Samouczek pokazuje, jak korzystać z Zaawansowanego filtra w Excelu i dostarcza wielu nietrywialnych przykładów zakresu kryteriów, aby stworzyć filtr wrażliwy na wielkość liter, znaleźć dopasowania i różnice między dwiema kolumnami, wyodrębnić rekordy, które pasują do mniejszej listy, i więcej.

W naszym poprzednim artykule omówiliśmy różne aspekty filtra zaawansowanego w Excelu i jak go używać do filtrowania wierszy za pomocą logiki AND, jak również OR. Teraz, gdy znasz podstawy, spójrzmy na bardziej złożone przykłady zakresu kryteriów, które mogą okazać się pomocne w Twojej pracy.

Ustalenie zakresu kryteriów opartych na formule

Ponieważ większość przykładów zakresów kryteriów omawianych w tym poradniku będzie zawierała różne formuły, zacznijmy od zdefiniowania podstawowych zasad, aby ustawić je poprawnie. Zaufaj mi, ten mały kawałek teorii zaoszczędzi ci dużo czasu i oszczędzi bólu głowy związanego z rozwiązywaniem złożonych zakresów kryteriów, które zawierają wiele warunków opartych na formułach.

• Formuła użyta w zakresie kryteriów musi mieć wartość TRUE lub FALSE .
• Zakres kryteriów powinien zawierać co najmniej 2 komórki: komórka formuły oraz komórka nagłówkowa.
• Na stronie komórka nagłówka kryteriów opartych na formule powinny być puste lub różne od któregokolwiek z nagłówków tabeli (zakresu listy).
• Aby wzór został oceniony dla każdy rząd w zakresie listy, odwołaj się do najwyższej komórki z danymi za pomocą odniesienia względnego, takiego jak A1.
• Aby formuła była oceniana tylko dla specyficzna komórka lub zakres komórek , odwołaj się do tej komórki lub zakresu za pomocą bezwzględnego odwołania, takiego jak $A$1.
• Podczas odwoływania się do lista zakresów w formule, zawsze używaj bezwzględnych odniesień do komórek.
• W przypadku podawania wielu warunków, wprowadź wszystkie kryteria w tym samym wierszu, aby połączyć je znakiem ORAZ i umieścić każde kryterium w osobnym wierszu, aby połączyć je z LUB operator.

Excel Advanced Filter kryteria zakres przykłady

Poniższe przykłady nauczą Cię, jak tworzyć własne filtry w programie Excel, aby obsłużyć bardziej złożone zadania, których nie można wykonać za pomocą zwykłego AutoFiltra programu Excel.

Filtr wrażliwy na wielkość liter dla wartości tekstowych

Podobnie jak Excel AutoFiltr, narzędzie Filtr zaawansowany z natury nie uwzględnia wielkości liter, co oznacza, że nie rozróżnia wielkich i małych liter podczas filtrowania wartości tekstowych. Można jednak łatwo przeprowadzić wyszukiwanie z uwzględnieniem wielkości liter, używając funkcji EXACT w kryteriach filtra zaawansowanego.

Na przykład, aby filtrować wiersze zawierające Banan , ignorując BANANA oraz banan , w zakresie kryteriów wprowadź następujący wzór:

=EXACT(B5, "Banan")

Gdzie B to kolumna zawierająca nazwy pozycji, a wiersz 5 to pierwszy wiersz danych.

A następnie zastosuj filtr zaawansowany programu Excel, klikając przycisk Zaawansowane przycisk na Dane i skonfigurować Zakres listy oraz Zakres kryteriów jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu. Proszę zwrócić uwagę, że Zakres kryteriów obejmuje 2 ogniwa - m.in. komórka nagłówka i komórka formuły .

