ટ્યુટોરીયલ બતાવે છે કે એક્સેલમાંથી વર્ડમાં મેઇલ મર્જ કરતી વખતે નંબરો, તારીખો, ટકાવારી અને ચલણનું ફોર્મેટિંગ કેવી રીતે રાખવું અથવા તેને તમારી પસંદ પ્રમાણે બદલવું.

અમારા એકમાં અગાઉના લેખો, અમે વ્યક્તિગત પત્રો અથવા ઇમેઇલ સંદેશાઓ મોકલવા માટે Excel થી Word પર કેવી રીતે મેઇલ મર્જ કરવું તે જોયું. જેમ જેમ તે બહાર આવ્યું છે, એક્સેલ વર્કશીટમાંથી દસ્તાવેજની રચનાને સ્વચાલિત કરવા માટે વર્ડના મેઇલ મર્જનો ઉપયોગ કરવાથી ઘણા પડકારો આવી શકે છે. અમુક ફીલ્ડ કદાચ ખોટા માહિતીથી ભરેલા અથવા ભરેલા ન હોય. એક્સેલમાં યોગ્ય રીતે ફોર્મેટ કરેલ નંબરો વર્ડ ડોક્યુમેન્ટમાં યોગ્ય રીતે દેખાશે નહીં. પિન કોડ આગળના શૂન્ય ગુમાવી શકે છે. નીચેની મુશ્કેલીનિવારણ ટીપ્સ તમને સામાન્ય મેઇલ મર્જ ફોર્મેટિંગ સમસ્યાઓને ઠીક કરવામાં મદદ કરશે.

મેઇલ મર્જ કેવી રીતે કરવું અને ફોર્મેટિંગ કેવી રીતે રાખવું

એક્સેલ વર્કશીટમાંથી મેઇલ મર્જ કરતી વખતે, કેટલાક તમારા આંકડાકીય ડેટા મર્જ દ્વારા આવ્યા પછી ફોર્મેટિંગ ગુમાવી શકે છે. સમસ્યા સામાન્ય રીતે ટકાવારી અથવા ચલણ તરીકે ફોર્મેટ કરાયેલ નંબરો અથવા પિન કોડ જેવા અગ્રણી શૂન્ય ધરાવતી સંખ્યાઓ સાથે થાય છે.

કારણ : મૂળભૂત રીતે, માઇક્રોસોફ્ટ વર્ડ OLE DB કનેક્શનનો ઉપયોગ કરે છે, જે ખેંચે છે. માહિતી પરંતુ ફોર્મેટ નથી. પરિણામે, વર્ડ ડોક્યુમેન્ટમાં, ડેટા તે ફોર્મેટમાં દેખાય છે જેમાં તે એક્સેલમાં આંતરિક રીતે સંગ્રહિત થાય છે, અને કોષો પર લાગુ કરેલા ફોર્મેટમાં નહીં.

સમસ્યાને સમજાવવા માટે, કૃપા કરીને આ પર એક નજર નાખો. એક્સેલ વર્કશીટમાં સ્ત્રોત ડેટા ફોર્મેટ્સ:

હવે, વર્ડ મેઇલ મર્જ દસ્તાવેજમાં શું થાય છે તે જુઓ:

• ઝિપ કોડ - આગળના શૂન્ય વિના દેખાય છે. એક્સેલમાં, અગ્રણી શૂન્ય પ્રદર્શિત થાય છે કારણ કે સેલમાં કસ્ટમ નંબર ફોર્મેટ હોય છે જેમ કે 00000. વર્ડમાં, અંતર્ગત મૂલ્ય (2451) દેખાય છે.
• ચલણ - ચલણ વિના દેખાય છે પ્રતીક, હજારો વિભાજક અને દશાંશ સ્થાનો. Excel માં, નંબર ચલણ ($3,000.00) તરીકે ફોર્મેટ થયેલ છે. વર્ડમાં, તેના શુદ્ધ સ્વરૂપમાં સંખ્યા પ્રદર્શિત થાય છે (3000).
• ટકાવારી - સામાન્ય રીતે, ટકાને અનુરૂપ દશાંશ સંખ્યા તરીકે દેખાય છે; કેટલાક કિસ્સાઓમાં - ફ્લોટિંગ-પોઇન્ટ નંબર. ઉદાહરણ તરીકે, Excel માં ટકા તરીકે ફોર્મેટ કરેલ 30% વર્ડમાં 0.3 અથવા 0.299999999 તરીકે દેખાઈ શકે છે.
• તારીખ - તમારા પ્રદેશ સેટિંગ્સમાં સેટ કરેલ ડિફોલ્ટ ફોર્મેટમાં દેખાય છે. અમારા કિસ્સામાં, એક્સેલની તારીખ 20-મે-22 વર્ડમાં 5/20/2022 માં પરિવર્તિત થઈ છે.

