Ուսուցումը ցույց է տալիս, թե ինչպես պահպանել թվերի, ամսաթվերի, տոկոսի և արժույթի ձևաչափումը Excel-ից Word-ին փոստի միաձուլման ժամանակ կամ փոխել այն ըստ ձեր ցանկության:

Մեր մեկում: Նախորդ հոդվածներում մենք նայեցինք, թե ինչպես կարելի է փոստը միաձուլել Excel-ից Word-ին՝ անհատականացված նամակներ կամ էլփոստի հաղորդագրություններ ուղարկելու համար: Ինչպես պարզվեց, Word's Mail Merge-ի օգտագործումը Excel-ի աշխատաթերթից փաստաթղթի ստեղծումն ավտոմատացնելու համար կարող է բազմաթիվ մարտահրավերներ առաջացնել: Որոշ դաշտեր կարող են լրացված չլինել կամ լրացված չլինեն սխալ տեղեկություններով: Excel-ում պատշաճ ձևաչափված թվերը կարող են ճիշտ չհայտնվել Word փաստաթղթում: Փոստային կոդերը կարող են կորցնել առաջատար զրոները: Ստորև բերված անսարքությունների վերացման խորհուրդները կօգնեն ձեզ լուծել Mail Merge-ի ձևաչափման տիպիկ խնդիրները:

Ինչպես միաձուլել փոստը և շարունակել ձևաչափումը

Excel-ի աշխատաթերթից փոստի միաձուլում կատարելիս որոշ Ձեր թվային տվյալները կարող են կորցնել ֆորմատավորումը միաձուլումից հետո: Խնդիրները սովորաբար առաջանում են որպես տոկոս կամ արժույթ ձևաչափված թվերի կամ առաջատար զրոներ պարունակող թվերի հետ, ինչպիսիք են փոստային ինդեքսները:

Պատճառը . Microsoft Word-ը լռելյայն օգտագործում է OLE DB կապը, որը մուտք է գործում: տեղեկատվությունը, բայց ոչ ձևաչափերը: Արդյունքում, Word փաստաթղթում տվյալները հայտնվում են այն ձևաչափով, որով դրանք պահվում են ներսից Excel-ում, և ոչ այն ձևաչափով, որը կիրառվում է բջիջների վրա:

Խնդիրը ցույց տալու համար խնդրում ենք դիտել Աղբյուրի տվյալների ձևաչափերը Excel-ի աշխատաթերթում.

Այժմ տեսեք, թե ինչ է տեղի ունենում Word փոստի միաձուլման փաստաթղթում.

• Փոստային կոդ - հայտնվում է առանց սկզբնական զրոյի: Excel-ում ցուցադրվում է առաջնային զրո, քանի որ բջիջն ունի հատուկ թվերի ձևաչափ, ինչպիսին է 00000-ը: Word-ում ցուցադրվում է հիմքում ընկած արժեքը (2451):
• Արժույթը - հայտնվում է առանց արժույթի: խորհրդանիշ, հազարավոր բաժանարար և տասնորդական տեղեր: Excel-ում համարը ձևաչափված է որպես արժույթ (3000,00 դոլար): Word-ում թիվն իր մաքուր տեսքով ցուցադրվում է (3000):
• Տոկոս - սովորաբար հայտնվում է որպես տոկոսին համապատասխանող տասնորդական թիվ; որոշ դեպքերում՝ լողացող կետով թիվ։ Օրինակ, Excel-ում որպես տոկոս ձևաչափված 30%-ը կարող է թվալ 0.3 կամ 0.299999999 Word-ում:
• Ամսաթիվ - հայտնվում է ձեր Տարածաշրջանի կարգավորումներում սահմանված լռելյայն ձևաչափով: Մեր դեպքում, Excel-ի 20-մայիս-22 ամսաթիվը Word-ում փոխակերպվում է 5/20/2022-ի:

Լուծում . Word-ի համար փոստային կոդերը, ամսաթվերը, գները ցուցադրելու համար, տոկոսներ և այլ թվային արժեքներ ճիշտ ձևաչափով, միացեք ձեր Excel աշխատանքային գրքույկին՝ օգտագործելով Dynamic Data Exchange (DDE):

Ինչպես օգտագործել Dynamic Data Exchange-ը Excel թերթին միանալու համար

Նախքան նամակների միաձուլումը սկսելը, կատարեք հետևյալ քայլերը Microsoft Word-ում:

