Мазмұны
Оқулық Excel бағдарламасынан Word бағдарламасына біріктіру немесе оны қалауыңыз бойынша өзгерту кезінде сандарды, күндерді, пайыздарды және валютаны пішімдеуді қалай сақтау керектігін көрсетеді.
Біздің бірінде. алдыңғы мақалаларда жекелендірілген хаттарды немесе электрондық пошта хабарларын жіберу үшін Excel бағдарламасынан Word бағдарламасына біріктіру жолын қарастырдық. Белгілі болғандай, Excel жұмыс парағынан құжат жасауды автоматтандыру үшін Word біріктіруін пайдалану көптеген қиындықтарды тудыруы мүмкін. Кейбір өрістер толтырылмауы немесе қате ақпаратпен толтырылмауы мүмкін. Excel бағдарламасында дұрыс пішімделген сандар Word құжатында дұрыс көрсетілмеуі мүмкін. Пошта индекстері алдыңғы нөлдерді жоғалтуы мүмкін. Төмендегі ақауларды жою бойынша кеңестер біріктіру пішіміндегі әдеттегі ақауларды түзетуге көмектеседі.
Пошталарды біріктіру және пішімдеуді жалғастыру
Excel жұмыс парағынан біріктіруді орындаған кезде, кейбір біріктіру арқылы келгеннен кейін сандық деректеріңіз пішімделуін жоғалтуы мүмкін. Мәселелер әдетте пайыз немесе валюта түрінде пішімделген сандарда немесе пошталық индекстер сияқты алдыңғы нөлдерді қамтитын сандарда пайда болады.
Себебі : Әдепкі бойынша Microsoft Word бағдарламасы OLE DB қосылымын пайдаланады, ол ақпарат, бірақ форматтар емес. Нәтижесінде Word құжатында деректер ұяшықтарға қолданылатын пішімде емес, Excel бағдарламасында ішкі сақталған пішімде пайда болады.
Мәселені суреттеу үшін мынаны қараңыз. Excel жұмыс парағындағы бастапқы деректер пішімдері: 
Енді Word біріктіру құжатында не болатынын қараңыз: 
- Пошта индексі - бастапқы нөлсіз көрсетіледі. Excel бағдарламасында алдыңғы нөл көрсетіледі, себебі ұяшықта 00000 сияқты реттелетін сан пішімі бар. Word бағдарламасында негізгі мән (2451) көрсетіледі.
- Валюта - валютасыз көрсетіледі таңба, мыңдық бөлгіш және ондық белгілер. Excel бағдарламасында нөмір Валюта ($3 000,00) ретінде пішімделген. Word бағдарламасында таза күйіндегі сан көрсетіледі (3000).
- Процент - қалыпты жағдайда процентке сәйкес ондық сан ретінде көрсетіледі; кейбір жағдайларда - өзгермелі нүктелі сан. Мысалы, Excel бағдарламасында Пайыз ретінде пішімделген 30% Word бағдарламасында 0,3 немесе 0,299999999 ретінде көрінуі мүмкін.
- Күн - аймақ параметрлерінде орнатылған әдепкі пішімде көрсетіледі. Біздің жағдайда, Excel бағдарламасының 20-22 мамыр күні Word бағдарламасында 20.5.2022 болып өзгертілді.
Шешімі : Word бағдарламасы үшін пошталық кодтарды, күндерді, бағаларды, пайыздарды және басқа сандық мәндерді дұрыс пішімде алу үшін Динамикалық деректер алмасу (DDE) арқылы Excel жұмыс кітабына қосылыңыз.
Excel парағына қосылу үшін Dynamic Data Exchange қолданбасын пайдалану жолы
Біріктіруді бастамас бұрын, Microsoft Word бағдарламасында келесі қадамдарды орындаңыз.
- Файл > Параметрлер > Кеңейтілген .
- Жалпы бөліміне төмен жылжып, Ашық күйде файл пішімін түрлендіруді растау құсбелгісін қойып, Жарайды түймесін басыңыз.
- Біріктіруді әдеттегідей бастаңыз (толық қадамдар осында). Алушыларды таңдауға келгенде, Бар тізімді пайдалану пәрменін таңдаңыз.
