Стаття містить докладні інструкції з використання набору значків умовного форматування в Excel. Вона навчить вас створювати власні набори значків, які долають багато обмежень вбудованих опцій, і застосовувати значки на основі іншого значення комірки.

Деякий час тому ми почали вивчати різні функції та можливості умовного форматування в Excel. Якщо у вас не було можливості прочитати ту вступну статтю, ви можете зробити це зараз. Якщо ви вже знаєте основи, давайте перейдемо далі і подивимося, які можливості у вас є щодо наборів піктограм Excel і як ви можете використовувати їх у своїх проектах.

Набори піктограм Excel

Набори значків в Excel - це готові до використання опції форматування, які додають до клітинок різні значки, такі як стрілки, фігури, галочки, прапорці, початок рейтингу тощо, щоб візуально показати, як значення клітинок у діапазоні порівнюються між собою.

Зазвичай набір піктограм містить від трьох до п'яти піктограм, отже, значення клітинок у відформатованому діапазоні поділяються на три-п'ять груп від більшого до меншого. Наприклад, набір із трьох піктограм використовує одну піктограму для значень, більших або рівних 67%, іншу піктограму для значень від 67% до 33% і ще одну піктограму для значень, менших за 33%. Проте ви можете змінити цю поведінку за замовчуванням івизначте власні критерії.

Як використовувати набори піктограм в Excel

Щоб застосувати набір іконок до ваших даних, ось що потрібно зробити:

1. Виділіть діапазон клітинок, який потрібно відформатувати.
2. Про це йдеться на Головна сторінка у вкладці Стилі групу, натисніть Умовне форматування .
3. Вказати на Набори іконок , а потім клацніть потрібний тип піктограми.

Все, іконки відразу ж з'являться у виділених комірках.

Як налаштувати набори піктограм Excel

Якщо вас не влаштовує те, як Excel інтерпретував і виділив ваші дані, ви можете легко налаштувати застосований набір піктограм. Щоб внести зміни, виконайте наступні дії:

1. Виділіть будь-яку комірку, умовно відформатовану за допомогою набору піктограм.
2. Про це йдеться на Головна сторінка вкладка, натисніть Умовне форматування > Правила управління .
3. Виберіть правило, що цікавить, і натисніть Правило редагування .
4. В рамках проекту Редагувати правило форматування можна вибрати інші піктограми і присвоїти їм різні значення. Для вибору іншої піктограми натисніть на кнопку, що розкривається, і ви побачите список всіх піктограм, доступних для умовного форматування.
5. Після завершення редагування натисніть ГАРАЗД. двічі, щоб зберегти зміни і повернутися до Excel.

Для нашого прикладу ми обрали червоний хрестик для виділення значень, що перевищують або дорівнюють 50%, і зелену галочку для виділення значень, що становлять менше 20%. Для проміжних значень буде використовуватися жовтий знак оклику.

Чайові:

• До реверсне налаштування піктограми натисніть на кнопку Зворотний порядок ікон кнопку.
• Щоб приховати значення комірок та показувати тільки іконки виберіть пункт Показати тільки іконку прапорець.
• Для визначення критеріїв на основі значення іншої комірки введіть адресу комірки в поле Значення Ящик.
• Ви можете використовувати набори іконок разом з інші умовні формати наприклад, змінити колір фону комірок, що містять піктограми.

Як створити власний набір піктограм в Excel

В Microsoft Excel існує 4 різних види наборів піктограм: направлені, фігури, індикатори та оцінки. При створенні власного правила можна використовувати будь-яку піктограму з будь-якого набору і присвоїти їй будь-яке значення.

Щоб створити власний набір іконок, виконайте наступні дії:

1. Виділіть діапазон комірок, до яких потрібно застосувати піктограми.
2. Натисніть Умовне форматування > Набори іконок > Більше правил .
3. В рамках проекту Нове правило форматування виберіть потрібні піктограми. У діалоговому вікні Тип у випадаючому вікні виберіть У відсотках , Кількість з Формула і введіть відповідні значення в поле Значення коробки.
4. Нарешті, натисніть ГАРАЗД. .

