I den här handledningen fortsätter vi att utforska den fascinerande världen av villkorlig formatering i Excel. Om du inte känner dig så bekväm på det här området kan du först läsa igenom den tidigare artikeln för att återuppliva grunderna - Hur man använder villkorlig formatering i Excel.

I dag kommer vi att gå igenom hur du använder Excel-formler för att formatera enskilda celler och hela rader baserat på de värden du anger eller baserat på en annan cells värde. Detta anses ofta vara avancerad aerobatik i Excel villkorlig formatering och när du väl behärskar det kommer det att hjälpa dig att driva formaten i dina kalkylblad långt bortom deras vanliga användningsområden.

Excel villkorlig formatering baserad på ett annat cellvärde

Excels fördefinierade villkorliga formatering, t.ex. datalistor, färgskalor och ikonuppsättningar, är främst avsedda för att formatera celler baserat på deras egna värden. Om du vill tillämpa villkorlig formatering baserat på en annan cell eller formatera en hel rad baserat på en enskild cells värde, måste du använda formler.

Låt oss se hur du kan skapa en regel med hjälp av en formel och sedan diskutera exempel på formler för specifika uppgifter.

Hur man skapar en villkorlig formateringsregel baserad på en formel

Om du vill konfigurera en regel för villkorlig formatering baserad på en formel i någon version av Excel 2010 till Excel 365 utför du följande steg:

1. Välj de celler du vill formatera. Du kan välja en kolumn, flera kolumner eller hela tabellen om du vill tillämpa ditt villkorliga format på rader.

   Tips: Om du planerar att lägga till fler data i framtiden och vill att regeln för villkorlig formatering ska tillämpas automatiskt på nya poster kan du antingen:

   • Konvertera en rad celler till en tabell ( Infoga fliken> Tabell ). I det här fallet tillämpas den villkorliga formateringen automatiskt på alla nya rader.
   • Välj några tomma rader under dina data, till exempel 100 tomma rader.
2. På den Hem på fliken Stilar grupp, klicka på Villkorlig formatering> Ny regel...

   

3. I Ny formateringsregel fönstret, välj Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras .
4. Ange formeln i motsvarande ruta.
5. Klicka på Format... för att välja ditt anpassade format.

   

6. Växla mellan Typsnitt , Gränsen och Fyll på och spela med olika alternativ, t.ex. teckenstil, mönsterfärg och utfyllnadseffekter, för att ställa in det format som fungerar bäst för dig. Om standardpaletten inte räcker till klickar du på Fler färger... och välj en RGB- eller HSL-färg som du vill ha. När du är klar klickar du på OK knapp.

   

7. Kontrollera att Förhandsgranska avsnittet visar det format som du vill ha och om det gör det, klicka på OK för att spara regeln. Om du inte är helt nöjd med förhandsgranskningen av formatet klickar du på knappen Format... igen och gör ändringarna.

   

Tips. När du behöver redigera en formel för villkorlig formatering trycker du på F2 och flyttar sedan till den önskade platsen i formeln med hjälp av piltangenterna. Om du försöker pila utan att trycka på F2 infogas ett intervall i formeln i stället för att bara flytta inmatningsmarkören. Om du vill lägga till en viss cellreferens i formeln trycker du på F2 en andra gång och klickar sedan på cellen i fråga.

Excel exempel på formel för villkorlig formatering

Nu när du vet hur du skapar och tillämpar villkorlig Excel-formatering baserat på en annan cell, ska vi gå vidare och se hur du använder olika Excel-formler i praktiken.

Tips: För att din formel för villkorlig formatering i Excel ska fungera korrekt ska du alltid följa dessa enkla regler.

Formler för att jämföra värden (siffror och text)

Som du vet tillhandahåller Microsoft Excel en handfull färdiga regler för att formatera celler med värden som är större än, mindre än eller lika med det värde du anger ( Villkorlig formatering>Regler för markerade celler Dessa regler fungerar dock inte om du vill formatera vissa kolumner eller hela rader på villkor. baserat på en cells värde i en annan kolumn. I det här fallet använder du analoga formler:

Skärmbilden nedan visar ett exempel på Större än formeln som markerar produktnamn i kolumn A om antalet artiklar i lager (kolumn C) är större än 0. Observera att formeln endast gäller för kolumn A ($A$2:$A$8). Men om du väljer hela tabellen (i vårt fall $A$2:$E$8) kommer hela rader att markeras baserat på värdet i kolumn C.