- Электрондық кестені шолыңыз, оны таңдаңыз және Ашу түймесін басыңыз (немесе файлды екі рет басыңыз) .
- Ашылатын Дерек көзін растау тілқатысу терезесінде төменгі сол жақ бұрыштағы Барлығын көрсету құсбелгісін қойыңыз, содан кейін DDE арқылы MS Excel жұмыс парақтарын таңдаңыз. (*.xls) және OK түймесін басыңыз.
- Толық электрондық кесте және Жарайды түймелерін басыңыз.
Word бағдарламасы Excel деректер көзіне DDE арқылы қосылу үшін біраз уақыт кетуі мүмкін, сондықтан шыдамды болыңыз - бұл ұзақ мерзімді перспективада көбірек уақытты үнемдейді :)
Кеңес. Деректер файлын ашқан сайын Word бағдарламасы көрсетілетін бірнеше сұрауларды болдырмау үшін, жіберу тізіміне қосылғаннан кейін Файл пішімін түрлендіруді ашық күйде растау құсбелгісін алып тастаңыз.
Енді, ішіндегі барлық сандық мәндер Word біріктіру құжаты бастапқы пішімдерін сақтайды. 
Біріктірудің арнайы өрістерін пішімдеу жолы
DDE арқылы Excel жұмыс парағына қосылу - барлық пішімдеу мәселелерін бір әрекетте шешудің ең жылдам жолы. Егер бұл шешім қандай да бір себептермен сізге жарамсыз болса, белгілі бір біріктіру өрісіне сандық қосқышты (бұрын сурет қосқышы деп аталатын) қосу арқылы Word бағдарламасындағы Excel деректерінің пішімдеуін басқаруға болады.
A сандық қосқыш - а мазмұнын пішімдеуге мүмкіндік беретін маска түріWord құжатындағы өрісті қалағаныңызша таңдаңыз. Сандық қосқышты қосу үшін мына қадамдарды орындаңыз:
- Пішімін өзгерткіңіз келетін біріктіру өрісін таңдаңыз. Бұл Күн , Валюта , Процент немесе басқа өріс болуы мүмкін.
- Таңдалған өрістің кодтауын көрсету үшін Shift + F9 пернелерін басыңыз немесе Құжаттағы барлық өрістердің кодтарын көрсету үшін Alt + F9. Жалпы өріс коды { MERGEFIELD Name } сияқты көрінеді.
- Өрістің соңына сандық ауыстырып қосқыш кодын қосыңыз.
- Меңзер өрістің кез келген жерінде орналасқан кезде оны жаңарту үшін F9 пернесін басыңыз. .
- Өріс кодын жасыру үшін Shift + F9 немесе Alt + F9 пернелерін қайтадан басыңыз, содан кейін нәтижені алдын ала қараңыз.
Келесі мысалдар сізге бірнеше типтік сценарийлер арқылы өтуге мүмкіндік береді.
Пошталарды біріктіру: сан пішімі
Сандардың дұрыс пішімде (Excel файлындағымен бірдей немесе басқа) пайда болуы үшін келесі сандық ауыстыру кодтарын пайдаланыңыз.
| Сандық қосқыш | Мысалы | Сипаттамасы |
| \# 0 | 3000 | Дөңгелектелген бүтін сан |
| \# ,0 | 3000 | Мыңдық бөлгішпен дөңгелектелген натурал сан |
| \# ,0,00 | 3 000,00 | Екі ондық және мың бөлгіші бар сан |
Мысалы, пішімдеу үшін мың бөлгіші бар бүтін сан үшін \# ,0 сандық қосқышты пайдаланыңыз, сондықтан Сан fie ld өзгередіүшін:
{ MERGEFIELD Number\# ,0 } 
Біріктіру: валюта пішімі
Біріктірудегі валютаны пішімдеу үшін мына кодтар пайдаланылады:
| Сандық қосқыш | Мысалы | Сипаттамасы |
| \# $,0 | 3 000$ | Мың бөлгіші бар дөңгелектелген бүтін доллар |
| \# $,0,00 | 3 000,00$ | Екі ондық және мың бөлгіші бар доллар |
| \# "$,0,00;($,0,00);'-'" | (3,000,00$) | Доллар, теріс сандар айналасында жақшалармен және нөлдік мәндер үшін сызықша |
Мысалы, біріктіру поштасында доллар пішімін қолдану үшін Валюта өрісіне \# $,0 сандық қосқышты қосыңыз:
{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }
Нәтижесінде 3000 саны ондық таңбасыз 3000 доллар ретінде пішімделеді. 
