V učbeniku je prikazanih nekaj hitrih in enostavnih načinov za obrezovanje presledkov v Excelu. Naučite se, kako odstraniti vodilne, zadnje in dodatne presledke med besedami, zakaj funkcija Excel TRIM ne deluje in kako jo popraviti.

Ali primerjate dva stolpca za podvojitve, za katere veste, da obstajajo, vendar vaše formule ne najdejo niti enega podvojenega vnosa? Ali pa seštevate dva stolpca številk, vendar dobivate samo ničle? In zakaj vaša očitno pravilna formula Vlookup vrne samo kup napak N/A? To je samo nekaj primerov težav, na katere morda iščete odgovore. Vse so posledica dodatni prostori skrivanje pred, za ali med številčnimi in besedilnimi vrednostmi v celicah.

Microsoft Excel ponuja nekaj različnih načinov za odstranjevanje presledkov in čiščenje podatkov. V tem vodniku bomo preučili zmogljivosti funkcije TRIM kot najhitrejšega in najpreprostejšega načina za odstranjevanje presledkov v Excelu.

Funkcija TRIM - odstranjevanje dodatnih presledkov v Excelu

S funkcijo TRIM v Excelu odstranite dodatne presledke iz besedila. Odstrani vse vodilne, zadnje in vmesne presledke. razen enega samega presledka. znak med besedami.

Sintaksa funkcije TRIM je najpreprostejša, kar si jih lahko zamislite:

Kje: besedilo je celica, iz katere želite odstraniti odvečne presledke.

Če želite na primer odstraniti presledke v celici A1, uporabite to formulo:

=TRIM(A1)

Rezultat je prikazan na naslednji sliki zaslona:

Ja, tako preprosto je!

Upoštevajte, da je bila funkcija TRIM zasnovana tako, da odstrani samo znak presledka, ki ima v 7-bitnem kodnem sistemu ASCII vrednost 32. Če vaši podatki poleg dodatnih presledkov vsebujejo tudi prelome vrstic in netiskane znake, uporabite funkcijo TRIM v kombinaciji s funkcijo CLEAN, da izbrišete prvih 32 netiskanih znakov v sistemu ASCII.

Če želite na primer iz celice A1 odstraniti presledke, prelome vrstic in druge neželene znake, uporabite to formulo:

=TRIM(CLEAN(A1))

Za več informacij glejte Kako odstraniti netiskane znake v Excelu

Če se želite znebiti presledkov, ki se ne lomijo (znak html ), ki ima vrednost 160, uporabite funkcijo TRIM skupaj s funkcijama SUBSTITUTE in CHAR:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

Za vse podrobnosti glejte Kako izbrisati nepresečene presledke v Excelu.

Kako uporabiti funkcijo TRIM v Excelu - primeri formul

Zdaj, ko poznate osnove, si poglejmo nekaj konkretnih načinov uporabe funkcije TRIM v Excelu, pasti, s katerimi se lahko srečate, in delujoče rešitve.

Kako obrezati presledke v celotnem stolpcu podatkov

Predpostavimo, da imate stolpec z imeni, ki imajo pred in za besedilom nekaj belih presledkov ter več kot en presledek med besedami. Kako torej odstranite vse vodilne in zadnje presledke ter odvečne presledke med besedami v vseh celicah naenkrat? S kopiranjem Excelove formule TRIM po celotnem stolpcu in nato zamenjajte formule z njihovimi vrednostmi. Podrobni koraki so navedeni v nadaljevanju.

1. Napišite formulo TRIM za najvišjo celico, v našem primeru A2:

   =TRIM(A2)

2. Kazalec postavite v spodnji desni kot celice s formulo (B2 v tem primeru) in takoj, ko se kazalec spremeni v znak plus, dvakrat kliknite nanj, da kopirate formulo navzdol po stolpcu do zadnje celice s podatki. Tako boste imeli dva stolpca - izvirna imena s presledki in po formuli obrezana imena.

• Izberite vse celice s formulami Trim (B2:B8 v tem primeru) in pritisnite kombinacijo tipk Ctrl+C, da jih kopirate.
• Izberite vse celice z izvirnimi podatki (A2:A8) in pritisnite kombinacijo tipk Ctrl+Alt+V , nato V . Posebna prilepitev > Vrednosti
• Pritisnite tipko Enter. Končano!

Kako odstraniti začetne presledke v številčnem stolpcu

Kot ste pravkar videli, je funkcija Excel TRIM brez težav odstranila vse dodatne presledke iz stolpca z besedilnimi podatki. Kaj pa, če so vaši podatki številke in ne besedilo?

