Imparate a stampare i fogli di calcolo di Excel esattamente come desiderate: stampa di una selezione, di un foglio o dell'intera cartella di lavoro, su una pagina o su più pagine, con interruzioni di pagina, linee di griglia, titoli e molto altro ancora.

Vivendo in un mondo digitale, abbiamo ancora bisogno di una copia stampata di tanto in tanto. A prima vista, stampare i fogli di calcolo di Excel è facilissimo: basta fare clic sul tasto Stampa In realtà, un foglio ben organizzato e ben formattato, che sembra perfetto su un monitor, spesso è un pasticcio su una pagina stampata, perché i fogli di lavoro di Excel sono stati progettati per essere visualizzati e modificati comodamente sullo schermo, non per stare su un foglio di carta.

Questa esercitazione ha lo scopo di aiutarvi a ottenere copie cartacee perfette dei vostri documenti Excel. I nostri suggerimenti funzionano per tutte le versioni di Excel per Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 e inferiori.

Come stampare un foglio di calcolo Excel

Per cominciare, forniremo istruzioni di alto livello su come stampare in Excel e poi daremo un'occhiata più da vicino alle funzioni più importanti e utili.

Per stampare un foglio di lavoro di Excel, è necessario procedere in questo modo:

1. Nel foglio di lavoro, fare clic su File > Stampa oppure premere Ctrl + P. In questo modo si accede alla finestra Anteprima di stampa.
2. Nel Copie inserire il numero di copie che si desidera ottenere.
3. Sotto Stampante , scegliere la stampante da utilizzare.
4. Sotto Impostazioni , specificare esattamente cosa stampare e configurare i margini della pagina, l'orientamento, il formato della carta, ecc.
5. Fare clic sul pulsante Stampa pulsante.

Scegliere cosa stampare: selezione, foglio o intera cartella di lavoro.

Per indicare a Excel quali dati e oggetti devono essere inclusi nella stampa, in Impostazioni , fare clic sulla freccia accanto a Stampa dei fogli attivi e scegliere una delle seguenti opzioni:

Di seguito troverete una breve spiegazione di ciascuna impostazione mostrata nell'immagine precedente e di come utilizzarla correttamente.

Selezione stampa / gamma

Per stampare solo un intervallo specifico di celle, evidenziarlo nel foglio e scegliere Selezione della stampa Per selezionare non adiacente celle o intervalli, tenere premuto il tasto Ctrl durante la selezione.

Stampare l'intero foglio (o i fogli)

Per stampare il foglio intero che avete attualmente aperto, scegliete Stampa dei fogli attivi .

Per stampare fogli multipli , fare clic sulle schede del foglio tenendo premuto il tasto Ctrl, quindi scegliere Stampa dei fogli attivi .

Stampa l'intera cartella di lavoro

Per stampare tutti i fogli nella cartella di lavoro corrente, selezionare Stampa l'intera cartella di lavoro .

Stampa tabella Excel

Per stampare una tabella di Excel, fare clic su una cella qualsiasi della tabella, quindi scegliere Stampa della tabella selezionata Questa opzione appare solo quando è selezionata la tabella o una sua parte.

Come stampare lo stesso intervallo in più fogli

Quando si lavora con fogli di lavoro strutturati in modo identico, come le fatture o i rapporti di vendita, è ovvio che si voglia stampare la stessa rabbia in tutti i fogli. Ecco il modo più veloce per farlo:

1. Aprire il primo foglio e selezionare l'intervallo da stampare.
2. Tenendo premuto il tasto Ctrl, fare clic sulle schede degli altri fogli da stampare. Per selezionare fogli adiacenti, fare clic sulla scheda del primo foglio, tenere premuto il tasto Shift e fare clic sulla scheda dell'ultimo foglio.
3. Fare clic su Ctrl + P e scegliere Selezione della stampa nell'elenco a discesa sotto Impostazioni .
4. Fare clic sul pulsante Stampa pulsante.

