Yo'riqnoma Exceldan Word-ga xat birlashtirganda raqamlar, sanalar, foizlar va valyutani formatlashni qanday saqlash yoki uni o'zingiz yoqtirgan holda o'zgartirishni ko'rsatadi.

Bizning birida. Oldingi maqolalarda biz shaxsiylashtirilgan xatlar yoki elektron pochta xabarlarini yuborish uchun Excel-dan Word-ga pochta birlashmasini qanday ko'rib chiqdik. Ma'lum bo'lishicha, Excel ish varag'idan hujjat yaratishni avtomatlashtirish uchun Word-ning Birlashtirish xizmatidan foydalanish juda ko'p muammolarni keltirib chiqarishi mumkin. Ba'zi maydonlar to'ldirilmagan yoki noto'g'ri ma'lumotlar bilan to'ldirilmagan bo'lishi mumkin. Excelda to'g'ri formatlangan raqamlar Word hujjatida to'g'ri ko'rinmasligi mumkin. Pochta indekslari oldingi nollarni yo'qotishi mumkin. Quyidagi muammolarni bartaraf etish bo‘yicha maslahatlar birlashma xatlarini formatlash bilan bog‘liq odatiy muammolarni hal qilishga yordam beradi.

Qanday qilib xatlarni birlashtirish va formatlashni davom ettirish kerak

Excel ish varag‘idan xatlarni birlashtirishni amalga oshirishda ba’zilari Raqamli ma'lumotlaringiz birlashtirgandan so'ng formatlashni yo'qotishi mumkin. Muammolar, odatda, foiz yoki valyuta sifatida formatlangan raqamlar yoki pochta indekslari kabi bosh nollarni o'z ichiga olgan raqamlar bilan yuzaga keladi.

Sabab : Odatiy bo'lib, Microsoft Word OLE DB ulanishidan foydalanadi, bu esa uni tortib oladi. ma'lumotlar, lekin formatlar emas. Natijada, Word hujjatida ma'lumotlar hujayralarga qo'llaniladigan formatda emas, balki Excelda ichki saqlanadigan formatda paydo bo'ladi.

Muammoni ko'rsatish uchun iltimos, quyidagini ko'rib chiqing. Excel ish varag'idagi manba ma'lumotlar formatlari:

Endi, Word xatlarini birlashtirish hujjatida nima sodir bo'lishini ko'ring:

• Poçta indeksi - bosh nolsiz ko'rinadi. Excelda bosh nol ko'rsatiladi, chunki hujayra 00000 kabi maxsus raqam formatiga ega. Word dasturida asosiy qiymat (2451) ko'rsatiladi.
• Valyuta - valyutasiz ko'rsatiladi. belgi, minglik ajratuvchi va kasr. Excelda raqam Valyuta ($3,000,00) sifatida formatlangan. Word dasturida sof shakldagi raqam ko'rsatiladi (3000).
• Foiz - odatda, foizga mos keladigan o'nlik raqam sifatida ko'rsatiladi; ba'zi hollarda - suzuvchi nuqtali raqam. Misol uchun, Excelda Foiz sifatida formatlangan 30% Word dasturida 0,3 yoki 0,299999999 ko'rinishida ko'rinishi mumkin.
• Sana - mintaqangiz sozlamalarida o'rnatilgan standart formatda ko'rinadi. Bizning holatda, Excelning 20-22-may sanasi Word dasturida 20.5.2022 yilga aylantirilgan.

Yechim : Word uchun pochta indekslari, sanalar, narxlar, foizlar va boshqa raqamli qiymatlarni to'g'ri formatda olish uchun Dynamic Data Exchange (DDE) yordamida Excel ish kitobingizga ulaning.

Excel sahifasiga ulanish uchun Dynamic Data Exchange-dan qanday foydalanish kerak

Xatlarni birlashtirishni boshlashdan oldin Microsoft Word dasturida quyidagi amallarni bajaring.

1. Fayl > Variantlar > Kengaytirilgan .
2. Umumiy bo'limiga pastga aylantiring, katagiga belgi qo'ying Ochiqda fayl formatini o'zgartirishni tasdiqlash va OK tugmasini bosing.
3. Xatlarni birlashtirishni odatdagidek ishga tushiring (batafsil qadamlar bu yerda). Qabul qiluvchilarni tanlash haqida gap ketganda, Mavjud ro'yxatni ishlatish -ni tanlang.
4. Elektron jadvalingizni ko'rib chiqing, uni tanlang va Ochish tugmasini bosing (yoki faylni ikki marta bosing) .
5. Ochilgan Ma'lumotlar manbasini tasdiqlash dialog oynasida pastki chap burchakdagi Hammasini ko'rsatish katagiga belgi qo'ying, so'ng DDE orqali MS Excel ish varaqlarini tanlang. (*.xls) va OK tugmasini bosing.
6. Butun elektron jadval va OK -ni bosing.

