Opi tulostamaan Excel-taulukkolaskentaohjelmat juuri haluamallasi tavalla - tulosta valinta, arkki tai koko työkirja, yhdelle tai useammalle sivulle, asianmukaisilla sivunvaihdoilla, ruudukkoviivoilla, otsikoilla ja paljon muuta.

Elämme digitaalisessa maailmassa, mutta tarvitsemme silti aina silloin tällöin tulostetun kopion. Excel-taulukoiden tulostaminen on ensi näkemältä erittäin helppoa. Napsauta vain Tulosta Todellisuudessa hyvin järjestetty ja kauniisti muotoiltu taulukko, joka näyttää hyvältä näytöllä, on usein sotkuinen tulostetulla sivulla. Tämä johtuu siitä, että Excel-työlomakkeet on suunniteltu mukavaan katseluun ja muokkaukseen näytöllä, ei paperille sopiviksi.

Tämän ohjeen tarkoituksena on auttaa sinua saamaan täydellisiä paperikopioita Excel-asiakirjoistasi. Vinkkimme toimivat kaikissa Office 365:n, Excel 2019:n, Excel 2016:n, Excel 2013:n, Excel 2010:n ja sitä alempien Excel-versioiden kanssa.

Excel-taulukon tulostaminen

Aluksi annamme yleistason ohjeita siitä, miten Excelissä tulostetaan, ja sitten tarkastelemme tarkemmin tärkeimpiä ja hyödyllisimpiä ominaisuuksia.

Voit tulostaa Excel-taulukon seuraavasti:

1. Napsauta laskentataulukossa Tiedosto > Tulosta tai paina Ctrl + P . Näin pääset tulostuksen esikatseluikkunaan.
2. Vuonna Kopiot kenttään haluamiesi kopioiden määrä.
3. osoitteessa Tulostin , valitse käytettävä tulostin.
4. osoitteessa Asetukset , määritä tarkalleen, mitä tulostetaan, ja määritä sivun marginaalit, suuntaus, paperikoko jne.
5. Napsauta Tulosta nappi.

Valitse, mitä tulostetaan: valinta, arkki tai koko työkirja.

Voit kertoa Excelille, mitkä tiedot ja kohteet tulostuksen tulee sisältää, kohdassa Asetukset , napsauta nuolta vieressä olevan Tulosta aktiiviset arkit ja valitse jokin näistä vaihtoehdoista:

Alla on lyhyt selitys jokaisesta yllä olevassa kuvakaappauksessa näkyvästä asetuksesta ja siitä, miten niitä käytetään oikein.

Tulostuksen valinta / alue

Jos haluat tulostaa vain tietyn solualueen, korosta se arkista ja valitse sitten Tulosta valinta . Valitse muut kuin vierekkäiset soluja tai alueita, pidä Ctrl-näppäintä painettuna valinnan aikana.

Tulosta koko arkki (arkit)

Tulostaaksesi koko arkki joka on tällä hetkellä auki, valitse Tulosta aktiiviset arkit .

Tulostaminen useita arkkeja , napsauta arkin välilehtiä pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna ja valitse sitten Tulosta aktiiviset arkit .

Tulosta koko työkirja

Tulostaminen kaikki arkit nykyisessä työkirjassa, valitse Tulosta koko työkirja .

Tulosta Excel-taulukko

Jos haluat tulostaa Excel-taulukon, napsauta mitä tahansa solua taulukossa ja valitse sitten Tulosta valittu taulukko Tämä vaihtoehto näkyy vain, kun taulukko tai sen osa on valittu.

Kuinka tulostaa sama alue useille arkeille

Kun työskentelet samankaltaisesti jäsenneltyjen työarkkien, kuten laskujen tai myyntiraporttien, kanssa, haluat ilmeisesti tulostaa saman raivon kaikille arkeille. Tässä on nopein tapa tehdä tämä:

1. Avaa ensimmäinen arkki ja valitse tulostettava alue.
2. Napsauta muita tulostettavia arkkivälilehtiä pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna. Jos haluat valita vierekkäiset arkit, napsauta ensimmäistä arkkivälilehteä, pidä Shift-näppäintä painettuna ja napsauta viimeistä arkkivälilehteä.
3. Napsauta Ctrl + P ja valitse Tulosta valinta avattavassa luettelossa oikealla Asetukset .
4. Napsauta Tulosta nappi.

Vihje. Jos haluat varmistaa, että Excel tulostaa haluamasi tiedot, tarkista sivujen määrä alareunassa olevasta Esikatselu Jos olet valinnut vain yhden alueen arkkia kohti, sivujen määrän pitäisi vastata valittujen arkkien määrää. Jos on valittu kaksi tai useampia alueita, kukin tulostetaan erilliselle sivulle, joten kerro arkkien määrä alueiden lukumäärällä. Täydellistä hallintaa varten voit siirtyä jokaisen tulostettavan sivun esikatselussa oikealle ja vasemmalle osoittavilla nuolinäppäimillä.