1. Գնացեք Ֆայլ > Ընտրանքներ > Ընդլայնված :
2. Ոլորեք ներքև դեպի Ընդհանուր բաժինը, ընտրեք վանդակը Հաստատեք ֆայլի ձևաչափի փոխարկումը բացում և սեղմեք Լավ :
3. Սկսեք ձեր Mail Merge-ը, ինչպես միշտ (մանրամասն քայլերն այստեղ են): Երբ խոսքը գնում է հասցեատերերի ընտրության մասին, ընտրեք Օգտագործել գոյություն ունեցող ցուցակը :
4. Զննեք ձեր աղյուսակը, ընտրեք այն և սեղմեք Բացել (կամ կրկնակի սեղմեք ֆայլի վրա) .
5. Բացվող Հաստատեք տվյալների աղբյուրը երկխոսության վանդակում, ստուգեք ներքևի ձախ անկյունում գտնվող Ցույց տալ բոլորը տուփը, այնուհետև ընտրեք MS Excel աշխատաթերթերը DDE-ի միջոցով: (*.xls) և սեղմեք OK :
6. Սեղմեք Ամբողջ աղյուսակը և OK :

Word-ը կարող է բավական ժամանակ տևել DDE-ի միջոցով ձեր Excel տվյալների աղբյուրին միանալու համար, այնպես որ խնդրում ենք համբերատար եղեք, սա ձեզ ավելի շատ ժամանակ կխնայի երկարաժամկետ հեռանկարում :)

Հուշում. Տվյալների ֆայլը բացելիս Word-ի կողմից ցուցադրվող բազմաթիվ հուշումներ կանխելու համար, ձեր փոստային ցուցակին միանալուց հետո ջնջեք Հաստատեք ֆայլի ձևաչափի փոխարկումը բաց վանդակը:

Այժմ բոլոր թվային արժեքները Word mail-ի միաձուլման փաստաթուղթը պահպանում է իրենց սկզբնական ձևաչափերը:

Ինչպես ձևաչափել նամակների միաձուլման որոշակի դաշտեր

Excel-ի աշխատաթերթին DDE-ի միջոցով միանալը ամենաարագ ճանապարհն է՝ ֆորմատավորման բոլոր խնդիրները միանգամից շտկելու համար: Եթե ​​այս լուծումը ինչ-ինչ պատճառներով ձեզ համար կիրառելի չէ, կարող եք վերահսկել Excel-ի տվյալների ձևաչափումը Word-ում՝ ավելացնելով թվային անջատիչ (նախկինում կոչվում էր նկարի անջատիչ) որոշակի միաձուլման դաշտում:

A թվային անջատիչ -ը մի տեսակ դիմակ է, որը թույլ է տալիս ձևաչափել a-ի բովանդակությունըդաշտը Word փաստաթղթում այնպես, ինչպես ցանկանում եք: Թվային անջատիչ ավելացնելու համար կատարեք հետևյալ քայլերը.

1. Ընտրեք միաձուլման դաշտը, որի ձևաչափը ցանկանում եք փոխել: Սա կարող է լինել Ամսաթիվ , Արժույթ , Տոկոս կամ այլ դաշտ:
2. Սեղմեք Shift + F9՝ ընտրված դաշտի կոդավորումը ցուցադրելու համար կամ Alt + F9՝ ձեր փաստաթղթի բոլոր դաշտերի կոդերը բացահայտելու համար: Ընդհանուր դաշտի կոդը նման է { MERGEFIELD Name }-ին:
3. Ավելացրե՛ք թվային անջատիչի կոդը դաշտի վերջում:
4. Ուստի կուրսորը գտնվում է դաշտի ցանկացած կետում, սեղմեք F9 այն թարմացնելու համար: .
5. Կրկին սեղմեք Shift + F9 կամ Alt + F9 դաշտի կոդը թաքցնելու համար, այնուհետև նախադիտեք արդյունքը:

Հետևյալ օրինակները ձեզ կտան մի քանի բնորոշ սցենարներ:

Փոստի միաձուլում. թվերի ձևաչափ

Որպեսզի թվերը հայտնվեն ճիշտ ձևաչափով (նույն կամ տարբեր, քան ձեր Excel ֆայլում), օգտագործեք թվային անջատիչի հետևյալ կոդերը:

Օրինակ՝ ձևաչափելու համար ամբողջ թիվ հազար բաժանարարով, օգտագործեք թվային անջատիչը \# ,0 այնպես որ Թիվը ֆեյս ld փոփոխություններդեպի՝

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Փոստի միաձուլում. արժույթի ձևաչափ

Փոստի միաձուլման մեջ արժույթը ձևաչափելու համար օգտագործեք հետևյալ կոդերը.