Suggerimento: per assicurarsi che Excel stampi i dati desiderati, controllare il numero di pagine in fondo alla pagina. Anteprima Se è stato selezionato un solo intervallo per foglio, il numero di pagine dovrebbe corrispondere al numero di fogli selezionati. Se sono stati selezionati due o più intervalli, ciascuno verrà stampato su una pagina separata, quindi moltiplicare il numero di fogli per il numero di intervalli. Per un controllo completo, utilizzare le frecce destra e sinistra per scorrere le anteprime delle pagine stampabili.

Suggerimento: per impostare l'area di stampa in più fogli, è possibile utilizzare le macro Area di stampa.

Come stampare un foglio di calcolo Excel su una sola pagina

Per impostazione predefinita, Excel stampa i fogli nelle loro dimensioni reali. Pertanto, più grande è il foglio di lavoro, più pagine occuperà. Per stampare un foglio Excel su una sola pagina, scegliere una delle seguenti opzioni Opzioni di scalatura che risiedono alla fine del Impostazioni nella sezione Anteprima di stampa finestra:

• Foglio di montaggio su una pagina - Questo ridurrà il foglio in modo da farlo stare in una sola pagina.
• Inserire tutte le colonne in una pagina - Questo stampa tutte le colonne su una pagina, mentre le righe possono essere suddivise su più pagine.
• Inserire tutte le righe in una pagina - Questo stampa tutte le righe su una sola pagina, ma le colonne possono estendersi su più pagine.

A rimuovere il ridimensionamento , scegliere Nessun ridimensionamento nell'elenco delle opzioni.

Fare molta attenzione quando si stampa su una sola pagina: in un foglio enorme, la stampa potrebbe diventare illeggibile. Per verificare la quantità di scala effettivamente utilizzata, fare clic su Opzioni di scala personalizzate... Si aprirà la finestra Impostazione della pagina in cui si guarda il numero nella finestra di dialogo Regolare su box:

Se il Regolare su Se il numero di pixel è basso, la copia stampata sarà difficilmente leggibile. In questo caso, potrebbero essere utili le seguenti regolazioni:

• Cambiare l'orientamento della pagina . il valore predefinito Ritratto funziona bene per i fogli di lavoro che hanno più righe che colonne. Se il foglio ha più colonne che righe, cambiare l'orientamento della pagina in Paesaggio .
• Regolare i margini Più piccoli sono i margini, più spazio ci sarà per i dati.
• Specificare il numero di pagine Per stampare un foglio di calcolo Excel su un numero predefinito di pagine, nella finestra di dialogo Pagina della scheda Impostazione della pagina sotto la voce Scala inserire il numero di pagine in entrambi i campi Adatta a Si noti che questa opzione ignora le interruzioni di pagina manuali.

Stampa su file: salva l'output per un uso successivo

Stampa su file è una delle funzioni di stampa di Excel più raramente utilizzate e sottovalutata da molti. In breve, questa opzione salva l'output in un file invece di inviarlo a una stampante.

Perché si vuole stampare su file? Per risparmiare tempo quando sono necessarie altre copie stampate dello stesso documento. L'idea è quella di configurare le impostazioni di stampa (margini, orientamento, interruzioni di pagina, ecc.) una sola volta e di salvare il risultato in un documento .pdf. La volta successiva che si ha bisogno di una copia cartacea, basta aprire il file .pdf e premere Stampa .

Vediamo come funziona:

1. Sul Layout di pagina configurare le impostazioni di stampa richieste e premere Ctrl + P .
2. Nel Anteprima di stampa aprire la finestra Stampante e selezionare Stampa su file .
3. Fare clic sul pulsante Stampa pulsante.
4. Scegliere dove salvare un file .png contenente l'output.

Anteprima di stampa in Excel

È sempre una buona idea visualizzare l'anteprima degli output prima della stampa per evitare risultati inaspettati. Esistono due modi per accedere all'anteprima di stampa in Excel:

• Cliccare File > Stampa .
• Premere la scorciatoia per l'anteprima di stampa Ctrl + P o Ctrl + F2 .

