Узнайте, как печатать электронные таблицы Excel именно так, как вам нужно - печатать выделение, лист или всю рабочую книгу, на одной или нескольких страницах, с правильными разрывами страниц, линиями сетки, заголовками и многим другим.

Живя в цифровом мире, мы все равно время от времени нуждаемся в печатной копии. На первый взгляд, распечатать таблицы Excel очень просто. Просто нажмите кнопку Печать В реальности хорошо организованный и красиво отформатированный лист, который отлично смотрится на мониторе, часто оказывается беспорядочным на печатной странице. Это происходит потому, что рабочие листы Excel предназначены для удобного просмотра и редактирования на экране, а не для размещения на листе бумаги.

Цель этого руководства - помочь вам получить идеальные твердые копии ваших документов Excel. Наши советы подойдут для всех версий Excel для Office 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 и ниже.

Как распечатать электронную таблицу Excel

Для начала мы дадим инструкции высокого уровня о том, как печатать в Excel. А затем мы подробнее рассмотрим самые важные и полезные функции.

Чтобы распечатать рабочий лист Excel, нужно сделать следующее:

1. В рабочем листе нажмите Файл > Печать или нажмите Ctrl + P. В результате откроется окно предварительного просмотра печати.
2. В Копии введите количество копий, которое вы хотите получить.
3. Под Принтер выберите, какой принтер использовать.
4. Под Настройки Укажите, что именно печатать, и настройте поля страницы, ориентацию, размер бумаги и т.д.
5. Нажмите кнопку Печать кнопка.

Выберите, что печатать: выделение, лист или всю рабочую книгу.

Чтобы указать Excel, какие данные и объекты должны быть включены в распечатку, в разделе Настройки , нажмите на стрелку рядом с Печать активных листов , и выберите один из этих вариантов:

Ниже вы найдете краткое объяснение каждой настройки, показанной на скриншоте выше, и как правильно их использовать.

Выбор печати / диапазон

Чтобы напечатать только определенный диапазон ячеек, выделите его на листе, а затем выберите Выбор печати . Для выбора не смежные ячейки или диапазона, удерживайте клавишу Ctrl во время выделения.

Печать всего листа (листов)

Чтобы распечатать весь лист которые у вас сейчас открыты, выберите Печать активных листов .

Для печати несколько листов , щелкните по вкладкам листа, удерживая клавишу Ctrl, а затем выберите Печать активных листов .

Печать всей рабочей книги

Для печати все листы в текущей рабочей книге выберите Печать всей рабочей тетради .

Печать таблицы Excel

Чтобы распечатать таблицу Excel, щелкните любую ячейку в таблице, а затем выберите Печать выбранной таблицы Этот параметр появляется только при выборе таблицы или ее части.

Как распечатать один и тот же диапазон на нескольких листах

При работе с одинаковыми по структуре рабочими листами, такими как счета-фактуры или отчеты о продажах, вы, очевидно, захотите напечатать одинаковые ярости на всех листах. Вот самый быстрый способ сделать это:

1. Откройте первый лист и выберите диапазон для печати.
2. Удерживая клавишу Ctrl, щелкните на других вкладках листов, которые нужно распечатать. Чтобы выбрать соседние листы, щелкните на первой вкладке листа, удерживая клавишу Shift, и щелкните на последней вкладке листа.
3. Нажмите Ctrl + P и выберите Выбор печати в выпадающем списке прямо под Настройки .
4. Нажмите кнопку Печать кнопка.

Совет. Чтобы убедиться, что Excel распечатает нужные вам данные, проверьте количество страниц в нижней части экрана. Предварительный просмотр Раздел. Если вы выбрали только один диапазон на лист, количество страниц должно соответствовать количеству выбранных листов. Если выбраны два или более диапазонов, каждый из них будет напечатан на отдельной странице, поэтому умножьте количество листов на количество диапазонов. Для полного контроля используйте стрелки вправо и влево, чтобы перейти к предварительному просмотру каждой печатной страницы.

Совет. Чтобы задать область печати на нескольких листах, можно использовать эти макросы области печати.

Как распечатать таблицу Excel на одной странице

По умолчанию Excel печатает листы в натуральную величину. Поэтому чем больше ваш рабочий лист, тем больше страниц он займет. Чтобы распечатать лист Excel на одной странице, выберите один из следующих вариантов Параметры масштабирования которые находятся в конце Настройки раздел в Предварительный просмотр печати окно:

• Лист соответствия на одной странице - это уменьшит лист так, чтобы он поместился на одной странице.
• Уместить все колонки на одной странице - это приведет к печати всех столбцов на одной странице, в то время как строки могут быть разделены на несколько страниц.
• Уместить все строки на одной странице - это приведет к печати всех строк на одной странице, но столбцы могут растянуться на несколько страниц.

На удалить масштабирование выберите Без масштабирования в списке опций.