સોલ્યુશન : પોસ્ટલ કોડ, તારીખો, કિંમતો, ટકાવારી અને અન્ય આંકડાકીય મૂલ્યો યોગ્ય ફોર્મેટમાં, ડાયનેમિક ડેટા એક્સચેન્જ (DDE) નો ઉપયોગ કરીને તમારી એક્સેલ વર્કબુક સાથે કનેક્ટ કરો.

એક્સેલ શીટ સાથે કનેક્ટ કરવા માટે ડાયનેમિક ડેટા એક્સચેન્જનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો

મેલ મર્જ કરવાનું શરૂ કરતા પહેલા, Microsoft Word માં નીચેના પગલાં ભરો.

1. ફાઇલ > પર જાઓ. વિકલ્પો > એડવાન્સ્ડ .
2. સામાન્ય વિભાગ સુધી નીચે સ્ક્રોલ કરો, ચેક બોક્સ પસંદ કરો ઓપન પર ફાઇલ ફોર્મેટ કન્વર્ઝન કન્ફર્મ કરો અને ઓકે ક્લિક કરો.
3. તમારું મેઇલ મર્જ હંમેશની જેમ શરૂ કરો (વિગતવાર પગલાં અહીં છે). જ્યારે પ્રાપ્તકર્તાઓને પસંદ કરવાની વાત આવે છે, ત્યારે હાલની સૂચિનો ઉપયોગ કરો પસંદ કરો.
4. તમારી સ્પ્રેડશીટ પર બ્રાઉઝ કરો, તેને પસંદ કરો અને ખોલો ક્લિક કરો (અથવા ફાઇલ પર ડબલ-ક્લિક કરો) .
5. ખુલે છે તે ડેટા સ્ત્રોતની પુષ્ટિ કરો સંવાદ બોક્સમાં, નીચેના ડાબા ખૂણામાં બધું બતાવો બોક્સને ચેક કરો, પછી ડીડીઇ દ્વારા એમએસ એક્સેલ વર્કશીટ્સ પસંદ કરો. (*.xls) , અને ઓકે ક્લિક કરો.
6. સમગ્ર સ્પ્રેડશીટ અને ઓકે પર ક્લિક કરો.

DDE દ્વારા તમારા Excel ડેટા સ્ત્રોત સાથે કનેક્ટ થવામાં Word ને ઘણો સમય લાગી શકે છે, તેથી કૃપા કરીને ધીરજ રાખો - આ લાંબા ગાળે તમારો વધુ સમય બચાવશે :)

ટીપ. જ્યારે પણ તમે ડેટા ફાઇલ ખોલો ત્યારે વર્ડ દ્વારા પ્રદર્શિત થતા બહુવિધ પ્રોમ્પ્ટ્સને રોકવા માટે, તમારી મેઇલિંગ સૂચિ સાથે કનેક્ટ થયા પછી ઓપન પર ફાઇલ ફોર્મેટ કન્વર્ઝન કન્ફર્મ કરો ચેક બોક્સને સાફ કરો.

હવે, તમામ આંકડાકીય મૂલ્યો વર્ડ મેઇલ મર્જ દસ્તાવેજ તેમના મૂળ ફોર્મેટને જાળવી રાખે છે.

વિશિષ્ટ મેઇલ મર્જ ફીલ્ડ્સને કેવી રીતે ફોર્મેટ કરવું

DDE દ્વારા એક્સેલ વર્કશીટ સાથે કનેક્ટ કરવું એ તમામ ફોર્મેટિંગ સમસ્યાઓને એક જ વારમાં ઠીક કરવાની સૌથી ઝડપી રીત છે. જો આ સોલ્યુશન તમને કોઈ કારણસર લાગુ પડતું નથી, તો તમે ચોક્કસ મર્જ ફીલ્ડમાં સંખ્યાત્મક સ્વિચ (અગાઉ પિક્ચર સ્વિચ તરીકે ઓળખાતું હતું) ઉમેરીને વર્ડમાં એક્સેલ ડેટાના ફોર્મેટિંગને નિયંત્રિત કરી શકો છો.