L'anteprima di stampa di Excel è uno strumento estremamente utile per risparmiare carta, inchiostro e nervi: non solo mostra esattamente come appariranno i fogli di lavoro sulla carta, ma consente anche di apportare alcune modifiche direttamente nella finestra di anteprima:

• Per visualizzare l'anteprima del prossimo e pagine precedenti Le frecce appaiono solo quando un foglio o un intervallo selezionato contiene più di una pagina stampata di dati.
• Per visualizzare la pagina margini , fare clic sul pulsante Mostra i margini Per rendere i margini più ampi o più stretti, è sufficiente trascinarli con il mouse. È inoltre possibile regolare il valore di larghezza della colonna trascinando le maniglie nella parte superiore o inferiore della finestra di anteprima di stampa.
• Sebbene l'Anteprima di stampa di Excel non disponga di un cursore per lo zoom, è possibile utilizzare la comune scorciatoia Ctrl + rotella di scorrimento per fare una piccola zoom Per tornare alle dimensioni originali, fare clic sul pulsante Zoom sulla pagina nell'angolo in basso a destra.

Per uscire Anteprima di stampa e tornare al foglio di lavoro, fare clic sulla freccia nell'angolo in alto a sinistra della finestra di dialogo Anteprima di stampa finestra.

Opzioni e funzioni di stampa di Excel

Le impostazioni di stampa utilizzate più di frequente sono disponibili nella finestra Anteprima di stampa descritta in precedenza. Un numero ancora maggiore di opzioni è disponibile nella finestra Layout di pagina della barra multifunzione di Excel:

Oltre a configurare i margini di pagina e il formato della carta, qui è possibile inserire e rimuovere le interruzioni di pagina, impostare l'area di stampa, nascondere e mostrare le linee di griglia, specificare le righe e le colonne da ripetere su ogni pagina stampata e altro ancora.

Le opzioni avanzate per le quali non c'è spazio sulla barra multifunzione sono disponibili nella finestra di dialogo Impostazione della pagina Per aprirla, fare clic sul lanciatore di dialogo nel Impostazione della pagina gruppo sul Layout di pagina scheda.

Nota. Impostazione della pagina La finestra di dialogo può essere aperta anche dalla finestra Anteprima di stampa. In questo caso, alcune delle opzioni, ad esempio Area di stampa o Righe da ripetere in alto Per abilitare queste funzioni, aprire la finestra di dialogo Impostazione pagina dal pannello di controllo Layout di pagina scheda.

Area di stampa di Excel

Per fare in modo che Excel stampi una parte specifica del foglio di calcolo e non tutti i dati, impostate l'area di stampa. Ecco come fare:

1. Selezionare uno o più intervalli da stampare.
2. Sul Layout di pagina nella scheda Impostazione della pagina gruppo, fare clic su Area di stampa > Impostare l'area di stampa .

Il Area di stampa L'impostazione viene salvata quando si salva la cartella di lavoro. Pertanto, ogni volta che si stampa questo particolare foglio, la copia cartacea includerà solo l'area di stampa.

Per ulteriori informazioni, vedere Come impostare l'area di stampa in Excel.

Come aggiungere un pulsante di stampa alla barra degli strumenti di accesso rapido di Excel

Se si stampa spesso in Excel, può essere comodo avere il comando Stampa nella barra degli strumenti di accesso rapido. A tale scopo, è sufficiente procedere come segue:

1. Fare clic sul pulsante Personalizzare la barra degli strumenti di accesso rapido (la freccia rivolta verso il basso all'estrema destra della barra degli strumenti di accesso rapido).
2. Nell'elenco dei comandi visualizzati, selezionare Anteprima di stampa e stampa . Fatto!

Come inserire le interruzioni di pagina in Excel

Quando si stampa un foglio di calcolo di grandi dimensioni, è possibile controllare la suddivisione dei dati su più pagine inserendo delle interruzioni di pagina. Ecco come funziona:

1. Fare clic sulla riga o sulla colonna che si desidera spostare in una nuova pagina.
2. Sul Layout di pagina nella scheda Impostazione della pagina gruppo, fare clic su Pause > Inserire l'interruzione di pagina .

