Isi kandungan
Tutorial menunjukkan cara mengekalkan pemformatan nombor, tarikh, peratusan dan mata wang semasa melakukan cantuman mel daripada Excel ke Word atau menukarnya mengikut keinginan anda.
Dalam salah satu daripada kami artikel sebelumnya, kami melihat cara untuk menggabungkan mel dari Excel ke Word untuk menghantar surat atau mesej e-mel yang diperibadikan. Ternyata, menggunakan Word's Mail Merge untuk mengautomasikan penciptaan dokumen daripada lembaran kerja Excel mungkin memberikan banyak cabaran. Sesetengah medan mungkin tidak diisi atau diisi dengan maklumat yang salah. Nombor yang diformat dengan betul dalam Excel mungkin tidak muncul dengan betul dalam dokumen Word. Poskod mungkin kehilangan sifar pendahuluan. Petua penyelesaian masalah di bawah akan membantu anda menyelesaikan masalah pemformatan Cantuman Mel biasa.
Cara untuk cantum mel dan terus memformat
Apabila melakukan cantuman mel daripada lembaran kerja Excel, beberapa data berangka anda mungkin kehilangan pemformatan selepas melalui gabungan. Masalah biasanya berlaku dengan nombor yang diformatkan sebagai peratusan atau mata wang, atau nombor yang mengandungi sifar pendahuluan seperti kod zip.
Punca : Secara lalai, Microsoft Word menggunakan sambungan OLE DB, yang menarik masuk maklumat tetapi bukan format. Akibatnya, dalam dokumen Word, data muncul dalam format yang disimpan secara dalaman dalam Excel dan bukan dalam format yang digunakan pada sel.
Untuk menggambarkan masalah, sila lihat di format data sumber dalam lembaran kerja Excel: 
Sekarang, lihat apa yang berlaku dalam dokumen cantuman mel Word: 
- Kod pos - muncul tanpa sifar pendahuluan. Dalam Excel, sifar pendahuluan dipaparkan kerana sel mempunyai format nombor tersuai seperti 00000. Dalam Word, nilai asas (2451) dipaparkan.
- Mata Wang - muncul tanpa mata wang simbol, pemisah beribu-ribu, dan tempat perpuluhan. Dalam Excel, nombor itu diformatkan sebagai Mata Wang ($3,000.00). Dalam Word, nombor dalam bentuk tulennya dipaparkan (3000).
- Peratusan - biasanya, muncul sebagai nombor perpuluhan sepadan dengan peratus; dalam beberapa kes - nombor titik terapung. Contohnya, 30% yang diformatkan sebagai Peratus dalam Excel mungkin muncul sebagai 0.3 atau 0.299999999 dalam Word.
- Tarikh - muncul dalam format lalai yang ditetapkan dalam tetapan Wilayah anda. Dalam kes kami, tarikh Excel 20-Mei-22 diubah menjadi 20/5/2022 dalam Word.
Penyelesaian : Untuk Word memaparkan kod pos, tarikh, harga, peratusan dan nilai berangka lain dalam format yang betul, sambungkan ke buku kerja Excel anda menggunakan Pertukaran Data Dinamik (DDE).
Cara menggunakan Pertukaran Data Dinamik untuk menyambung ke helaian Excel
Sebelum memulakan cantuman mel, lakukan langkah berikut dalam Microsoft Word.
- Pergi ke Fail > Pilihan > Lanjutan .
- Tatal ke bawah ke bahagian Umum , pilih kotak semak Sahkan penukaran format fail semasa dibuka dan klik OK .
- Mulakan Cantuman Mel anda seperti biasa (langkah terperinci ada di sini). Apabila ia datang untuk memilih penerima, pilih Gunakan senarai sedia ada .
- Semak imbas ke hamparan anda, pilihnya dan klik Buka (atau klik dua kali pada fail) .
- Dalam kotak dialog Sahkan Sumber Data yang terbuka, tandai kotak Tunjukkan semua di penjuru kiri sebelah bawah, kemudian pilih Lembaran Kerja MS Excel melalui DDE (*.xls) dan klik OK .
- Klik Seluruh Hamparan dan OK .
Word mungkin mengambil masa yang agak lama untuk menyambung ke sumber data Excel anda melalui DDE, jadi harap bersabar - ini akan menjimatkan lebih banyak masa anda dalam jangka masa panjang :)
Petua. Untuk mengelakkan berbilang gesaan dipaparkan oleh Word setiap kali anda membuka fail data, kosongkan kotak semak Sahkan penukaran format fail semasa dibuka selepas menyambung ke senarai mel anda.
Kini, semua nilai angka dalam dokumen gabungan mel Word mengekalkan format asalnya. 
