Tento návod ukazuje, jak zachovat formátování čísel, dat, procent a měny při slučování pošty z aplikace Excel do aplikace Word nebo jak je změnit podle vlastních představ.

V jednom z našich předchozích článků jsme se zabývali tím, jak sloučit poštu z aplikace Excel do aplikace Word za účelem odeslání personalizovaných dopisů nebo e-mailových zpráv. Ukázalo se, že použití funkce sloučení pošty aplikace Word k automatickému vytvoření dokumentu z pracovního listu aplikace Excel může představovat spoustu problémů. Některá pole nemusí být vyplněna nebo jsou vyplněna nesprávnými informacemi. Čísla správně naformátovaná v aplikaci Excel se nemusí správně zobrazit v aplikacidokumentu aplikace Word. U kódů ZIP může dojít ke ztrátě počátečních nul. Níže uvedené tipy pro řešení problémů vám pomohou odstranit typické problémy s formátováním aplikace Mail Merge.

Jak sloučit poštu a zachovat formátování

Při slučování pošty z pracovního listu aplikace Excel mohou některá číselná data po sloučení ztratit formátování. Problémy se obvykle vyskytují u čísel formátovaných jako procenta nebo měna nebo u čísel obsahujících počáteční nuly, jako jsou poštovní směrovací čísla.

Příčina : Ve výchozím nastavení Microsoft Word používá připojení OLE DB, které přebírá informace, ale ne formáty. V důsledku toho se v dokumentu aplikace Word zobrazují data ve formátu, v jakém jsou interně uložena v aplikaci Excel, a nikoli ve formátu použitém v buňkách.

Pro ilustraci problému se podívejte na formáty zdrojových dat v pracovním listu aplikace Excel:

Nyní se podívejte, co se stane v dokumentu sloučení pošty aplikace Word:

• Poštovní směrovací číslo - V Excelu se zobrazí úvodní nula, protože buňka má vlastní formát čísla, například 00000. Ve Wordu se zobrazí základní hodnota (2451).
• Měna - se zobrazí bez symbolu měny, oddělovače tisíců a desetinných míst. V Excelu se číslo naformátuje jako Měna (3000,00 USD). Ve Wordu se zobrazí číslo v čisté podobě (3000).
• Procento - obvykle se zobrazí jako desetinné číslo odpovídající procentu, v některých případech jako číslo s pohyblivou desetinnou čárkou. Například 30 % formátovaných jako procenta v Excelu se může ve Wordu zobrazit jako 0,3 nebo 0,299999999.
• Datum - se zobrazí ve výchozím formátu nastaveném v nastavení regionu. V našem případě se datum 20. května 22 v Excelu změní na 5/20/2022 ve Wordu.

Řešení : Aby Word zobrazoval poštovní směrovací čísla, data, ceny, procenta a další číselné hodnoty ve správném formátu, připojte se k sešitu aplikace Excel pomocí příkazu Dynamická výměna dat (DDE).

Jak používat Dynamickou výměnu dat pro připojení k listu aplikace Excel

Před zahájením slučování pošty proveďte v aplikaci Microsoft Word následující kroky.

1. Přejít na Soubor> Možnosti> Pokročilé .
2. Přejděte dolů na Obecné zaškrtněte políčko Potvrzení konverze formátu souboru při otevření a klikněte na OK .
3. Spusťte Mail Merge jako obvykle (podrobný postup najdete zde). Když dojde na výběr příjemců, vyberte možnost Použití existujícího seznamu .
4. Přejděte na tabulku, vyberte ji a klikněte na tlačítko Otevřít (nebo dvakrát klikněte na soubor).
5. V Potvrzení zdroje dat v dialogovém okně, které se otevře, zaškrtněte políčko Zobrazit všechny v levém dolním rohu a vyberte Pracovní listy MS Excel přes DDE (*.xls) a klikněte na tlačítko OK .
6. Klikněte na Celý tabulkový procesor a OK .

