У статті показано, як поділитися календарем Outlook з обліковим записом Google трьома різними способами: надіславши запрошення, опублікувавши календар в Інтернеті та експортувавши файл iCalendar.

Обмін даними або синхронізація між двома різними програмами часто набагато складніша, ніж повинна бути, особливо коли мова йде про Microsoft Outlook і Google Gmail, два найпоширеніші додатки для роботи з поштою і календарем, які використовуються сьогодні. Звичайно, є кілька сторонніх програм і сервісів, які полегшують роботу, але хто захоче платити за те, що може бути зроблено безкоштовно?

Цей урок навчить вас 3 простим способам обміну календарем Outlook з Google без використання будь-яких розширень, плагінів або сторонніх інструментів.

Діліться календарем Outlook з Google, надіславши запрошення

Microsoft Outlook і додаток Google Calendar принципово відрізняються, але у них є одна спільна риса - обидва підтримують iCal, який є загальноприйнятим форматом для обміну інформацією про планування між різними системами і додатками. Це означає, що ви можете підписатися на календар Outlook в Google, якщо у вас є дійсне посилання ICS. У цьому розділі пояснюється, як отримати посилання iCal з програмиспільне запрошення.

Функція спільного доступу до календаря доступна в настільних версіях Outlook для Office 365, облікових записах на базі Exchange, Outlook в Інтернеті та Outlook.com. Наведені нижче інструкції призначені для облікових записів на сервері Exchange і настільних версій Outlook для Office 365. Якщо ви використовуєте Outlook в Інтернеті або Outlook.com, докладні інструкції можна знайти тут: Як надати спільний доступ до календаря в Outlook Online.

Важливо! Наразі спільний доступ до календаря працює лише один раз, наступні зміни не синхронізуються. Для отримання додаткової інформації див. статтю Синхронізація календаря Outlook/Google не працює.

Щоб поділитися календарем Outlook з Gmail, ось що потрібно зробити:

Надіслати запрошення на спільний доступ до календаря з Outlook

У програмі Microsoft Outlook перейдіть до перегляду Календаря та виконайте наступні дії:

1. На панелі навігації клацніть правою кнопкою миші по календареві, до якого ви хочете надати доступ, і виберіть Дозволи на спільний доступ з контекстного меню (або натисніть Календар акцій на Головна сторінка у вкладці Керування календарями група).
2. Про це йдеться на Дозволи на вкладці Властивості календаря діалогове вікно, натисніть Додати .
3. В рамках проекту Додати користувачів введіть адресу Gmail у вікні Додати і натисніть кнопку ГАРАЗД. .
4. Виберіть рівень дозволів, який ви хочете надати (за замовчуванням стоїть Переглянути всі деталі ) та натисніть кнопку ОК.

Робота з Outlook завершена, і запрошення на спільний доступ до календаря вже на шляху до вашого облікового запису Gmail.

Додайте посилання на iCal до календаря Google

Увійдіть у свій обліковий запис Google і виконайте ці дії:

1. У програмі Google Gmail відкрийте запрошення на спільний доступ, натисніть правою кнопкою миші " цей URL ", що знаходиться внизу, та оберіть Скопіювати адресу посилання або еквівалентну команду в залежності від вашого браузера.
2. Перейдіть в додаток Google Календар і натисніть на знак "плюс" поруч з Інші календарі .
3. У спливаючому меню оберіть За посиланням .
4. Вставте посилання, яке ви скопіювали із запрошення до спільного доступу (воно має закінчуватися розширенням .ics), у поле Адреса календаря і натисніть Додати календар .

   За мить ви отримаєте повідомлення про те, що календар додано.

5. Натисніть стрілку назад у верхньому лівому кутку, щоб вийти Налаштування і ви знайдете календар Outlook в розділі Інші календарі Тепер ви можете перейменувати його та змінити кольорову гаму на свій смак:

Календар має синхронізуватися автоматично, доки ви залишаєтеся на нього підписаним. Зазвичай, оновлення в Календарі Google з'являються через кілька хвилин після того, як ви на нього підписалися.

Діліться календарем Outlook з Google, публікуючи його в Інтернеті

Якщо ви не хочете обтяжувати себе надсиланням індивідуального запрошення кожній особі, ви можете опублікувати свій календар в Інтернеті, а потім поділитися посиланням на нього в ICS.

Функція публікації доступна майже в усіх програмах, включаючи Outlook.com, Office for 365 та облікові записи Exchange. Якщо публікація не працює в локально встановленому настільному додатку Outlook або ваш адміністратор наклав певні обмеження на корпоративний обліковий запис Office 365, ви завжди можете скористатися функцією публікації на Outlook.com.