Cara memformat medan cantum mel tertentu
Menyambung ke lembaran kerja Excel melalui DDE ialah cara terpantas untuk menyelesaikan semua masalah pemformatan sekali gus. Jika penyelesaian ini tidak terpakai kepada anda atas sebab tertentu, anda boleh mengawal pemformatan data Excel dalam Word dengan menambahkan suis berangka (dahulunya dipanggil suis gambar) pada medan gabungan tertentu.
A suis berangka ialah sejenis topeng yang membolehkan anda memformatkan kandungan amedan dalam dokumen Word mengikut cara yang anda mahukan. Untuk menambah suis berangka, lakukan langkah berikut:
- Pilih medan gabungan yang formatnya ingin anda ubah. Ini boleh menjadi Tarikh , Mata Wang , Peratus atau beberapa medan lain.
- Tekan Shift + F9 untuk memaparkan pengekodan medan yang dipilih atau Alt + F9 untuk mendedahkan kod semua medan dalam dokumen anda. Kod medan generik kelihatan seperti { MERGEFIELD Name }.
- Tambahkan kod suis angka pada hujung medan.
- Dengan kursor diletakkan di mana-mana dalam medan, tekan F9 untuk mengemas kininya .
- Tekan Shift + F9 atau Alt + F9 sekali lagi untuk menyembunyikan kod medan, dan kemudian pratonton hasilnya.
Contoh berikut akan membawa anda melalui beberapa senario biasa.
Cantum mel: format nombor
Untuk mendapatkan nombor dipaparkan dalam format yang betul (sama atau berbeza daripada dalam fail Excel anda), gunakan kod suis angka berikut.
| Suis angka | Contoh | Penerangan |
| \# 0 | 3000 | Nombor bulat |
| \# ,0 | 3,000 | Nombor bulat dibundarkan dengan pemisah seribu |
| \# ,0.00 | 3,000.00 | Nombor dengan dua tempat perpuluhan dan pemisah seribu |
Sebagai contoh, untuk memformat nombor bulat dengan pemisah seribu, gunakan suis berangka \# ,0 jadi Nombor fie perubahan ldkepada:
{ MERGEFIELD Number\# ,0 } 
Cantum mel: format mata wang
Untuk memformat mata wang dalam cantuman mel, ini ialah kod untuk digunakan:
| Suis angka | Contoh | Penerangan |
| \# $,0 | $3,000 | Membulat seluruh dolar dengan seribu pemisah |
| \# $,0.00 | $3,000.00 | Dolar dengan dua tempat perpuluhan dan seribu pemisah |
| \# "$,0.00;($,0.00);'-'" | ($3,000.00) | Dolar, dengan tanda kurung di sekeliling nombor negatif dan tanda sempang untuk nilai sifar |
Sebagai contoh, untuk menggunakan format dolar dalam gabungan mel, tambahkan suis angka \# $,0 pada medan Mata Wang:
{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }
Akibatnya, nombor 3000 akan diformatkan sebagai $3,000 tanpa tempat perpuluhan. 
Petua. Contoh di atas adalah untuk gabungan mel format dolar . Daripada tanda dolar ($), anda boleh menggunakan mana-mana simbol mata wang lain, cth. € atau £ .
Gabungan mel: format peratusan
Cara anda memformat peratusan dalam dokumen cantuman mel Word bergantung pada cara nilai sumber diformatkan dalam helaian Excel anda.
Jika format Umum atau Nombor digunakan dalam Excel, nombor yang sepadan akan muncul dalam Word. Untuk memformatkan nombor tersebut sebagai peratus, tambahkan salah satu daripada suis angka berikut.
| Suis angka | Nilai Excel | Nilai perkataan | Perihalan |
| \#0.00% | 30 | 30.00% | Memformat nombor sebagai peratus dengan dua tempat perpuluhan |
| \# 0% | 30 | 30% | Memformat nombor sebagai peratus bulat bulat |
Sebagai contoh, untuk memformat nombor secara keseluruhan peratus, edit medan Peratus seperti berikut:
{ MERGEFIELD Percent\# 0% }
Hasilnya, nombor 50 diformatkan sebagai 50%. 
Jika format Peratus digunakan pada sel Excel, Word akan memaparkan nilai sebenar di belakang pemformatan peratusan, iaitu nombor perpuluhan. Sebagai contoh, nilai Excel 50% akan muncul sebagai 0.5 dalam Word. Untuk menukarnya kepada peratus, anda perlu terlebih dahulu mendarab perpuluhan dengan 100, dan kemudian menggunakan suis angka yang sesuai. Berikut ialah langkah terperinci:
- Pilih medan cantum yang anda mahu formatkan sebagai peratus, mis. «Peratus». Ambil perhatian, tanda petikan hendaklah disertakan dalam pemilihan.