Vihje. Jos haluat määrittää tulostusalueen useille arkeille, voit käyttää näitä Tulostusalue-makroja.

Excel-taulukon tulostaminen yhdelle sivulle

Oletusarvoisesti Excel tulostaa taulukot niiden todellisessa koossa. Mitä suurempi työarkki on, sitä enemmän sivuja se vie. Jos haluat tulostaa Excel-taulukon yhdelle sivulle, valitse jokin seuraavista vaihtoehdoista. Skaalausvaihtoehdot jotka sijaitsevat Asetukset osiossa Tulosta esikatselu ikkuna:

• Fit Sheet yhdellä sivulla - tämä kutistaa arkin niin, että se mahtuu yhdelle sivulle.
• Sovita kaikki sarakkeet yhdelle sivulle - tämä tulostaa kaikki sarakkeet yhdelle sivulle, kun taas rivit voidaan jakaa useammalle sivulle.
• Sovita kaikki rivit yhdelle sivulle - tämä tulostaa kaikki rivit yhdelle sivulle, mutta sarakkeet voivat ulottua useammalle sivulle.

Osoitteeseen poista skaalautuminen , valitse Ei skaalausta vaihtoehtojen luettelossa.

Ole hyvin varovainen tulostaessasi yhdelle sivulle - valtavassa arkissa tulosteesi voi muuttua lukukelvottomaksi. Voit tarkistaa, kuinka paljon skaalausta todellisuudessa käytetään, napsauttamalla Mukautetut skaalausvaihtoehdot... Tämä avaa Sivun asetukset valintaikkunassa, jossa tarkastellaan numeroa, joka on kohdassa Säädä laatikko:

Jos Adjust To luku on alhainen, tulostettu kopio on vaikealukuinen. Tässä tapauksessa seuraavat säädöt voivat olla hyödyllisiä:

• Sivun suunnan muuttaminen . Oletusarvo Muotokuva orientaatio toimii hyvin työtaulukoissa, joissa on enemmän rivejä kuin sarakkeita. Jos arkissasi on enemmän sarakkeita kuin rivejä, vaihda sivun orientaatio muotoon Maisema .
• Säädä marginaalit Mitä pienemmät marginaalit, sitä enemmän tilaa tiedoillesi jää.
• Määritä sivujen määrä . Jos haluat tulostaa Excel-taulukon ennalta määritetylle sivumäärälle, valitse valikosta Sivu välilehti Sivun asetukset dialogi, kohdassa Skaalaus , kirjoita sivujen lukumäärä molemmissa Sopii Huomaa, että tämän vaihtoehdon käyttäminen jättää huomiotta kaikki manuaaliset sivunvaihdot.

Tulosta tiedostoon - tallenna tuloste myöhempää käyttöä varten.

Tulosta tiedostoon on yksi harvoin käytetyimmistä Excelin tulostusominaisuuksista, jota monet aliarvioivat. Lyhyesti sanottuna tämä vaihtoehto tallentaa tulosteen tiedostoon sen sijaan, että se lähetettäisiin tulostimelle.

Miksi haluat tulostaa tiedostoon? Säästät aikaa, kun samasta asiakirjasta tarvitaan lisää tulostettuja kopioita. Ajatuksena on, että määrität tulostusasetukset (marginaalit, suuntaus, sivunvaihdot jne.) vain kerran ja tallennat tulosteen .pdf-dokumenttiin. Kun tarvitset seuraavan kerran paperikopion, avaa .pdf-tiedosto ja paina näppäintä "Tulosta tiedosto". Tulosta .

Katsotaanpa, miten se toimii:

1. On Sivun asettelu välilehti, määritä tarvittavat tulostusasetukset ja paina Ctrl + P .
2. Vuonna Tulosta esikatselu ikkuna, avaa Tulostin avattavasta luettelosta ja valitse Tulosta tiedostoon .
3. Napsauta Tulosta nappi.
4. Valitse, mihin tallennetaan tulosteen sisältävä .png-tiedosto.

Tulostuksen esikatselu Excelissä

Tulosteet kannattaa aina esikatsella ennen tulostamista, jotta vältytään odottamattomilta tuloksilta. Tulostuksen esikatseluun on Excelissä pari tapaa:

• Klikkaa Tiedosto > Tulosta .
• Paina tulostuksen esikatselun pikanäppäintä Ctrl + P tai Ctrl + F2 .

