În acest tutorial, vom continua să explorăm lumea fascinantă a formatelor condiționale din Excel. Dacă nu vă simțiți foarte confortabil în acest domeniu, este posibil să doriți să parcurgeți mai întâi articolul anterior pentru a reînvăța elementele de bază - Cum se utilizează formatarea condiționată în Excel.

Astăzi ne vom opri asupra modului de utilizare a formulelor Excel pentru a formata celule individuale și rânduri întregi pe baza valorilor pe care le specificați sau pe baza valorii unei alte celule. Aceasta este adesea considerată o acrobație avansată de formatare condiționată Excel și, odată stăpânită, vă va ajuta să împingeți formatele din foile dvs. de calcul mult dincolo de utilizările lor comune.

Formatare condiționată Excel bazată pe o altă valoare a celulei

Formatarea condiționată predefinită a Excel, cum ar fi barele de date, scalele de culori și seturile de pictograme, au ca scop principal formatarea celulelor pe baza propriilor lor valori. Dacă doriți să aplicați formatarea condiționată pe baza unei alte celule sau să formatați un întreg rând pe baza valorii unei singure celule, atunci va trebui să utilizați formule.

Așadar, să vedem cum puteți crea o regulă folosind o formulă și să discutăm apoi exemple de formule pentru sarcini specifice.

Cum se creează o regulă de formatare condiționată bazată pe o formulă

Pentru a configura o regulă de formatare condiționată bazată pe o formulă în orice versiune de Excel 2010 până la Excel 365, efectuați următorii pași:

1. Selectați celulele pe care doriți să le formatați. Puteți selecta o coloană, mai multe coloane sau întregul tabel dacă doriți să aplicați formatul condiționat la rânduri.

   Sfat. Dacă intenționați să adăugați mai multe date în viitor și doriți ca regula de formatare condiționată să se aplice automat noilor intrări, puteți fie:

   • Conversia unui interval de celule într-un tabel ( Introduceți fila> Tabel ). În acest caz, formatarea condiționată va fi aplicată automat tuturor rândurilor noi.
   • Selectați câteva rânduri goale sub datele dumneavoastră, de exemplu 100 de rânduri goale.
2. Pe Acasă în fila Stiluri grup, faceți clic pe Formatare condiționată> Regula nouă...

   

3. În Regulă nouă de formatare selectați Utilizați o formulă pentru a determina ce celule trebuie formatate .
4. Introduceți formula în caseta corespunzătoare.
5. Faceți clic pe butonul Format... pentru a alege formatul personalizat.

   

6. Comutați între Font , Frontieră și Umpleți și jucați-vă cu diferite opțiuni, cum ar fi stilul fontului, culoarea modelului și efectele de umplere, pentru a configura formatul care funcționează cel mai bine pentru dvs. Dacă paleta standard nu este suficientă, faceți clic pe Mai multe culori... și alegeți orice culoare RGB sau HSL pe placul dvs. După ce ați terminat, faceți clic pe butonul OK buton.

   

7. Asigurați-vă că Previzualizare afișează formatul pe care îl doriți și, dacă acesta este afișat, faceți clic pe butonul OK pentru a salva regula. Dacă nu sunteți foarte mulțumit de previzualizarea formatului, faceți clic pe butonul Format... și efectuați modificările.

   

Sfat. Ori de câte ori trebuie să editați o formulă de formatare condiționată, apăsați F2 și apoi deplasați-vă la locul necesar în cadrul formulei cu ajutorul tastelor săgeată. Dacă încercați să săgeți fără să apăsați F2 , se va introduce un interval în formulă în loc să deplasați doar indicatorul de inserție. Pentru a adăuga o anumită referință de celulă în formulă, apăsați F2 a doua oară și apoi faceți clic pe acea celulă.

Exemple de formule de formatare condiționată Excel

Acum că știți cum să creați și să aplicați formatarea condiționată Excel pe baza unei alte celule, să trecem mai departe și să vedem cum să folosim diverse formule Excel în practică.

