Этот учебник научит вас удалять пустые места в Excel, чтобы придать вашим рабочим листам четкий и профессиональный вид.

Пустые ячейки - это неплохо, если вы намеренно оставляете их в правильных местах из эстетических соображений. Но пустые ячейки в неправильных местах, конечно, нежелательны. К счастью, существует относительно простой способ удаления пустых ячеек в Excel, и через мгновение вы узнаете все подробности этой техники.

Как удалить пустые ячейки в Excel

Удалять пустые ячейки в Excel очень просто. Однако этот метод применим не во всех ситуациях. Чтобы обезопасить себя, обязательно сделайте резервная копия вашего рабочего листа и прочитайте эти предостережения, прежде чем делать что-либо еще.

Сохранив резервную копию в безопасном месте, выполните следующие действия для удаления пустых ячеек в Excel:

1. Выберите диапазон, в котором нужно удалить пробелы. Чтобы быстро выделить все ячейки с данными, щелкните левую верхнюю ячейку и нажмите Ctrl + Shift + End . Это расширит выделение до последней используемой ячейки.
2. Нажмите F5 и щелкните Специальный... Или отправляйтесь в Главная вкладка> Форматы группу, и нажмите кнопку Найти и выбрать > Перейти к разделу Специальный :

   

3. В Перейти к специальному в диалоговом окне выберите Заготовки и нажмите OK Это выделит все пустые ячейки в диапазоне.

   

4. Щелкните правой кнопкой мыши любую из выбранных заготовок и выберите Удалить... из контекстного меню:

   

5. В зависимости от схемы расположения ваших данных, выберите сдвиг ячеек влево или сдвигать клетки вверх , и нажмите OK В данном примере мы выбираем первый вариант:

   

Вот и все. Вы успешно удалили пустые места в вашей таблице:

Советы:

• Если что-то пошло не так, не паникуйте и сразу же нажмите Ctrl + Z, чтобы вернуть свои данные.
• Если вы хотите только выделить пустые ячейки, а не удалить их, вы найдете несколько различных методов в этой статье: Как выбрать и выделить пустые ячейки в Excel.

Когда не следует удалять пустые ячейки путем выделения пробелов

Сайт Перейти к специальному > Заготовки Этот метод отлично работает для одного столбца или строки. Он также может успешно удалять пустые ячейки в диапазоне независимых строк или столбцов, как в приведенном выше примере. Однако он может нанести вред структурированным данным. Чтобы этого не произошло, пожалуйста, будьте очень осторожны при удалении пустых ячеек в ваших рабочих листах и помните о следующих предостережениях:

1. удаление пустых строк и столбцов вместо ячеек

Если ваши данные организованы в виде таблицы, где столбцы и строки содержат связанную информацию, удаление пустых ячеек приведет к порче данных. В этом случае следует удалять только пустые строки и пустые столбцы. Связанные руководства объясняют, как сделать это быстро и безопасно.

2. не работает для таблиц Excel

Невозможно удалить отдельные ячейки в таблице Excel (по сравнению с диапазоном), разрешается удалять только целые строки таблицы. Или вы можете сначала преобразовать таблицу в диапазон, а затем удалить пустые ячейки.

3. может повреждать формулы и именованные диапазоны

Формулы Excel могут адаптироваться ко многим изменениям, внесенным в данные, на которые ссылаются. Ко многим, но не ко всем. В некоторых ситуациях формулы, ссылающиеся на удаленные ячейки, могут быть нарушены. Поэтому после удаления пустых мест быстро просмотрите связанные формулы и/или именованные диапазоны, чтобы убедиться, что они работают нормально.

Как извлечь список данных, игнорируя пробелы

Если вы опасаетесь, что удаление пустых ячеек в столбце может исказить данные, оставьте исходный столбец как есть и извлеките непустые ячейки в другое место. Этот метод пригодится, когда вы создаете пользовательский список или выпадающий список проверки данных и хотите убедиться, что в нем нет пустых ячеек.

Имея исходный список в A2:A11, введите приведенную ниже формулу массива в C2, нажмите Ctrl + Shift + Enter для правильного завершения, а затем скопируйте формулу вниз в несколько других ячеек. Количество ячеек, в которые вы копируете формулу, должно быть равно или больше количества элементов в вашем списке.

Формула для извлечения непустых ячеек:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

На следующем снимке экрана показан результат:

Как работает формула

Запутанная на первый взгляд, при ближайшем рассмотрении логику формулы легко проследить. На простом английском языке формула в C2 выглядит следующим образом: вернуть первое значение в диапазоне A2:A11, если эта ячейка не пустая. В случае ошибки вернуть пустую строку ("").

Для вдумчивых пользователей Excel, которым интересно узнать все тонкости и нюансы каждой новой формулы, вот подробное описание:

Функция INDEX возвращает значение из $A$2:$A$11 на основе указанного номера строки (не реального номера строки, а относительного номера строки в диапазоне). В более простом сценарии мы могли бы поместить INDEX($A$2:$A$11, 1) в C2, и он получил бы значение в A2. Проблема в том, что нам нужно учесть еще две вещи:

• Убедитесь, что A2 не пустой
• Верните второе непустое значение в C3, третье непустое значение в C4 и так далее.