DDE orqali Excel ma'lumotlar manbangizga ulanish Word dasturiga ancha vaqt ketishi mumkin, shuning uchun sabrli bo'ling - bu uzoq muddatda ko'proq vaqtingizni tejaydi :)

Maslahat. Har safar maʼlumotlar faylini ochganingizda Word tomonidan bir nechta soʻrovlar paydo boʻlishining oldini olish uchun pochta roʻyxatiga ulanganingizdan soʻng Ochiqda fayl formatini oʻzgartirishni tasdiqlash katagiga belgi qoʻying.

Endi, barcha raqamli qiymatlar Word pochta birlashma hujjati asl formatlarini saqlab qoladi.

Muayyan xatlarni birlashtirish maydonlarini qanday formatlash kerak

DDE orqali Excel ish varag'iga ulanish barcha formatlash muammolarini bir vaqtning o'zida hal qilishning eng tezkor usuli hisoblanadi. Agar biron sababga ko'ra ushbu yechim sizga tegishli bo'lmasa, ma'lum bir birlashtirish maydoniga raqamli kalitni (ilgari rasm almashtirish deb ataladi) qo'shish orqali Word dasturida Excel ma'lumotlarini formatlashni boshqarishingiz mumkin.

A raqamli kalit - bu a ning mazmunini formatlash imkonini beruvchi niqob turiWord hujjatidagi maydonni siz xohlagan tarzda kiriting. Raqamli kalitni qo'shish uchun quyidagi amallarni bajaring:

1. Formatini o'zgartirmoqchi bo'lgan birlashtirish maydonini tanlang. Bu Sana , Valyuta , Foiz yoki boshqa maydon boʻlishi mumkin.
2. Tanlangan maydonning kodlanishini koʻrsatish uchun Shift + F9 tugmalarini bosing yoki Hujjatingizdagi barcha maydonlarning kodlarini ochish uchun Alt + F9. Umumiy maydon kodi { MERGEFIELD Name } ga o'xshaydi.
3. Maydon oxiriga raqamli almashtirish kodini qo'shing.
4. Kursor maydonning istalgan joyida joylashgan bo'lsa, uni yangilash uchun F9 tugmasini bosing. .
5. Maydon kodini yashirish uchun Shift + F9 yoki Alt + F9 tugmalarini yana bosing va natijani oldindan ko'ring.

Quyidagi misollar sizga bir nechta odatiy stsenariylar orqali yordam beradi.

Xatlarni birlashtirish: raqamlar formati

Raqamlar to‘g‘ri formatda (Excel faylingizdagidan bir xil yoki boshqacha) ko‘rinishi uchun quyidagi raqamli almashtirish kodlaridan foydalaning.

Masalan, formatlash uchun ming ajratgichli butun son uchun \# ,0 raqamli kalitidan foydalaning, shuning uchun Raqam fie ld o'zgaradiuchun:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Xatlarni birlashtirish: valyuta formati

Xatlarni birlashtirishda valyutani formatlash uchun quyidagi kodlardan foydalaniladi:

Masalan, pochtani birlashtirishda dollar formatini qo'llash uchun Valyuta maydoniga \# $,0 raqamli kalitni qo'shing:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Natijada 3000 raqami oʻnlik kasrsiz 3000 dollar sifatida formatlanadi.

Maslahat. Yuqoridagi misollar pochta birlashmasi dollar formati uchun. Dollar belgisi ($) o'rniga siz har qanday boshqa valyuta belgilaridan foydalanishingiz mumkin, masalan. € yoki £ .

Xatlarni birlashtirish: foiz formati

Word pochta birlashma hujjatidagi foizlarni formatlash usuli manba qiymatlarining qandayligiga bogʻliq. Excel varaqingizda formatlangan.

Agar Excelda Umumiy yoki Raqam formati ishlatilsa, Wordda tegishli raqam paydo bo'ladi. Bu raqamni foiz sifatida formatlash uchun quyidagi raqamli kalitlardan birini qo'shing.

Masalan, raqamni formatlash uchun butun foiz sifatida Foiz maydonini quyidagicha tahrirlang:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Natijada 50 raqami 50% sifatida formatlanadi.

Agar Foiz formati Excel yacheykalariga qo'llanilsa, Word foiz formatlash orqasida haqiqiy qiymatni ko'rsatadi, bu o'nlik sondir. Misol uchun, 50% Excel qiymati Word dasturida 0,5 sifatida ko'rinadi. Uni foizga aylantirish uchun avval kasrni 100 ga ko'paytirish kerak, so'ngra tegishli raqamli kalitdan foydalaning. Bu erda batafsil qadamlar:

1. Foyiz sifatida formatlanmoqchi bo'lgan birlashma maydonini tanlang, masalan. "foiz". Esda tutingki, qo'shtirnoqlar tanlovga kiritilishi kerak.
2. Tanlangan maydonni boshqasiga o'rash uchun Ctrl + F9 tugmalarini bosing: { «Foiz» }
3. Maydonni shunday tahrirlang: quyidagilardan birini oling:
   • Yaxlitlangan butun foiz: {=«Foiz»*100 \# 0%}
   • Ikki kasrli foiz: {=«Foiz»*100 \# 0,00 %}
4. Kursorni maydonning istalgan joyiga qoʻying va uni yangilash uchun F9 tugmasini bosing.

