони зберігаються всередині Excel, а не в форматі, застосованому до клітинок.

Для ілюстрації проблеми, будь ласка, подивіться на формати вихідних даних у таблиці Excel:

Тепер подивіться, що відбувається в документі злиття пошти Word:

• Поштовий індекс - В Excel з'являється нуль на початку рядка, оскільки комірка має спеціальний формат чисел, наприклад, 00000. У Word з'являється базове значення (2451).
• Валюта - відображається без символу валюти, роздільника тисяч і десяткових знаків. В Excel число форматується як Валюта ($3,000.00). У Word відображається число в чистому вигляді (3000).
• У відсотках - зазвичай відображається у вигляді десяткового числа, що відповідає відсотку; в окремих випадках - числа з плаваючою комою. Наприклад, 30%, відформатовані як Percent в Excel, можуть відображатися як 0.3 або 0.299999999 у Word.
• Дата - відображається у форматі за замовчуванням, встановленому в налаштуваннях вашого регіону. У нашому випадку дата 20-May-22 в Excel трансформується в 5/20/2022 в Word.

Рішення : Щоб Word відображав поштові індекси, дати, ціни, відсотки та інші числові значення в потрібному форматі, підключіться до книги Excel за допомогою Динамічний обмін даними (DDE).

Як за допомогою Dynamic Data Exchange підключитися до листа Excel

Перед початком злиття пошти виконайте наступні дії в Microsoft Word.

1. Перейдіть до Файл> Опції> Додаткові .
2. Прокрутіть вниз до розділу Генеральний у розділі, встановіть прапорець Підтвердити конвертацію формату файлу при відкритті і натисніть ГАРАЗД. .
3. Запустіть Mail Merge як зазвичай (детальні кроки тут). Коли справа доходить до вибору одержувачів, виберіть Використовуйте існуючий список .
4. Перейдіть до своєї електронної таблиці, виберіть її та натисніть Відкрито (або двічі клацніть файл).
5. В рамках проекту Підтвердити джерело даних у діалоговому вікні, встановіть прапорець Показати всі в лівому нижньому кутку, потім виберіть Таблиці MS Excel через DDE (*.xls) і натисніть ГАРАЗД. .
6. Натисніть Вся електронна таблиця і ГАРАЗД. .

Word може знадобитися досить багато часу для підключення до джерела даних Excel через DDE, тому, будь ласка, наберіться терпіння - це заощадить вам ще більше часу в довгостроковій перспективі :)

Порада. Щоб запобігти появі кількох запитів, що з'являються у програмі Word при кожному відкритті файлу даних, зніміть прапорець Підтвердити перетворення формату файлу при відкритті після підключення до вашої розсилки.

Відтепер усі числові значення в документі злиття пошти Word зберігають свої оригінальні формати.

Як відформатувати певні поля злиття пошти

Підключення до аркуша Excel через DDE - це найшвидший спосіб вирішити всі проблеми з форматуванням за один раз. Якщо це рішення з якихось причин вам не підходить, ви можете керувати форматуванням даних Excel в Word, додавши числовий перемикач (раніше він називався перемикачем малюнка) до певного поля злиття.

A цифровий перемикач це своєрідна маска, яка дозволяє форматувати вміст поля в документі Word потрібним чином. Щоб додати числовий перемикач, виконайте такі дії:

1. Виберіть поле злиття, формат якого ви хочете змінити. Це може бути Дата , Валюта , У відсотках або в якійсь іншій сфері.
2. Натисніть Shift + F9, щоб відобразити кодування вибраного поля, або Alt + F9, щоб відобразити коди всіх полів у вашому документі. Загальний код поля виглядає приблизно так: { Назва поля}.
3. В кінці поля додайте цифровий код перемикача.
4. Коли курсор знаходиться в будь-якому місці поля, натисніть клавішу F9, щоб оновити його.
5. Натисніть Shift + F9 або Alt + F9 ще раз, щоб приховати код поля, а потім переглянути результат.

Наведені нижче приклади допоможуть вам розібратися з кількома типовими сценаріями.

Злиття пошти: формат номера

Для того, щоб числа відображалися в потрібному форматі (такому ж або іншому, ніж у Вашому файлі Excel), використовуйте наступні коди перемикачів чисел.

Наприклад, щоб відформатувати ціле число з роздільником тисяч, використовуйте числовий перемикач \# ,0 так, щоб Кількість поле змінюється на:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Mail merge: валютний формат

Для форматування валюти у mail merge слід використовувати такі коди:

Наприклад, щоб застосувати доларовий формат у злитті листів, додайте в поле Валюта числовий перемикач \# $,0:

{ MERGEFIELD Валюта\# $,0 }

В результаті число 3000 форматується як $3,000 без десяткових знаків.

Порада. Наведені вище приклади стосуються злиття пошти доларовий формат Замість знаку долара ($) можна використовувати будь-які інші валютні символи, наприклад € або £ .

Злиття пошти: формат у відсотках

Спосіб форматування відсотків у документі злиття пошти Word залежить від того, як відформатовано вихідні значення на аркуші Excel.

