Udhëzuesi tregon se si të ruani formatimin e numrave, datave, përqindjes dhe monedhës kur bëni një shkrirje të postës nga Excel në Word ose ta ndryshoni atë sipas dëshirës tuaj.

Në një nga tona artikujt e mëparshëm, ne shikuam se si të bashkojmë postën nga Excel në Word për të dërguar letra të personalizuara ose mesazhe emaili. Siç doli, përdorimi i Word's Mail Merge për të automatizuar krijimin e një dokumenti nga një fletë pune në Excel mund të paraqesë shumë sfida. Disa fusha mund të mos jenë të mbushura ose të mbushura me informacione të gabuara. Numrat e formatuar siç duhet në Excel mund të mos shfaqen saktë në një dokument Word. Kodet postare mund të humbasin zerat kryesore. Këshillat për zgjidhjen e problemeve më poshtë do t'ju ndihmojnë të rregulloni problemet tipike të formatimit të shkrirjes së postës.

Si të bashkoni postën dhe të vazhdoni formatimin

Kur kryeni një shkrirje të postës nga një fletë pune në Excel, disa e të dhënave tuaja numerike mund të humbasin formatimin pas bashkimit. Problemet zakonisht ndodhin me numrat e formatuar si përqindje ose monedhë, ose numra që përmbajnë zero kryesore, si kodet postare.

Shkaku : Si parazgjedhje, Microsoft Word përdor lidhjen OLE DB, e cila tërheq informacionin por jo formatet. Si rezultat, në një dokument Word, të dhënat shfaqen në formatin në të cilin ruhen brenda në Excel, dhe jo në formatin e aplikuar në qeliza.

Për të ilustruar problemin, ju lutemi hidhini një sy formatet e të dhënave burimore në një fletë pune Excel:

Tani, shikoni se çfarë ndodh në një dokument të shkrirjes së postës Word:

• Kodi postar - shfaqet pa një zero të parë. Në Excel, shfaqet një zero e parë sepse një qelizë ka një format të personalizuar të numrave, si p.sh. 00000. Në Word, shfaqet një vlerë themelore (2451).
• Valuta - shfaqet pa monedhën simbolin, ndarësin e mijërave dhe shifrat dhjetore. Në Excel, numri është i formatuar si monedhë (3000,00 dollarë). Në Word shfaqet një numër në formën e tij të pastër (3000).
• Përqindja - normalisht, shfaqet si një numër dhjetor që i korrespondon përqindjes; në disa raste - një numër me pikë lundruese. Për shembull, 30% e formatuar si Përqindje në Excel mund të shfaqet si 0.3 ose 0.299999999 në Word.
• Data - shfaqet në formatin e paracaktuar të vendosur në cilësimet e Rajonit tuaj. Në rastin tonë, data 20-maj-22 e Excel është transformuar në 20/5/2022 në Word.

Zgjidhja : Që Word të shfaqë kodet postare, datat, çmimet, përqindjet dhe vlerat e tjera numerike në formatin e duhur, lidheni me librin tuaj të punës Excel duke përdorur Dynamic Data Exchange (DDE).

Si të përdorni Dynamic Data Exchange për t'u lidhur me fletën Excel

Para fillimit të bashkimit të postës, kryeni hapat e mëposhtëm në Microsoft Word.

1. Shko te Skedari > Opsionet > I avancuar .
2. Lëvizni poshtë te seksioni Të përgjithshme , zgjidhni kutinë e kontrollit Konfirmo konvertimin e formatit të skedarit në hapje dhe kliko OK .
3. Filloni shkrirjen tuaj të postës si zakonisht (hapat e detajuar janë këtu). Kur bëhet fjalë për zgjedhjen e marrësve, zgjidhni Përdorni një listë ekzistuese .
4. Shfletoni në fletën tuaj të llogaritjes, zgjidhni atë dhe kliko Hap (ose kliko dy herë skedarin) .
5. Në kutinë e dialogut Konfirmo burimin e të dhënave që hapet, kontrolloni kutinë Shfaq të gjitha në këndin e poshtëm majtas, më pas zgjidhni Fletët e punës MS Excel nëpërmjet DDE (*.xls) dhe kliko OK .
6. Klikoni E gjithë fletëllogaritja dhe OK .

Word-it mund t'i duhet mjaft kohë për t'u lidhur me burimin tuaj të të dhënave në Excel nëpërmjet DDE, kështu që ju lutemi jini të durueshëm - kjo do t'ju kursejë edhe më shumë kohë në planin afatgjatë :)

Këshillë. Për të parandaluar shfaqjen e kërkesave të shumta nga Word sa herë që hapni skedarin e të dhënave, pastroni kutinë e kontrollit Konfirmo konvertimin e formatit të skedarit në hap pasi të lidheni me listën tuaj të postimeve.

