Artikeln visar hur du hittar och markerar tomma celler i Excel med hjälp av villkorlig formatering och VBA. Beroende på dina behov kan du färglägga endast verkligt tomma celler eller även de som innehåller strängar med noll längd.

När du får en Excel-fil från någon eller importerar den från en extern databas är det alltid en bra idé att kontrollera data för att se till att det inte finns några luckor eller saknade datapunkter. I en liten datamängd kan du lätt upptäcka alla luckor med egna ögon. Men om du har en stor fil med hundratals eller tusentals rader är det näst intill omöjligt att hitta tomma celler manuellt.

I den här handledningen lär du dig fyra snabba och enkla sätt att markera tomma celler i Excel så att du visuellt kan identifiera dem. Vilken metod är bäst? Det beror på datastrukturen, dina mål och din definition av "tomma".

Välj och markera tomma celler med Gå till special

Den här enkla metoden väljer alla tomma celler i ett visst intervall, som du sedan kan fylla med valfri färg.

Så här gör du för att välja tomma celler i Excel:

1. Markera det område där du vill markera tomt. Om du vill markera alla celler med data klickar du på den övre vänstra cellen och trycker på Ctrl + Shift + End för att utöka markeringen till den senast använda cellen.
2. På den Hem på fliken Redigering av grupp, klicka på Hitta & Välj > Gå till Special Eller tryck på F5 och klicka på Särskilt... .

   

3. I Gå till Special dialogrutan, välj Blanks och klicka på OK Detta markerar alla tomma celler i intervallet.

   

4. Med de tomma cellerna markerade klickar du på Fyllningsfärg på den Hem på fliken Typsnitt och välj önskad färg. Klart!

   

Tips och anteckningar:

• Gå till Special funktionen väljer endast verkligen tomma celler Det vill säga celler som inte innehåller någonting. Celler som innehåller tomma strängar, mellanslag, vagnreturer, tecken som inte skrivs ut etc. betraktas inte som tomma och markeras inte. Om du vill markera celler med formler som returnerar en tom sträng ("") som resultat använder du antingen villkorlig formatering eller ett VBA-makro.
• Denna metod är statisk och är bäst att använda som en engångslösning. Ändringar som du gör senare kommer inte att återspeglas automatiskt: nya blanksteg kommer inte att markeras och tidigare blanksteg som du fyller med värden kommer att förbli färgade. Om du letar efter en dynamisk lösning är det bättre att använda metoden Villkorlig formatering.

Filtrera och markera tomrum i en specifik kolumn

Om du inte bryr dig om tomma celler någonstans i tabellen utan snarare vill hitta och markera celler eller hela rader som har tomma celler i en viss kolumn kan Excel Filter vara rätt lösning.

För att få det gjort, gör du så här:

1. Välj en cell i datasetet och klicka på Sortera & Filtrera > Filter på den Hem Eller tryck på genvägen CTRL + Shift + L för att aktivera autofilter.
2. Klicka på rullgardinsmenyn för målkolumnen och filtrera tomma värden. Rensa för detta den Välj alla och välj sedan (Blanketter) .
3. Markera de filtrerade cellerna i nyckelkolumnen eller hela rader och välj Fyll på den färg som du vill använda.

I vår exempeltabell kan vi filtrera och sedan markera de rader där SKU-cellerna är tomma:

Anteckningar:

• Till skillnad från den tidigare metoden gäller detta tillvägagångssätt formler som returnerar tomma strängar ("") som tomma celler.
• Den här lösningen lämpar sig inte för data som ändras ofta, eftersom du skulle behöva rensa och markera igen vid varje ändring.

Hur du markerar tomma celler i Excel med villkorlig formatering

Båda de tekniker som diskuterats tidigare är enkla och koncisa, men de har en betydande nackdel - ingen av metoderna reagerar på ändringar i datamängden. Till skillnad från dem är villkorlig formatering en dynamisk lösning, vilket innebär att du behöver ställa in regeln bara en gång. Så snart en tom cell fylls med ett värde försvinner färgen omedelbart. Och tvärtom, så fort en ny tom cell dyker upp,kommer den att markeras automatiskt.