A ન્યુમેરિક સ્વિચ એ એક પ્રકારનું માસ્ક છે જે તમનેતમે ઇચ્છો તે રીતે વર્ડ ડોક્યુમેન્ટમાં ફીલ્ડ કરો. સંખ્યાત્મક સ્વિચ ઉમેરવા માટે, આ પગલાંઓ કરો:

1. મર્જ ફીલ્ડ પસંદ કરો જેનું ફોર્મેટ તમે બદલવા માંગો છો. આ તારીખ , ચલણ , ટકા અથવા કોઈ અન્ય ફીલ્ડ હોઈ શકે છે.
2. પસંદ કરેલ ફીલ્ડનું કોડિંગ દર્શાવવા માટે Shift + F9 દબાવો અથવા તમારા ડોક્યુમેન્ટમાંના તમામ ફીલ્ડના કોડને એક્સપોઝ કરવા માટે Alt + F9. સામાન્ય ફીલ્ડ કોડ કંઈક { MERGEFIELD Name } જેવો દેખાય છે.
3. ફીલ્ડના અંતમાં આંકડાકીય સ્વીચ કોડ ઉમેરો.
4. ક્ષેત્રમાં ગમે ત્યાં કર્સર સ્થિત હોય, તેને અપડેટ કરવા માટે F9 દબાવો .
5. ફિલ્ડ કોડને છુપાવવા માટે ફરીથી Shift + F9 અથવા Alt + F9 દબાવો, અને પછી પરિણામનું પૂર્વાવલોકન કરો.

નીચેના ઉદાહરણો તમને અમુક લાક્ષણિક દૃશ્યોમાંથી પસાર કરશે.

મેઇલ મર્જ: નંબર ફોર્મેટ

સાચા ફોર્મેટમાં (તમારી એક્સેલ ફાઇલ કરતાં સમાન અથવા અલગ) નંબરો દેખાવા માટે, નીચેના આંકડાકીય સ્વીચ કોડ્સનો ઉપયોગ કરો.

ઉદાહરણ તરીકે, ફોર્મેટ કરવા માટે હજાર વિભાજક સાથેની સંપૂર્ણ સંખ્યા, સંખ્યાત્મક સ્વીચનો ઉપયોગ કરો \# ,0 જેથી નંબર ફી ld ફેરફારોમાટે:

{ MERGEFIELD Number\# ,0 }

મેલ મર્જ: ચલણ ફોર્મેટ

મેલ મર્જમાં ચલણને ફોર્મેટ કરવા માટે, આ કોડ્સનો ઉપયોગ કરવા માટે છે:

ઉદાહરણ તરીકે, મેઇલ મર્જમાં ડોલર ફોર્મેટ લાગુ કરવા માટે, ચલણ ફીલ્ડમાં આંકડાકીય સ્વિચ \# $,0 ઉમેરો:

{ MERGEFIELD Currency\# $,0 }

પરિણામે, નંબર 3000 દશાંશ સ્થાન વિના $3,000 તરીકે ફોર્મેટ થાય છે.

ટીપ. ઉપરોક્ત ઉદાહરણો મેઇલ મર્જ ડોલર ફોર્મેટ માટે છે. ડૉલર ચિહ્ન ($) ને બદલે, તમે કોઈપણ અન્ય ચલણ પ્રતીકોનો ઉપયોગ કરી શકો છો, દા.ત. € અથવા £ .

મેઇલ મર્જ: ટકાવારી ફોર્મેટ

તમે જે રીતે વર્ડ મેઇલ મર્જ દસ્તાવેજમાં ટકાવારીને ફોર્મેટ કરો છો તે સ્રોત મૂલ્યો કેવી રીતે નક્કી કરે છે તેના પર આધાર રાખે છે તમારી એક્સેલ શીટમાં ફોર્મેટ કરેલ છે.

જો એક્સેલમાં સામાન્ય અથવા નંબર ફોર્મેટનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે, તો વર્ડમાં અનુરૂપ નંબર દેખાશે. તે સંખ્યાને ટકા તરીકે ફોર્મેટ કરવા માટે, નીચેના આંકડાકીય સ્વિચમાંથી એક ઉમેરો.

ઉદાહરણ તરીકે, સંખ્યાને ફોર્મેટ કરવા માટે સંપૂર્ણ ટકાવારી તરીકે, નીચે પ્રમાણે ટકા ફીલ્ડમાં ફેરફાર કરો:

{ MERGEFIELD Percent\# 0% }

પરિણામે, 50 નંબર 50% તરીકે ફોર્મેટ થાય છે.