Uwaga: Powyższy obrazek, jak również wszystkie inne zrzuty ekranu w tym poradniku pokazują formuły w komórkach zakresu kryteriów wyłącznie w celu zachowania przejrzystości. W rzeczywistych arkuszach kalkulacyjnych komórka formuły powinna zwracać TRUE lub FALSE, w zależności od tego, czy pierwszy wiersz danych spełnia kryteria, czy nie:

Filtrowanie wartości powyżej lub poniżej średniej w kolumnie

Podczas filtrowania wartości liczbowych często można chcieć wyświetlić tylko te komórki, które są powyżej lub poniżej średniej wartości w kolumnie. Na przykład:

Aby filtrować wiersze z sumą częściową powyżej średniej , w zakresie kryteriów użyj następującej formuły:

=F5>AVERAGE($F$5:$F$50)

Aby filtrować wiersze z sumą częściową poniżej średniej , należy zastosować następujący wzór:

=F5

Zwróć uwagę, że używamy odwołania względnego, aby odwołać się do górnej komórki z danymi (F5), oraz odwołania bezwzględnego, aby określić cały zakres, dla którego chcemy obliczyć średnią, z wyłączeniem nagłówka kolumny ($F$5:$F$50).

Poniższy zrzut ekranu demonstruje powyższą średnią formułę w działaniu:

Ci z Was, którzy znają filtry liczbowe w Excelu, mogą się zastanawiać, po co ktoś miałby sobie zawracać głowę używaniem filtra zaawansowanego, skoro wbudowane filtry liczbowe mają już m.in. Powyżej średniej oraz Poniżej średniej opcje? To prawda, ale wbudowane filtry Excela nie mogą być używane z logiką OR!

Aby rozwinąć ten przykład, przefiltrujmy wiersze, w których Suma cząstkowa (kolumna F) LUB Wrzesień sprzedaż (kolumna E) jest powyżej średniej. W tym celu ustaw zakres kryteriów z logiką OR, wpisując każdy warunek w osobnym wierszu. W efekcie otrzymasz listę pozycji z wartościami powyżej średniej w kolumnie E lub F:

Filtrowanie wierszy z pustymi lub niepustymi miejscami

Jak każdy wie, Excel Filter ma wbudowaną opcję filtrowania pustych komórek. Poprzez zaznaczenie lub odznaczenie (Blanks) pole wyboru w menu AutoFiltr, możesz wyświetlić tylko te wiersze, które mają puste lub niepuste komórki w jednej lub więcej kolumnach. Problem polega na tym, że wbudowany filtr Excela dla pustych komórek może działać tylko z logiką AND.

Jeśli chcesz filtrować puste lub niepuste komórki za pomocą logiki OR lub użyć warunków pustych / niepustych wraz z niektórymi innymi kryteriami, ustaw zaawansowany zakres kryteriów filtra z jedną z następujących formuł:

Filtr blanki :

Filtr niebrudzących:

Filtrowanie pustych komórek za pomocą logiki OR

Aby filtrować wiersze, które mają pustą komórkę albo w kolumnie A lub B, albo w obu kolumnach, skonfiguruj zakres kryteriów filtra zaawansowanego w ten sposób:

• =A6=""
• =B6=""

Gdzie 6 to najwyższy rząd danych.

Filtrowanie komórek niepustych z wykorzystaniem logiki OR i AND

Aby lepiej zrozumieć, jak filtr zaawansowany Excela działa z wieloma kryteriami, przefiltrujmy wiersze w naszej przykładowej tabeli z następującymi warunkami:

• Albo Region (kolumna A) lub Pozycja (kolumna B) powinna być niepusta, oraz
• Suma cząstkowa (kolumna C) powinna być większa niż 900.

Mówiąc inaczej, chcemy wyświetlić wiersze, które spełniają następujące warunki:

( Suma cząstkowa >900 ORAZ Region =niepotrzebne) LUB ( Suma cząstkowa >900 ORAZ Pozycja =niepotrzebne)

Jak już wiesz, w zakresie kryteriów filtrów zaawansowanych Excela warunki połączone logiką AND powinny być wpisane w tym samym wierszu, a warunki połączone logiką OR - w różnych wierszach:

Ponieważ w tym przykładzie jedno kryterium wyrażone jest formułą (niepuste), a drugie zawiera operator porównania (Sub-total> 900), przypomnę, że:

• Kryteria utworzone za pomocą operatorów porównania powinny mieć nagłówki dokładnie takie same jak nagłówki tabeli, np. Suma cząstkowa kryteria na powyższym zrzucie ekranu.
• Kryteria oparte na formułach powinny mieć pustą komórkę nagłówka lub nagłówek, który nie pasuje do żadnego z nagłówków tabeli, np. Non-blanks kryteria na powyższym zrzucie ekranu.