Exempel 1. Markera alla tomma celler i ett intervall

Om du vill markera alla tomma celler i ett visst intervall konfigurerar du Excel-regeln för villkorlig formatering på följande sätt:

1. Välj det intervall där du vill markera tomma celler (A2:E6 i vårt fall).
2. På den Hem på fliken Stilar grupp, klicka på Ny regel > Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras .
3. I Formatera värden där denna formel är sann och ange en av nedanstående formler, där A2 är den övre vänstra cellen i det valda intervallet:

   Markera helt tomma celler som inte innehåller något:

   =ISBLANK(A2)

   Att också lyfta fram Till synes tomma celler. som innehåller strängar med noll längd ("") som returneras av dina formler:

   =LEN(A2)=0

   eller .

   =A2=""

4. Klicka på Format knappen, växla till den Fyll på Välj den bakgrundsfärg du vill ha och klicka på OK.
5. Klicka på OK för att spara regeln och stänga huvuddialogfönstret.

   

Detaljerade steg finns i Skapa en formelbaserad regel för villkorlig formatering i Excel.

Exempel 2. Markera rader som har tomma fält i en viss kolumn.

Om du vill markera hela rader som har tomma celler i en viss kolumn gör du bara en liten ändring i formlerna ovan så att de hänvisar till cellen i den specifika kolumnen, och se till att låsa kolumnkoordinaten med $-tecknet.

Om du till exempel vill markera rader med blanksteg i kolumn B markerar du hela tabellen utan kolumnrubriker (A2:E6 i det här exemplet) och skapar en regel med en av de här formlerna:

Markera helt tomma celler :

=ISBLANK($B2)

Markera blanketter och celler som innehåller tomma strängar :

=LEN($B2)=0

eller .

=$B2=""

Resultatet är att endast de rader där en SKU-cell är tom markeras:

Mer information finns i Excel villkorlig formatering för tomma celler.

Markera om det är tomt med VBA

Om du gillar att automatisera saker och ting kan följande VBA-koder för att färga tomma celler i Excel vara användbara.

Makro 1: Färga tomma celler

Det här makrot kan hjälpa dig att lyfta fram verkligen tomma celler som inte innehåller någonting alls.

För att färga alla tomma celler i ett valt område behöver du bara en enda kodrad:

Du använder den här koden för att markera tomma fält i ett fördefinierat kalkylblad och intervall (intervall A2:E6 på blad 1 i exemplet nedan):

Istället för en RGB-färg kan du använda en av de åtta huvudbasfärgerna genom att skriva "vb" före färgnamnet, till exempel:

Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.Color = vbBlue

Eller så kan du ange färgindexet, till exempel:

Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.ColorIndex = 6

Makro 2: Färga blanksteg och tomma strängar

Om du vill känna igen visuellt tomma celler som innehåller formler som returnerar tomma strängar som tomma celler, kontrollera om Text för varje cell i det valda intervallet = "", och om det är TRUE, används färgen.

Här är koden för att markera alla tomma strängar i ett valt intervall:

Hur man infogar och kör makro

Till lägga till ett makro till din arbetsbok, utför dessa steg:

1. Tryck på Alt + F11 för att öppna Visual Basic Editor.
2. Högerklicka på målarbetsboken i projektutforskaren till vänster och klicka sedan på Infoga > Modul .
3. Klistra in VBA-koden i kodfönstret till höger.

Till köra makrot Det här är vad du måste göra:

1. Välj intervallet i arbetsbladet.
2. Tryck på Alt + F8 för att öppna Makro dialog.
3. Välj makro och klicka på Kör .

   

För detaljerade steg-för-steg-instruktioner, se:

• Hur du infogar och kör VBA-kod i Excel
• Hur man kör ett makro i Excel

Så här gör du för att hitta, välja och markera tomma celler i Excel. Tack för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka!

Tillgängliga nedladdningar

Markera tomma fält med villkorlig formatering (.xlsx-fil)

VBA-makros för att färga tomma celler (.xlsm-fil)