Электронные таблицы представляют собой отличную платформу для управления таблицами данных. Но существуют ли простые функции Google Sheets для ежедневных расчетов? Узнайте об этом ниже.

Функция SUM в Google Sheets

Я считаю, что наиболее востребованной операцией в таблицах является нахождение общей суммы различных значений. Первое, что приходит на ум, это сложить все интересующие ячейки:

=E2+E4+E8+E13

Но эта формула станет чрезвычайно трудоемкой, если необходимо учесть слишком много ячеек.

Правильным способом добавления ячеек является использование специальной функции Google Sheets - SUM, которая автоматически перечисляет все ячейки, используя запятые:

=SUM(E2,E4,E8,E13)

Если диапазон состоит из соседних ячеек, просто укажите его первую и последнюю ячейки, даже если между ними есть пустые. Таким образом, вы избежите перечисления каждой ячейки в формуле SUM в Google Sheets.

Совет. Другой способ добавить SUM - выделить столбец с числами и выбрать пункт SUM под Формулы икона:

Результат будет вставлен в ячейку, расположенную прямо под выбранным диапазоном.

Совет. В наших инструментах Power Tools есть функция AutoSum. Один щелчок - и ваша активная ячейка вернет сумму значений из всего столбца выше.

Давайте усложним задачу. Например, я хочу сложить числа из разных диапазонов данных на нескольких листах, A4:A8 с сайта Лист1 и B4:B7 с сайта Лист2 И я хочу суммировать их в одной ячейке:

=SUM('Sheet1'!A4:A8,'Sheet2'!B4:B7)

Как вы можете видеть, я просто добавил еще один лист в формулу SUM в Google Sheets и разделил два разных диапазона запятой.

Процентные формулы

Я часто слышу, как люди спрашивают о том, как найти процентное соотношение различных итогов. Обычно это вычисляется с помощью формулы процента Google Sheets следующим образом:

То же самое работает и в тех случаях, когда нужно проверить, какую часть от общего числа составляет то или иное число:

Совет. Освоить процент от общего числа, общее & количество по процентам, его увеличение & уменьшение в этом учебнике.

В моей таблице, где я веду учет всех продаж за последние 10 дней, я могу рассчитать процент каждой продажи от общего количества продаж.

Сначала я перехожу к E12 и нахожу общий объем продаж:

=SUM(E2:E11)

Затем я проверяю, какую часть составляют продажи первого дня от общего количества в F2:

=E2/$E$12

Я рекомендую также внести несколько корректировок:

1. Повернуть E2 на абсолютную ссылку - $E$12 - чтобы убедиться, что вы делите продажи каждого дня на одну и ту же общую сумму.
2. Примените формат процентных чисел к ячейкам в столбце F.
3. Скопируйте формулу из F2 во все ячейки ниже - вплоть до F11.

Совет. Чтобы скопировать формулу, воспользуйтесь одним из способов, о которых я говорил ранее.

Совет. Чтобы убедиться в правильности своих расчетов, введите в F12 следующее:

=SUM(F2:F11 )

Если он возвращает 100% - все правильно.

Почему я рекомендую использовать процентный формат?

С одной стороны, чтобы не умножать каждый результат на 100, если вы хотите получить проценты. С другой стороны, чтобы не делить результаты на 100, если вы хотите использовать их для дальнейших непроцентных математических операций.

Вот что я имею в виду:

Я использую формат процентных чисел в ячейках C4, B10 и B15. Все формулы Google Sheets, которые ссылаются на эти ячейки, намного проще. Мне не нужно делить на 100 или добавлять символ процента (%) в формулы в C10 и C15.

То же самое нельзя сказать о C8, C9 и C14. Я должен сделать эти дополнительные настройки, чтобы получить правильный результат.

Формулы массива

Для работы с большим количеством данных в Google Sheets, как правило, используются вложенные функции и другие более сложные вычисления. Для этого в Google Sheets также существуют формулы массивов.

Например, у меня есть таблица продаж по каждому клиенту. Мне интересно найти максимальную продажу по молочный шоколад на Смит чтобы проверить, могу ли я дать ему дополнительную скидку в следующий раз. Я использую формулу следующего массива в E18:

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13="Смит")*($C$2:$C$13="Молочный шоколад"),$E$2:$E$13,""))))

Примечание. Чтобы завершить любую формулу массива в Google Sheets, нажмите Ctrl+Shift+Enter, а не просто Enter.

В результате я получил 259 долларов.

Моя первая формула массива в E16 возвращает максимальную покупку, сделанную Смитом - $366:

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13="Smith"),$E$2:$E$13))))

E17 показывают максимальную сумму, потраченную на молочный шоколад - $518:

=ArrayFormula(MAX(IF(($C$2:$C$13="Молочный шоколад"),$E$2:$E$13)))

Теперь я собираюсь заменить все значения, используемые в формулах Google Sheets, ссылками на их ячейки:

Вы заметили, что изменилось?