Օրինակ, փոստի միաձուլման մեջ դոլարի ձևաչափ կիրառելու համար արժույթի դաշտում ավելացրեք \# $,0 թվային անջատիչը.

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Արդյունքում 3000 թիվը ձևաչափվում է որպես $3000 առանց տասնորդական թվերի:

Հուշում. Վերոնշյալ օրինակները փոստի միաձուլման համար են դոլարի ձևաչափ : Դոլարի նշանի ($) փոխարեն կարող եք օգտագործել ցանկացած այլ արժույթի խորհրդանիշ, օրինակ. € կամ £ :

Փոստի միաձուլում. տոկոսային ձևաչափ

Ձեր տոկոսների ձևաչափումը Word փոստի միաձուլման փաստաթղթում կախված է սկզբնաղբյուրի արժեքներից: ֆորմատավորված են ձեր Excel թերթում:

Եթե Excel-ում օգտագործվում է Ընդհանուր կամ Համար ձևաչափը, Word-ում կհայտնվի համապատասխան համար: Այդ թիվը որպես տոկոս ձևաչափելու համար ավելացրեք հետևյալ թվային անջատիչներից մեկը:

Օրինակ՝ թիվը ձևավորելու համար որպես ամբողջ տոկոս, խմբագրեք Տոկոս դաշտը հետևյալ կերպ.

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Արդյունքում 50 թիվը ձևակերպվում է որպես 50%:

Եթե տոկոսային ձևաչափը կիրառվում է Excel բջիջների վրա, Word-ը կցուցադրի իրական արժեք տոկոսային ձևաչափի հետևում, որը տասնորդական թիվ է: Օրինակ, Excel-ի 50% արժեքը Word-ում կհայտնվի որպես 0.5: Այն տոկոսի փոխարկելու համար նախ անհրաժեշտ է տասնորդական թիվը բազմապատկել 100-ով, այնուհետև օգտագործել համապատասխան թվային անջատիչ: Ահա մանրամասն քայլերը.

1. Ընտրեք միաձուլման դաշտը, որը ցանկանում եք ձևաչափել որպես տոկոս, օրինակ. «Տոկոս». Նկատի ունեցեք, որ չակերտները պետք է ներառվեն ընտրության մեջ:
2. Սեղմեք Ctrl + F9՝ ընտրված դաշտը մեկ այլով փաթաթելու համար, այսպես. ստացեք հետևյալներից մեկը՝
   • Կլորացված ամբողջ տոկոսը՝ {=«Տոկոս»*100 \# 0%}
   • Տոկոս երկու տասնորդական թվերով՝ {=«Տոկոս»*100 \# 0.00 %}
3. Տեղադրեք կուրսորը դաշտի ցանկացած կետում և սեղմեք F9՝ այն թարմացնելու համար:

   Նշում. Բանաձև պարունակող միաձուլման դաշտը ցույց կտա արժեք, այլ ոչ թե դաշտի անունը, նույնիսկ երբ նախադիտման ռեժիմում չէ: Մի անհանգստացեք, դա նորմալ պահվածք է: Համոզվելու համար, որարժեքը ստատիկ չէ, սեղմեք Նախադիտման արդյունքները խմբի սլաքների վրա՝ ստացողների միջև անցնելու համար: Դաշտի կոդը դիտելու համար ընտրեք արժեքը և սեղմեք Shift + F9 ստեղները միասին: Եթե ​​ամեն ինչ ճիշտ է արված, կտեսնեք այսպիսի բան՝

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Փոստի միաձուլում. ամսաթվի և ժամի ձևաչափ

Ինչպես թվերի և արժույթի դեպքում, Դուք կարող եք փոխել ամսաթվի ձևաչափը փոստի միաձուլման մեջ՝ օգտագործելով թվային անջատիչ: Ստորև բերված աղյուսակը թվարկում է օրվա/ժամանակի մի քանի հաճախ օգտագործվող ձևաչափերի կոդերը:

Օրինակ՝ կիրառել լրիվ ամսաթիվ ձևաչափով, փոխեք Ամսաթվի միաձուլման դաշտի ձևաչափը հետևյալ կերպ.