Sfat: Pentru ca formula de formatare condiționată din Excel să funcționeze corect, vă rugăm să respectați întotdeauna aceste reguli simple.

Formule pentru a compara valori (numere și text)

După cum știți, Microsoft Excel oferă o mână de reguli gata de utilizare pentru a formata celule cu valori mai mari, mai mici sau egale cu valoarea pe care o specificați ( Reguli de formatare condiționată>Reguli de evidențiere a celulelor ). Cu toate acestea, aceste reguli nu funcționează dacă doriți să formatați condiționat anumite coloane sau rânduri întregi pe baza valorii unei celule dintr-o altă coloană. În acest caz, se folosesc formule analoge:

Captura de ecran de mai jos prezintă un exemplu de Mai mare decât formula care evidențiază numele produselor din coloana A dacă numărul de articole în stoc (coloana C) este mai mare decât 0. Vă rugăm să fiți atenți la faptul că formula se aplică numai la coloana A ($A$2:$A$8). Dar dacă selectați întregul tabel (în cazul nostru, $A$2:$E$8), aceasta va evidenția rânduri întregi pe baza valorii din coloana C.

În mod similar, puteți crea o regulă de formatare condiționată pentru a compara valorile a două celule. De exemplu:

=$A2<$B2 - formatați celule sau rânduri dacă o valoare din coloana A este mai mică decât valoarea corespunzătoare din coloana B.

=$A2=$B2 - formatați celule sau rânduri dacă valorile din coloanele A și B sunt identice.

=$A2$B2 - formatați celule sau rânduri dacă o valoare din coloana A nu este aceeași cu cea din coloana B.

După cum puteți vedea în captura de ecran de mai jos, aceste formule funcționează atât pentru valori text, cât și pentru numere.

Formule AND și OR

Dacă doriți să formatați tabelul Excel pe baza a 2 sau mai multe condiții, utilizați fie funcția =AND, fie =OR:

În captura de ecran de mai jos, folosim formula =AND($C2>0, $D2="Worldwide") pentru a schimba culoarea de fundal a rândurilor dacă numărul de articole în stoc (coloana C) este mai mare decât 0 și dacă produsul este livrat în întreaga lume (coloana D). Vă rugăm să acordați atenție faptului că formula funcționează cu valori de text precum și cu numere .

Firește, puteți utiliza două, trei sau mai multe condiții în formulele AND și OR. Pentru a vedea cum funcționează în practică, urmăriți Video: Formatare condiționată bazată pe o altă celulă.

Acestea sunt formulele de formatare condiționată de bază pe care le folosiți în Excel. Acum să luăm în considerare exemple ceva mai complexe, dar mult mai interesante.

Formatare condiționată pentru celule goale și nevide

Cred că toată lumea știe cum să formatați celulele goale și nu goale în Excel - pur și simplu creați o nouă regulă de tipul " Formatați numai celulele care conțin " și alegeți fie Blanks sau Fără spații libere .

Dar dacă doriți să formatați celulele dintr-o anumită coloană dacă o celulă corespunzătoare dintr-o altă coloană este goală sau nu este goală? În acest caz, va trebui să utilizați din nou formulele Excel:

Formula pentru spații libere : =$B2="" - formatează celulele / rândurile selectate dacă o celulă corespunzătoare din coloana B este goală.

Formulă pentru non-blancuri : =$B2"" - formatează celulele / rândurile selectate dacă o celulă corespunzătoare din coloana B nu este goală.

Notă. Formulele de mai sus vor funcționa pentru celulele care sunt "vizual" goale sau nu sunt goale. Dacă utilizați o funcție Excel care returnează un șir gol, de ex. =if(false, "OK", "") , și nu doriți ca aceste celule să fie tratate ca spații libere, utilizați în schimb următoarele formule =isblank(A1)=true sau =isblank(A1)=false pentru a formata celulele goale și, respectiv, cele care nu sunt goale.

