La lernilo montras kiel konservi la formatadon de nombroj, datoj, procento kaj valuto kiam vi faras poŝtkunfandiĝon de Excel al Word aŭ ŝanĝi ĝin laŭplaĉe.

En unu el niaj antaŭaj artikoloj, ni rigardis kiel poŝti kunfandi de Excel al Word por sendi personecigitajn leterojn aŭ retmesaĝojn. Kiel rezultis, uzi la Poŝtfuzion de Word por aŭtomatigi la kreadon de dokumento el Excel-laborfolio povas prezenti multajn defiojn. Iuj kampoj eble ne estas plenigitaj aŭ plenigitaj kun malĝustaj informoj. Ciferoj konvene formatitaj en Excel eble ne aperos ĝuste en Word-dokumento. Poŝtkodoj povas perdi antaŭajn nulojn. La malsupraj konsiletoj pri solvo de problemoj helpos vin ripari tipajn problemojn pri formatado de Poŝtkunfandio.

Kiel retpoŝti kunfandi kaj daŭrigi formatadon

Kiam vi faras mesaĝkunfandiĝon de Excel-laborfolio, iuj de viaj nombraj datumoj povas perdi formatadon post venado tra la kunfandado. La problemoj kutime okazas kun nombroj formatitaj kiel procento aŭ valuto, aŭ nombroj enhavantaj antaŭajn nulojn kiel ekzemple poŝtkodoj.

Kaŭzo : Defaŭlte, Microsoft Word uzas la OLE DB-konekton, kiu tiras enen. la informoj sed ne formatoj. Rezulte, en Word-dokumento, la datumoj aperas en la formato en kiu ĝi estas konservita interne en Excel, kaj ne en la formato aplikata al ĉeloj.

Por ilustri la problemon, bonvolu rigardi la fontaj datumformatoj en Excel-laborfolio:

Nun, vidu, kio okazas en dokumento de Vorta kunfandaĵo:

• Zipkodo - aperas sen unua nulo. En Excel, unua nulo estas montrata ĉar ĉelo havas laŭmendan nombroformaton kiel 00000. En Word, subesta valoro (2451) aperas.
• Monero - aperas sen la valuto. simbolo, mila apartigilo kaj decimalaj lokoj. En Excel, la nombro estas formatita kiel Monero ($3,000.00). En Vorto, nombro en ĝia pura formo estas montrata (3000).
• Procento - normale, aperas kiel dekuma nombro responda al la procento; en kelkaj kazoj - glitkoma nombro. Ekzemple, 30% formatita kiel Procento en Excel povas aperi kiel 0.3 aŭ 0.299999999 en Word.
• Dato - aperas en la defaŭlta formato fiksita en viaj Regionaj agordoj. En nia kazo, la dato de Excel 20-majo-22 estas transformita en 5/20/2022 en Word.

Solvo : Por Word montri poŝtkodojn, datojn, prezojn, procentoj kaj aliaj nombraj valoroj en la ĝusta formato, konektu al via Excel-libro per Dynamic Data Exchange (DDE).

Kiel uzi Dynamic Data Exchange por konekti al Excel-folio

Antaŭ ol komenci retpoŝton, faru la sekvajn paŝojn en Microsoft Word.

1. Iru al Dosiero > Opcioj > Altnivela .
2. Rulumu malsupren al la sekcio Ĝenerala , elektu la markobutonon Konfirmu dosierformatan konvertiĝon sur malfermita kaj alklaku OK .
3. Komencu vian Poŝtkunfandiĝon kiel kutime (la detalaj paŝoj estas ĉi tie). Kiam temas pri elektado de ricevantoj, elektu Uzu ekzistantan liston .
4. Trarigardu vian kalkultabelon, elektu ĝin, kaj alklaku Malfermi (aŭ duoble alklaku la dosieron) .
5. En la Konfirmu Datumfonton , kiu malfermiĝas, kontrolu la skatolon Montri ĉion en la malsupra maldekstra angulo, tiam elektu MS Excel Worksheets per DDE. (*.xls) , kaj alklaku OK .
6. Alklaku Tutan kalkultabelon , kaj OK .

