Leer hoe u Excel-spreadsheets precies kunt afdrukken zoals u wilt - selectie, blad of hele werkmap afdrukken, op één pagina of meerdere pagina's, met de juiste pagina-einden, rasterlijnen, titels en nog veel meer.

In een digitale wereld hebben we nog steeds af en toe een gedrukt exemplaar nodig. Op het eerste gezicht is het afdrukken van Excel-spreadsheets supergemakkelijk. Klik gewoon op de knop Afdrukken In werkelijkheid is een goed georganiseerd en mooi opgemaakt werkblad dat er goed uitziet op een beeldscherm vaak een rommeltje op een afgedrukte pagina. Dat komt omdat Excel-werkbladen zijn ontworpen om gemakkelijk op het scherm te worden bekeken en bewerkt, niet om op een vel papier te passen.

Deze tutorial is bedoeld om u te helpen perfecte harde kopieën van uw Excel-documenten te krijgen. Onze tips werken voor alle versies van Excel voor Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 en lager.

Hoe Excel-spreadsheet afdrukken

Om te beginnen geven we instructies op hoog niveau over hoe u in Excel kunt afdrukken, en vervolgens gaan we dieper in op de belangrijkste en nuttigste functies.

Om een Excel-werkblad af te drukken, moet u het volgende doen:

1. Klik in uw werkblad op Bestand > Afdrukken of druk op Ctrl + P . Zo komt u in het venster Afdrukvoorbeeld.
2. In de Kopieën vakje, voer het aantal gewenste exemplaren in.
3. Onder Printer kies je welke printer je wilt gebruiken.
4. Onder Instellingen Geef precies aan wat u wilt afdrukken en configureer de paginamarges, oriëntatie, papierformaat, enz.
5. Klik op de Afdrukken knop.

Kies wat u wilt afdrukken: selectie, blad of hele werkmap

Om Excel te vertellen welke gegevens en objecten in de afdruk moeten worden opgenomen, onder Instellingen Klik op de pijl naast Actieve vellen afdrukken en kies een van deze opties:

Hieronder vindt u een korte uitleg van elke instelling in de bovenstaande schermafbeelding en hoe u ze correct gebruikt.

Print selectie / bereik

Om alleen een specifieke reeks cellen af te drukken, markeert u deze op het blad en kiest u vervolgens Print Selectie Om te kiezen niet-aangrenzend cellen of bereiken, houd de Ctrl-toets ingedrukt terwijl u selecteert.

Hele blad(en) afdrukken

Om de geheel vel die je momenteel open hebt staan, kies Actieve vellen afdrukken .

Afdrukken meerdere bladen , klik op de tabbladen terwijl u de Ctrl-toets ingedrukt houdt, en kies dan Actieve vellen afdrukken .

Volledige werkmap afdrukken

Afdrukken alle bladen in de huidige werkmap, selecteer Gehele werkboek afdrukken .

Excel-tabel afdrukken

Om een Excel-tabel af te drukken, klikt u op een cel in uw tabel en kiest u vervolgens Geselecteerde tabel afdrukken Deze optie verschijnt alleen wanneer de tabel of het deel ervan is geselecteerd.

Hoe hetzelfde bereik op meerdere bladen afdrukken

Wanneer u werkt met identiek gestructureerde werkbladen, zoals facturen of verkooprapporten, zult u vanzelfsprekend in alle bladen dezelfde rage willen afdrukken. Dit is de snelste manier om dat te doen:

1. Open het eerste blad en selecteer het af te drukken bereik.
2. Terwijl u de Ctrl-toets ingedrukt houdt, klikt u op andere tabbladen die moeten worden afgedrukt. Om aangrenzende bladen te selecteren, klikt u op het eerste tabblad, houdt u de Shift-toets ingedrukt en klikt u op het laatste tabblad.
3. Klik op Ctrl + P en kies Print Selectie in de keuzelijst rechts onder Instellingen .
4. Klik op de Afdrukken knop.

