Lär dig hur du skriver ut Excel-kalkylblad precis som du vill - skriv ut ett urval, ett ark eller hela arbetsboken, på en sida eller flera sidor, med korrekta sidbrytningar, rasterlinjer, titlar och mycket mer.

Vi lever i en digital värld, men behöver ändå en tryckt kopia då och då. Vid första anblicken är det superenkelt att skriva ut Excel-kalkylblad. Skriv ut I verkligheten är ett välorganiserat och vackert formaterat ark som ser bra ut på en bildskärm ofta en enda röra på en utskriven sida. Detta beror på att Excel-arbetsblad är utformade för att kunna visas och redigeras på skärmen, inte för att rymmas på ett pappersark.

Den här handledningen hjälper dig att få perfekta papperskopior av dina Excel-dokument. Våra tips fungerar för alla versioner av Excel för Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 och lägre.

Hur man skriver ut Excel-kalkylblad

Till att börja med kommer vi att ge dig en översiktlig beskrivning av hur du skriver ut i Excel och sedan kommer vi att titta närmare på de viktigaste och mest användbara funktionerna.

Så här gör du för att skriva ut ett Excel-arbetsblad:

1. I arbetsbladet klickar du på Fil > Skriv ut eller tryck på Ctrl + P . Då kommer du till fönstret Utskriftsförhandsgranskning.
2. I Kopior ange det antal kopior som du vill ha.
3. Under Skrivare väljer du vilken skrivare du vill använda.
4. Under Inställningar ange exakt vad som ska skrivas ut och konfigurera sidmarginaler, orientering, pappersstorlek osv.
5. Klicka på Skriv ut knapp.

Välj vad som ska skrivas ut: urval, ark eller hela arbetsboken

Om du vill tala om för Excel vilka data och objekt som ska inkluderas i utskriften, kan du under Inställningar , klicka på pilen bredvid Skriv ut aktiva blad och välj ett av dessa alternativ:

Nedan hittar du en kort förklaring av varje inställning som visas i skärmdumpen ovan och hur du använder dem på rätt sätt.

Val av utskrift/intervall

Om du bara vill skriva ut ett visst cellområde markerar du det på arket och väljer sedan Val av utskrift . för att välja Icke angränsande celler eller intervall, håll in Ctrl-tangenten medan du markerar.

Skriva ut hela arket/arken

Om du vill skriva ut hela arket som du för närvarande har öppet, välj Skriv ut aktiva blad .

Att skriva ut flera ark , klicka på flikarna i arket med Ctrl-tangenten intryckt och välj sedan Skriv ut aktiva blad .

Skriva ut hela arbetsboken

Att skriva ut alla ark i den aktuella arbetsboken, välj Skriva ut hela arbetsboken .

Skriv ut Excel-tabellen

Om du vill skriva ut en Excel-tabell klickar du på en cell i tabellen och väljer sedan Skriv ut vald tabell Det här alternativet visas bara när tabellen eller dess del är markerad.

Hur man skriver ut samma intervall på flera ark

När du arbetar med identiskt strukturerade arbetsblad, t.ex. fakturor eller försäljningsrapporter, vill du naturligtvis skriva ut samma rage på alla blad. Här är det snabbaste sättet att göra detta:

1. Öppna det första arket och välj det område som ska skrivas ut.
2. Håll Ctrl-tangenten intryckt och klicka på andra arkflikar som ska skrivas ut. Om du vill välja intilliggande ark klickar du på den första arkfliken, håller in Shift-tangenten och klickar på den sista arkfliken.
3. Klicka på Ctrl + P och välj Val av utskrift i rullgardinslistan under Inställningar .
4. Klicka på Skriv ut knapp.