- Tekan Ctrl + F9 untuk membalut medan yang dipilih dalam satu lagi seperti ini: { «Peratus» }
- Edit medan supaya anda dapatkan salah satu daripada yang berikut:
- Peratusan bulat: {=«Peratus»*100 \# 0%}
- Peratus dengan dua tempat perpuluhan: {=«Peratus»*100 \# 0.00 %}
- Letakkan kursor di mana-mana dalam medan dan tekan F9 untuk mengemas kininya.
Nota. Medan gabungan yang mengandungi formula akan memaparkan nilai, bukan nama medan, walaupun tidak dalam mod pratonton. Jangan risau, itu perangai biasa. Untuk memastikannilai tidak statik, klik anak panah dalam kumpulan Pratonton Keputusan untuk bertukar antara penerima. Untuk melihat kod medan, pilih nilai dan tekan kekunci Shift + F9 bersama-sama. Jika semuanya dilakukan dengan betul, anda akan melihat sesuatu seperti ini:
{ ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }
Cantum mel: format tarikh dan masa
Seperti nombor dan mata wang, anda boleh menukar format tarikh dalam cantuman mel dengan menggunakan suis angka. Jadual di bawah menyenaraikan kod untuk beberapa format tarikh/masa yang biasa digunakan.
| Suis angka | Contoh |
| \@ "M/h/yyyy" | 20/5/2022 |
| \@ "d-MMM-yyy"} | 20 -22 Mei |
| \@ "d MMMM tttt"} | 20 Mei 2014 |
| \@ "ddd, d MMMM yyyy" | Jumaat, 20 Mei 2022 |
| \@ "dddd, d MMMM yyyy" | Jumaat, 20 Mei 2022 |
| \@ "dddd, MMMM dd, tttt" | Jumaat, 20 Mei 2022 |
| \@ "h:mm AM /PM" | 10:45 PM |
| \@ "hh:mm" | 10:45 |
| \@ "hh:mm:ss" | 10:45:32 |
Sebagai contoh, untuk memohon tarikh penuh , tukar format medan cantuman Tarikh dengan cara ini:
{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" } 
Petua dan nota:
- Dalam suis angka tarikh/masa, huruf besar M digunakan untuk bulan dan huruf kecil m untuk minit.
- Selain daripada kod yang disenaraikan di atas, anda boleh menggunakan mana-mana format tarikh dan masa tersuai yang lain.
Cara menukar formattarikh dan masa semasa dalam gabungan mel Word
Untuk memasukkan tarikh hari ini dan masa semasa dalam dokumen gabungan mel, anda boleh menggunakan pintasan berikut:
- Alt + Shift + D - masukkan medan DATE yang memaparkan tarikh semasa.
- Alt + Shift + T - masukkan medan TIME yang memaparkan masa semasa.
Ini akan menambah tarikh dan masa dalam lalai format. Untuk menukarnya, anda boleh menggunakan suis berangka seperti yang diterangkan di atas. Atau anda boleh menggunakan pemformatan tarikh/masa yang diingini dalam cara visual.
- Pilih medan Tarikh atau Masa format yang anda ingin ubah .
- Tekan Shift + F9 untuk memaparkan pengekodan medan, yang mungkin kelihatan seperti { DATE \@ "M/d/yyyy" }
- Klik kanan medan yang dipilih dan pilih Edit Medan... daripada menu konteks.
- Dalam kotak dialog Difailkan , pilih format yang diingini untuk medan Tarikh dan klik OK .
Petua. Jika anda ingin mengekalkan pemformatan semasa kemas kini , pilih kotak semak yang sepadan di penjuru kanan sebelah bawah.
Cara untuk mengelakkan kehilangan sifar pendahuluan dalam gabungan mel
Dalam semua nilai berangka, sifar pendahuluan digugurkan semasa cantuman mel. Untuk kod zip dan nombor lain datang melalui cantuman mel tanpa kehilangan sifar, ia hendaklah diformatkan sebagai teks .
Untuk melakukannya, pilih lajur dengan nombor dan pilih Teks dalam NomborFormat kotak pada tab Laman Utama . 
Sebagai alternatif, anda boleh klik kanan lajur yang dipilih, dan kemudian klik Format Sel... . Dalam kotak dialog Format Sel yang terbuka, pada tab Nombor , pilih Teks dan kemudian klik OK . 
Nota penting! Jika format Khas (seperti Poskod) atau Tersuai (seperti 00000) digunakan pada sel Excel anda, menukarnya kepada format Teks akan menyebabkan sifar pendahuluan hilang. Selepas memformat sel sebagai Teks , anda perlu menyemak setiap sel dan menaip sifar yang hilang secara manual. Untuk mengelakkan tugas yang sukar ini, sambungkan ke helaian Excel anda melalui DDE. Ini akan mengekalkan format nombor Excel asal termasuk sifar sebelumnya.
Begitulah cara menyelesaikan isu pemformatan cantum mel dan memformatkan medan seperti yang anda mahu. Terima kasih kerana membaca!