Și iată un exemplu de utilizare în practică a formulelor de mai sus. Să presupunem că aveți o coloană (B) care este " Data vânzării " și o altă coloană (C) " Livrare ". Aceste 2 coloane au o valoare doar dacă s-a realizat o vânzare și a fost livrat articolul. Așadar, doriți ca întregul rând să devină portocaliu atunci când s-a realizat o vânzare; iar atunci când un articol este livrat, un rând corespunzător ar trebui să devină verde. Pentru a realiza acest lucru, trebuie să creați 2 reguli de formatare condiționată cu următoarele formule:

• Rânduri portocalii (o celulă din coloana B nu este goală): =$B2""
• Rânduri verzi (celulele din coloanele B și C nu sunt goale): =AND($B2"", $C2"")

Încă un lucru pe care trebuie să-l faceți este să mutați a doua regulă în partea de sus și să selectați Oprire dacă este adevărat caseta de selectare de lângă această regulă:

În acest caz particular, opțiunea "Stop if true" (Oprire dacă este adevărată) este de fapt superfluă, iar regula va funcționa cu sau fără ea. Este posibil să doriți să bifați această casetă doar ca o precauție suplimentară, în cazul în care adăugați în viitor alte câteva reguli care ar putea intra în conflict cu oricare dintre cele existente.

Pentru mai multe informații, consultați Formatarea condiționată Excel pentru celulele goale.

Formule Excel pentru a lucra cu valori text

Dacă doriți să formatați o anumită coloană (sau coloane) atunci când o altă celulă din același rând conține un anumit cuvânt, puteți utiliza o formulă discutată în unul dintre exemplele anterioare (cum ar fi =$D2="Worldwide"). Totuși, acest lucru va funcționa numai pentru potrivire exactă .

Pentru potrivire parțială , va trebui să folosiți fie SEARCH (nu ține cont de majuscule și minuscule), fie FIND (ține cont de majuscule și minuscule).

De exemplu, pentru a formata celulele sau rândurile selectate dacă o celulă corespunzătoare din coloana D conține cuvântul " La nivel mondial ", utilizați formula de mai jos. Această formulă va găsi toate aceste celule, indiferent de locul în care se află textul specificat într-o celulă, inclusiv " Nave în întreaga lume ", " La nivel mondial, cu excepția... ", etc:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>0

Dacă doriți să nuanțați celulele sau rândurile selectate dacă conținutul celulei începe cu textul de căutare, utilizați această opțiune:

=SEARCH("Worldwide", $D2)>1

Formule Excel pentru evidențierea duplicatelor

Dacă sarcina dvs. este de a formata condiționat celulele cu valori duplicate, puteți opta pentru regula predefinită disponibilă la rubrica Formatare condiționată> Reguli de evidențiere a celulelor> Valori duplicate... Următorul articol oferă îndrumări detaliate privind modul de utilizare a acestei funcții: Cum să evidențiați automat duplicatele în Excel.

Cu toate acestea, în unele cazuri, datele arată mai bine dacă colorați coloanele selectate sau rândurile întregi atunci când apare o valoare duplicată într-o altă coloană. În acest caz, va trebui să folosiți din nou o formulă de formatare condiționată Excel, iar de data aceasta vom folosi formula COUNTIF După cum știți, această funcție Excel numără numărul de celule dintr-un interval specificat care îndeplinesc un singur criteriu.

Evidențiați duplicatele, inclusiv primele apariții

=COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1 - această formulă găsește valorile duplicate în intervalul specificat în coloana A (A2:A10 în cazul nostru), inclusiv primele apariții.