Povas daŭros Word sufiĉe da tempo por konekti al via Excel-datumfonto per DDE, do bonvolu pacienci - tio ŝparos al vi eĉ pli da tempo longtempe :)

Konsileto. Por malhelpi plurajn instigojn montritajn de Word ĉiufoje kiam vi malfermas la datumdosieron, malŝaltu la markobutonon Konfirmi dosierformatan konvertiĝon je malferma post konektiĝi al via dissendolisto.

Nun, ĉiuj nombraj valoroj en la Word-poŝtkunfanda dokumento konservas siajn originajn formatojn.

Kiel formati specifajn poŝtkunfandajn kampojn

Konekti al Excel-laborfolio per DDE estas la plej rapida maniero ripari ĉiujn formatajn problemojn unufoje. Se ĉi tiu solvo ne aplikeblas al vi ial, vi povas kontroli la formatadon de Excel-datumoj en Word aldonante numeran ŝaltilon (antaŭe nomatan bildŝaltilon) al aparta kunfankampo.

A numera ŝaltilo estas speco de masko, kiu ebligas formi la enhavon de akampo en Word-dokumento kiel vi volas. Por aldoni numeran ŝaltilon, faru ĉi tiujn paŝojn:

1. Elektu la kunfandan kampon, kies formaton vi volas ŝanĝi. Ĉi tio povas esti Dato , Monero , Procento aŭ iu alia kampo.
2. Premu Majusk + F9 por montri la kodigon de la elektita kampo aŭ Alt + F9 por elmontri la kodojn de ĉiuj kampoj en via dokumento. Senmarka kampokodo aspektas kiel { MERGEFIELD Name }.
3. Aldonu numeran ŝaltkodon al la fino de la kampo.
4. Kun la kursoro poziciigita ie ajn en la kampo, premu F9 por ĝisdatigi ĝin. .
5. Premu Shift + F9 aŭ Alt + F9 denove por kaŝi la kampokodon, kaj poste antaŭrigardi la rezulton.

La sekvaj ekzemploj trairos vin tra kelkaj tipaj scenaroj.

Poŝta kunfandiĝo: nombro-formato

Por ke ciferoj aperu en la ĝusta formato (la sama aŭ malsama ol en via Excel-dosiero), uzu la jenajn numerajn ŝanĝkodojn.

Ekzemple, por formati tuta nombro kun mil apartigilo, uzu la numeran ŝaltilon \# ,0 do la Nombro fie ld ŝanĝojal:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

Poŝta kunfandiĝo: valutformato

Por formati valuton en poŝtkunfandiĝo, jen la kodoj por uzi:

Ekzemple, por apliki dolaran formaton en poŝtkunfandiĝo, aldonu la numeran ŝaltilon \# $,0 al la kampo Valuto:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

Kiel rezulto, la nombro 3000 estas formatita kiel $3,000 sen decimalaj lokoj.

Konsileto. La supraj ekzemploj estas por la poŝtkunfandiĝo dolara formato . Anstataŭ la dolara signo ($), vi povas uzi ajnajn aliajn valutsimbolojn, ekz. € aŭ £ .

Poŝta kunfandiĝo: procenta formato

La maniero kiel vi formatas procentojn en Word-poŝtkunfanda dokumento dependas de kiel la fontovaloroj estas formatitaj en via Excel-folio.

Se la formato Ĝenerala aŭ Nombro estas uzata en Excel, responda numero aperos en Word. Por formati tiun nombron kiel procenton, aldonu unu el la sekvaj nombraj ŝaltiloj.

Ekzemple, por formi nombron kiel tuta procento, redaktu la kampon Procento jene:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

Kiel rezulto, la numero 50 estas formatita kiel 50%.

Se la Elcenta formato estas aplikata al Excel-ĉeloj, Word montros realan valoron malantaŭ la elcenta formatado, kiu estas dekuma nombro. Ekzemple, Excel-valoro de 50% aperos kiel 0.5 en Word. Por konverti ĝin al procento, vi devas unue multigi decimalon per 100, kaj poste uzi taŭgan numeran ŝaltilon. Jen la detalaj paŝoj:

1. Elektu la kunfandan kampon, kiun vi volas formati kiel procento, ekz. "Procento". Notu, la citiloj estu inkluditaj en la elekto.
2. Premu Ctrl + F9 por envolvi la elektitan kampon en alian jene: { «Procento»
3. Redaktu la kampon por ke vi ricevu unu el la jenaj:
   • Rontigita tuta procento: {=«Procento»*100 \# 0%}
   • Procento kun du decimalaj lokoj: {=«Procento»*100 \# 0.00 %}
4. Metu la kursoron ie ajn en la kampo kaj premu F9 por ĝisdatigi ĝin.