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Խորհուրդներ և նշումներ. M օգտագործվում է ամիսներով, իսկ փոքրատառերը m րոպեներով:

Ինչպես փոխել ձևաչափըընթացիկ ամսաթիվը և ժամը Word փոստի միաձուլման մեջ

Այսօրվա ամսաթիվը և ընթացիկ ժամը փոստի միաձուլման փաստաթղթում տեղադրելու համար կարող եք օգտագործել հետևյալ դյուրանցումները.

• Alt + Shift + D - ներդիր: ԱՄՍՎԱԾ դաշտը, որը ցույց է տալիս ընթացիկ ամսաթիվը:
• Alt + Shift + T - տեղադրեք ԺԱՄԱՆԱԿԸ դաշտը, որը ցույց է տալիս ընթացիկ ժամանակը:

Սա կավելացնի ամսաթիվը և ժամը կանխադրվածում: ձևաչափը։ Այն փոխելու համար կարող եք օգտագործել թվային անջատիչ, ինչպես նկարագրված է վերևում: Կամ կարող եք կիրառել օրվա/ժամանակի ցանկալի ձևաչափումը տեսողական ձևով:

1. Ընտրեք Ամսաթիվ կամ Ժամ դաշտը, որի ձևաչափը ցանկանում եք փոխել: .
2. Սեղմեք Shift + F9 դաշտի կոդավորումը ցուցադրելու համար, որը կարող է նման լինել { DATE \@ «Տ/տ/ՏՏՏ» }
3. Աջ սեղմեք ընտրված դաշտի վրա և ընտրեք Խմբագրել դաշտը… համատեքստի ընտրացանկից:
4. Պատկերված երկխոսության վանդակում ընտրեք ցանկալի ձևաչափը Ամսաթիվ դաշտի համար և սեղմեք Լավ :

   Հուշում. Եթե ​​ցանկանում եք պահպանել ֆորմատավորումը թարմացումների ժամանակ , ընտրեք համապատասխան վանդակը ներքևի աջ անկյունում:

Ինչպես խուսափել փոստի միաձուլման ժամանակ առաջատար զրոները կորցնելուց

Բոլոր թվային արժեքներում սկզբնական զրոները հանվում են նամակների միաձուլման ժամանակ: Որպեսզի փոստային ինդեքսները և այլ համարները հայտնվեն փոստի միաձուլման միջոցով՝ առանց զրո կորցնելու, դրանք պետք է ձևաչափվեն որպես տեքստ :

Այն ավարտելու համար ընտրեք թվերով սյունակը և ընտրեք Տեքստ ԹվերումՁևաչափել տուփը Տուն ներդիրում:

Այլընտրանքով, կարող եք աջ սեղմել ընտրված սյունակի վրա, այնուհետև սեղմել Ձևաչափել բջիջները… : Բացված Ձևաչափել բջիջները երկխոսության վանդակում, Համար ներդիրում ընտրեք Տեքստ և սեղմեք Լավ :

Կարևոր նշում. Եթե ​​ Հատուկ (օրինակ՝ փոստային կոդը) կամ հատուկ (օրինակ՝ 00000) ձևաչափը կիրառվում է ձեր Excel բջիջների վրա, այն փոխելով Text ձևաչափի կհանգեցնի սկզբնական զրոների անհետացմանը: Բջիջները որպես Տեքստ ձևաչափելուց հետո դուք պետք է վերանայեք յուրաքանչյուր բջիջ և ձեռքով մուտքագրեք բացակայող զրոները: Այս դժվար գործից խուսափելու համար միացեք ձեր Excel թերթին DDE-ի միջոցով: Սա կպահպանի Excel-ի համարների սկզբնական ձևաչափերը, ներառյալ նախորդ զրոները:

Այսպես կարելի է լուծել նամակների միաձուլման ձևաչափման խնդիրները և ձևաչափել դաշտերը այնպես, ինչպես ցանկանում եք: Շնորհակալություն կարդալու համար