Excelin tulostuksen esikatselu on erittäin hyödyllinen väline paperin, musteen ja hermojen säästämiseksi. Se ei ainoastaan näytä tarkalleen, miltä työarkkisi näyttävät paperilla, vaan mahdollistaa myös tiettyjen muutosten tekemisen suoraan esikatseluikkunassa:

• Voit esikatsella seuraava ja edelliset sivut , käytä ikkunan alareunassa olevia oikealle ja vasemmalle osoittavia nuolia tai kirjoita sivunumero ruutuun ja paina Enter-näppäintä . Nuolet näkyvät vain silloin, kun valittu arkki tai alue sisältää useamman kuin yhden tulostetun sivun tietoja.
• Sivun näyttäminen marginaalit , napsauta Näytä marginaalit painiketta oikeassa alakulmassa. Voit tehdä marginaaleista leveämpiä tai kapeampia vetämällä niitä hiirellä. Voit myös säätää marginaalien laajuutta. sarakkeen leveys vetämällä tulostuksen esikatseluikkunan ylä- tai alaosassa olevia kahvoja.
• Vaikka Excelin tulostuksen esikatselussa ei ole zoomauksen liukusäädintä, voit käyttää yleistä pikanäppäintä Ctrl + vierityspyörä tehdäksesi pienen zoomaus Palataksesi alkuperäiseen kokoon napsauttamalla painiketta Zoomaa sivulle painiketta oikeassa alakulmassa.

Poistuaksesi Tulosta esikatselu ja palaa laskentataulukkoon, napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa nuolta. Tulosta esikatselu ikkuna.

Excelin tulostusvaihtoehdot ja -ominaisuudet

Useimmin käytetyt tulostusasetukset ovat käytettävissä edellä käsitellyssä Tulostuksen esikatselu -ikkunassa. Vielä enemmän vaihtoehtoja on käytettävissä ikkunassa Sivun asettelu välilehti Excel-nauhassa:

Sivumarginaalien ja paperikoon määrittämisen lisäksi voit lisätä ja poistaa sivunvaihtoja, määrittää tulostusalueen, piilottaa ja näyttää rasteriviivat, määrittää rivit ja sarakkeet, jotka toistetaan jokaisella tulostetulla sivulla, ja paljon muuta.

Lisäasetukset, joita varten ei ole tilaa nauhassa, ovat käytettävissä kohdassa Sivun asetukset Avaa se napsauttamalla dialogin käynnistysikkunaa. vuonna Sivun asetukset ryhmässä Sivun asettelu välilehti.

Huomautus. Sivun asetukset valintaikkuna voidaan avata myös Tulostuksen esikatselu -ikkunasta. Tällöin jotkut vaihtoehdot, esimerkiksi Tulostusalue tai Toistettavat rivit ylhäällä Jos haluat ottaa nämä ominaisuudet käyttöön, avaa Sivun asetukset -valintaikkuna valikosta Sivun asettelu välilehti.

Excel-tulostusalue

Jos haluat varmistaa, että Excel tulostaa vain tietyn osan laskentataulukosta eikä kaikkia tietoja, määritä tulostusalue. Näin:

1. Valitse yksi tai useampi alue, jonka haluat tulostaa.
2. On Sivun asettelu välilehdellä, kohdassa Sivun asetukset ryhmää, napsauta Tulostusalue > Määritä tulostusalue .

The Tulostusalue asetus tallennetaan, kun tallennat työkirjan. Kun tulostat tämän arkin, tulostuskopio sisältää vain tulostusalueen.

Lisätietoja on kohdassa Tulostusalueen määrittäminen Excelissä.

Tulostuspainikkeen lisääminen Excelin pikakäyttötyökaluriville

Jos tulostat usein Excelissä, voi olla kätevää, että Tulosta-komento on pikakäyttötyökalurivillä. Tee tällöin seuraavasti:

1. Napsauta Pikakäyttötyökalurivin mukauttaminen painiketta (Pikakäyttötyökalurivin oikeassa reunassa oleva alaspäin osoittava nuoli).
2. Valitse näytettävien komentojen luettelosta seuraavat komennot Tulostuksen esikatselu ja tulostus . Tehty!

Kuinka lisätä sivunvaihtoja Excelissä

Kun tulostat valtavaa laskentataulukkoa, voit hallita tietojen jakamista useammalle sivulle lisäämällä sivunvaihtoja. Näin se toimii:

1. Napsauta riviä tai saraketta, jonka haluat siirtää uudelle sivulle.
2. On Sivun asettelu välilehdellä, kohdassa Sivun asetukset ryhmää, klikkaa Taukoja > Lisää sivunvaihto .

