Aprenda a imprimir hojas de cálculo de Excel exactamente como desee: imprimir una selección, una hoja o todo el libro, en una página o en varias, con los saltos de página, las líneas de cuadrícula, los títulos y mucho más.

Viviendo en un mundo digital, seguimos necesitando una copia impresa de vez en cuando. A primera vista, imprimir hojas de cálculo de Excel es superfácil. Basta con hacer clic en el botón Imprimir En realidad, una hoja bien organizada y con un formato atractivo que se ve muy bien en un monitor es a menudo un desastre en una página impresa. Esto se debe a que las hojas de cálculo de Excel están diseñadas para una cómoda visualización y edición en pantalla, no para caber en una hoja de papel.

Este tutorial tiene como objetivo ayudarle a obtener copias impresas perfectas de sus documentos de Excel. Nuestros consejos funcionarán para todas las versiones de Excel para Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 e inferiores.

Cómo imprimir una hoja de cálculo Excel

Para empezar, proporcionaremos instrucciones de alto nivel sobre cómo imprimir en Excel y, a continuación, examinaremos más detenidamente las funciones más importantes y útiles.

Para imprimir una hoja de cálculo de Excel, esto es lo que tienes que hacer:

1. En la hoja de cálculo, haga clic en Archivo > Imprimir o pulse Ctrl + P . De este modo accederá a la ventana Vista previa de impresión.
2. En el Copias introduzca el número de copias que desea obtener.
3. En Impresora Elige qué impresora utilizar.
4. En Ajustes Especifique exactamente qué desea imprimir y configure los márgenes de página, la orientación, el tamaño del papel, etc.
5. Haga clic en el botón Imprimir botón.

Elija qué imprimir: selección, hoja o libro entero

Para indicar a Excel qué datos y objetos deben incluirse en la impresión, en Ajustes haga clic en la flecha situada junto a Imprimir hojas activas y elija una de estas opciones:

A continuación encontrará una breve explicación de cada ajuste mostrado en la captura de pantalla anterior y cómo utilizarlos correctamente.

Imprimir selección / gama

Para imprimir sólo un rango específico de celdas, resáltelo en la hoja y, a continuación, seleccione Imprimir selección Para seleccionar no adyacentes celdas o rangos, mantenga pulsada la tecla Ctrl mientras selecciona.

Imprimir hoja(s) completa(s)

Para imprimir el hoja entera que tenga abierto en ese momento, elija Imprimir hojas activas .

Para imprimir varias hojas haga clic en las pestañas de la hoja mientras mantiene pulsada la tecla Ctrl y, a continuación, seleccione Imprimir hojas activas .

Imprimir todo el libro

Para imprimir todas las hojas en el libro actual, seleccione Imprimir todo el cuaderno .

Imprimir tabla Excel

Para imprimir una tabla de Excel, haga clic en cualquier celda de la tabla y, a continuación, seleccione Imprimir tabla seleccionada Esta opción sólo aparece cuando se selecciona la tabla o su parte.

Cómo imprimir el mismo rango en varias hojas

Cuando trabaje con hojas de estructura idéntica, como facturas o informes de ventas, es obvio que querrá imprimir la misma rabia en todas las hojas. He aquí la forma más rápida de hacerlo:

1. Abra la primera hoja y seleccione el rango a imprimir.
2. Mientras mantiene pulsada la tecla Ctrl, haga clic en otras pestañas de hoja que desee imprimir. Para seleccionar hojas adyacentes, haga clic en la primera pestaña de hoja, mantenga pulsada la tecla Mayús y haga clic en la última pestaña de hoja.
3. Haga clic en Ctrl + P y seleccione Imprimir selección en la lista desplegable situada justo debajo de Ajustes .
4. Haga clic en el botón Imprimir botón.

Sugerencia: para asegurarse de que Excel va a imprimir los datos que desea, compruebe el número de páginas en la parte inferior de la pantalla. Vista previa Si sólo ha seleccionado un rango por hoja, el número de páginas debería coincidir con el número de hojas seleccionadas. Si ha seleccionado dos o más rangos, cada uno se imprimirá en una página distinta, por lo que deberá multiplicar el número de hojas por el número de rangos. Para un control total, utilice las flechas derecha e izquierda para pasar por cada vista previa de las páginas imprimibles.

Sugerencia. Para establecer el área de impresión en varias hojas, puede utilizar estas macros de Área de impresión.

Cómo imprimir una hoja de cálculo Excel en una sola página

Por defecto, Excel imprime las hojas a su tamaño real. Por lo tanto, cuanto más grande sea la hoja de cálculo, más páginas ocupará. Para imprimir una hoja de Excel en una sola página, elija una de las siguientes opciones Opciones de escalado que residen al final del Ajustes en la sección Vista previa de impresión ventana:

• Hoja de ajuste en una página - esto encogerá la hoja para que quepa en una página.
• Todas las columnas en una página - imprimirá todas las columnas en una página, mientras que las filas pueden dividirse en varias páginas.
• Encajar todas las filas en una página - esto imprimirá todas las filas en una página, pero las columnas pueden extenderse a varias páginas.