Tip. Om er zeker van te zijn dat Excel de gewenste gegevens gaat afdrukken, controleert u het aantal pagina's onderaan de Voorbeeld sectie. Als u slechts één bereik per vel hebt geselecteerd, moet het aantal pagina's overeenkomen met het aantal geselecteerde vellen. Als er twee of meer bereiken zijn geselecteerd, wordt elk op een aparte pagina afgedrukt, dus vermenigvuldigt u het aantal vellen met het aantal bereiken. Voor volledige controle gebruikt u de pijlen naar rechts en naar links om door elk afdrukbaar paginavoorbeeld te gaan.

Tip. Om het afdrukgebied in meerdere bladen in te stellen, kunt u deze afdrukgebiedmacro's gebruiken.

Hoe Excel-spreadsheet op één pagina afdrukken

Excel drukt standaard bladen op ware grootte af. Dus hoe groter uw werkblad, hoe meer pagina's het in beslag neemt. Om een Excel-blad op één pagina af te drukken, kiest u een van de volgende mogelijkheden Schalen die aan het eind van de Instellingen sectie in de Afdrukvoorbeeld raam:

• Pasblad op één pagina - dit zal het blad verkleinen zodat het op één pagina past.
• Alle kolommen op één pagina - worden alle kolommen op één pagina afgedrukt, terwijl de rijen over verschillende pagina's kunnen worden verdeeld.
• Alle rijen op één pagina - worden alle rijen op één pagina afgedrukt, maar de kolommen kunnen zich over meerdere pagina's uitstrekken.

Naar schaling verwijderen kies Geen schaling in de lijst met opties.

Wees zeer voorzichtig bij het afdrukken op één pagina - in een groot vel kan uw afdruk onleesbaar worden. Om te controleren hoeveel schaling er daadwerkelijk wordt gebruikt, klikt u op Aangepaste schaalopties... Dit opent de Pagina instelling dialoogvenster, waar je kijkt naar het nummer in de Aanpassen aan doos:

Als de Aanpassen aan In dat geval kunnen de volgende aanpassingen nuttig zijn:

• Pagina oriëntatie wijzigen De standaard Portret oriëntatie werkt goed voor werkbladen met meer rijen dan kolommen. Als uw blad meer kolommen dan rijen heeft, wijzigt u de paginarichting in Landschap .
• Marges aanpassen Hoe kleiner de marges, hoe meer ruimte er is voor uw gegevens.
• Geef het aantal pagina's op Om een Excel-spreadsheet af te drukken op een vooraf bepaald aantal pagina's, op het Pagina tabblad van de Pagina instelling dialoog, onder Schalen voer het aantal pagina's in zowel Geschikt voor Let op: bij gebruik van deze optie worden eventuele handmatige pagina-einden genegeerd.

Afdrukken naar bestand - bewaar de uitvoer voor later gebruik

Afdrukken naar bestand is een van de meest zelden gebruikte Excel afdrukfuncties die door velen wordt onderschat. Kort gezegd, deze optie slaat uitvoer op in een bestand in plaats van het naar een printer te sturen.

Waarom zou u naar een bestand willen afdrukken? Om tijd te besparen wanneer u extra kopieën van hetzelfde document nodig hebt. Het idee is dat u de afdrukinstellingen (marges, oriëntatie, pagina-einden, enz.) slechts eenmaal configureert en de uitvoer opslaat in een pdf-document. De volgende keer dat u een papieren versie nodig hebt, opent u gewoon dat pdf-bestand en drukt u op Afdrukken .

Laten we eens kijken hoe dat werkt:

1. Op de Pagina-indeling tabblad, configureer de vereiste afdrukinstellingen en druk op Ctrl + P .
2. In de Afdrukvoorbeeld venster, open de Printer en selecteer Afdrukken naar bestand .
3. Klik op de Afdrukken knop.
4. Kies waar u een .png-bestand met de uitvoer wilt opslaan.

Afdrukvoorbeeld in Excel

Het is altijd een goed idee om een afdrukvoorbeeld te bekijken voordat u afdrukt, om onverwachte resultaten te voorkomen. Er zijn een paar manieren om het afdrukvoorbeeld in Excel te openen:

• Klik op Bestand > Afdrukken .
• Druk op de sneltoets voor het afdrukvoorbeeld Ctrl + P of Ctrl + F2 .