Tani, të gjitha vlerat numerike në dokumenti i shkrirjes së postës Word ruan formatet e tyre origjinale.

Si të formatoni fushat specifike të bashkimit të postës

Lidhja me një fletë pune në Excel nëpërmjet DDE është mënyra më e shpejtë për të rregulluar të gjitha problemet e formatimit menjëherë. Nëse kjo zgjidhje nuk është e zbatueshme për ju për ndonjë arsye, mund të kontrolloni formatimin e të dhënave të Excel në Word duke shtuar një çelës numerik (i quajtur më parë një ndërprerës fotografish) në një fushë të veçantë bashkimi.

A ndërprerësi numerik është një lloj maske që ju lejon të formatoni përmbajtjen e afushë në një dokument Word ashtu siç dëshironi. Për të shtuar një ndërprerës numerik, kryeni këto hapa:

1. Zgjidhni fushën e bashkimit, formatin e së cilës dëshironi të ndryshoni. Kjo mund të jetë Data , Valuta , Përqindja ose ndonjë fushë tjetër.
2. Shtypni Shift + F9 për të shfaqur kodimin e fushës së zgjedhur ose Alt + F9 për të ekspozuar kodet e të gjitha fushave në dokumentin tuaj. Një kod i përgjithshëm i fushës duket diçka si { Emri MERGEFIELD }.
3. Shto një kod çelësi numerik në fund të fushës.
4. Me kursorin të pozicionuar kudo në fushë, shtyp F9 për ta përditësuar atë .
5. Shtypni Shift + F9 ose Alt + F9 përsëri për të fshehur kodin e fushës dhe më pas shikoni rezultatin.

Shembujt e mëposhtëm do t'ju përcjellin disa skenarë tipikë.

Shkrirja e postës: formati i numrave

Për t'i bërë numrat të shfaqen në formatin e duhur (të njëjtë ose të ndryshëm nga skedari juaj Excel), përdorni kodet e mëposhtme të ndërprerësit numerik.

Për shembull, për të formatuar një numër i plotë me njëmijë ndarës, përdorni çelësin numerik \# ,0 kështu që Numri fie ld ndryshimete:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Shkrirja e postës: formati i monedhës

Për të formatuar monedhën në bashkimin e postës, këto janë kodet që duhen përdorur:

Për shembull, për të aplikuar një format dollari në bashkimin e postës, shtoni çelësin numerik \# $,0 në fushën e monedhës:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Si rezultat, numri 3000 formatohet si $3,000 pa shifra dhjetore.

Këshillë. Shembujt e mësipërm janë për bashkimin e postës format dollarësh . Në vend të shenjës së dollarit ($), mund të përdorni çdo simbol tjetër monedhe, p.sh. € ose £ .

Shkrirja e postës: formati i përqindjes

Mënyra se si formatoni përqindjet në një dokument të shkrirjes së postës së Word-it varet nga vlerat e burimit janë të formatuara në fletën tuaj Excel.

Nëse në Excel përdoret formati Gjeneral ose Numri , një numër përkatës do të shfaqet në Word. Për të formatuar atë numër si përqindje, shtoni një nga çelësat numerikë të mëposhtëm.

Për shembull, për të formatuar një numër si një përqindje e plotë, modifikoni fushën Përqindje si më poshtë:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Si rezultat, numri 50 është formatuar si 50%.

Nëse formati Përqindje zbatohet në qelizat e Excel, Word do të shfaqë një vlerë aktuale prapa formatimit të përqindjes, që është një numër dhjetor. Për shembull, një vlerë Excel prej 50% do të shfaqet si 0.5 në Word. Për ta kthyer atë në përqindje, së pari duhet të shumëzoni një dhjetore me 100 dhe më pas të përdorni një çelës numerik të përshtatshëm. Këtu janë hapat e detajuar:

1. Zgjidhni fushën e bashkimit që dëshironi të formatoni si përqindje, p.sh. "Përqindje". Shënim, thonjëzat duhet të përfshihen në përzgjedhje.
2. Shtypni Ctrl + F9 për të mbështjellë fushën e zgjedhur në një tjetër si kjo: { «Përqindje» }
3. Ndryshojeni fushën në mënyrë që të merrni një nga sa vijon:
   • Përqindja e rrumbullakosur e plotë: {=«Përqindja»*100 \# 0%}
   • Përqindja me dy shifra dhjetore: {=«Përqindje»*100 \# 0.00 %}
4. Vendosni kursorin kudo në fushë dhe shtypni F9 për ta përditësuar.