A eliminar la escala elige Sin escala en la lista de opciones.

Por favor, tenga mucho cuidado al imprimir en una sola página - en una hoja enorme, su impresión puede volverse ilegible. Para comprobar cuánta escala se utilizará realmente, haga clic en Opciones de escala personalizadas... Se abrirá la ventana Configurar página en el que se mira el número de la casilla Ajustar a caja:

Si el Ajustar a es bajo, una copia impresa será difícil de leer. En este caso, los siguientes ajustes pueden ser útiles:

• Cambiar la orientación de la página Por defecto Retrato funciona bien para hojas de cálculo que tienen más filas que columnas. Si su hoja tiene más columnas que filas, cambie la orientación de la página a Paisaje .
• Ajustar los márgenes Cuanto más pequeños sean los márgenes, más espacio habrá para sus datos.
• Especifique el número de páginas Para imprimir una hoja de cálculo Excel en un número predefinido de páginas, en la pantalla Página de la pestaña Configurar página en Escala introduzca el número de páginas en ambos Adaptado a Tenga en cuenta que esta opción no tiene en cuenta los saltos de página manuales.

Imprimir en archivo: guarde la salida para utilizarla más tarde

Imprimir en archivo es una de las funciones de impresión de Excel menos utilizadas e infravaloradas por muchos. En pocas palabras, esta opción guarda la salida en un archivo en lugar de enviarla a una impresora.

Para ahorrar tiempo cuando se necesitan copias impresas adicionales del mismo documento. La idea es que usted configure los ajustes de impresión (márgenes, orientación, saltos de página, etc.) una sola vez y guarde el resultado en un documento .pdf. La próxima vez que necesite una copia impresa, simplemente abra ese archivo .pdf y pulse Imprimir .

Veamos cómo funciona:

1. En el Diseño de página configure las opciones de impresión necesarias y pulse Ctrl + P .
2. En el Vista previa de impresión abra la ventana Impresora y seleccione Imprimir en archivo .
3. Haga clic en el botón Imprimir botón.
4. Elija dónde guardar un archivo .png que contenga el resultado.

Vista previa de impresión en Excel

Siempre es una buena idea previsualizar las salidas antes de imprimir para evitar resultados inesperados. Hay un par de maneras de acceder a la vista previa de impresión en Excel:

• Haga clic en Archivo > Imprimir .
• Pulse el método abreviado de vista previa de impresión Ctrl + P o Ctrl + F2 .

La vista previa de impresión de Excel es una herramienta extremadamente útil para ahorrar papel, tinta y nervios. No sólo muestra exactamente el aspecto que tendrán sus hojas de cálculo en papel, sino que también permite realizar ciertos cambios directamente en la ventana de vista previa:

• Para previsualizar el siguiente y páginas anteriores Utilice las flechas derecha e izquierda de la parte inferior de la ventana o escriba el número de página en el cuadro y pulse Intro. Las flechas sólo aparecen cuando una hoja o rango seleccionado contiene más de una página impresa de datos.
• Para visualizar la página márgenes pulse el botón Mostrar márgenes de la esquina inferior derecha. Para ensanchar o estrechar los márgenes, basta con arrastrarlos con el ratón. También puede ajustar los márgenes ancho de columna arrastrando los tiradores de la parte superior o inferior de la ventana de vista previa de impresión.
• Aunque Excel Print Preview no tiene un control deslizante de zoom, puede utilizar un atajo común Ctrl + rueda de desplazamiento para hacer un poco de zoom Para volver al tamaño original, pulse el botón Zoom a la página en la esquina inferior derecha.

Para salir Vista previa de impresión y vuelva a su hoja de cálculo, haga clic en la flecha de la esquina superior izquierda de la ventana Vista previa de impresión ventana.

Opciones y funciones de impresión de Excel

Los ajustes de impresión más utilizados están disponibles en la ventana Vista previa de impresión mencionada anteriormente. En la ventana Diseño de página de la cinta de opciones de Excel:

Además de configurar los márgenes de página y el tamaño del papel, aquí puede insertar y eliminar saltos de página, establecer el área de impresión, ocultar y mostrar las líneas de cuadrícula, especificar las filas y columnas que se repetirán en cada página impresa, etc.

Las opciones avanzadas para las que no hay espacio en la cinta están disponibles en la opción Configurar página Para abrirlo, haga clic en el lanzador de diálogos en el Configurar página grupo en el Diseño de página ficha.

Nota. Configurar página también puede abrirse desde la ventana Vista previa de impresión. En este caso, algunas de las opciones, por ejemplo Área de impresión o Filas a repetir arriba Para activar estas funciones, abra el cuadro de diálogo Configuración de página desde la ventana Diseño de página ficha.

Área de impresión de Excel

Para asegurarse de que Excel imprime una parte específica de la hoja de cálculo y no todos los datos, establezca el área de impresión. He aquí cómo hacerlo:

1. Seleccione uno o varios rangos que desee imprimir.
2. En el Diseño de página en la pestaña Configurar página grupo, haga clic en Área de impresión > Configurar área de impresión .