På samma sätt kan du skapa en regel för villkorlig formatering för att jämföra värdena i två celler:

=$A2<$B2 - formatera celler eller rader om ett värde i kolumn A är mindre än motsvarande värde i kolumn B.

=$A2=$B2 - formatera celler eller rader om värdena i kolumnerna A och B är desamma.

=$A2$B2 - formatera celler eller rader om ett värde i kolumn A inte är detsamma som i kolumn B.

Som du kan se i skärmdumpen nedan fungerar dessa formler för textvärden såväl som för siffror.

Formlerna AND och OR

Om du vill formatera din Excel-tabell utifrån två eller flera villkor använder du antingen funktionen =AND eller =OR:

I skärmbilden nedan använder vi formeln =AND($C2>0, $D2="Worldwide") för att ändra bakgrundsfärgen på rader om antalet artiklar i lager (kolumn C) är större än 0 och om produkten levereras över hela världen (kolumn D). Observera att formeln fungerar med textvärden samt med nummer .

Du kan naturligtvis använda två, tre eller fler villkor i dina AND- och OR-formler. Om du vill se hur det fungerar i praktiken kan du titta på Video: Villkorlig formatering baserad på en annan cell.

Detta är de grundläggande formlerna för villkorlig formatering som du använder i Excel. Låt oss nu ta upp lite mer komplexa men mycket intressantare exempel.

Villkorlig formatering för tomma och icke-tomma celler

Jag tror att alla vet hur man formaterar tomma och icke-tomma celler i Excel - du skapar helt enkelt en ny regel av typen " Formatera endast celler som innehåller" typ och välj antingen Blanks eller . Inga blanketter .

Men vad händer om du vill formatera celler i en viss kolumn om en motsvarande cell i en annan kolumn är tom eller inte tom? I det här fallet måste du använda Excel-formler igen:

Formel för blanksteg : =$B2="" - formatera valda celler/rader om en motsvarande cell i kolumn B är tom.

Formel för icke-blanketter : =$B2"" - formatera valda celler/rader om en motsvarande cell i kolumn B inte är tom.

Observera: Formlerna ovan fungerar för celler som är "visuellt" tomma eller inte tomma. Om du använder en Excel-funktion som returnerar en tom sträng, t.ex. =if(false, "OK", "") och du inte vill att sådana celler ska behandlas som tomma celler, använd istället följande formler =isblank(A1)=true eller . =isblank(A1)=falsk för att formatera tomma respektive icke-tomma celler.

Här är ett exempel på hur du kan använda ovanstående formler i praktiken: Antag att du har en kolumn (B) som är " Datum för försäljning " och en annan kolumn (C) " Leverans ". Dessa två kolumner har bara ett värde om en försäljning har gjorts och varan har levererats. Du vill alltså att hela raden ska bli orange när du har gjort en försäljning och att motsvarande rad ska bli grön när en vara levereras. För att uppnå detta måste du skapa två villkorliga formateringsregler med följande formler:

• Orange rader (en cell i kolumn B är inte tom): =$B2""
• Gröna rader (cellerna i kolumn B och kolumn C är inte tomma): =AND($B2"", $C2"")

En sak till är att flytta den andra regeln till toppen och välja Stoppa om det är sant kryssrutan bredvid den här regeln:

I det här fallet är alternativet "Stoppa om sant" faktiskt överflödigt, och regeln fungerar med eller utan det. Du kanske vill kryssa i den här rutan som en extra försiktighetsåtgärd, om du lägger till några andra regler i framtiden som kan komma i konflikt med någon av de befintliga.

Mer information finns i Excel villkorlig formatering för tomma celler.

Excel-formler för att arbeta med textvärden

Om du vill formatera en viss kolumn eller vissa kolumner när en annan cell i samma rad innehåller ett visst ord, kan du använda en formel som diskuterades i ett av de tidigare exemplen (som =$D2="Worldwide"). Detta fungerar dock bara för exakt samma sak .