Připojení Wordu ke zdroji dat Excelu prostřednictvím DDE může trvat poměrně dlouho, proto buďte trpěliví - v dlouhodobém horizontu vám to ušetří ještě více času :)

Tip: Chcete-li zabránit vícenásobným výzvám, které Word zobrazuje při každém otevření datového souboru, zrušte zaškrtnutí políčka Potvrzení konverze formátu souboru při otevření zaškrtněte políčko po připojení k seznamu adresátů.

Všechny číselné hodnoty v dokumentu sloučení pošty aplikace Word si nyní zachovají svůj původní formát.

Jak naformátovat konkrétní pole pro sloučení pošty

Připojení k pracovnímu listu aplikace Excel prostřednictvím DDE je nejrychlejší způsob, jak vyřešit všechny problémy s formátováním najednou. Pokud pro vás toto řešení z nějakého důvodu není použitelné, můžete formátování dat aplikace Excel ve Wordu ovládat přidáním číselného přepínače (dříve nazývaného obrázkový přepínač) do konkrétního slučovacího pole.

A číselný přepínač je druh masky, která umožňuje formátovat obsah pole v dokumentu aplikace Word požadovaným způsobem. Chcete-li přidat číselný přepínač, proveďte následující kroky:

1. Vyberte slučovací pole, jehož formát chcete změnit. Může to být např. Datum , Měna , Procenta nebo jiné oblasti.
2. Stisknutím kláves Shift + F9 zobrazíte kód vybraného pole nebo klávesami Alt + F9 zobrazíte kódy všech polí v dokumentu. Obecný kód pole vypadá přibližně takto: { MERGEFIELD Name }.
3. Na konec pole přidejte číselný kód přepínače.
4. Když je kurzor umístěn kdekoli v poli, stiskněte klávesu F9 pro jeho aktualizaci.
5. Opětovným stisknutím kláves Shift + F9 nebo Alt + F9 skryjte kód pole a poté si prohlédněte výsledek.

Následující příklady vás seznámí s několika typickými scénáři.

Sloučení pošty: formát čísla

Chcete-li, aby se čísla zobrazovala ve správném formátu (stejném nebo jiném než v souboru aplikace Excel), použijte následující číselné přepínací kódy.

Chcete-li například naformátovat celé číslo s oddělovačem tisíců, použijte číselný přepínač \# ,0, aby se v položce Číslo pole se změní na:

{ MERGEFIELD Číslo\# ,0 }

Sloučení pošty: formát měny

Pro formátování měny ve sloučení pošty je třeba použít tyto kódy:

Chcete-li například při sloučení pošty použít formát dolaru, přidejte do pole Měna číselný přepínač \# $,0:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Výsledkem je, že číslo 3000 se naformátuje jako 3000 dolarů bez desetinných míst.

Tip. Výše uvedené příklady se týkají sloučení pošty. formát dolaru Místo znaku dolaru ($) můžete použít jakýkoli jiný symbol měny, např. € nebo £ .

Sloučení pošty: procentuální formát

Způsob formátování procent v dokumentu sloučení pošty aplikace Word závisí na tom, jak jsou zdrojové hodnoty formátovány v listu aplikace Excel.

Pokud Obecné nebo Číslo je v Excelu použit formát, ve Wordu se zobrazí odpovídající číslo. Chcete-li toto číslo formátovat jako procenta, přidejte jeden z následujících číselných přepínačů.

Chcete-li například číslo naformátovat jako celé procento, upravte příkaz Procenta pole takto:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Výsledkem je číslo 50 naformátované jako 50 %.

Pokud je v buňkách aplikace Excel použit formát Procenta, Word za formátováním procent zobrazí skutečnou hodnotu, která je desetinným číslem. Například hodnota aplikace Excel 50 % se ve Wordu zobrazí jako 0,5. Chcete-li ji převést na procenta, musíte nejprve vynásobit desetinné číslo 100 a poté použít vhodný číselný přepínač. Zde je podrobný postup:

1. Vyberte slučovací pole, které chcete formátovat jako procenta, např. "Procenta". Všimněte si, že ve výběru by měly být zahrnuty uvozovky.
2. Stisknutím klávesové zkratky Ctrl + F9 zabalíte vybrané pole do jiného pole takto: { "Procenta" }
3. Upravte pole tak, abyste získali jeden z následujících údajů:
   • Zaokrouhlené celé procento: {="Procento "*100 \# 0%}
   • Procenta se dvěma desetinnými místy: {="Procento "*100 \# 0.00%}
4. Umístěte kurzor kamkoli do pole a stiskněte klávesu F9 pro jeho aktualizaci.