Пожалуйста, будьте очень внимательны при печати на одной странице - на огромном листе ваша распечатка может стать нечитаемой. Чтобы проверить, какое масштабирование будет использоваться, нажмите кнопку Пользовательские параметры масштабирования... Это откроет Настройка страницы диалоговое окно, где вы смотрите на число в Приспособиться к коробка:

Если Приспособиться к число низкое, печатная копия будет трудночитаемой. В этом случае могут быть полезны следующие настройки:

• Изменение ориентации страницы . По умолчанию Портрет ориентация хорошо подходит для рабочих листов, в которых строк больше, чем столбцов. Если на вашем листе больше столбцов, чем строк, измените ориентацию страницы на Ландшафт .
• Корректировка маржи Чем меньше поля, тем больше места останется для ваших данных.
• Укажите количество страниц Чтобы распечатать таблицу Excel на заданном количестве страниц, в меню Страница вкладка Настройка страницы диалог, под Масштабирование введите количество страниц в обоих Подходит для Обратите внимание, что при использовании этой опции любые разрывы страниц, сделанные вручную, будут игнорироваться.

Печать в файл - сохранение вывода для последующего использования

Печать в файл это одна из наиболее редко используемых функций печати Excel, которую многие недооценивают. Вкратце, эта опция сохраняет вывод в файл вместо того, чтобы отправлять его на принтер.

Зачем вам нужна печать в файл? Чтобы сэкономить время, когда требуются дополнительные печатные копии одного и того же документа. Идея заключается в том, что вы настраиваете параметры печати (поля, ориентацию, разрывы страниц и т.д.) только один раз и сохраняете результат в документе .pdf. В следующий раз, когда вам понадобится печатная копия, просто откройте этот файл .pdf и нажмите кнопку Печать .

Давайте посмотрим, как это работает:

1. На Разметка страницы вкладку, настройте необходимые параметры печати и нажмите Ctrl + P .
2. В Предварительный просмотр печати откройте окно Принтер выпадающий список и выберите Печать в файл .
3. Нажмите кнопку Печать кнопка.
4. Выберите, куда сохранить файл .png, содержащий выходные данные.

Предварительный просмотр печати в Excel

Всегда полезно просматривать выходные данные перед печатью, чтобы избежать неожиданных результатов. Существует несколько способов получить доступ к предварительному просмотру печати в Excel:

• Нажмите Файл > Печать .
• Нажмите комбинацию клавиш предварительного просмотра печати Ctrl + P или Ctrl + F2 .

Excel Print Preview - чрезвычайно полезный инструмент с точки зрения экономии бумаги, чернил и нервов. Он не только показывает, как именно будут выглядеть ваши рабочие листы на бумаге, но и позволяет вносить определенные изменения прямо в окне предварительного просмотра:

• Для предварительного просмотра следующий и предыдущие страницы Используйте стрелки вправо и влево в нижней части окна или введите номер страницы в поле и нажмите Enter. Стрелки появляются только тогда, когда выбранный лист или диапазон содержит более одной печатной страницы данных.
• Чтобы отобразить страницу маржи , нажмите кнопку Показать поля в правом нижнем углу. Чтобы сделать поля шире или уже, просто перетащите их с помощью мыши. Вы также можете настроить параметры ширина столбца перетаскивая ручки в верхней или нижней части окна предварительного просмотра печати.
• Хотя в Excel Print Preview нет ползунка масштабирования, вы можете использовать обычную комбинацию клавиш Ctrl + колесо прокрутки, чтобы сделать небольшое масштабирование Чтобы вернуться к исходному размеру, нажмите кнопку Увеличить страницу кнопку в правом нижнем углу.

Чтобы выйти Предварительный просмотр печати и вернуться на рабочий лист, нажмите на стрелку в левом верхнем углу окна Предварительный просмотр печати окно.

Параметры и функции печати в Excel

Наиболее часто используемые настройки печати доступны в окне предварительного просмотра печати, о котором говорилось выше. Еще больше опций представлено в окне Разметка страницы вкладка ленты Excel:

Помимо настройки полей страницы и размера бумаги, здесь можно вставлять и удалять разрывы страниц, устанавливать область печати, скрывать и показывать линии сетки, указывать строки и столбцы, которые будут повторяться на каждой печатной странице, и многое другое.

Дополнительные параметры, для которых нет места на ленте, доступны в меню Настройка страницы Чтобы открыть диалоговое окно, нажмите кнопку запуска диалогового окна в Настройка страницы группа на Разметка страницы вкладка.

Примечание. Настройка страницы Диалоговое окно можно также открыть из окна предварительного просмотра печати. В этом случае некоторые параметры, например Область печати или Ряды для повторения в верхней части могут быть отключены. Чтобы включить эти функции, откройте диалоговое окно "Настройка страницы" из меню Разметка страницы вкладка.

Область печати Excel

Чтобы Excel печатал определенную часть таблицы, а не все данные, задайте область печати. Вот как это сделать:

1. Выберите один или несколько диапазонов, которые вы хотите напечатать.
2. На Разметка страницы во вкладке Настройка страницы группу, нажмите Область печати > Настройка области печати .