För Partiell matchning. måste du använda antingen SEARCH (okänslig för stora bokstäver) eller FIND (okänslig för stora bokstäver).

Om du till exempel vill formatera markerade celler eller rader om en motsvarande cell i kolumn D innehåller ordet " Över hela världen ", använd formeln nedan. Formeln hittar alla sådana celler, oavsett var den angivna texten finns i en cell, inklusive " Skickas över hela världen ", " Över hela världen, med undantag för... ", osv:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>0

Om du vill skugga markerade celler eller rader om cellens innehåll börjar med söktexten använder du den här funktionen:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>1

Excel-formler för att markera dubbletter

Om din uppgift är att villkorligt formatera celler med dubbla värden kan du använda den fördefinierade regeln som finns under Villkorlig formatering> Regler för markerade celler> Dubbla värden... I följande artikel finns en detaljerad vägledning om hur du använder den här funktionen: Hur man automatiskt markerar dubbletter i Excel.

I vissa fall ser dock data bättre ut om du färglägger utvalda kolumner eller hela rader när det förekommer dubbla värden i en annan kolumn. I det här fallet måste du använda en formel för villkorlig formatering i Excel igen, och den här gången kommer vi att använda formeln COUNTIF Som du vet räknar den här Excel-funktionen antalet celler inom ett visst intervall som uppfyller ett visst kriterium.

Markera dubbletter inklusive första förekomsten

=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1 - Denna formel hittar dubbla värden i det angivna intervallet i kolumn A (A2:A10 i vårt fall), inklusive de första förekomsterna.

Om du väljer att tillämpa regeln på hela tabellen kommer alla rader att formateras, som du ser i skärmdumpen nedan. Jag har beslutat att ändra en teckensnittsfärg i den här regeln, bara för att ändra på det : )

Markera dubbletter utan 1:a förekomst

Om du vill ignorera den första förekomsten och endast markera efterföljande dubblettvärden använder du den här formeln: =COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Markera på varandra följande dubbletter i Excel

Om du hellre vill markera endast dubbletter på på varandra följande rader kan du göra det på följande sätt. Den här metoden fungerar för alla datatyper: siffror, textvärden och datum.

• Välj den kolumn där du vill markera dubbletter, utan kolumnhuvudet .
• Skapa en eller flera villkorliga formateringsregler med hjälp av dessa enkla formler:

  Regel 1 (blå): =$A1=$A2 - markerar den andra förekomsten och alla eventuella efterföljande förekomster.

  Regel 2 (grön): =$A2=$A3 - markerar den första förekomsten.

I formlerna ovan är A den kolumn som du vill kontrollera om det finns dubbletter, $A1 är kolumnhuvudet, $A2 är den första cellen med data.

Viktigt! För att formlerna ska fungera korrekt är det viktigt att regel 1, som markerar den andra och alla efterföljande dubbletter, är den första regeln i listan, särskilt om du använder två olika färger.

Markera dubbla rader

Om du vill tillämpa det villkorliga formatet när dubbla värden förekommer i två eller flera kolumner måste du lägga till en extra kolumn i tabellen där du sammanfogar värdena från nyckelkolumnerna med hjälp av en enkel formel som den här =A2&B2 Därefter tillämpar du en regel med hjälp av en variant av COUNTIF-formeln för dubbletter (med eller utan första förekomst). Naturligtvis kan du dölja ytterligare en kolumn efter att du skapat regeln.

Alternativt kan du använda funktionen COUNTIFS som stöder flera kriterier i en enda formel. I det här fallet behöver du ingen hjälpkolumn.