Tips: För att vara säker på att Excel skriver ut de data du vill ha, kontrollera antalet sidor längst ner i Förhandsgranska sektion. Om du bara har valt ett intervall per ark ska antalet sidor motsvara antalet valda ark. Om två eller flera intervall har valts kommer vart och ett att skrivas ut på en separat sida, så du multiplicerar antalet ark med antalet intervall. För full kontroll använder du höger- och vänsterpilarna för att gå igenom varje förhandsgranskning av utskrivbara sidor.

Tips: Om du vill ställa in utskriftsområdet på flera ark kan du använda dessa makros för utskriftsområde.

Hur man skriver ut Excel-kalkylblad på en sida

Som standard skriver Excel ut ark i sin verkliga storlek. Ju större arbetsbladet är, desto fler sidor tar det. Om du vill skriva ut ett Excel-ark på en sida väljer du något av följande Skalningsalternativ som finns i slutet av Inställningar i avsnittet i Förhandsgranskning av utskrift fönster:

• Anpassningsblad på en sida - Detta krymper arket så att det får plats på en sida.
• Anpassa alla kolumner till en sida - Detta innebär att alla kolumner skrivs ut på en sida, medan raderna kan delas upp på flera sidor.
• Anpassa alla rader på en sida - Detta skriver ut alla rader på en sida, men kolumnerna kan sträcka sig över flera sidor.

Till ta bort skalning Välj Ingen skalning i listan över alternativ.

Var mycket försiktig när du skriver ut på en sida - i ett stort ark kan utskriften bli oläsbar. För att kontrollera hur mycket skalning som faktiskt kommer att användas klickar du på Anpassade skalningsalternativ... Detta kommer att öppna Uppställning av sidan dialogrutan, där du tittar på siffran i Anpassa till box:

Om den Anpassa till är lågt, blir en utskrift svår att läsa. I det här fallet kan följande justeringar vara användbara:

• Ändra sidriktning . Standardvärdet Porträtt fungerar bra för arbetsblad som har fler rader än kolumner. Om ditt arbetsblad har fler kolumner än rader, ändra sidriktningen till Landskap .
• Justera marginalerna Ju mindre marginalerna är, desto mer utrymme finns det för dina uppgifter.
• Ange antalet sidor Om du vill skriva ut ett Excel-kalkylblad på ett fördefinierat antal sidor, väljer du på Sidan på fliken Uppställning av sidan dialogrutan, under Skalning ange antalet sidor i både Passar till Observera att det här alternativet ignorerar manuella sidbrytningar.

Skriv ut till fil - spara utdata för senare användning

Skriv ut till fil är en av de mest sällan använda utskriftsfunktionerna i Excel som underskattas av många. Kort sagt sparar det här alternativet utdata till en fil i stället för att skicka den till en skrivare.

Varför vill du skriva ut till en fil? För att spara tid när du behöver fler utskrivna kopior av samma dokument. Tanken är att du konfigurerar utskriftsinställningarna (marginaler, orientering, sidbrytning osv.) endast en gång och sparar resultatet i ett pdf-dokument. Nästa gång du behöver en papperskopia öppnar du helt enkelt pdf-filen och trycker på Skriv ut .

Låt oss titta på hur det fungerar:

1. På den Sidlayout och konfigurera de önskade utskriftsinställningarna och tryck på Ctrl + P .
2. I Förhandsgranskning av utskrift öppna fönstret Skrivare och välj Skriv ut till fil .
3. Klicka på Skriv ut knapp.
4. Välj var du vill spara en .png-fil med resultatet.

Utskriftsförhandsgranskning i Excel

Det är alltid en bra idé att förhandsgranska utdata innan du skriver ut dem för att undvika oväntade resultat. Det finns ett par olika sätt att få tillgång till förhandsgranskning av utskrift i Excel:

• Klicka på Fil > Skriv ut .
• Tryck på snabbkommandot för förhandsgranskning av utskrift Ctrl + P eller Ctrl + F2 .