Viene inserita un'interruzione di pagina. Per vedere visivamente quali dati ricadono nelle diverse pagine, passare alla finestra di dialogo Vista e abilitare Anteprima dell'interruzione di pagina .

Se si desidera modificare la posizione di una determinata interruzione di pagina, muoversi trascinando la linea di interruzione.

Per ulteriori informazioni, vedere Come inserire e rimuovere le interruzioni di pagina in Excel.

Come stampare le formule in Excel

Per far sì che Excel stampi le formule invece dei risultati calcolati, è sufficiente mostrare la formula in un foglio di lavoro e poi stamparla come di consueto.

Per farlo, passare all'opzione Formule e fare clic sulla scheda Mostra formule nella sezione Formula di revisione gruppo.

Come stampare un grafico in Excel

Per stampare solo un grafico senza dati del foglio di lavoro , selezionare il grafico di interesse e premere Ctrl + P . Nella finestra di dialogo Anteprima di stampa si vedrà un'anteprima del grafico sulla destra e la finestra Stampa del grafico selezionato opzione selezionata in Impostazioni Se l'anteprima è quella desiderata, fare clic su Stampa ; in caso contrario, regolare le impostazioni:

Suggerimenti e note:

• Per stampare tutto il contenuto di un foglio, compreso il grafico, premere Ctrl + P senza selezionare nulla nel foglio e assicurarsi che il campo Stampa dei fogli attivi è stata scelta l'opzione Impostazioni .
• Non è possibile regolare il scalare di un grafico nel Anteprima di stampa Se si desidera che il grafico stampato si adatti alla finestra pagina intera , ridimensionare il grafico per ingrandirlo.

Come stampare le griglie in Excel

Per impostazione predefinita, tutti i fogli di lavoro vengono stampati senza linee di griglia. Se volete stampare un foglio di lavoro Excel con linee tra le celle, ecco cosa dovete fare:

1. Passare alla schermata Layout di pagina scheda.
2. nel Opzioni del foglio gruppo, sotto Linee di griglia , controllare il Stampa scatola.

Come modificare il colore delle griglie stampate? Le istruzioni dettagliate si trovano in Come far stampare le griglie in Excel.

Come stampare i titoli in Excel

In un foglio Excel di più pagine, capire il significato di questo o quel dato può essere complicato. Il Titoli di stampa consente di visualizzare le intestazioni delle colonne e delle righe su ogni pagina stampata, facilitando così la lettura di una copia stampata.

Per ripetere la riga o la colonna di intestazione su ogni pagina stampata, procedere come segue:

1. Sul Layout di pagina nella scheda Impostazione della pagina gruppo, fare clic su Titoli di stampa .
2. Sul Foglio della scheda Impostazione della pagina nella finestra di dialogo, alla voce Titoli di stampa , specificare quali righe ripetere in alto e/o quali colonne ripetere a sinistra.
3. Al termine, fare clic su OK .

Per ulteriori informazioni, vedere Come stampare le intestazioni di riga e di colonna su ogni pagina.

Come stampare i commenti in Excel

Nel caso in cui gli appunti non siano meno importanti dei dati del foglio di calcolo, si consiglia di riportare i commenti anche su carta. A tal fine, procedere come segue:

1. Sul Layout di pagina nella scheda Impostazione della pagina gruppo, fare clic sul lanciatore di dialogo (una piccola freccia nell'angolo inferiore destro di un gruppo).
2. Nel Impostazione della pagina passare alla finestra Foglio fare clic sulla freccia accanto a Commenti e scegliere la modalità di stampa:

Per maggiori dettagli, vedere Come stampare i commenti in Excel.

Come stampare etichette di indirizzi da Excel

Per stampare etichette postali da Excel, utilizzate la funzione Mail Merge. Preparatevi a un po' di tempo per ottenere le etichette giuste al primo tentativo. I passaggi dettagliati con molti suggerimenti utili si trovano in questo tutorial: Come creare e stampare etichette da Excel.