Dacă alegeți să aplicați regula la întregul tabel, toate rândurile vor fi formatate, așa cum vedeți în captura de ecran de mai jos. Am decis să schimb o culoare a fontului în această regulă, doar pentru o schimbare : )

Evidențiați duplicatele fără prima apariție

Pentru a ignora prima apariție și a evidenția doar valorile duplicate ulterioare, utilizați această formulă: =COUNTIF($A$2:$A2,$A2)>1

Evidențiați duplicatele consecutive în Excel

Dacă preferați să evidențiați numai duplicatele de pe rânduri consecutive, puteți face acest lucru în felul următor. Această metodă funcționează pentru orice tip de date: numere, valori text și date.

• Selectați coloana în care doriți să evidențiați duplicatele, fără antetul coloanei .
• Creați o regulă (reguli) de formatare condiționată folosind aceste formule simple:

  Regula 1 (albastru): =$A1=$A2 - evidențiază a doua apariție și toate aparițiile ulterioare, dacă există.

  Regula 2 (verde): =$A2=$A3 - evidențiază prima apariție.

În formulele de mai sus, A este coloana pe care doriți să o verificați pentru dubluri, $A1 este antetul coloanei, $A2 este prima celulă cu date.

Important! Pentru ca formulele să funcționeze corect, este esențial ca Regula 1, care evidențiază a doua și toate aparițiile duplicate ulterioare, să fie prima regulă din listă, în special dacă utilizați două culori diferite.

Evidențiați rândurile duplicate

Dacă doriți să aplicați formatul condițional atunci când apar valori duplicate în două sau mai multe coloane, va trebui să adăugați o coloană suplimentară la tabel în care să concatenați valorile din coloanele cheie folosind o formulă simplă ca aceasta =A2&B2 . după care aplicați o regulă folosind oricare dintre variantele formulei COUNTIF pentru duplicate (cu sau fără prima apariție). Desigur, puteți ascunde o coloană suplimentară după crearea regulii.

Alternativ, puteți utiliza funcția COUNTIFS, care acceptă mai multe criterii într-o singură formulă. În acest caz, nu veți avea nevoie de o coloană de ajutor.

În acest exemplu, pentru a evidenția rândurile duplicate cu primele apariții , creați o regulă cu următoarea formulă:

=COUNTIFS($A$2:$A$11, $A2, $B$2:$B$11, $B2)>1

Pentru a evidenția rândurile duplicate fără prima apariție , folosiți această formulă:

=COUNTIFS($A$2:$A2, $A2, $B$2:$B2, $B2)>1

Comparați 2 coloane pentru duplicate

Una dintre cele mai frecvente sarcini în Excel este verificarea a 2 coloane pentru valori duplicate - adică găsirea și evidențierea valorilor care există în ambele coloane. Pentru a face acest lucru, va trebui să creați o regulă de formatare condiționată Excel pentru fiecare coloană cu o combinație de =ISERROR() și =MATCH() funcții:

Pentru coloana A: =ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0))=FALSE

Pentru coloana B: =ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0))=FALSE

Notă: Pentru ca astfel de formule condiționale să funcționeze corect, este foarte important să aplicați regulile la toate coloanele, de exemplu. =$A:$A și =$B:$B .

Puteți vedea un exemplu de utilizare practică în următoarea captură de ecran care evidențiază dublurile din coloanele E și F.

După cum puteți vedea, formulele de formatare condiționată din Excel fac față destul de bine duplicatelor. Cu toate acestea, pentru cazuri mai complexe, vă recomand să utilizați add-in-ul Duplicate Remover, care este special conceput pentru a găsi, evidenția și elimina duplicatele în Excel, într-o foaie sau între două foi de calcul.

Formule pentru a evidenția valorile peste sau sub medie

Atunci când lucrați cu mai multe seturi de date numerice, se poate utiliza MEDIE() poate fi utilă pentru a formata celule ale căror valori sunt sub sau peste media unei coloane.

De exemplu, puteți utiliza formula =$E2 pentru a formata condiționat rândurile în care numărul de vânzări este sub medie, așa cum se arată în captura de ecran de mai jos. Dacă doriți opusul, adică să nuanțați produsele cu performanțe peste medie, înlocuiți "" în formulă: =$E2>AVERAGE($E$2:$E$8) .