Excel Afdrukvoorbeeld is een uiterst nuttig hulpmiddel voor het besparen van papier, inkt en zenuwen. Het laat niet alleen precies zien hoe uw werkbladen er op papier uitzien, maar maakt het ook mogelijk om bepaalde wijzigingen rechtstreeks in het voorbeeldvenster aan te brengen:

• Om de volgende en vorige pagina's De pijlen verschijnen alleen wanneer een geselecteerd blad of bereik meer dan één afgedrukte pagina met gegevens bevat.
• Pagina weergeven marges klik op de Marges tonen Om de marges breder of smaller te maken, versleept u ze gewoon met de muis. U kunt ook de kolombreedte door de handvatten bovenaan of onderaan het afdrukvoorbeeldvenster te verslepen.
• Hoewel Excel Afdrukvoorbeeld geen zoomschuif heeft, kunt u met een veelgebruikte sneltoets Ctrl + scrollwiel een beetje zoomen Om terug te keren naar het oorspronkelijke formaat, klikt u op de knop Zoom naar pagina knop in de rechter benedenhoek.

Om af te sluiten Afdrukvoorbeeld en terugkeren naar uw werkblad, klik op de pijl in de linkerbovenhoek van het Afdrukvoorbeeld raam.

Excel-afdrukopties en -functies

De meest gebruikte afdrukinstellingen zijn beschikbaar in het hierboven besproken venster Afdrukvoorbeeld. Nog meer opties vindt u in het venster Pagina-indeling tabblad van het Excel lint:

Naast het instellen van paginamarges en papierformaat kunt u hier pagina-einden invoegen en verwijderen, het afdrukgebied instellen, rasterlijnen verbergen en tonen, aangeven welke rijen en kolommen op elke afgedrukte pagina moeten worden herhaald, en nog veel meer.

Geavanceerde opties waarvoor geen ruimte is op het lint zijn beschikbaar in het Pagina instelling Om het dialoogvenster te openen, klikt u op de dialooglancering in de Pagina instelling groep op de Pagina-indeling tab.

Let op. Pagina instelling dialoogvenster kan ook worden geopend vanuit het venster Afdrukvoorbeeld. In dat geval kunnen sommige opties, bijvoorbeeld Afdrukgebied of Te herhalen rijen bovenaan Om deze functies in te schakelen, opent u het dialoogvenster Pagina-instelling vanuit de Pagina-indeling tab.

Excel afdrukgebied

Om ervoor te zorgen dat Excel een specifiek deel van uw spreadsheet afdrukt en niet alle gegevens, stelt u het afdrukgebied in. Zo gaat u te werk:

1. Selecteer een of meer bereiken die u wilt afdrukken.
2. Op de Pagina-indeling tabblad, in de Pagina instelling groep, klik Afdrukgebied > Afdrukgebied instellen .

De Afdrukgebied De instelling wordt opgeslagen wanneer u de werkmap opslaat. Dus wanneer u dit specifieke blad afdrukt, zal een afdruk alleen het afdrukgebied bevatten.

Voor meer informatie, zie Hoe afdrukgebied instellen in Excel.

Een afdrukknop toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang in Excel

Als u vaak afdrukt in Excel, kan het handig zijn om de opdracht Afdrukken op de werkbalk Snelle toegang te hebben. Doe daarvoor gewoon het volgende:

1. Klik op de Pas de werkbalk Snelle toegang aan knop (de pijl naar beneden uiterst rechts op de werkbalk Snelle toegang).
2. Selecteer in de lijst van de weergegeven commando's Afdrukvoorbeeld en afdrukken Klaar!

Pagina-einden invoegen in Excel

Wanneer u een grote spreadsheet afdrukt, kunt u bepalen hoe de gegevens over meerdere pagina's worden verdeeld door pagina-einden in te voegen. Zo werkt het:

1. Klik op de rij of kolom die u naar een nieuwe pagina wilt verplaatsen.
2. Op de Pagina-indeling tabblad, in de Pagina instelling groep, klik Breuken > Pagina-einde invoegen .