Кеңес. Жоғарыда келтірілген мысалдар біріктіру доллар пішімі үшін берілген. Доллар белгісінің ($) орнына кез келген басқа валюта белгілерін пайдалануға болады, мысалы: € немесе £ .
Пошталарды біріктіру: пайыздық формат
Word біріктіру құжатындағы пайыздарды пішімдеу жолы бастапқы мәндердің жолына байланысты Excel парағында пішімделген.
Егер Excel бағдарламасында Жалпы немесе Сан пішімі қолданылса, Word бағдарламасында сәйкес сан пайда болады. Бұл санды пайыз ретінде пішімдеу үшін келесі сандық қосқыштардың бірін қосыңыз.
| Сандық қосқыш | Excel мәні | Word мәні | Сипаттамасы |
| \#0,00% | 30 | 30,00% | Санды екі ондық таңбасымен пайыз ретінде пішімдейді |
| \# 0% | 30 | 30% | Дөңгелектелген бүтін пайыз ретінде санды пішімдейді |
Мысалы, санды пішімдеу үшін жалпы пайыз ретінде Процент өрісін келесідей өңдеңіз:
{ MERGEFIELD Percent\# 0% }
Нәтижесінде 50 саны 50% болып пішімделеді. 
Егер Пайыз пішімі Excel ұяшықтарына қолданылса, Word ондық сан болып табылатын пайыздық пішімдеудің артында нақты мәнді көрсетеді. Мысалы, 50% Excel мәні Word бағдарламасында 0,5 ретінде көрсетіледі. Оны пайызға түрлендіру үшін алдымен ондық бөлшекті 100-ге көбейту керек, содан кейін сәйкес сандық қосқышты пайдалану керек. Мұнда егжей-тегжейлі қадамдар берілген:
- Пішімделген пайыз ретінде біріктіру өрісін таңдаңыз, мысалы. «Процент». Тырнақшаларды таңдауға қосу керек екенін ескеріңіз.
- Таңдалған өрісті келесідей етіп орау үшін Ctrl + F9 пернелер тіркесімін басыңыз: { «Пайыз» }
- Өрісті өңдеу төмендегілердің бірін алыңыз:
- Дөңгелектелген бүтін пайыз: {=«Процент»*100 \# 0%}
- Екі ондық таңбалы пайыз: {=«Процент»*100 \# 0,00 %}
- Меңзерді өрістің кез келген жеріне қойып, оны жаңарту үшін F9 пернесін басыңыз.
Ескертпе. Формуланы қамтитын біріктіру өрісі алдын ала қарау режимінде болмаса да, өріс атауын емес, мәнді көрсетеді. Уайымдамаңыз, бұл қалыпты мінез-құлық. көз жеткізу үшінмән статикалық емес, алушылар арасында ауысу үшін Нәтижелерді алдын ала қарау тобындағы көрсеткілерді басыңыз. Өріс кодын көру үшін мәнді таңдап, Shift + F9 пернелерін бірге басыңыз. Барлығы дұрыс орындалса, сіз келесідей нәрсені көресіз:
{ ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }
Пошталарды біріктіру: күн мен уақыт пішімі
Сандар мен валюта сияқты, сандық қосқышты пайдалану арқылы біріктірудегі күн пішімін өзгертуге болады. Төмендегі кестеде бірнеше жиі қолданылатын күн/уақыт пішімдерінің кодтары берілген.