En Área de impresión Por lo tanto, cada vez que imprima esta hoja en particular, la copia impresa sólo incluirá el área de impresión.

Para obtener más información, consulte Cómo establecer el área de impresión en Excel.

Cómo añadir un botón de impresión a la barra de herramientas de acceso rápido de Excel

Si imprimes con frecuencia en Excel, puede ser conveniente tener el comando Imprimir en la barra de herramientas de acceso rápido. Para ello, sólo tienes que hacer lo siguiente:

1. Haga clic en el botón Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido (la flecha hacia abajo situada en el extremo derecho de la barra de herramientas de acceso rápido).
2. En la lista de los comandos visualizados, seleccione Vista previa e impresión Hecho.

Cómo insertar saltos de página en Excel

Al imprimir una hoja de cálculo enorme, puedes controlar cómo se dividen los datos en varias páginas insertando saltos de página. A continuación te explicamos cómo funciona:

1. Haga clic en la fila o columna que desee mover a una nueva página.
2. En el Diseño de página en la pestaña Configurar página grupo, haga clic en Rompe > Insertar salto de página .

Se inserta un salto de página. Para ver visualmente qué datos caen en las distintas páginas, cambie a la pantalla Ver y active Vista previa del salto de página .

Si desea cambiar la posición de un salto de página determinado, mover donde quieras arrastrando la línea de ruptura.

Para más información, consulte Cómo insertar y eliminar saltos de página en Excel.

Cómo imprimir fórmulas en Excel

Para conseguir que Excel imprima las fórmulas en lugar de sus resultados calculados, basta con mostrar la fórmula en una hoja de cálculo y, a continuación, imprimirla como de costumbre.

Para hacerlo, cambie a Fórmulas y haga clic en el botón Mostrar fórmulas en el botón Auditoría de fórmulas grupo.

Cómo imprimir un gráfico en Excel

Para imprimir sólo un gráfico sin datos de la hoja de cálculo seleccione el gráfico que le interese y pulse Ctrl + P . En la pantalla Vista previa de impresión verá una vista previa del gráfico a la derecha y la ventana Imprimir el gráfico seleccionado opción seleccionada en Ajustes Si la vista previa tiene el aspecto deseado, haga clic en Imprimir de lo contrario, ajuste la configuración:

Consejos y notas:

• Para imprimir todo el contenido de una hoja, incluido el gráfico, pulse Ctrl + P sin seleccionar nada en la hoja y asegúrese de que la tecla Imprimir hojas activas se elige en Ajustes .
• No es posible ajustar el escalado de un gráfico en el Vista previa de impresión Si desea que el gráfico impreso se ajuste a la ventana página completa Cambia el tamaño del gráfico para agrandarlo.

Cómo imprimir cuadrículas en Excel

Por defecto, todas las hojas de cálculo se imprimen sin líneas de cuadrícula. Si desea imprimir la hoja de cálculo Excel con líneas entre sus celdas, esto es lo que tiene que hacer:

1. Cambiar a la Diseño de página ficha.
2. en el Opciones de hoja grupo, bajo Líneas de cuadrícula Compruebe Imprimir caja.

¿Cómo cambiar el color de las cuadrículas impresas? Encontrará instrucciones detalladas en Cómo hacer que Excel imprima cuadrículas.

Cómo imprimir títulos en Excel

En una hoja Excel de varias páginas, entender qué significa tal o cual dato puede resultar complicado. El Imprimir títulos le permite mostrar los encabezados de columna y fila en cada página impresa, lo que facilitará enormemente la lectura de una copia impresa.

Para repetir la fila de cabecera o la columna de cabecera en cada página impresa, siga estos pasos:

1. En el Diseño de página en la pestaña Configurar página grupo, haga clic en Imprimir títulos .
2. En el Hoja de la pestaña Configurar página en Títulos impresos , especifique qué filas repetir en la parte superior y/o qué columnas repetir a la izquierda.
3. Cuando haya terminado, pulse OK .

Para más información, consulte Cómo imprimir cabeceras de fila y columna en cada página.

Cómo imprimir comentarios en Excel

En caso de que tus notas no sean menos importantes que los datos de la hoja de cálculo, es posible que quieras plasmar los comentarios también en papel. Para ello, haz lo siguiente:

1. En el Diseño de página en la pestaña Configurar página grupo, haga clic en el lanzador de diálogos (una pequeña flecha en la esquina inferior derecha de un grupo).
2. En el Configurar página pase a la ventana Hoja haga clic en la flecha situada junto a Comentarios y elige cómo quieres que se impriman:

Para más detalles, consulte Cómo imprimir comentarios en Excel.

Cómo imprimir etiquetas de direcciones desde Excel

Para imprimir etiquetas de correo desde Excel, utilice la función Combinar correspondencia. Por favor, prepárese para que le pueda llevar un tiempo conseguir las etiquetas correctas en el primer intento. Los pasos detallados con un montón de consejos útiles se pueden encontrar en este tutorial: Cómo hacer e imprimir etiquetas desde Excel.