Een pagina-einde wordt ingevoegd. Om visueel te zien welke gegevens op verschillende pagina's vallen, schakelt u over naar de Bekijk tabblad en activeer Voorbeeld van pagina-einde .

Als u de positie van een bepaalde pagina-einde wilt veranderen, verplaatsen waar u maar wilt door de breuklijn te verslepen.

Voor meer informatie, zie Pagina-einden invoegen en verwijderen in Excel.

Hoe formules afdrukken in Excel

Om Excel formules te laten afdrukken in plaats van hun berekende resultaten, hoeft u alleen maar de formule in een werkblad te tonen, en deze vervolgens af te drukken zoals gebruikelijk.

Om het te laten doen, schakel je over naar de Formules tabblad, en klik op de Toon formules knop in de Formulecontrole groep.

Een grafiek afdrukken in Excel

Om alleen een grafiek zonder werkbladgegevens , selecteer de gewenste kaart en druk op Ctrl + P . In het Afdrukvoorbeeld venster, ziet u rechts een grafiekvoorbeeld en de Geselecteerde grafiek afdrukken optie geselecteerd onder Instellingen Als het voorbeeld er naar wens uitziet, klikt u op Afdrukken anders de instellingen aanpassen:

Tips en opmerkingen:

• Om de gehele inhoud van een blad inclusief de grafiek af te drukken, drukt u op Ctrl + P zonder iets op het blad te selecteren, en zorgt u ervoor dat de Actieve vellen afdrukken optie wordt gekozen onder Instellingen .
• Het is niet mogelijk om de schaling van een grafiek in de Afdrukvoorbeeld venster. Als u wilt dat de afgedrukte kaart past op de volledige pagina , maak je grafiek groter.

Rasterlijnen afdrukken in Excel

Standaard worden alle werkbladen afgedrukt zonder rasterlijnen. Als u een Excel-spreadsheet wilt afdrukken met lijnen tussen de cellen, moet u het volgende doen:

1. Schakel over naar de Pagina-indeling tab.
2. in de Bladopties groep, onder Rasterlijnen controleer de Afdrukken doos.

Hoe kan ik de kleur van de afgedrukte rasterlijnen wijzigen? Gedetailleerde instructies vindt u in Hoe Excel rasterlijnen afdrukt.

Hoe titels afdrukken in Excel

In een Excel-blad met meerdere pagina's kan het lastig zijn om te begrijpen wat dit of dat gegeven betekent. De Titels afdrukken functie kunt u de kolom- en rijtitel op elke afgedrukte pagina tonen, wat het lezen van een gedrukt exemplaar een stuk gemakkelijker maakt.

Voer de volgende stappen uit om de kopregel of kopkolom op elke afgedrukte pagina te herhalen:

1. Op de Pagina-indeling tabblad, in de Pagina instelling groep, klik Titels afdrukken .
2. Op de Blad tabblad van de Pagina instelling dialoogvenster, onder Titels afdrukken Geef aan welke rijen bovenaan herhaald moeten worden en/of welke kolommen links.
3. Wanneer u klaar bent, klikt u op OK .

Zie voor meer informatie Rij- en kolomkoppen op elke pagina afdrukken.

Opmerkingen afdrukken in Excel

Als uw aantekeningen niet minder belangrijk zijn dan de spreadsheetgegevens, wilt u misschien ook opmerkingen op papier zetten. Doe daarvoor het volgende:

1. Op de Pagina-indeling tabblad, in de Pagina instelling groep, klik op de dialoog launcher (een kleine pijl in de rechter benedenhoek van een groep).
2. In de Pagina instelling venster, schakel over naar de Blad tabblad, klik op de pijl naast Opmerkingen en kies hoe je ze afgedrukt wilt hebben:

Voor meer details, zie Opmerkingen afdrukken in Excel.

Hoe adresetiketten afdrukken vanuit Excel

Om verzendetiketten af te drukken vanuit Excel gebruikt u de functie Mail Merge. Wees erop voorbereid dat het even kan duren voordat u de etiketten bij de eerste poging goed krijgt. De gedetailleerde stappen met veel nuttige tips vindt u in deze tutorial: Hoe maak en druk ik etiketten af vanuit Excel.