Для цього прикладу ми створили власний набір іконок з трьома прапорами, де:

• Зеленим прапорцем позначені витрати домогосподарств, що перевищують або дорівнюють $100.
• Жовтий прапорець присвоюється номерам, меншим за 100 доларів США та більшим або рівним 30 доларам США.
• Зелений прапорець використовується для вартості менше 30 доларів.

Як задати умови на основі значення іншої комірки

Замість того, щоб "жорстко кодувати" критерії в правилі, ви можете ввести кожну умову в окрему комірку, а потім посилатися на ці комірки. Ключова перевага такого підходу полягає в тому, що ви можете легко модифікувати умови, змінюючи значення в комірках, на які є посилання, без редагування правила.

Наприклад, ми ввели дві основні умови в комірки G2 і G3 і налаштували правило таким чином:

• За Тип вибери Формула .
• Для Значення введіть адресу комірки, перед якою стоїть знак рівності. Для того, щоб Excel зробив це автоматично, достатньо встановити курсор у поле та клацнути комірку на аркуші.

Значок умовного форматування Excel встановлює формулу

Для того, щоб умови автоматично розраховувалися Excel, ви можете виразити їх за допомогою формули.

Щоб застосувати умовне форматування за допомогою значків на основі формул, почніть створювати власний набір значків, як описано вище. Нове правило форматування у діалоговому вікні, у вкладці Тип у випадаючому вікні виберіть Формула і вставте свою формулу в рядок Значення Ящик.

Для цього прикладу використовуються наступні формули:

• Зелений прапорець присвоюється показникам, які більші або дорівнюють середньому значенню +10:

  =AVERAGE($B$2:$B$13)+10

• Жовтий прапор присвоюється номерам, меншим за середнє + 10 і більшим або рівним за середнє - 20.

  =AVERAGE($B$2:$B$13)-20

• Зелений прапорець використовується для значень нижче середнього - 20.

Примітка. У формулах набору іконок не можна використовувати відносні посилання.

Значок умовного формату Excel встановлений для порівняння 2 стовпців

При порівнянні двох стовпців набори піктограм умовного форматування, такі як кольорові стрілки, можуть дати вам відмінне візуальне представлення порівняння. Це можна зробити, використовуючи набір піктограм в поєднанні з формулою, яка обчислює різницю між значеннями в двох стовпцях - формула відсоткової зміни добре працює для цієї мети.

Припустимо, у вас є червень і липень витрати в колонках B і C відповідно. Для розрахунку того, наскільки змінилася сума між двома місяцями, використовується формула в скопійованому D2:

=C2/B2 - 1

Зараз ми хочемо показати:

• Стрілка вгору, якщо зміна у відсотках є позитивним числом (значення у колонці С більше, ніж у колонці В).
• Стрілка вниз, якщо різниця є від'ємним числом (значення у колонці С менше, ніж у колонці В).
• Горизонтальна стрілка, якщо відсоткова зміна дорівнює нулю (колонки B і C рівні).

Для цього ви створюєте користувацьке правило набору піктограм з цими параметрами:

• Зелена стрілка вгору, коли Значення дорівнює> 0.
• Жовта стрілка вправо, коли Значення дорівнює =0, що обмежує вибір нулями.
• Червона стрілка вниз, коли Значення дорівнює <0.
• Для всіх ікон, Тип встановлюється на Кількість .

На цьому етапі результат буде виглядати приблизно так:

До показувати тільки іконки без відсотків, поставте галочку Показати тільки іконку прапорець.

Як застосувати набори піктограм Excel на основі іншої комірки

Поширеною є думка, що набори піктограм умовного форматування Excel можна використовувати тільки для форматування клітинок на основі їх власних значень. Технічно це дійсно так. Однак ви можете емулювати набір піктограм умовного форматування на основі значення в іншій клітинці.

Припустимо, у Вас є дати оплати в колонці D. Ваша мета полягає в тому, щоб поставити зелений прапорець в колонці A, коли певний рахунок оплачений, тобто у відповідній комірці в колонці D є дата. Якщо комірка в колонці D порожня, то слід вставити червоний прапорець.

Для виконання поставленого завдання необхідно здійснити такі кроки:

1. Почніть з додавання наведеної нижче формули в А2, а потім скопіюйте її вниз по стовпчику:

   =IF($D2"", 3, 1)

   У формулі вказано повернути 3, якщо D2 не пуста, інакше 1.