У разі, якщо Генеральний або Кількість використовується в Excel, у Word з'явиться відповідне число. Щоб відформатувати це число у відсотках, додайте один з наступних числових перемикачів.

Наприклад, щоб відформатувати число в цілих відсотках, відредагуйте У відсотках поле наступним чином:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

В результаті число 50 відформатовано як 50%.

Якщо до клітинок Excel застосовано формат "Відсотки", Word відобразить фактичне значення, що стоїть за форматуванням у відсотках, яке є десятковим числом. Наприклад, значення Excel 50% буде відображатися у Word як 0,5. Щоб перетворити його у відсотки, потрібно спочатку помножити десятковий дріб на 100, а потім скористатися відповідним числовим перемикачем. Нижче наведено детальні кроки:

1. Виберіть поле злиття, яке потрібно відформатувати у відсотках, наприклад, "Відсотки". Зверніть увагу, що лапки повинні бути включені у виділення.
2. Натисніть Ctrl + F9, щоб обернути вибране поле в інше, наприклад, так: { "Відсоток" }
3. Відредагуйте поле таким чином, щоб отримати одне з наступних значень:
   • Округлений цілий відсоток: {="Відсоток "*100 \# 0%}
   • Відсоток з двома знаками після коми: {="Відсоток "*100 \# 0.00%}
4. Помістіть курсор в будь-яке місце поля і натисніть F9, щоб оновити його.

   Примітка. Поле злиття, що містить формулу, буде відображати значення, а не назву поля, навіть якщо воно не знаходиться в режимі попереднього перегляду. Не хвилюйтеся, це нормальна поведінка. Щоб переконатися, що значення не є статичним, клацніть по стрілках в полі Попередній перегляд результатів Для перемикання між одержувачами необхідно виділити значення поля і натиснути одночасно клавіші Shift + F9. Якщо все зроблено правильно, ви побачите приблизно таке:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Злиття пошти: формат дати і часу

Як і у випадку з числами та валютою, ви можете змінити формат дати в об'єднанні пошти за допомогою цифрового перемикача. У таблиці нижче наведено коди для кількох найпоширеніших форматів дати/часу.

Наприклад, подати заяву на отримання повна дата змінити формат поля "Дата злиття" таким чином:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyy" }

Поради та примітки:

• У цифровому перемикачі дати/часу верхній регістр M використовується для місяців і малих літер m кілька хвилин.
• Крім перерахованих вище кодів, ви можете використовувати будь-які інші власні формати дати і часу.

Як змінити формат поточної дати і часу в поштовому злитті Word

Для вставки сьогоднішньої дати та поточного часу в документ злиття пошти можна скористатися наступними ярликами:

• Alt + Shift + D - вставити поле DATE, яке відображає поточну дату.
• Alt + Shift + T - вставити поле TIME, яке відображає поточний час.

При цьому дата і час будуть додані у форматі за замовчуванням. Щоб змінити його, можна скористатися цифровим перемикачем, як описано вище. Або можна застосувати потрібне форматування дати/часу візуальним способом.

1. Виберіть пункт Дата або Час поле, формат якого потрібно змінити.
2. Натисніть Shift + F9, щоб відобразити кодування поля, яке може мати вигляд { ДАТА \@ "М/д/рррр" }.
3. Клацніть правою кнопкою миші по вибраному полю і виберіть Редагувати поле... з контекстного меню.
4. В рамках проекту Подано виберіть потрібний формат для Дата і натисніть кнопку ГАРАЗД. .

   Порада. Якщо ви хочете збереження форматування під час оновлень встановіть відповідний прапорець у правому нижньому куті.

Як не втратити провідні нулі при злитті пошти

У всіх числових значеннях при об'єднанні пошти відкидаються початкові нулі. Щоб поштові індекси та інші числа пройшли через об'єднання пошти без втрати нулів, вони повинні бути відформатовані як текст .

Для цього виберіть стовпчик з цифрами та оберіть Текст в Формат номера у вікні на сайті Головна сторінка рахунок.

Крім того, ви можете клацнути правою кнопкою миші по вибраному стовпчику, а потім натиснути Формат комірок... У справі Формат комірок у діалоговому вікні, що відкрилося, на кнопці Кількість вкладка, виберіть Текст , а потім натисніть ГАРАЗД. .

Важливо! Якщо Спеціальний (наприклад, Поштовий індекс) або Користувацький (наприклад, 00000) застосовується до комірок Excel, змінюючи його на Текст формату призведе до зникнення початкових нулів. Після форматування клітинок як Текст вам доведеться переглянути кожну комірку і ввести відсутні нулі вручну. Щоб уникнути цього складного завдання, підключіться до аркуша Excel через DDE. Це дозволить зберегти оригінальні формати чисел Excel, включаючи попередні нулі.

Ось так можна вирішити проблеми з форматуванням поштового злиття і відформатувати поля так, як вам потрібно. Дякуємо за увагу!