   Eslatma. Formulani o'z ichiga olgan birlashma maydoni oldindan ko'rish rejimida bo'lmasa ham, maydon nomini emas, balki qiymatni ko'rsatadi. Xavotir olmang, bu normal holat. Ishonch hosil qilish uchunqiymat statik emas, qabul qiluvchilar o'rtasida almashish uchun Natijalarni ko'rib chiqish guruhidagi o'qlarni bosing. Maydon kodini ko'rish uchun qiymatni tanlang va Shift + F9 tugmalarini birga bosing. Agar hamma narsa to'g'ri bajarilgan bo'lsa, siz shunday narsani ko'rasiz:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Xatlarni birlashtirish: sana va vaqt formati

Raqamlar va valyutada bo'lgani kabi, raqamli kalit yordamida xatlarni birlashtirishda sana formatini o'zgartirishingiz mumkin. Quyidagi jadvalda bir nechta tez-tez ishlatiladigan sana/vaqt formatlari uchun kodlar keltirilgan.

Masalan, to'liq sanani qo'llash formatida, Sana birlashtirish maydoni formatini shu tarzda o'zgartiring:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Maslahatlar va eslatmalar:

• Sana/vaqt raqamli kommutatorda katta harf M oylar, kichik harflar m daqiqalar uchun ishlatiladi.
• Yuqorida sanab o'tilgan kodlardan tashqari, istalgan boshqa maxsus sana va vaqt formatlaridan foydalanishingiz mumkin.

Formatni qanday o'zgartirish mumkinWord pochta birlashmasida joriy sana va vaqt

Birlashtirish hujjatiga bugungi sana va joriy vaqtni kiritish uchun quyidagi yorliqlardan foydalanishingiz mumkin:

• Alt + Shift + D - kiritish joriy sanani ko'rsatadigan DATE maydoni.
• Alt + Shift + T - joriy vaqtni ko'rsatadigan VAQT maydonini kiriting.

Bu sana va vaqtni sukut bo'yicha qo'shadi. format. Uni o'zgartirish uchun siz yuqorida aytib o'tilganidek, raqamli kalitdan foydalanishingiz mumkin. Yoki siz xohlagan sana/vaqt formatini vizual tarzda qo'llashingiz mumkin.

1. O'zgartirmoqchi bo'lgan formatini Sana yoki Vaqt maydonini tanlang. .
2. Shift + F9 tugmalarini bosib maydon kodini ko'ring, u { DATE \@ "M/d/yyyy" kabi ko'rinishi mumkin }
3. Tanlangan maydonni o'ng tugmasini bosing va <12 ni tanlang. Kontekst menyusidan>Maydonni tahrirlash... .
4. Filed muloqot oynasida Sana maydoni uchun kerakli formatni tanlang va OK tugmasini bosing.

   Maslahat. Agar siz yangilanishlar paytida formatlashni saqlab qolmoqchi bo'lsangiz , pastki o'ng burchakdagi tegishli katakchani belgilang.

Qanday qilib xatlarni birlashtirishda bosh nollarni yo'qotmaslik kerak

Barcha raqamli qiymatlarda xatlarni birlashtirish paytida bosh nollar tushiriladi. Pochta indekslari va boshqa raqamlar birlashma orqali nollarni yo‘qotmasdan kelishi uchun ular matn sifatida formatlanishi kerak.

Buni amalga oshirish uchun raqamlardan iborat ustunni tanlang va ni tanlang. Raqamdagi matn Uy yorlig'idagi Format oynasi.

Shuningdek, siz tanlangan ustunni sichqonchaning o'ng tugmasi bilan bosishingiz va keyin Hujayralarni formatlash... tugmasini bosishingiz mumkin. Ochilgan Format hujayralar dialog oynasida Raqam yorlig'ida Matn -ni tanlang va OK tugmasini bosing.

Muhim eslatma! Agar Maxsus (masalan, pochta indeksi) yoki Maxsus (masalan, 00000) formati Excel yacheykalariga qo'llanilsa, uni Matn formatiga o'zgartirish bosh nollarning yo'qolishiga olib keladi. Hujayralarni Matn sifatida formatlashdan so'ng, siz har bir katakchani ko'rib chiqishingiz va etishmayotgan nollarni qo'lda kiritishingiz kerak bo'ladi. Ushbu qiyin vazifani oldini olish uchun DDE orqali Excel varaqiga ulaning. Bu asl Excel raqamlari formatlarini, shu jumladan oldingi nollarni saqlab qoladi.

Birlashma xatlarini formatlash bilan bogʻliq muammolarni shunday hal qilish va maydonlarni oʻzingiz xohlagan tarzda formatlash mumkin. O'qiganingiz uchun rahmat!