2. Виділіть комірки даних у стовпці А без заголовка стовпця (A2:A13) і створіть власне правило набору піктограм.
3. Налаштуйте наступні параметри:
   • Зелений прапорець, коли число дорівнює>=3.
   • Жовтий прапорець, коли число дорівнює 2. Як ви пам'ятаєте, ми не дуже хочемо ніде жовтий прапорець, тому ставимо умову, яка ніколи не буде виконана, тобто значення менше 3 і більше 2.
   • В рамках проекту Тип випадаюче вікно, вибрати Кількість для обох ікон.
   • Виберіть пункт Тільки набір іконок прапорець, щоб приховати цифри і показати тільки піктограми.

Результат саме такий, як ми шукали: зелений прапорець, якщо комірка в колонці D містить щось, і червоний прапорець, якщо комірка порожня.

Набори значків умовного форматування Excel на основі тексту

За замовчуванням набори піктограм Excel призначені для форматування чисел, а не тексту. Але, проявивши трохи творчості, ви можете призначити різні піктограми конкретним текстовим значенням, щоб з першого погляду було видно, який текст знаходиться в тій чи іншій комірці.

Припустимо, ви додали Примітка до таблиці витрат домогосподарства і хочете застосувати певні піктограми на основі текстових підписів у цій колонці. Завдання вимагає певної підготовчої роботи, а саме

• Складіть зведену таблицю (F2:G4), пронумерувавши кожну нотатку. Ідея полягає в тому, щоб використовувати тут додатні, від'ємні та нульові числа.
• Додайте у вихідну таблицю ще один стовпець з іменем Значок (саме там будуть розміщені ікони).
• Заповнив новий стовпець формулою VLOOKUP, яка шукає нотатки і повертає відповідні номери зі зведеної таблиці:

  =VLOOKUP(C2, $F$2:$G$4, 2, FALSE)

  

Тепер настав час додати іконки до наших текстових нотаток:

1. Виберіть діапазон D2:D13 і натисніть Умовне форматування > Набори іконок > Більше правил .
2. Виберіть потрібний стиль іконки та налаштуйте правило, як показано на малюнку нижче:
3. Наступним кроком буде заміна чисел на текстові примітки. Це можна зробити, застосувавши власний формат чисел. Отже, знову виділяємо діапазон D2:D13 і натискаємо комбінацію клавіш CTRL + 1.
4. В рамках проекту Формат комірок діалоговому вікні, на вкладці Кількість виберіть вкладку Нестандартний категорії, введіть наступний формат в поле Тип і натисніть кнопку ГАРАЗД. :

   "Добре"; "Непомірно"; "Прийнятно"; "Добре"; "Непомірно"; "Прийнятно"; "Добре"; "Непомірно"

   Де " Добре. " - значення відображення для додатних чисел, " Непомірно високі " для від'ємних чисел, а " Прийнятно " на 0. Будь ласка, переконайтеся, що ви правильно замінили ці значення своїм текстом.

   Це дуже близько до бажаного результату, чи не так?

5. Щоб позбутися від Примітка яка стала зайвою, скопіювати вміст стовпчика Значок а потім скористайтеся колонкою Паста спеціальна щоб вставити значення в тому ж місці. Однак, будь ласка, майте на увазі, що це зробить ваші піктограми статичними, тому вони не будуть реагувати на зміни у вихідних даних. Якщо ви працюєте з оновлюваним набором даних, пропустіть цей крок.
6. Тепер можна сміливо приховувати або видаляти (якщо ви замінили формули розрахунковими значеннями) Примітка не впливаючи на текстові мітки та символи в стовпчику Значок стовпчик. Готово!

Примітка: у цьому прикладі ми використовували набір з 3 іконок. Застосування наборів з 5 іконок на основі тексту також можливе, але потребує більшої кількості маніпуляцій.

Як показати тільки деякі елементи набору іконок

Вбудовані в Excel набори з 3 та 5 піктограм виглядають гарно, але іноді вони можуть здатися вам трохи перевантаженими графікою. Рішення полягає в тому, щоб залишити лише ті піктограми, які привертають увагу до найважливіших елементів, наприклад, до найкращих або найгірших показників.