Na prvi pogled se zdi, da je funkcija TRIM opravila svoje delo. Vendar boste ob natančnejšem pregledu opazili, da se obrezane vrednosti ne obnašajo kot številke. Tukaj je le nekaj znakov nepravilnosti:

• Izvirni stolpec z vodilnimi presledki in obrezane številke so poravnane levo, tudi če za celice uporabite obliko Številka, medtem ko so običajne številke privzeto poravnane desno.
• Ko sta izbrani dve ali več celic z obrezanimi števili, Excel v vrstici stanja prikaže samo COUNT. Za števila mora prikazati tudi SUM in AVERAGE.
• Formula SUM, uporabljena za obrezane celice, vrne ničlo.

Po vsem sodeč so obrezane vrednosti naslednje besedilni nizi To lahko popravite tako, da obrezane vrednosti pomnožite z 1 (če želite pomnožiti vse vrednosti naenkrat, uporabite možnost Paste Special> Multiply).

Bolj elegantna rešitev je, da funkcijo TRIM zapremo v VALUE, kot sledi:

=VREDNOST(TRIM(A2))

Zgornja formula odstrani vse morebitne začetne in končne presledke ter dobljeno vrednost spremeni v število, kot je prikazano na spodnji sliki zaslona:

Kako odstraniti samo začetne presledke v programu Excel (levo obrezovanje)

V nekaterih primerih lahko med besedami vnesete podvojene ali celo potrojene presledke, da bi bili podatki bolje berljivi. Vendar se želite znebiti vodilnih presledkov, kot je ta:

Kot že veste, funkcija TRIM odstrani dodatne presledke na sredini besedilnih nizov, kar pa ni tisto, kar želimo. Da bi ohranili vse presledke nedotaknjene, bomo uporabili nekoliko bolj zapleteno formulo:

=MID(A2,FIND(MID(TRIM(A2),1,1),A2),LEN(A2))

V zgornji formuli kombinacija funkcij FIND, MID in TRIM izračuna položaj prvega besedilnega znaka v nizu. To število nato posredujete drugi funkciji MID, ki vrne celoten besedilni niz (dolžina niza je izračunana z LEN), ki se začne na položaju prvega besedilnega znaka.

Spodnja slika zaslona prikazuje, da so vsi začetni presledki izginili, medtem ko so številni presledki med besedami še vedno prisotni:

Za konec zamenjajte izvirno besedilo z obrezanimi vrednostmi, kot je prikazano v 3. koraku primera formule Trim, in vse je pripravljeno!

Nasvet. Če želite odstraniti presledke tudi s konca celic, uporabite orodje Trim Spaces. V Excelu ni očitne formule za odstranjevanje vodilnih in zadnjih presledkov, pri čemer več presledkov med besedami ostane nedotaknjenih.

Kako prešteti dodatne presledke v celici

Včasih želite pred odstranjevanjem presledkov v Excelovem listu vedeti, koliko presledkov je v njem dejansko odveč.

Če želite ugotoviti število dodatnih presledkov v celici, ugotovite skupno dolžino besedila s funkcijo LEN, nato izračunajte dolžino niza brez dodatnih presledkov in od prvega odštejte slednje:

=LEN(A2)-LEN(TRIM(A2))

Naslednja slika zaslona prikazuje delovanje zgornje formule:

Opomba: Formula vrne število dodatni prostori v celici, tj. vodilni, zadnji in več kot en zaporedni presledek med besedami, vendar ne šteje posameznih presledkov na sredini besedila. Če želite dobiti skupno število presledkov v celici, uporabite to formulo Substitute.

Kako označiti celice s presežnimi presledki

Pri delu z občutljivimi ali pomembnimi informacijami morda ne boste želeli izbrisati ničesar, ne da bi videli, kaj natančno izbrišete. V tem primeru lahko najprej označite celice z dodatnimi presledki in jih nato varno odstranite.

V ta namen ustvarite pravilo pogojnega oblikovanja z naslednjo formulo:

=LEN($A2)>LEN(TRIM($A2))

kjer je A2 najvišja celica s podatki, ki jih želite poudariti.

Formula Excelu naroča, naj označi celice, v katerih je skupna dolžina niza večja od dolžine obrezanega besedila.

Če želite ustvariti pravilo pogojnega oblikovanja, izberite vse celice (vrstice), ki jih želite označiti brez glave stolpca, pojdite v Domov zavihek> Stili in kliknite Pogojno oblikovanje > Novo pravilo > S formulo določite, katere celice je treba oblikovati .