Excel Print Preview är ett mycket användbart verktyg för att spara papper, bläck och nerver. Det visar inte bara exakt hur dina kalkylblad kommer att se ut på papper, utan gör det också möjligt att göra vissa ändringar direkt i förhandsgranskningsfönstret:

• För att förhandsgranska nästa och tidigare sidor Använd höger- och vänsterpilarna längst ner i fönstret eller skriv in sidnumret i rutan och tryck på Enter . Pilarna visas endast när ett valt ark eller intervall innehåller mer än en utskriven sida med data.
• Visa sidan marginaler , klicka på Visa marginaler i det nedre högra hörnet. Om du vill göra marginalerna bredare eller smalare drar du dem helt enkelt med musen. Du kan också justera kolumnbredd genom att dra i handtagen längst upp eller längst ner i fönstret för förhandsgranskning av utskrift.
• Även om Excel Print Preview inte har någon zoomregulator kan du använda en vanlig genväg Ctrl + rullhjulet för att göra en liten zoomning Om du vill återgå till den ursprungliga storleken klickar du på Zooma till sidan i det nedre högra hörnet.

För att avsluta Förhandsgranska utskrift och återgå till arbetsbladet, klicka på pilen i det övre vänstra hörnet av arbetsbladet Förhandsgranskning av utskrift fönster.

Utskriftsalternativ och funktioner i Excel

De vanligaste utskriftsinställningarna finns i fönstret Utskriftsförhandsgranskning som vi diskuterade ovan. Ännu fler alternativ finns i fönstret Sidlayout på fliken Excel-bandet:

Förutom att konfigurera sidmarginaler och pappersstorlek kan du här infoga och ta bort sidbrytningar, ställa in utskriftsområde, dölja och visa rasterlinjer, ange vilka rader och kolumner som ska upprepas på varje utskriven sida och mycket mer.

Avancerade alternativ för vilka det inte finns något utrymme på bandet finns tillgängliga i Uppställning av sidan dialogrutan. För att öppna den klickar du på dialogstartaren i den Uppställning av sidan gruppen på Sidlayout fliken.

Observera. Uppställning av sidan kan också öppnas från fönstret Utskriftsförhandsgranskning. I detta fall kan vissa av alternativen, t.ex. Utskriftsområde eller . Rader att upprepa i toppen kan vara inaktiverade. Om du vill aktivera dessa funktioner öppnar du dialogrutan Sidinställning från Sidlayout fliken.

Excel-utskriftsområde

Om du vill se till att Excel skriver ut en viss del av kalkylbladet och inte alla data, ställer du in utskriftsområdet. Så här gör du:

1. Välj ett eller flera intervall som du vill skriva ut.
2. På den Sidlayout på fliken Uppställning av sidan grupp, klicka på Utskriftsområde > Ställ in utskriftsområde .

Utskriftsområde inställningen sparas när du sparar arbetsboken. När du skriver ut det här arket kommer utskriften alltså bara att innehålla utskriftsområdet.

Mer information finns i Hur du ställer in utskriftsområdet i Excel.

Hur du lägger till en utskriftsknapp i Excel Quick Access Toolbar

Om du ofta skriver ut i Excel kan det vara praktiskt att ha kommandot Skriv ut i verktygsfältet för snabbåtkomst. Gör då följande:

1. Klicka på Anpassa verktygsfältet för snabbåtkomst (nedåtpilen längst till höger i verktygsfältet för snabbåtkomst).
2. I listan över de kommandon som visas väljer du Förhandsgranskning och utskrift . Klart!

Hur man infogar sidbrytningar i Excel

När du skriver ut ett stort kalkylblad kan du styra hur data delas upp på flera sidor genom att infoga sidbrytningar. Så här fungerar det:

1. Klicka på den rad eller kolumn som du vill flytta till en ny sida.
2. På den Sidlayout på fliken Uppställning av sidan grupp, klicka på Bryter > Infoga sidbrytning .