Наприклад, підсвічуючи витрати різними іконками, ви можете захотіти показати тільки ті, які позначають суми, що перевищують середній показник. Давайте подивимося, як це можна зробити:

1. Створіть нове правило умовного форматування, натиснувши Умовне форматування> Нове правило> Форматувати тільки клітинки, які містять Виберіть, щоб відформатувати клітинки зі значеннями, меншими за середнє, яке повертається за наведеною нижче формулою. Клацніть ГАРАЗД. без встановлення будь-якого формату.

   = AVERAGE($B$2:$B$13)

2. Натисніть Умовне форматування> Керування правилами... просувайтеся вгору по Нижче середнього і поставити галочку в графі "Правило", а також поставити галочку в графі Зупинись, якщо це правда прапорець навпроти нього.

Як наслідок, піктограми відображаються лише для сум, що перевищують середнє значення в застосованому діапазоні:

Як додати власний набір піктограм в Excel

Вбудовані набори Excel мають обмежену колекцію значків і, на жаль, немає можливості додати користувацькі значки в колекцію. На щастя, є обхідний шлях, який дозволяє імітувати умовне форматування за допомогою користувацьких значків.

Спосіб 1. Додавання користувацьких іконок за допомогою меню "Символи

Для емуляції умовного форматування Excel за допомогою спеціального набору піктограм необхідно виконати такі дії:

1. Створіть довідкову таблицю, що описує ваші умови, як показано на скріншоті нижче.
2. У довідкову таблицю вставте потрібні піктограми. Для цього натисніть на кнопку Вставка вкладка> Символи група> Символ кнопку. У вікні Символ виберіть у діалоговому вікні Обмотки виберіть потрібний символ і натисніть Вставка .
3. Поруч з кожною піктограмою введіть її символьний код, який відображається в нижній частині вікна Символ діалогове вікно.
4. Для стовпця, в якому повинні з'являтися піктограми, встановіть значення Флігелі а потім введіть вкладену формулу ЕСЛИ на зразок цієї:

   =IF(B2>=90, CHAR(76), IF(B2>=30, CHAR(75), CHAR(74)))

   З посиланнями на клітинки вона має такий вигляд:

   =IF(B2>=$H$2, CHAR($F$2), IF(B2>=$H$3, CHAR($F$3), CHAR($F$4)))

   Скопіюйте формулу вниз по стовпчику, і ви отримаєте такий результат:

Чорно-білі іконки виглядають досить тьмяно, але можна надати їм кращого вигляду, розфарбувавши клітинки. Для цього можна застосувати вбудоване правило ( Умовне форматування > Правила виділення комірок > Дорівнює ) на основі формули CHAR, таких як:

=CHAR(76)

Тепер наше власне форматування іконок виглядає приємніше, чи не так?

Спосіб 2. Додавання користувацьких іконок за допомогою віртуальної клавіатури

Додавання власних іконок за допомогою віртуальної клавіатури стало ще простіше. Крок за кроком:

1. Почніть з відкриття віртуальної клавіатури на панелі завдань. Якщо значка клавіатури там немає, клацніть правою кнопкою миші по панелі, а потім натисніть Показати сенсорну кнопку клавіатури .
2. У зведеній таблиці виберіть комірку, в яку ви хочете вставити піктограму, а потім клацніть на вподобаній піктограмі.

   Крім того, ви можете відкрити клавіатуру смайликів, натиснувши комбінацію клавіш Win + . (клавіша з логотипом Windows і клавіша з крапкою разом) і вибрати іконки там.

3. В рамках проекту Спеціальна іконка введіть цю формулу:

   =IF(B2>=$G$2, $E$2, IF(B2>=$G$3, $E$3, $E$4))

   У цьому випадку не потрібно ні кодів символів, ні морочитися з типом шрифту.

При додаванні на робочий стіл Excel іконки стають чорно-білими:

В Excel Online кольорові піктограми виглядають набагато красивіше:

Ось так можна використовувати набори піктограм в Excel. Якщо придивитися уважніше, то вони здатні на набагато більше, ніж просто кілька стандартних форматів, чи не так? Якщо вам цікаво дізнатися про інші види умовного форматування, то вам стануть у нагоді навчальні матеріали, на які ви можете перейти за посиланням нижче.

Практичний посібник для завантаження

Набори значків умовного форматування в Excel - приклади (файл .xlsx)