Cum se evidențiază cea mai apropiată valoare în Excel

Dacă am un set de numere, există o modalitate prin care pot folosi formatarea condiționată din Excel pentru a evidenția numărul din acel set care este cel mai apropiat de zero? Aceasta este ceea ce a vrut să știe una dintre cititoarele blogului nostru, Jessica. Întrebarea este foarte clară și directă, dar răspunsul este un pic prea lung pentru secțiunile de comentarii, de aceea vedeți o soluție aici :)

Exemplul 1. Găsiți cea mai apropiată valoare, inclusiv corespondența exactă

În exemplul nostru, vom găsi și evidenția numărul cel mai apropiat de zero. Dacă setul de date conține unul sau mai multe zerouri, toate vor fi evidențiate. Dacă nu există un 0, atunci va fi evidențiată valoarea cea mai apropiată de acesta, fie că este pozitivă sau negativă.

În primul rând, trebuie să introduceți următoarea formulă în orice celulă goală din foaia de calcul, veți putea ascunde acea celulă mai târziu, dacă este necesar. Formula găsește numărul dintr-un interval dat care este cel mai apropiat de numărul pe care îl specificați și returnează valoarea absolută a acelui număr (valoarea absolută este numărul fără semn):

=MIN(ABS(B2:D13-(0)))

În formula de mai sus, B2:D13 este intervalul de celule, iar 0 este numărul pentru care doriți să găsiți cea mai apropiată potrivire. De exemplu, dacă căutați o valoare cât mai apropiată de 5, formula se va schimba în: =MIN(ABS(B2:D13-(5)))

Notă: Acesta este un formula matricei , astfel încât trebuie să apăsați Ctrl + Shift + Enter în loc de o simplă cursă Enter pentru a o finaliza.

Și acum, creați o regulă de formatare condiționată cu următoarea formulă, unde B3 este celula din dreapta sus în intervalul dvs. și $C$2 în celula cu formula de matrice de mai sus:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Vă rugăm să fiți atenți la utilizarea referințelor absolute în adresa celulei care conține formula matricei ($C$2), deoarece această celulă este constantă. De asemenea, trebuie să înlocuiți 0 cu numărul pentru care doriți să evidențiați cea mai apropiată potrivire. De exemplu, dacă am dori să evidențiem valoarea cea mai apropiată de 5, formula s-ar schimba în: =OR(B3=5-$C$2,B3=5+$C$2)

Exemplul 2. Evidențiați o valoare care se apropie cel mai mult de valoarea dată, dar NU o potrivire exactă

În cazul în care nu doriți să evidențiați potrivirea exactă, aveți nevoie de o altă formulă de matrice care va găsi cea mai apropiată valoare, dar va ignora potrivirea exactă.

De exemplu, următoarea formulă de matrice găsește valoarea cea mai apropiată de 0 în intervalul specificat, dar ignoră zerourile, dacă există:

=MIN(ABS(B3:C13-(0))+(10^0*(B3:C13=0)))

Vă rugăm să nu uitați să apăsați Ctrl + Shift + Enter după ce ați terminat de scris formula de matrice.

Formula de formatare condiționată este aceeași ca în exemplul de mai sus:

=OR(B3=0-$C$2,B3=0+$C$2)

Cu toate acestea, deoarece formula noastră de matrice din celula C2 ignoră corespondența exactă, regula de formatare condiționată ignoră și zerourile și evidențiază valoarea 0,003, care este cea mai apropiată.

Dacă doriți să găsiți valoarea cea mai apropiată de un alt număr din foaia Excel, trebuie doar să înlocuiți "0" cu numărul dorit, atât în matrice, cât și în formulele de formatare condiționată.