En sidbrytning infogas. För att visuellt se vilka uppgifter som hamnar på olika sidor, växla till Visa och och och aktivera Förhandsgranskning av sidbrytning .

Om du vill ändra positionen för ett visst sidbyte, flytta den var du vill genom att dra i brytlinjen.

Mer information finns i Hur man infogar och tar bort sidbrytningar i Excel.

Hur man skriver ut formler i Excel

För att få Excel att skriva ut formler istället för deras beräknade resultat behöver du bara visa formeln i ett kalkylblad och sedan skriva ut den som vanligt.

För att få det gjort, växla till Formler och klickar på fliken Visa formler knappen i Granskning av formler grupp.

Hur man skriver ut ett diagram i Excel

Om du bara vill skriva ut en diagram utan data från arbetsbladet , välj det aktuella diagrammet och tryck på Ctrl + P . I den Förhandsgranskning av utskrift fönstret, ser du en förhandsgranskning av diagrammet till höger och Skriv ut valt diagram alternativ som valts under Inställningar Om förhandsgranskningen ser ut som du vill, klicka på Skriv ut ; annars justera inställningarna:

Tips och anteckningar:

• Om du vill skriva ut allt innehåll på ett blad, inklusive diagrammet, trycker du på Ctrl + P utan att markera något på bladet och ser till att Skriv ut aktiva blad alternativet väljs i följande fall Inställningar .
• Det är inte möjligt att justera skalning av ett diagram i Förhandsgranskning av utskrift fönstret. Om du vill att det utskrivna diagrammet ska passa in i Hela sidan ändra storlek på diagrammet för att göra det större.

Hur man skriver ut rasterlinjer i Excel

Som standard skrivs alla kalkylblad ut utan rasterlinjer. Om du vill skriva ut Excel-kalkylbladet med linjer mellan cellerna, gör du så här:

1. Växla till Sidlayout fliken.
2. i den Alternativ för ark grupp, under Rutlinjer , kontrollera Skriv ut box.

Hur ändrar man färgen på de utskrivna rutnätlinjerna? Detaljerade instruktioner finns i Hur Excel skriver ut rutnätlinjer.

Hur man skriver ut titlar i Excel

I ett Excel-ark med flera sidor kan det vara svårt att förstå vad den ena eller andra datan betyder. Tryckta titlar funktionen kan du visa kolumn- och radrubrikerna på varje utskriven sida, vilket gör det mycket enklare att läsa en utskriven kopia.

Om du vill upprepa rubrikraden eller rubrikspalten på varje utskriven sida gör du så här:

1. På den Sidlayout på fliken Uppställning av sidan grupp, klicka på Tryckta titlar .
2. På den Ark på fliken Uppställning av sidan dialogrutan, under Tryckta titlar ange vilka rader som ska upprepas överst och/eller vilka kolumner som ska upprepas till vänster.
3. När du är klar klickar du på OK .

Mer information finns i Hur du skriver ut rad- och kolumnrubriker på varje sida.

Hur man skriver ut kommentarer i Excel

Om dina anteckningar inte är mindre viktiga än uppgifterna i kalkylbladet kanske du vill skriva kommentarer på papper också. Gör då följande:

1. På den Sidlayout på fliken Uppställning av sidan grupp, klicka på dialogstartaren (en liten pil i gruppens nedre högra hörn).
2. I Uppställning av sidan fönstret, växla till Ark Klicka på pilen bredvid Kommentarer och välj hur du vill att de ska skrivas ut:

Mer information finns i Hur man skriver ut kommentarer i Excel.

Hur man skriver ut adressetiketter från Excel

För att skriva ut postetiketter från Excel använder du funktionen Mail Merge. Var beredd på att det kan ta ett tag innan du får rätt etiketter på första försöket. De detaljerade stegen med många användbara tips finns i den här handledningen: Hur man gör och skriver ut etiketter från Excel.