જો ટકા ફોર્મેટ એક્સેલ કોષો પર લાગુ કરવામાં આવે છે, તો વર્ડ ટકાવારીના ફોર્મેટિંગની પાછળ એક વાસ્તવિક મૂલ્ય પ્રદર્શિત કરશે, જે દશાંશ સંખ્યા છે. ઉદાહરણ તરીકે, 50% નું એક્સેલ મૂલ્ય વર્ડમાં 0.5 તરીકે દેખાશે. તેને ટકામાં રૂપાંતરિત કરવા માટે, તમારે પહેલા દશાંશને 100 વડે ગુણાકાર કરવાની જરૂર છે, અને પછી યોગ્ય આંકડાકીય સ્વીચનો ઉપયોગ કરો. અહીં વિગતવાર પગલાંઓ છે:

1. તમે ટકા તરીકે ફોર્મેટ કરવા માંગો છો તે મર્જ ફીલ્ડ પસંદ કરો, દા.ત. "ટકા". નોંધ, અવતરણ ચિહ્નો પસંદગીમાં સમાવિષ્ટ હોવા જોઈએ.
2. પસંદ કરેલ ફીલ્ડને આની જેમ બીજામાં લપેટવા માટે Ctrl + F9 દબાવો: { «ટકા»
3. ફિલ્ડને સંપાદિત કરો જેથી કરીને તમે નીચેનામાંથી એક મેળવો:
   • ગોળાકાર પૂર્ણ ટકા: {=«ટકા»*100 \# 0%
   • બે દશાંશ સ્થાનો સાથેની ટકાવારી: {=«ટકા»*100 \# 0.00 %
4. ક્ષેત્રમાં ગમે ત્યાં કર્સર મૂકો અને તેને અપડેટ કરવા માટે F9 દબાવો.

   નોંધ. ફોર્મ્યુલા ધરાવતું મર્જ ફીલ્ડ મૂલ્ય પ્રદર્શિત કરશે, ફીલ્ડનું નામ નહીં, પછી ભલે તે પૂર્વાવલોકન મોડમાં ન હોય. ચિંતા કરશો નહીં, તે સામાન્ય વર્તન છે. તેની ખાતરી કરવા માટેમૂલ્ય સ્થિર નથી, પ્રાપ્તકર્તાઓ વચ્ચે સ્વિચ કરવા માટે પરિણામોનું પૂર્વાવલોકન જૂથમાં તીરો પર ક્લિક કરો. ફીલ્ડ કોડ જોવા માટે, મૂલ્ય પસંદ કરો અને Shift + F9 કીને એકસાથે દબાવો. જો બધું યોગ્ય રીતે થયું હોય, તો તમે આના જેવું કંઈક જોશો:

   { ={MERGEFIELD Percent }*100 \# 0% }

મેઇલ મર્જ: તારીખ અને સમય ફોર્મેટ

નંબર અને ચલણની જેમ, તમે આંકડાકીય સ્વીચનો ઉપયોગ કરીને મેઇલ મર્જમાં તારીખ ફોર્મેટ બદલી શકો છો. નીચેનું કોષ્ટક થોડા સામાન્ય રીતે ઉપયોગમાં લેવાતા તારીખ/સમય ફોર્મેટ માટે કોડની યાદી આપે છે.

ઉદાહરણ તરીકે, સંપૂર્ણ તારીખ લાગુ કરવા ફોર્મેટ, તારીખ મર્જ ફીલ્ડ ફોર્મેટને આ રીતે બદલો:

{ MERGEFIELD Date\@ "dddd, MMMM dd, yyyy" }

ટીપ્સ અને નોંધો:

• તારીખ/સમયના આંકડાકીય સ્વિચમાં, અપરકેસ M નો ઉપયોગ મહિનાઓ માટે અને લોઅરકેસ m મિનિટ માટે થાય છે.
• ઉપર સૂચિબદ્ધ કોડ સિવાય, તમે કોઈપણ અન્ય કસ્ટમ તારીખ અને સમય ફોર્મેટનો ઉપયોગ કરી શકો છો.