Sivunvaihto lisätään. Jos haluat visuaalisesti nähdä, mitkä tiedot kuuluvat eri sivuille, vaihda sivulle Näytä välilehti ja ota käyttöön Sivunvaihdon esikatselu .

Jos haluat muuttaa tietyn sivunvaihdon sijaintia, siirrä sen haluamaasi paikkaan vetämällä taukoviivaa.

Lisätietoja on kohdassa Sivunvaihdon lisääminen ja poistaminen Excelissä.

Kaavojen tulostaminen Excelissä

Jos haluat saada Excelin tulostamaan kaavat niiden laskettujen tulosten sijaan, sinun tarvitsee vain näyttää kaava laskentataulukossa ja tulostaa se sitten tavalliseen tapaan.

Jos haluat tehdä sen, vaihda Kaavat välilehteä ja napsauta Näytä kaavat painiketta Kaavan tarkastus ryhmä.

Kuinka tulostaa kaavio Excelissä

Jos haluat tulostaa vain kaavio ilman työarkin tietoja , valitse haluamasi kaavio ja paina Ctrl + P . Paina Ctrl + P . Tulosta esikatselu ikkunassa, näet oikealla olevan kaavion esikatselun ja Tulosta valittu kaavio valittuna kohdassa Asetukset Jos esikatselu näyttää halutulta, napsauta Tulosta ; muutoin säädä asetuksia:

Vinkkejä ja huomautuksia:

• Jos haluat tulostaa koko arkin sisällön, mukaan lukien kaavion, paina Ctrl + P valitsematta mitään arkilta ja varmista, että valintaruutu Tulosta aktiiviset arkit vaihtoehto valitaan kohdassa Asetukset .
• Ei ole mahdollista säätää skaalaus kaavion Tulosta esikatselu Jos haluat, että tulostettu kaavio mahtuu koko koko sivu , muuta kuvaajan kokoa saadaksesi sen suuremmaksi.

Miten tulostaa rasteriviivat Excelissä

Oletusarvoisesti kaikki laskentataulukot tulostetaan ilman rasteriviivoja. Jos haluat tulostaa Excel-taulukon siten, että solujen välissä on viivoja, sinun on tehtävä näin:

1. Vaihda Sivun asettelu välilehti.
2. vuonna Arkki Vaihtoehdot ryhmä, alle Rasteriviivat , tarkista Tulosta laatikko.

Miten muuttaa tulostettujen rasteriviivojen väriä? Yksityiskohtaiset ohjeet löytyvät kohdasta Miten Excel saa tulostettua rasteriviivat.

Otsikoiden tulostaminen Excelissä

Monisivuisessa Excel-taulukossa voi olla hankalaa ymmärtää, mitä tämä tai tuo tieto tarkoittaa. Tulosta otsikot ominaisuuden avulla voit näyttää sarakkeiden ja rivien otsikot jokaisella tulostetulla sivulla, mikä helpottaa tulostetun kopion lukemista huomattavasti.

Voit toistaa otsikkorivin tai otsikkosarakkeen jokaisella tulostetulla sivulla seuraavasti:

1. On Sivun asettelu välilehdellä, kohdassa Sivun asetukset ryhmää, klikkaa Tulosta otsikot .
2. On Arkki välilehti Sivun asetukset valintaikkunan kohdassa Tulosta otsikot määritä, mitkä rivit toistetaan ylhäällä ja/tai mitkä sarakkeet toistetaan vasemmalla.
3. Kun olet valmis, napsauta OK .

Lisätietoja on kohdassa Rivien ja sarakkeiden otsikoiden tulostaminen jokaiselle sivulle.

Kuinka tulostaa kommentteja Excelissä

Jos muistiinpanosi ovat yhtä tärkeitä kuin taulukkolaskennan tiedot, saatat haluta saada kommentit myös paperille. Tee tätä varten seuraavaa:

1. On Sivun asettelu välilehdellä, kohdassa Sivun asetukset ryhmää, napsauta dialogin käynnistintä (pieni nuoli ryhmän oikeassa alakulmassa).
2. Vuonna Sivun asetukset ikkuna, vaihda Arkki välilehdellä, napsauta nuolta Kommentit ja valitse, miten haluat ne tulostettavan:

Lisätietoja on kohdassa Kommenttien tulostaminen Excelissä.

Osoitetarrojen tulostaminen Excelistä

Voit tulostaa postitustarroja Excelistä käyttämällä yhdistelmäpostitoimintoa. Varaudu siihen, että tarrojen saaminen oikein ensimmäisellä yrittämällä voi kestää jonkin aikaa. Yksityiskohtaiset vaiheet ja paljon hyödyllisiä vinkkejä löydät tästä opetusohjelmasta: Tarrojen tekeminen ja tulostaminen Excelistä.