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13=B18)*($C$2:$C$13=C18),$E$2:$E$13,""))))

Вот что у меня было раньше:

=ArrayFormula(MAX(IF(($B$2:$B$13="Смит")*($C$2:$C$13="Молочный шоколад"),$E$2:$E$13,""))))

Вот так, жонглируя значениями в ячейках, на которые вы ссылаетесь, вы можете быстро получить различные результаты в зависимости от различных условий, не изменяя саму формулу.

Формулы Google Sheets для ежедневного использования

Давайте рассмотрим еще несколько примеров функций и формул, удобных для ежедневного использования.

Пример 1

Предположим, что ваши данные записаны частично в виде чисел и частично в виде текста: 300 евро , итого - 400 долларов Но вам нужно извлечь только числа.

Я знаю одну функцию для этого:

Он извлекает текст по маске с помощью регулярного выражения.

• текст - это может быть ссылка на ячейку или любой текст в двойных кавычках.
• регулярное_выражение - также в двойных кавычках. Это позволяет создать практически любую возможную схему текста.

Текст в моем случае - это ячейка с данными ( A2 ). И я использую это регулярное выражение: [0-9]+

Это означает, что я ищу любое количество ( + ) чисел от 0 до 9 ( [0-9] ), написанные один за другим:

Если числа содержат дроби, регулярное выражение будет выглядеть следующим образом:

"[0-9]*\.[0-9]+[0-9]+" для чисел с двумя десятичными знаками

"[0-9]*\.[0-9]+" для чисел с одним десятичным знаком

Примечание. Google Sheets воспринимает извлеченные значения как текст. Вам необходимо преобразовать их в числа с помощью функции VALUE или нашего инструмента Convert.

Пример 2 - конкатенация текста с помощью формулы

Формулы в тексте помогают получить аккуратно выглядящий ряд с некоторыми итогами - числами с их кратким описанием.

Я собираюсь создать такие строки в строках 14 и 15. Для начала я объединяю ячейки в этих строках через Формат> Объединить ячейки а затем подсчитайте сумму для столбца E:

=SUM(E2:E13)

Затем я помещаю текст, который я хотел бы иметь в качестве описания, в двойные кавычки и объединяю его с формулой с помощью амперсанда:

="Общий объем продаж шоколада: "&SUM(E2:E13)&" долларов".

Чтобы сделать мои числа десятичными, я использую функцию TEXT и задаю формат: "#,##0"

Другой способ - использовать функцию CONCATENATE в Google Sheets, как я использовал в A15:

=CONCATENATE("Общая скидка для клиентов: ",TEXT(SUM(F2:F13), "#.##")," доллары")

Пример 3

Что если вы загружаете данные откуда-то, и все числа отображаются с пробелами, например 8 544 вместо 8544 ? Google Sheets вернет их в виде текста.

Вот как превратить эти значения, записанные в виде текста, в "нормальные числа":

= ЗНАЧЕНИЕ(SUBSTITUTE("8 544"," ",""))

или

= ЗНАЧЕНИЕ(SUBSTITUTE(A2," ",""))

где A2 содержит 8 544 .

Как это работает? Функция SUBSTITUTE заменяет все пробелы в тексте (проверьте второй аргумент - пробелы в двойных кавычках) на "пустую строку" (третий аргумент). Затем функция VALUE преобразует текст в числа.

Пример 4

Существуют некоторые функции Google Sheets, которые помогают работать с текстом в таблицах, например, изменять регистр на регистр предложения. Если у вас есть что-то странное вроде сОврЕменнАя дАтА вы можете получить Исходные данные вместо этого:

Позвольте мне объяснить это подробнее. Я беру первый символ в ячейке:

=LEFT(A1,1)

и переключите его на верхний регистр:

=UPPER(LEFT(A1,1))

Затем я беру оставшийся текст:

=RIGHT(A1,LEN(A1)-1)

и перевести его в нижний регистр:

=LOWER(RIGHT(A1,LEN(A1)-1))

И наконец, я объединяю все части формулы амперсандом:

=UPPER(LEFT(A1,1))&LOWER(RIGHT(A1,LEN(A1)-1))

Совет. Вы можете переключаться между случаями одним щелчком мыши с помощью соответствующей утилиты из нашего инструментария Power Tools.

Конечно, Google Sheets может предложить гораздо больше. Не бойтесь различных сложных формул - просто пробуйте и экспериментируйте. В конце концов, эти наборы инструментов позволяют нам решать самые разные задачи. Удачи! :)