નું ફોર્મેટ કેવી રીતે બદલવુંવર્ડ મેઈલ મર્જમાં વર્તમાન તારીખ અને સમય

મેઈલ મર્જ ડોક્યુમેન્ટમાં આજની તારીખ અને વર્તમાન સમય દાખલ કરવા માટે, તમે નીચેના શોર્ટકટનો ઉપયોગ કરી શકો છો:

• Alt + Shift + D - insert DATE ફીલ્ડ જે વર્તમાન તારીખ દર્શાવે છે.
• Alt + Shift + T - વર્તમાન સમય દર્શાવે છે તે TIME ફીલ્ડ દાખલ કરો.

આ ડિફોલ્ટમાં તારીખ અને સમય ઉમેરશે ફોર્મેટ તેને બદલવા માટે, તમે ઉપર વર્ણવ્યા પ્રમાણે સંખ્યાત્મક સ્વીચનો ઉપયોગ કરી શકો છો. અથવા તમે ઇચ્છિત તારીખ/સમય ફોર્મેટિંગને વિઝ્યુઅલ રીતે લાગુ કરી શકો છો.

1. તમે જે ફોર્મેટને બદલવા માંગો છો તે તારીખ અથવા સમય ફીલ્ડ પસંદ કરો. .
2. ફિલ્ડ કોડિંગ દર્શાવવા માટે Shift + F9 દબાવો, જે કંઈક { DATE \@ "M/d/yyyy" જેવું દેખાઈ શકે છે
3. પસંદ કરેલ ફીલ્ડ પર જમણું-ક્લિક કરો અને <12 પસંદ કરો સંદર્ભ મેનૂમાંથી>ફીલ્ડ સંપાદિત કરો… .
4. ફાઇલ કરેલ સંવાદ બોક્સમાં, તારીખ ફીલ્ડ માટે ઇચ્છિત ફોર્મેટ પસંદ કરો અને ઓકે ક્લિક કરો.

   ટીપ. જો તમે અપડેટ્સ દરમિયાન ફોર્મેટિંગ સાચવવા માંગો છો , તો નીચેના જમણા ખૂણે અનુરૂપ ચેક બોક્સ પસંદ કરો.

મેઇલ મર્જમાં આગળના શૂન્યને ગુમાવવાનું કેવી રીતે ટાળવું

તમામ આંકડાકીય મૂલ્યોમાં, મેઇલ મર્જ દરમિયાન અગ્રણી શૂન્ય છોડવામાં આવે છે. પિન કોડ અને અન્ય નંબરો શૂન્ય ગુમાવ્યા વિના મેઇલ મર્જ દ્વારા આવે તે માટે, તેને ટેક્સ્ટ તરીકે ફોર્મેટ કરવું જોઈએ.

તે પૂર્ણ કરવા માટે, નંબરો સાથે કૉલમ પસંદ કરો અને પસંદ કરો. નંબરમાં ટેક્સ્ટ કરો હોમ ટેબ પર બોક્સને ફોર્મેટ કરો.

વૈકલ્પિક રીતે, તમે પસંદ કરેલ કૉલમ પર જમણું-ક્લિક કરી શકો છો, અને પછી કોષોને ફોર્મેટ કરો... ક્લિક કરો. ખુલે છે તે કોષોને ફોર્મેટ કરો સંવાદ બોક્સમાં, નંબર ટેબ પર, ટેક્સ્ટ પસંદ કરો, અને પછી ઓકે ક્લિક કરો.

મહત્વપૂર્ણ નોંધ! જો ખાસ (જેમ કે ઝિપ કોડ) અથવા કસ્ટમ (જેમ કે 00000) ફોર્મેટ તમારા એક્સેલ કોષો પર લાગુ થાય છે, તો તેને ટેક્સ્ટ ફોર્મેટમાં બદલવાથી આગળના શૂન્ય અદૃશ્ય થઈ જશે. કોષોને ટેક્સ્ટ તરીકે ફોર્મેટ કર્યા પછી, તમારે દરેક કોષની સમીક્ષા કરવી પડશે અને ખૂટતા શૂન્યને મેન્યુઅલી લખવું પડશે. આ મુશ્કેલ કાર્યને ટાળવા માટે, DDE દ્વારા તમારી એક્સેલ શીટ સાથે કનેક્ટ કરો. આ અગાઉના શૂન્ય સહિત મૂળ એક્સેલ નંબર ફોર્મેટને જાળવી રાખશે.

આ રીતે મેઇલ મર્જ ફોર્મેટિંગ સમસ્યાઓનો ઉકેલ લાવવા અને તમે ઇચ્છો તે રીતે ફીલ્ડ્સને ફોર્મેટ કરો. વાંચવા બદલ આભાર!