Сайт Область печати Настройка сохраняется при сохранении рабочей книги. Таким образом, при печати этого конкретного листа в печатной копии будет указана только область печати.

Для получения дополнительной информации см. раздел Как задать область печати в Excel.

Как добавить кнопку печати на панель инструментов быстрого доступа Excel

Если вы часто печатаете в Excel, может быть удобно иметь команду Печать на панели инструментов быстрого доступа. Для этого просто сделайте следующее:

1. Нажмите кнопку Настройка панели инструментов быстрого доступа (стрелка вниз в крайнем правом углу панели инструментов быстрого доступа).
2. В списке отображаемых команд выберите Предварительный просмотр и печать . Готово!

Как вставить разрывы страниц в Excel

При печати огромной электронной таблицы можно контролировать распределение данных по нескольким страницам, вставляя разрывы страниц. Вот как это работает:

1. Щелкните по строке или столбцу, который нужно переместить на новую страницу.
2. На Разметка страницы во вкладке Настройка страницы группу, нажмите Перерывы > Вставить разрыв страницы .

Вставляется разрыв страницы. Чтобы наглядно увидеть, какие данные попадают на разные страницы, переключитесь на страницу Посмотреть вкладку и включить Предварительный просмотр разрыва страницы .

Если вы хотите изменить положение определенного разрыва страницы, перейти перетащите линию разрыва туда, куда вам нужно.

Для получения дополнительной информации см. раздел Как вставлять и удалять разрывы страниц в Excel.

Как распечатать формулы в Excel

Чтобы заставить Excel печатать формулы вместо их вычисленных результатов, нужно просто показать формулу в рабочем листе, а затем распечатать ее как обычно.

Чтобы сделать это, переключитесь на Формулы вкладку и нажмите кнопку Показать формулы кнопка в Аудит формул группа.

Как распечатать диаграмму в Excel

Чтобы напечатать только диаграмма без данных рабочего листа выберите интересующий вас график и нажмите Ctrl + P. В окне Предварительный просмотр печати окно, вы увидите предварительный просмотр графика справа и Печать выбранной диаграммы опция, выбранная в разделе Настройки Если предварительный просмотр выглядит так, как нужно, нажмите кнопку Печать ; иначе отрегулируйте настройки:

Советы и примечания:

• Чтобы распечатать все содержимое листа, включая график, нажмите Ctrl + P, не выделяя ничего на листе, и убедитесь, что на листе установлен флажок Печать активных листов выбран вариант под Настройки .
• Невозможно настроить масштабирование графика в Предварительный просмотр печати окно. Если вы хотите, чтобы напечатанная диаграмма поместилась в полная страница Измените размер графика, чтобы сделать его больше.

Как распечатать линии сетки в Excel

По умолчанию все рабочие листы печатаются без линий сетки. Если вы хотите распечатать таблицу Excel с линиями между ячейками, вот что вам нужно сделать:

1. Переключитесь на Разметка страницы вкладка.
2. в Параметры листа группа, под Сетчатые линии , проверьте Печать коробка.

Как изменить цвет печатных линий сетки? Подробные инструкции можно найти в статье Как заставить Excel печатать линии сетки.

Как печатать заголовки в Excel

В многостраничном листе Excel понять, что означают те или иные данные, может быть непросто. Печатные издания Функция позволяет отображать заголовки столбцов и строк на каждой печатной странице, что значительно облегчает чтение печатной копии.

Чтобы повторить строку или колонку заголовка на каждой печатной странице, выполните следующие действия:

1. На Разметка страницы во вкладке Настройка страницы группу, нажмите Печатные издания .
2. На Лист вкладка Настройка страницы диалоговое окно, в разделе Печатные названия укажите, какие строки должны повторяться сверху и/или какие столбцы должны повторяться слева.
3. После этого нажмите OK .

Дополнительную информацию см. в разделе Как печатать заголовки строк и столбцов на каждой странице.

Как печатать комментарии в Excel

В случае если ваши заметки не менее важны, чем данные электронной таблицы, вы можете захотеть получить комментарии и на бумаге. Для этого сделайте следующее:

1. На Разметка страницы во вкладке Настройка страницы группы, нажмите кнопку запуска диалога (маленькая стрелка в правом нижнем углу группы).
2. В Настройка страницы окно, переключитесь на Лист нажмите стрелку рядом с Комментарии и выберите, как вы хотите их напечатать:

Более подробную информацию см. в разделе Как печатать комментарии в Excel.

Как распечатать адресные этикетки из Excel

Для печати почтовых этикеток из Excel используйте функцию Mail Merge. Пожалуйста, будьте готовы к тому, что вам может потребоваться некоторое время, чтобы сделать этикетки правильно с первой попытки. Подробные шаги с множеством полезных советов можно найти в этом руководстве: Как сделать и распечатать этикетки из Excel.