   Shënim. Një fushë bashkimi që përmban një formulë do të shfaqë një vlerë, jo emrin e fushës, edhe kur nuk është në modalitetin e shikimit paraprak. Mos u shqetësoni, është një sjellje normale. Për t'u siguruar qëvlera nuk është statike, klikoni shigjetat në grupin Paraafishimi i Rezultateve për të kaluar ndërmjet marrësve. Për të parë kodin e fushës, zgjidhni vlerën dhe shtypni së bashku tastet Shift + F9. Nëse gjithçka është bërë si duhet, do të shihni diçka si kjo:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Shkrirja e postës: formati i datës dhe orës

Si me numrat dhe monedhën, ju mund të ndryshoni formatin e datës në bashkimin e postës duke përdorur një çelës numerik. Tabela më poshtë rendit kodet për disa formate të zakonshme të datës/kohës.

Për shembull, për të aplikuar një datë të plotë , ndryshoni formatin e fushës së bashkimit të datës në këtë mënyrë:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Këshilla dhe shënime:

• Në një çelës numerik datë/orë, shkronja e madhe M përdoret për muaj dhe shkronjat e vogla m për minuta.
• Përveç kodeve të listuara më sipër, mund të përdorni çdo format tjetër të personalizuar të datës dhe orës.

Si të ndryshoni formatin edata dhe ora aktuale në shkrirjen e postës në Word

Për të futur datën e sotme dhe kohën aktuale në një dokument të shkrirjes së postës, mund të përdorni shkurtoret e mëposhtme:

• Alt + Shift + D - fut fusha DATE që shfaq datën aktuale.
• Alt + Shift + T - futni fushën KOHA që shfaq orën aktuale.

Kjo do të shtojë datën dhe kohën në të paracaktuar format. Për ta ndryshuar atë, mund të përdorni një çelës numerik siç përshkruhet më sipër. Ose mund të aplikoni formatimin e dëshiruar të datës/orës në një mënyrë vizuale.

1. Zgjidhni fushën Data ose Ora formatin e së cilës dëshironi të ndryshoni .
2. Shtypni Shift + F9 për të shfaqur kodimin e fushës, i cili mund të duket diçka si { DATE \@ "M/d/vvvv"
3. Klikoni me të djathtën në fushën e zgjedhur dhe zgjidhni Redakto Fushën… nga menyja e kontekstit.
4. Në kutinë e dialogut Skedaruar , zgjidhni formatin e dëshiruar për fushën Data dhe klikoni OK .

   Këshillë. Nëse dëshironi të ruani formatimin gjatë përditësimeve , zgjidhni kutinë përkatëse të kontrollit në këndin e poshtëm djathtas.

   Shiko gjithashtu: SUMIF në Fletët e Google me shembuj formulash

Si të shmangni humbjen e zerave kryesore në bashkimin e postës

Në të gjitha vlerat numerike, zerat kryesore hiqen gjatë një bashkimi të postës. Që kodet postare dhe numrat e tjerë të vijnë përmes bashkimit të postës pa humbur zero, ato duhet të formatohen si tekst .

Për ta bërë këtë, zgjidhni kolonën me numra dhe zgjidhni Teksti në NumriFormatoni kutinë në skedën Home .

Përndryshe, mund të klikoni me të djathtën në kolonën e zgjedhur dhe më pas klikoni Formatoni qelizat... . Në kutinë e dialogut Formatoni qelizat që hapet, në skedën Numër , zgjidhni Tekst dhe më pas kliko OK .

Shënim i rëndësishëm! Nëse formati Special (si p.sh. kodi postar) ose i personalizuar (si p.sh. 00000) aplikohet në qelizat tuaja Excel, ndryshimi i tij në formatin Text do të bëjë që zerat kryesore të zhduken. Pas formatimit të qelizave si Tekst , do t'ju duhet të rishikoni secilën qelizë dhe të shkruani zerat që mungojnë me dorë. Për të shmangur këtë detyrë të frikshme, lidheni me fletën tuaj Excel nëpërmjet DDE. Kjo do të ruajë formatet origjinale të numrave të Excel duke përfshirë zerat e mëparshme.

Kjo është mënyra se si të zgjidhni problemet e formatimit të shkrirjes së postës dhe të formatoni fushat ashtu siç dëshironi. Faleminderit që lexuat!