Обе эти задачи решает функция SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1)))

В нашем случае массив аргумент генерируется динамически следующим образом:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) определяет, какие ячейки в целевом диапазоне не являются пустыми, и возвращает для них TRUE, иначе FALSE. Полученный массив из TRUE и FALSE идет на логический тест функции IF.
• IF оценивает каждый элемент массива TRUE/FALSE и возвращает соответствующее число для TRUE, пустую строку для FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) нужен только для того, чтобы вернуть массив чисел от 1 до 10 (поскольку в нашем диапазоне 10 ячеек), из которого IF может выбрать число для TRUE-значения.

В результате мы получаем массив {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} и наша сложная функция SMALL превращается в эту простую:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Как вы видите, в массив аргумент содержит только номера непустых ячеек (имейте в виду, что это относительный позиции элементов в массиве, т.е. A2 - элемент 1, A3 - элемент 2 и так далее).

В k аргумент ROW(A1), который дает указание функции SMALL вернуть наименьшее число 1. Благодаря использованию относительной ссылки на ячейку номер строки увеличивается на 1 по мере копирования формулы вниз. Так, в C3, k изменится на ROW(A2), и формула вернет номер второй незаполненной ячейки, и так далее.

Однако на самом деле нам не нужны номера непустых ячеек, нам нужны их значения. Поэтому мы двигаемся дальше и вставляем функцию SMALL в функцию row_num аргумент INDEX, заставляя его возвращать значение из соответствующей строки диапазона.

В качестве завершающего штриха мы заключаем всю конструкцию в функцию IFERROR, чтобы заменить ошибки пустыми строками. Ошибки неизбежны, потому что вы не можете знать, сколько незаполненных ячеек находится в целевом диапазоне, поэтому вы копируете формулу на большее количество ячеек.

Учитывая вышесказанное, мы можем построить эту общую формулу для извлечения значений, игнорирующих пробелы:

Обратите внимание, что ROW($A$1:$A$10) и ROW(A1) являются постоянными частями и никогда не изменяются, независимо от того, где начинаются ваши данные и сколько ячеек они включают.

Как удалить пустые ячейки после последней ячейки с данными

Пустые ячейки, содержащие форматирование или непечатные символы, могут вызвать множество проблем в Excel. Например, в итоге у вас может получиться файл гораздо большего размера, чем необходимо, или напечатается несколько пустых страниц. Чтобы избежать этих проблем, мы удалим (или очистим) пустые строки и столбцы, содержащие форматирование, пробелы или неизвестные невидимые символы.

Как найти последнюю использованную ячейку на листе

Чтобы перейти к последней ячейке на листе, содержащей данные или форматирование, щелкните на любой ячейке и нажмите Ctrl + End .

Если приведенное выше сочетание клавиш выбрало последнюю ячейку с вашими данными, это означает, что оставшиеся строки и столбцы действительно пусты и дальнейшие манипуляции не требуются. Но если оно привело вас к визуально пустой ячейке, знайте, что Excel не считает эту ячейку пустой. Это может быть просто символ пробела, полученный в результате случайного нажатия клавиши, пользовательский формат числа, установленный для этой ячейки, или непечатаемый символ.символ, импортированный из внешней базы данных. Какой бы ни была причина, эта ячейка не пуста.

Удаление ячеек после последней ячейки с данными

Чтобы очистить все содержимое и форматирование после последней ячейки с данными, сделайте следующее:

1. Щелкните заголовок первого пустого столбца справа от ваших данных и нажмите Ctrl + Shift + End. Это позволит выделить диапазон ячеек между вашими данными и последней используемой ячейкой на листе.
2. На Главная во вкладке Редактирование группу, нажмите Очистить > Очистить все Или щелкните выделение правой кнопкой мыши и нажмите Удалить... > Вся колонка :

   

3. Щелкните заголовок первой пустой строки под вашими данными и нажмите Ctrl + Shift + End .
4. Нажмите Очистить > Очистить все на Главная или щелкните выделение правой кнопкой мыши и выберите Удалить... > Весь ряд.
5. Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить рабочую книгу.

Проверьте используемый диапазон, чтобы убедиться, что он теперь содержит только ячейки с данными и не содержит пустых ячеек. Если сочетание клавиш Ctrl + End снова выделяет пустую ячейку, сохраните рабочую книгу и закройте ее. Когда вы снова откроете рабочий лист, последняя используемая ячейка должна быть последней ячейкой с данными.

Совет. Учитывая, что Microsoft Excel 2007 и выше содержит более 1 000 000 строк и более 16 000 столбцов, вам может понадобиться уменьшить размер рабочей области, чтобы предотвратить непреднамеренный ввод данных в неправильные ячейки. Для этого вы можете просто удалить пустые ячейки из их просмотра, как описано в разделе Как скрыть неиспользуемые (пустые) строки и столбцы.

Вот так можно удалить пустое место в Excel. Я благодарю вас за чтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!