I det här exemplet markerar du dubbla rader med 1:a förekomst skapa en regel med följande formel:

=COUNTIFS($A$2:$A$11, $A2, $B$2:$B$11, $B2)>1

Markera dubbla rader utan 1:a förekomst , använd denna formel:

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

Jämför 2 kolumner för att hitta dubbletter

En av de vanligaste uppgifterna i Excel är att kontrollera två kolumner för dubbla värden - dvs. hitta och markera värden som finns i båda kolumnerna. För att göra detta måste du skapa en Excel-regel för villkorlig formatering för varje kolumn med en kombination av =ISERROR() och =MATCH() funktioner:

För kolumn A: =ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0))=FALSE

För kolumn B: =ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0))=FALSE

Observera: För att sådana villkorliga formler ska fungera korrekt är det mycket viktigt att du tillämpar reglerna på hela kolumnerna, t.ex. =$A:$A och =$B:$B .

Du kan se ett exempel på praktisk användning i följande skärmdump som visar upp dubbletter i kolumnerna E och F.

Som du kan se klarar Excel-formler för villkorlig formatering av dubbletter ganska bra. Men för mer komplexa fall rekommenderar jag att du använder tillägget Duplicate Remover, som är särskilt utformat för att hitta, markera och ta bort dubbletter i Excel, i ett ark eller mellan två kalkylblad.

Formler för att markera värden som ligger över eller under genomsnittet

När du arbetar med flera uppsättningar av numeriska data kan du använda MEDELVÄRDE() kan vara användbar för att formatera celler vars värden ligger under eller över genomsnittet i en kolumn.

Du kan till exempel använda formeln =$E2 för att villkorligt formatera de rader där försäljningssiffrorna ligger under genomsnittet, vilket visas i skärmbilden nedan. Om du vill ha det motsatta, dvs. att skugga de produkter som presterar över genomsnittet, ersätter du "" i formeln: =$E2>AVERAGE($E$2:$E$8) .

Hur du markerar det närmaste värdet i Excel

Om jag har en uppsättning siffror, finns det ett sätt att använda Excel villkorlig formatering för att markera den siffra i uppsättningen som är närmast noll? Detta är vad en av våra bloggläsare, Jessica, ville veta. Frågan är mycket tydlig och rak, men svaret är lite för långt för kommentarsfältet, det är därför du ser en lösning här :)

Exempel 1. Hitta det närmaste värdet, inklusive exakt matchning.

I vårt exempel ska vi hitta och markera det tal som ligger närmast noll. Om datamängden innehåller en eller flera nollor kommer alla att markeras. Om det inte finns någon nolla kommer det värde som ligger närmast nollan, antingen positivt eller negativt, att markeras.

Först och främst måste du skriva in följande formel i en tom cell i arbetsbladet, du kan dölja cellen senare om det behövs. Formeln hittar det tal i ett visst intervall som ligger närmast det tal du anger och returnerar det absoluta värdet av det talet (absolut värde är talet utan tecken):

=MIN(ABS(B2:D13-(0)))

I formeln ovan är B2:D13 ditt cellintervall och 0 är det tal som du vill hitta den närmaste överensstämmelsen med. Om du till exempel letar efter ett värde som ligger närmast 5 ändras formeln till: =MIN(ABS(B2:D13-(5)))

Observera att detta är en formel för matris så du måste trycka på Ctrl + Shift + Enter i stället för att bara trycka på Enter för att slutföra det.

Nu skapar du en regel för villkorlig formatering med följande formel, där B3 är den övre högra cellen i intervallet och $C$2 i cellen med formeln för matrisen ovan:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Var uppmärksam på användningen av absoluta referenser i adressen till cellen som innehåller matrisformeln ($C$2), eftersom denna cell är konstant. Du måste också ersätta 0 med det tal som du vill markera den närmaste överensstämmelsen för. Om vi till exempel vill markera det värde som ligger närmast 5, skulle formeln ändras till: =OR(B3=5-$C$2,B3=5+$C$2)

Exempel 2. Markera ett värde som ligger närmast det givna värdet, men som INTE är exakt likadant.

Om du inte vill markera den exakta matchningen behöver du en annan formel för matrisen som hittar det närmaste värdet men ignorerar den exakta matchningen.

Följande formel för matriser hittar till exempel det värde som ligger närmast 0 i det angivna intervallet, men ignorerar eventuella nollor:

=MIN(ABS(B3:C13-(0))+(10^0*(B3:C13=0)))

Kom ihåg att trycka på Ctrl + Shift + Enter när du har skrivit färdigt din formel.