   Poznámka: Slučovací pole obsahující vzorec zobrazí hodnotu, nikoli název pole, i když není v režimu náhledu. Nebojte se, je to normální chování. Chcete-li se ujistit, že hodnota není statická, klikněte na šipky v okně Náhled výsledků skupiny pro přepínání mezi příjemci. Chcete-li zobrazit kód pole, vyberte hodnotu a stiskněte společně klávesy Shift + F9. Pokud vše provedete správně, zobrazí se něco takového:

   { ={MERGEFIELD Procento }*100 \# 0% }

Sloučení pošty: formát data a času

Stejně jako u čísel a měny můžete formát data ve sloučení pošty změnit pomocí číselného přepínače. V následující tabulce jsou uvedeny kódy pro několik běžně používaných formátů data/času.

Chcete-li například použít celé datum změňte formát pole Date merge tímto způsobem:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Tipy a poznámky:

• V číselném přepínači datum/čas je velké písmeno M se používá pro měsíce a malá písmena m minut.
• Kromě výše uvedených kódů můžete použít i jiné vlastní formáty data a času.

Jak změnit formát aktuálního data a času ve sloučení pošty aplikace Word

Chcete-li do dokumentu sloučení pošty vložit dnešní datum a aktuální čas, můžete použít následující zkratky:

• Alt + Shift + D - vložení pole DATUM, které zobrazuje aktuální datum.
• Alt + Shift + T - vložení pole ČAS, které zobrazuje aktuální čas.

Tím se přidá datum a čas ve výchozím formátu. Chcete-li jej změnit, můžete použít číselný přepínač, jak je popsáno výše. Nebo můžete požadované formátování data a času použít vizuálně.

1. Vyberte Datum nebo Čas pole, jehož formát chcete změnit.
2. Stisknutím kláves Shift + F9 zobrazíte kódování pole, které může vypadat například takto { DATE \@ "M/d/rrrr" }
3. Klikněte pravým tlačítkem myši na vybrané pole a vyberte možnost Upravit pole... z kontextové nabídky.
4. V Soubor dialogové okno, vyberte požadovaný formát pro Datum a klikněte na tlačítko OK .

   Tip. Pokud chcete zachovat formátování při aktualizacích , zaškrtněte příslušné políčko v pravém dolním rohu.

Jak se vyhnout ztrátě počátečních nul při sloučení pošty

Ve všech číselných hodnotách se při slučování pošty vynechávají počáteční nuly. Aby poštovní směrovací čísla a další čísla prošla slučováním pošty bez ztráty nul, měla by být formátována jako text .

Chcete-li to provést, vyberte sloupec s čísly a zvolte možnost Text v Formát čísla v rámečku Home tab.

Případně můžete kliknout pravým tlačítkem myši na vybraný sloupec a poté kliknout na možnost Formátování buněk... . V Formátování buněk dialogové okno, které se otevře, na Číslo vyberte kartu Text a poté klikněte na tlačítko OK .

Důležité upozornění! Speciální (například PSČ) nebo Vlastní formát (například 00000) se použije na buňky Excelu a změní se na formát. Text způsobí, že zmizí počáteční nuly. Po naformátování buněk jako Text , budete muset každou buňku zkontrolovat a chybějící nuly zadat ručně. Chcete-li se tomuto náročnému úkolu vyhnout, připojte se k listu Excelu prostřednictvím DDE. Tím zachováte původní formáty čísel Excelu včetně předchozích nul.

Takto vyřešíte problémy s formátováním sloučení pošty a naformátujete pole podle svých představ. Děkujeme za přečtení!