Jak wyodrębnić górne/dolne rekordy N

Jak zapewne wiesz, wbudowane filtry liczbowe Excela mają opcję wyświetlania 10 najlepszych lub dolnych pozycji. Ale co, jeśli potrzebujesz filtrować 3 najlepsze lub 5 dolnych wartości? W takim przypadku z pomocą przychodzi Excel Advanced Filter z następującymi formułami:

Wyciąg top Pozycje N:

Wyciąg dół Pozycje N:

Na przykład, aby filtrować 3 najlepsze sumy częściowe, utwórz zakres kryteriów za pomocą tej formuły:

=F5>=LARGE($F$5:$F$50,3)

Aby wyodrębnić 3 dolne sumy częściowe, użyj tego wzoru:

=F5>=SMALL($F$5:$F$50,3)

Gdzie F5 to najwyższa komórka z danymi w Suma cząstkowa kolumny (z wyłączeniem nagłówka kolumny).

Poniższy zrzut ekranu pokazuje formułę Top 3 w działaniu:

Uwaga. Jeśli zakres listy zawiera kilka wierszy z tymi samymi wartościami, które mieszczą się w górnej/dolnej liście N, wszystkie takie wiersze zostaną wyświetlone, jak pokazano na zrzucie ekranu poniżej:

Filtrowanie dopasowań i różnic pomiędzy dwoma kolumnami

W jednym z naszych poprzednich artykułów wyjaśniliśmy wiele sposobów porównywania dwóch kolumn w Excelu i znajdowania dopasowań i różnic między nimi. Oprócz formuł Excela, reguł formatowania warunkowego i narzędzia Duplicate Remover omówionych w powyższym samouczku, możesz również użyć filtra zaawansowanego Excela, aby wyodrębnić wiersze, które mają takie same lub różne wartości w dwóch lub więcej kolumnach. Aby to zrobić, wprowadź jednąz następujących prostych formuł w zakresie kryteriów:

• Filtr dla mecze (duplikaty) w 2 kolumnach:

=B5=C5

=B5C5

Gdzie B5 i C5 to najwyższe komórki z danymi w dwóch kolumnach, które chcesz porównać.

Uwaga. Narzędzie filtra zaawansowanego może wyszukiwać tylko dopasowania i różnice w ten sam rząd Aby znaleźć wszystkie wartości, które znajdują się w kolumnie A, ale nie ma ich nigdzie w kolumnie B, użyj tego wzoru.

Filtrowanie wierszy na podstawie pasujących elementów listy

Załóżmy, że masz dużą tabelę z setkami lub tysiącami wierszy i otrzymałeś krótszą listę zawierającą tylko istotne w danym momencie pozycje. Pytanie brzmi - jak znaleźć wszystkie wpisy w Twojej tabeli, które są lub nie są na mniejszej liście?

Filtrowanie wierszy pasujących do elementów z listy

Aby znaleźć wszystkie pozycje w tabeli źródłowej, które są również obecne na mniejszej liście, używając następującej formuły COUNTIF:

Zakładając, że mniejsza lista znajduje się w zakresie D2:D7, a porównywane z tą listą elementy tabeli znajdują się w kolumnie B począwszy od wiersza 10, formuła przebiega następująco (proszę zwrócić uwagę na użycie odwołań bezwzględnych i względnych):

=COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Oczywiście nie jesteś ograniczony do filtrowania swojej tabeli za pomocą tylko jednego kryterium.

Na przykład, aby filtrować wiersze pasujące do listy, ale dla Region północny tylko, wprowadź dwa kryteria w tym samym wierszu, aby działały z logiką AND:

• Region: ="=Północ"
• Pasujące elementy: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)

Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, w tabeli znajdują się tylko dwa rekordy, które pasują do obu kryteriów:

Uwaga. W tym przykładzie używamy dokładna zgodność kryteria dla wartości tekstowych: ="=Północ " aby znaleźć tylko te komórki, które są dokładnie równe podanemu tekstowi. Jeśli wprowadzisz kryteria Regionu po prostu jako Północna (bez znaku równości i cudzysłowu), Microsoft Excel znajdzie wszystkie pozycje, które zaczynają się od podanego tekstu, np. Północny wschód lub Północny zachód . Więcej informacji można znaleźć w rozdziale Excel Zaawansowany filtr dla wartości tekstowych.