Sper că formulele de formatare condiționată pe care le-ați învățat în acest tutorial vă vor ajuta să dați sens oricărui proiect la care lucrați. Dacă aveți nevoie de mai multe exemple, vă rugăm să consultați următoarele articole:

• Cum se schimbă culoarea rândului pe baza valorii unei celule
• Formatare condiționată Excel pentru date
• Alternarea culorilor rândurilor și coloanelor în Excel
• Două moduri de a schimba culoarea de fundal pe baza valorii celulei
• Numărați și însumați celulele colorate în Excel

De ce nu funcționează corect formatarea condiționată din Excel?

Dacă regula dvs. de formatare condiționată nu funcționează conform așteptărilor, deși formula este aparent corectă, nu vă supărați! Cel mai probabil nu este din cauza vreunui bug ciudat în formatarea condiționată Excel, ci mai degrabă din cauza unei mici greșeli, care nu este evidentă la prima vedere. Vă rugăm să încercați 6 pași simpli de depanare de mai jos și sunt sigur că veți reuși să vă faceți formula să funcționeze:

1. Utilizați corect adresele absolute & relative ale celulelor. Este foarte dificil de dedus o regulă generală care să funcționeze în 100% din cazuri, dar cel mai adesea veți folosi o coloană absolută (cu $) și un rând relativ (fără $) în referințele celulelor, de exemplu. =$A1>1 .

   Vă rugăm să țineți cont de faptul că formulele =A1=1 , =$A$1=1 și =A$1=1 vor produce rezultate diferite. Dacă nu sunteți sigur care dintre ele este corectă în cazul dvs., le puteți încerca pe toate : ) Pentru mai multe informații, consultați Referințe relative și absolute la celule în formatarea condiționată Excel.

2. Verificați intervalul aplicat. Verificați dacă regula de formatare condiționată se aplică la intervalul corect de celule. O regulă de bază este următoarea: selectați toate celulele / rândurile pe care doriți să le formatați, dar nu includeți anteturile de coloană.
3. Scrieți formula pentru celula din stânga sus. În regulile de formatare condiționată, referințele de celulă sunt relative la celula cea mai din stânga sus din intervalul aplicat. Așadar, scrieți întotdeauna formula de formatare condiționată pentru primul rând cu date.

   De exemplu, dacă datele tale încep în rândul 2, pui =A$2=10 pentru a evidenția celulele cu valori egale cu 10 în toate rândurile O greșeală frecventă este aceea de a utiliza întotdeauna o referință la primul rând (de exemplu =A$1=10 ). Vă rugăm să rețineți că faceți referire la rândul 1 în formulă numai dacă tabelul dvs. nu are anteturi și datele dvs. încep într-adevăr în rândul 1. Cel mai evident indiciu al acestui caz este atunci când regula funcționează, dar formatează valori care nu se află în rândurile în care ar trebui.

4. Verificați regula pe care ați creat-o. Verificați de două ori regula în Managerul de reguli de formatare condiționată. Uneori, fără niciun motiv, Microsoft Excel denaturează regula pe care tocmai ați creat-o. Așadar, dacă regula nu funcționează, accesați Formatare condiționată> Gestionați regulile și verificați atât formula, cât și intervalul la care se aplică. Dacă ați copiat formula de pe web sau dintr-o altă sursă externă, asigurați-vă că citate directe sunt utilizate.
5. Ajustați referințele celulelor la copierea regulii. Dacă copiați formatarea condiționată din Excel folosind Format Painter, nu uitați să ajustați toate referințele de celulă din formulă.
6. Împărțiți formulele complexe în elemente simple. Dacă utilizați o formulă Excel complexă care include mai multe funcții diferite, împărțiți-o în elemente simple și verificați fiecare funcție în parte.

Și, în final, dacă ați încercat toți pașii, dar regula de formatare condiționată tot nu funcționează corect, trimiteți-mi un mesaj în comentarii și vom încerca să o rezolvăm împreună :)

În următorul articol vom analiza capacitățile de formatare condiționată Excel pentru date. Ne vedem săptămâna viitoare și vă mulțumim pentru lectură!