   Notu. Kunfanda kampo enhavanta formulon montros valoron, ne la kampan nomon, eĉ kiam ne estas en la antaŭrigarda reĝimo. Ne maltrankviliĝu, ĝi estas normala konduto. Por certigi ke lavaloro ne estas senmova, alklaku la sagojn en la grupo Antaŭrigardu Rezultojn por ŝanĝi inter la ricevantoj. Por vidi la kampokodon, elektu la valoron kaj premu la Shift + F9 klavoj kune. Se ĉio estas farita ĝuste, vi vidos ion tian:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

Poŝta kunfandiĝo: formato de dato kaj horo

Kiel kun nombroj kaj valuto, vi povas ŝanĝi la datformaton en poŝta kunfandiĝo uzante numeran ŝaltilon. La suba tabelo listigas kodojn por kelkaj ofte uzataj dataj/tempoformatoj.

Ekzemple, por apliki plenan daton formato, ŝanĝu la Daton kunfandan kampoformaton tiamaniere:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

Konsiletoj kaj notoj:

• En dato/hora numera ŝaltilo, la majusklo M estas uzata dum monatoj kaj minuskla m dum minutoj.
• Krom la supre listigitaj kodoj, vi povas uzi ajnajn aliajn kutimajn datajn kaj horformatojn.

Kiel ŝanĝi formaton de lanuna dato kaj horo en Vorta kunfandiĝo

Por enmeti la hodiaŭan daton kaj aktualan horon en dokumenton per poŝta kunfandiĝo, vi povas uzi la jenajn ŝparvojojn:

• Alt + Maj + D - enigi la DATO-kampo kiu montras la aktualan daton.
• Alt + Shift + T - enigu la TIME-kampon kiu montras la nunan horon.

Ĉi tio aldonos la daton kaj horon en la defaŭlta formato. Por ŝanĝi ĝin, vi povas uzi numeran ŝaltilon kiel priskribite supre. Aŭ vi povas apliki la deziratan datan/horan formatadon en vida maniero.

1. Elektu la kampon Dato aŭ Tempo kies formaton vi volas ŝanĝi .
2. Premu Shift + F9 por montri la kampokodigon, kiu povas aspekti kiel { DATO \@ "M/d/yyyy"
3. Dekstre alklaku la elektitan kampon kaj elektu Redakti Kampon... el la kunteksta menuo.
4. En la dialogkesto Filed , elektu la deziratan formaton por la kampo Dato , kaj alklaku OK .

   Konsileto. Se vi volas konservi formatadon dum ĝisdatigoj , elektu la respondan markobutonon en la malsupra dekstra angulo.

Kiel eviti perdi antaŭajn nulojn en poŝtkunfandiĝo

En ĉiuj nombraj valoroj, antaŭaj nuloj estas forigitaj dum retpoŝto. Por ke poŝtkodoj kaj aliaj numeroj venos per poŝta kunfandiĝo sen perdi nulojn, ili estu formatitaj kiel teksto .

Por fari ĝin, elektu la kolumnon kun nombroj kaj elektu . Teksto en la NombroFormatu -skatolon sur la langeto Hejmo .

Alternative, vi povas dekstre alklaki la elektitan kolumnon, kaj poste alklaki Formati Ĉelojn... . En la Formati ĉelojn dialogujo kiu malfermiĝas, sur la langeto Nombro , elektu Teksto , kaj poste alklaku OK .

Grava noto! Se Speciala (kiel Kodkodo) aŭ Propra (kiel ekzemple 00000) formato estas aplikata al viaj Excel-ĉeloj, ŝanĝi ĝin al la formato Teksto malaperos la ĉefajn nulojn. Post formatado de ĉeloj kiel Teksto , vi devos revizii ĉiun ĉelon kaj tajpi mankantajn nulojn permane. Por eviti ĉi tiun timigan taskon, konektu al via Excel-folio per DDE. Ĉi tio konservos la originalajn Excel-numerformatojn inkluzive de antaŭaj nuloj.

Tiel solvi problemojn pri formatado de poŝtkunfandiĝo kaj formati la kampojn kiel vi volas. Dankon pro legado!