Če pogojnega oblikovanja v Excelu še ne poznate, boste podrobne korake našli tukaj: Kako ustvariti pravilo pogojnega oblikovanja na podlagi formule.

Kot je prikazano na spodnji sliki zaslona, se rezultat popolnoma ujema s številom dodatnih mest, ki smo ga dobili v prejšnjem primeru:

Kot vidite, je uporaba funkcije TRIM v Excelu preprosta in enostavna. Če si želi kdo podrobneje ogledati formule, obravnavane v tem učbeniku, lahko prenese delovni zvezek Trim Excel Spaces.

Excel TRIM ne deluje

Funkcija TRIM odstrani samo znak presledka v 7-bitnem naboru znakov ASCII ima kodno vrednost 32. V naboru znakov Unicode je še en znak za presledek, ki se imenuje neprekinjen presledek, ki se na spletnih straneh pogosto uporablja kot znak html Neprelomni presledek ima decimalno vrednost 160, zato ga funkcija TRIM sama ne more odstraniti.

Če vaš nabor podatkov vsebuje enega ali več belih presledkov, ki jih funkcija TRIM ne odstrani, uporabite funkcijo SUBSTITUTE, da pretvorite nepresečne presledke v običajne presledke in jih nato obrežete. Če je besedilo v A1, je formula naslednja:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

Kot dodatno varovalo lahko v celico vgradite funkcijo CLEAN, da iz nje odstranite vse znake, ki jih ni mogoče natisniti:

=TRIM(CLEAN(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))))

Naslednja slika zaslona prikazuje razliko:

Če tudi zgornje formule ne delujejo, je verjetno, da vaši podatki vsebujejo nekatere posebne netiskane znake s kodnimi vrednostmi, ki niso 32 in 160. V tem primeru uporabite eno od naslednjih formul, da ugotovite kodo znaka, pri čemer je A1 problematična celica:

Vodilni prostor: =KOD(LEFT(A1,1))

Presledek na koncu: =KOD(DESNO(A1,1))

Vmesni prostor (kjer n je položaj problematičnega znaka v besedilnem nizu):

=CODE(MID(A1, n , 1)))

Nato vrnjeno znakovno kodo prenesite v formulo TRIM(SUBSTITUTE()), ki je opisana zgoraj.

Če na primer funkcija CODE vrne 9, kar je znak vodoravnega tabulatorja, ga odstranite z naslednjo formulo:

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(9), " "))

Trim Spaces za Excel - odstranite dodatne prostore z enim klikom

Se vam zdi ideja, da bi se za trivialno nalogo naučili nekaj različnih formul, smešna? Potem vam bo morda všeč ta tehnika za odstranjevanje presledkov v Excelu z enim klikom. Naj vam predstavim orodje Text Toolkit, ki je vključeno v naš paket Ultimate Suite. Poleg drugih stvari, kot so spreminjanje velikosti, deljenje besedila in brisanje oblikovanja, ponuja tudi Prostori za obrezovanje možnost.

Če imate v Excelu nameščen paket Ultimate Suite, je odstranjevanje presledkov v Excelu tako preprosto kot to:

1. Izberite celice, v katerih želite izbrisati presledke.
2. Kliknite na Prostori za obrezovanje na traku.
3. Izberite eno ali vse naslednje možnosti:
   • Obrezovanje vodilni in . končni prostori
   • Obrezovanje dodatno presledki med besedami, razen enega samega presledka.
   • Obrezovanje brez preloma prostori ( )
4. Kliknite . Obrezovanje .

To je vse, kar je treba storiti! Vsi dodatni prostori se odstranijo v trenutku.

V tem primeru odstranjujemo le začetne in končne presledke, zaradi boljše berljivosti pa ohranjamo več presledkov med besedami - nalogo, ki je Excelove formule ne zmorejo, opravimo s klikom miške!

Če želite preizkusiti Prostori za obrezovanje v svojih listih, lahko prenesete preizkusno različico na koncu tega prispevka.

Zahvaljujem se vam za branje in se veselim naslednjega tedna. V našem naslednjem učbeniku bomo obravnavali druge načine za obrezovanje presledkov v Excelu, zato ostanite z nami!

Razpoložljivi prenosi

Obrezovanje Excelovih prostorov - primeri formul (.xlsx datoteka)

Ultimate Suite - preizkusna različica (.exe datoteka)