| Сандық қосқыш | Мысалы |
| \@ "М/к/жжж" | 20/5/2022 |
| \@ "d-MMM-yy"} | 20 -22 мамыр |
| \@ "d MMMM жжжж"} | 20 мамыр 2014 жыл |
| \@ "ddd, d АААА жжжж" | Жұма, 20 мамыр 2022 жыл |
| \@ "dddd, d MMMM yyyy" | Жұма, 20 мамыр 2022 жыл |
| \@ "dddd, AAMM gg, yyyy" | Жұма, 20 мамыр, 2022 жыл |
| \@ "сағ:мм AM /PM" | 22:45 |
| \@ "сағ:мм" | 10:45 |
| \@ "hh:mm:ss" | 10:45:32 |
Мысалы, толық күнді қолдану пішімінде, Біріктіру күні өрісінің пішімін келесі жолмен өзгертіңіз:
{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" } 
Кеңестер мен ескертпелер:
- Күн/уақыт сандық қосқышта бас әріп M айлар үшін және кіші әріптермен m минуттар үшін пайдаланылады.
- Жоғарыда тізімделген кодтардан басқа кез келген басқа реттелетін күн мен уақыт пішімдерін пайдалануға болады.
Пішімін өзгерту жолыWord біріктіру құжатындағы ағымдағы күн мен уақыт
Біріктіру құжатында бүгінгі күн мен ағымдағы уақытты енгізу үшін келесі таңбашаларды пайдалануға болады:
- Alt + Shift + D - кірістіру ағымдағы күнді көрсететін DATE өрісі.
- Alt + Shift + T - ағымдағы уақытты көрсететін УАҚЫТ өрісін енгізіңіз.
Бұл күн мен уақытты әдепкіге қосады. пішім. Оны өзгерту үшін жоғарыда сипатталғандай сандық қосқышты пайдалануға болады. Немесе қалаған күн/уақыт пішімдеуін көрнекі түрде қолдануға болады.
- Өзгертілетін пішімін Күн немесе Уақыт өрісін таңдаңыз. .
- Өріс кодтауын көрсету үшін Shift + F9 пернелерін басыңыз, ол { DATE \@ "M/d/yyyy" сияқты көрінуі мүмкін
- Таңдалған өрісті тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, <12 таңдаңыз. Мәтінмәндік мәзірден>Өрісті өңдеу... .
- Файл диалогтық терезесінде Күн өрісі үшін қажетті пішімді таңдап, Жарайды түймесін басыңыз.
Кеңес. Жаңартулар кезінде пішімдеуді сақтағыңыз келсе , төменгі оң жақ бұрыштағы сәйкес құсбелгіні қойыңыз.
Біріктіру кезінде алдыңғы нөлдерді жоғалтпау жолы
Барлық сандық мәндерде біріктіру кезінде бастапқы нөлдер жойылады. Пошталық индекстер мен басқа сандар нөлдерді жоғалтпай біріктіру арқылы келуі үшін оларды мәтін ретінде пішімдеу керек.
Оны орындау үшін сандары бар бағанды таңдап, таңдаңыз. санындағы мәтіні Үй қойындысындағы Формат жолағы. 
Балама ретінде таңдалған бағанды тінтуірдің оң жақ түймешігімен басып, Ұяшықтарды пішімдеу... түймесін басуға болады. Ашылатын Ұяшықтарды пішімдеу тілқатысу терезесінде Нөмір қойындысында Мәтін параметрін таңдап, Жарайды түймесін басыңыз. 
Маңызды ескерту! Excel ұяшықтарына Арнайы (мысалы, пошта индексі) немесе Теңшелетін (00000 сияқты) пішім қолданылса, оны Мәтін пішіміне өзгерту алдыңғы нөлдердің жоғалуына әкеледі. Ұяшықтарды Мәтін ретінде пішімдегеннен кейін әрбір ұяшықты қарап шығып, жетіспейтін нөлдерді қолмен теру керек. Бұл қиын тапсырманы болдырмау үшін Excel парағына DDE арқылы қосылыңыз. Бұл алдыңғы нөлдерді қоса алғанда, бастапқы Excel сан пішімдерін сақтайды.
Біріктіруді пішімдеу мәселелерін осылай шешуге және өрістерді қалағандай пішімдеуге болады. Оқығандарыңызға рахмет!