Formeln för villkorlig formatering är densamma som i exemplet ovan:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Men eftersom vår arrayformel i cell C2 ignorerar den exakta överensstämmelsen ignorerar regeln för villkorlig formatering också nollor och markerar värdet 0,003 som är den närmaste överensstämmelsen.

Om du vill hitta det värde som ligger närmast ett annat tal i Excel-arket ersätter du bara "0" med det tal du vill ha både i matrisen och i formlerna för villkorlig formatering.

Jag hoppas att formlerna för villkorlig formatering som du har lärt dig i den här handledningen kommer att hjälpa dig att förstå det projekt du arbetar med. Om du behöver fler exempel kan du läsa följande artiklar:

• Så här ändrar du radfärgen baserat på en cells värde
• Excel villkorlig formatering för datum
• Alternativa färger för rader och kolumner i Excel
• Två sätt att ändra bakgrundsfärg baserat på cellvärde
• Räkna och summera färgade celler i Excel

Varför fungerar inte min villkorliga formatering i Excel korrekt?

Om din regel för villkorlig formatering inte fungerar som förväntat, även om formeln till synes är korrekt, ska du inte bli upprörd! Troligtvis beror det inte på någon konstig bugg i Excel villkorlig formatering, utan snarare på ett litet misstag som inte är uppenbart vid första anblicken. Prova 6 enkla felsökningssteg nedan så är jag säker på att du kommer att få din formel att fungera:

1. Använd absoluta & relativa celladresser korrekt. Det är mycket svårt att dra en allmän regel som fungerar i 100 procent av fallen, men oftast använder du en absolut kolumn (med $) och en relativ rad (utan $) i dina cellreferenser, t.ex. =$A1>1 .

   Tänk på att formlerna =A1=1 , =$A$1=1 och =A$1=1 ger olika resultat. Om du inte är säker på vilken som är rätt i ditt fall kan du prova alla : ) För mer information, se Relativa och absoluta cellreferenser i Excel villkorlig formatering.

2. Kontrollera det tillämpade intervallet. Kontrollera om regeln för villkorlig formatering gäller för rätt antal celler. En tumregel är följande - välj alla celler/rader som du vill formatera men inte kolumnrubrikerna.
3. Skriv formeln för den övre vänstra cellen. I regler för villkorlig formatering är cellreferenser relativa till den översta vänstra cellen i det tillämpade intervallet. Skriv därför alltid formeln för villkorlig formatering för den första raden med data.

   Om dina data till exempel börjar på rad 2, skriver du =A$2=10 för att markera celler med värden som är lika med 10 i alla rader Ett vanligt misstag är att alltid använda en hänvisning till den första raden (t.ex. =A$1=10 Kom ihåg att du hänvisar till rad 1 i formeln endast om din tabell inte har några rubriker och dina data verkligen börjar på rad 1. Det tydligaste tecknet på detta är att regeln fungerar, men att den formaterar värden som inte finns i de rader som den borde.

4. Kontrollera regeln som du skapade. Dubbelkontrollera regeln i Hanteraren för regler för villkorlig formatering. Ibland kan det hända att Microsoft Excel utan anledning förvränger den regel som du just har skapat. Om regeln inte fungerar går du till Villkorlig formatering> Hantera regler och kontrollera både formeln och det intervall som den gäller för. Om du har kopierat formeln från webben eller någon annan extern källa, kontrollera att raka citat används.
5. Justera cellreferenser när du kopierar regeln. Om du kopierar villkorlig Excel-formatering med Format Painter, glöm inte att justera alla cellreferenser i formeln.
6. Dela upp komplexa formler i enkla element. Om du använder en komplex Excel-formel som innehåller flera olika funktioner, dela upp den i enkla delar och kontrollera varje funktion individuellt.

Och slutligen, om du har provat alla steg men din regel för villkorlig formatering fortfarande inte fungerar korrekt, skriv till mig i kommentarerna så ska vi försöka lösa det tillsammans :)

I min nästa artikel ska vi titta på möjligheterna med Excel villkorlig formatering för datum. Vi ses nästa vecka och tack för att du läste!