Щоб опублікувати календар в Outlook.com або Outlook в Інтернеті, виконайте наведені нижче дії:

1. У додатку Календар натисніть на кнопку Налаштування (шестерня) у правому верхньому куті, а потім натисніть кнопку Перегляд всіх налаштувань Outlook посилання внизу сторінки Налаштування на вікні.
2. Зліва натисніть Календар > Спільні календарі .
3. На правій панелі, у розділі Опублікувати календар , оберіть календар, який бажаєте опублікувати, та рівень доступу: Перегляд, коли я зайнятий , Перегляд назв та місцезнаходження або Переглянути всі деталі .
4. Натисніть на кнопку Опублікувати кнопку.
5. За мить у цьому ж вікні з'явиться посилання на ICS, скопіюйте його та поділіться ним з якомога більшою кількістю людей.

Чайові:

1. Якщо ви використовуєте робочий стіл Outlook, будь ласка, скористайтеся цією інструкцією: Як опублікувати календар в Outlook.
2. Якщо хтось поділився з вами посиланням на ICS, виконайте кроки 2 - 5, описані в попередньому розділі, щоб додати загальнодоступний iCalendar до свого облікового запису Google.

Імпорт календаря Outlook в Google

Інший спосіб обміну календарем Outlook з обліковим записом Google - це експорт та імпорт його подій. Основним обмеженням цього підходу є те, що ви імпортуєте знімок Календарі не синхронізуються автоматично, і подальші зміни, які ви вносите до календаря в Outlook, не відображатимуться в Google.

Експорт календаря з Outlook

Щоб експортувати календар з Outlook, просто збережіть його як файл iCal. Ось як це зробити:

1. Виберіть календар для експорту.
2. Натисніть Файл > Зберегти календар .
3. В рамках проекту Зберегти як введіть будь-яке ім'я в діалоговому вікні Ім'я файлу або залишити за замовчуванням.

   У нижній частині вікна ви побачите короткий опис того, що буде збережено. Якщо вас влаштовують значення за замовчуванням, просто натисніть Зберегти В іншому випадку натисніть Більше опцій і перейдемо до наступного кроку.

   Дивіться також: Функція ЕСЛИ в Excel з декількома умовами
4. У вікні, що відкриється, вкажіть наступну інформацію:
   • Від Діапазон дат у випадаючому списку оберіть Вказати дати і встановіть бажаний діапазон дат або виберіть один із запропонованих варіантів. Якщо ви вирішили експортувати весь календар, будь ласка, зверніть увагу, що отриманий файл iCal може бути досить великим, і його генерація займе деякий час.
   • Від Детальна інформація у випадаючому списку оберіть обсяг інформації, який ви бажаєте зберегти: Тільки в наявності , Обмежена кількість деталей (наявність та тематика) або Повна інформація .
   • За бажанням, натисніть кнопку Показати та налаштувати додаткові опції, такі як експорт приватних елементів та вкладень календаря.
   • Після завершення натисніть OK.

   Повертаючись до головного Зберегти як у вікні, натисніть Зберегти .

Імпортувати файл iCal в Google

Щоб імпортувати файл .ics до Календаря Google, виконайте такі дії:

1. У додатку Google Календар натисніть на кнопку Меню налаштувань у правому верхньому куті та виберіть Налаштування .
2. Зліва виберіть Імпорт та експорт .
3. Під Імпорт натисніть Виберіть файл з вашого комп'ютера і знайдіть файл iCal, який ви експортували з Outlook.
4. Виберіть, до якого календаря імпортувати події. За замовчуванням події додаються до основного календаря.
5. Натисніть на кнопку Імпорт кнопку.

По завершенню ви отримаєте повідомлення про те, скільки подій було імпортовано, і як тільки ви вийдете з системи Налаштування Ви знайдете їх у своєму календарі Google.

Не працює спільний календар Outlook

Хоча стандартний формат iCal підтримується як Microsoft, так і Google, у них, схоже, є багато проблем із сумісністю. З мого власного досвіду, спільний або опублікований календар, який повинен синхронізуватися автоматично, насправді працює лише один раз - при першій синхронізації. Подальші зміни в Outlook не відображаються в Google, що робить цю функцію практично марною. Моя перша думка була про те, що я зробивщось не так, але після невеликого дослідження я знайшов багато схожих проблем, про які повідомлялося в службу підтримки Google.

На жаль, очевидного рішення цієї проблеми поки що немає. Доводиться або чекати (точніше сподіватися) на виправлення, або покладатися на спеціальне програмне забезпечення. Наприклад, за даними Google, їх G Suite Sync для Microsoft Outlook синхронізує всі елементи, включаючи пошту, календар, контакти, завдання та нотатки в обох напрямках. Кілька альтернативних варіантів описано в розділі Як синхронізувати Google Календар з Outlook.

Ось так можна поділитися календарем Outlook з Google. Дякую за увагу і сподіваюся побачити вас на нашому блозі наступного тижня!