Filtrowanie wierszy, które nie pasują do elementów z listy

Aby znaleźć wszystkie pozycje w tabeli, których nie ma na mniejszej liście, sprawdź, czy wynik naszej formuły COUNTIF jest równy zeru:

Na przykład, aby filtrować Region północny elementy w tabeli, które pojawiają się na liście, użyj następujących kryteriów:

• Region: ="=Północ"
• Elementy niepasujące: =COUNTIF($D$2:$D$7,B10)=0

Uwagi:

• Jeśli lista do dopasowania znajduje się w innym arkuszu, pamiętaj o podaniu nazwy arkusza w formule, np. =COUNTIF(Sheet2!$A$2:$A$7,B10) .
• Jeśli chcesz wyodrębnić wyniki do innego arkusza, uruchom filtr zaawansowany z arkusza docelowego, jak wyjaśniono w rozdziale Jak wyodrębnić przefiltrowane wiersze do innego arkusza.

Filtr dla weekendów i dni tygodnia

Do tej pory nasze przykłady zakresu kryteriów filtra zaawansowanego dotyczyły głównie wartości liczbowych i tekstowych. Teraz czas na wskazówki dla tych z Was, którzy operują na datach.

Wbudowane filtry daty programu Excel zapewniają szeroki zakres opcji, które obejmują wiele scenariuszy. Wiele, ale nie wszystkie! Na przykład, jeśli otrzymałeś listę dat i poprosiłeś o filtrowanie dni tygodnia i weekendów, jak byś to zrobił?

Jak zapewne wiesz, Microsoft Excel udostępnia specjalną funkcję WEEKDAY, która zwraca dzień tygodnia odpowiadający danej dacie. I to właśnie tę funkcję zamierzamy wykorzystać w zakresie kryteriów filtra zaawansowanego Excela.

Jak filtrować weekendy w programie Excel

Pamiętając, że w terminach TYGODNIOWYCH 1 oznacza niedzielę, a 6 - sobotę, formuła filtrowania weekendów wygląda następująco:

W tym przykładzie filtrujemy daty w kolumnie B zaczynając od wiersza 5, więc nasza formuła Weekends przyjmuje następujący kształt:

=LUB(DZIEŃ TYGODNIA(B5)=7, DZIEŃ TYGODNIA(B5)=1)

Jak filtrować dni tygodnia w programie Excel

Aby filtrować dni powszednie, zmodyfikuj powyższą formułę tak, aby pomijała cyfry 1 (niedziela) i 7 (sobota):

Dla naszej przykładowej tabeli, poniższy wzór zadziała jak należy:

=AND(WEEKDAY(B5)7, WEEKDAY(B5)1)

Dodatkowo możesz dodać jeszcze jeden warunek, aby odfiltrować puste komórki: =B5""

Aby filtrować daty w arkuszach na inne sposoby, wystarczy znaleźć odpowiednią funkcję Data i nie wahać się użyć jej w zakresie zaawansowanych kryteriów filtrowania.

Tak właśnie wygląda korzystanie z filtra zaawansowanego w Excelu przy złożonych kryteriach. Oczywiście Twoje możliwości nie są ograniczone do przykładów omówionych w tym tutorialu, naszym celem było jedynie przedstawienie Ci kilku inspirujących pomysłów, które skierują Cię na właściwą drogę. Pamiętając, że droga do mistrzostwa jest wybrukowana praktyką, możesz pobrać nasze przykłady korzystając z poniższego linku i rozszerzyć je lub odwrócić.zmotoryzuj je dla lepszego zrozumienia. Dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że zobaczymy się na naszym blogu za tydzień!

Zeszyt ćwiczeń

Przykłady filtrów zaawansowanych w Excelu (plik .xlsx)