Tutorial wyjaśnia specyfikę funkcji SUBTOTAL w Excelu i pokazuje, jak wykorzystać formuły Subtotal do podsumowania danych w widocznych komórkach.

W poprzednim artykule omówiliśmy automatyczny sposób wstawiania sum częściowych w Excelu za pomocą funkcji Subtotal. Dziś dowiesz się, jak samodzielnie pisać formuły Subtotal i jakie daje to korzyści.

Funkcja Subtotal w Excelu - składnia i zastosowania

Microsoft definiuje Excel SUBTOTAL jako funkcję, która zwraca sumę cząstkową w liście lub bazie danych. W tym kontekście "subtotal" to nie tylko sumowanie liczb w określonym zakresie komórek. W przeciwieństwie do innych funkcji Excela, które są zaprojektowane do wykonywania tylko jednej konkretnej rzeczy, SUBTOTAL jest niesamowicie wszechstronny - może wykonywać różne operacje arytmetyczne i logiczne, takie jak liczenie komórek, obliczanie średniej,znalezienie wartości minimalnej lub maksymalnej, i wiele innych.

Funkcja SUBTOTAL jest dostępna we wszystkich wersjach programów Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 i niższych.

Składnia funkcji SUBTOTAL w Excelu jest następująca:

Gdzie:

• Funkcja_num - liczba określająca, która funkcja ma być użyta dla sumy częściowej.
• Ref1, Ref2, ... - jedna lub więcej komórek lub zakresów do odejmowania. Pierwszy argument ref jest wymagany, pozostałe (do 254) są opcjonalne.

Argument funkcja_num może należeć do jednego z następujących zbiorów:

• 1 - 11 ignorują przefiltrowane komórki, ale uwzględniają ręcznie ukryte wiersze.
• 101 - 111 ignorują wszystkie ukryte komórki - odfiltrowane i ukryte ręcznie.

W rzeczywistości nie ma potrzeby zapamiętywania wszystkich numerów funkcji. Gdy tylko zaczniesz wpisywać formułę Subtotal w komórce lub na pasku formuły, Microsoft Excel wyświetli dla Ciebie listę dostępnych numerów funkcji.

Na przykład w ten sposób można stworzyć formułę Subtotal 9, która będzie sumowała wartości w komórkach od C2 do C8:

Aby dodać do formuły numer funkcji, kliknij na nią dwukrotnie, a następnie wpisz przecinek, określ zakres, wpisz nawias zamykający i naciśnij Enter. Uzupełniona formuła będzie wyglądać tak:

= SUMA CZĄSTKOWA(9,C2:C8)

W podobny sposób można napisać formułę Subtotal 1, aby uzyskać średnią, Subtotal 2, aby policzyć komórki z liczbami, Subtotal 3, aby policzyć komórki bez pustych miejsc itd. Poniższy zrzut ekranu pokazuje kilka innych formuł w działaniu:

Uwaga. Gdy używasz formuły Subtotal z funkcją podsumowującą, taką jak SUMA lub ŚREDNIA, oblicza ona tylko komórki z liczbami, ignorując puste miejsca i komórki zawierające wartości nienumeryczne.

Teraz, gdy już wiesz, jak stworzyć formułę Subtotal w Excelu, główne pytanie brzmi - dlaczego ktoś chciałby podjąć trud uczenia się jej? Dlaczego po prostu nie użyć zwykłej funkcji, takiej jak SUM, COUNT, MAX itp. Odpowiedź znajdziesz właśnie poniżej.

Najważniejsze 3 powody, dla których warto używać SUBTOTAL w Excelu

W porównaniu do tradycyjnych funkcji Excela, SUBTOTAL daje następujące ważne korzyści.

1) Obliczanie wartości w filtrowanych wierszach

Ponieważ funkcja SUBTOTAL w Excelu ignoruje wartości w odfiltrowanych wierszach, można jej użyć do utworzenia dynamicznego podsumowania danych, w którym wartości sum częściowych są ponownie obliczane automatycznie zgodnie z filtrem.

Na przykład, jeśli przefiltrujemy tabelę, aby pokazać sprzedaż tylko dla regionu Wschód, formuła Subtotal automatycznie dostosuje się tak, aby wszystkie inne regiony zostały usunięte z sumy:

Uwaga. Ponieważ oba zestawy liczb funkcyjnych (1-11 i 101-111) ignorują odfiltrowane komórki, w tym przypadku można użyć formuły Subtotal 9 lub Subtotal 109.

2. obliczaj tylko widoczne komórki

Jak pamiętasz, formuły Subtotal z function_num 101 do 111 ignorują wszystkie ukryte komórki - odfiltrowane i ukryte ręcznie. Tak więc, gdy korzystasz z funkcji Ukryj w Excelu, aby usunąć z widoku nieistotne dane, użyj funkcji o numerach 101-111, aby wykluczyć z sum częściowych wartości w ukrytych wierszach.

Poniższy przykład pomoże Ci lepiej zrozumieć, jak to działa: Subtotal 9 vs. Subtotal 109.

3. ignorowanie wartości w zagnieżdżonych formułach Subtotal

Jeśli zakres dostarczony do formuły sumy częściowej w Excelu zawiera jakiekolwiek inne formuły sumy częściowej, te zagnieżdżone sumy częściowe zostaną zignorowane, więc te same liczby nie zostaną obliczone dwa razy. Wspaniałe, prawda?

Na poniższym zrzucie ekranu formuła Grand Average SUMA CZĄSTKOWA(1, C2:C10) ignoruje wyniki formuł Subtotal w komórkach C3 i C10, tak jakbyś użył formuły Average z 2 oddzielnymi zakresami ŚREDNIA(C2:C5, C7:C9) .

Używanie sumy częściowej w Excelu - przykłady formuł

Kiedy po raz pierwszy zetkniesz się z SUBTOTAL, może wydawać się skomplikowane, podstępne, a nawet bezcelowe. Ale kiedy już przejdziesz do sedna sprawy, zdasz sobie sprawę, że nie jest to takie trudne do opanowania. Poniższe przykłady pokażą ci kilka pomocnych wskazówek i inspirujących pomysłów.

Przykład 1. Suma częściowa 9 vs. Suma częściowa 109

Jak już wiesz, Excel SUBTOTAL akceptuje 2 zestawy liczb funkcji: 1-11 i 101-111. Oba zestawy ignorują odfiltrowane wiersze, ale liczby 1-11 obejmują ręcznie ukryte wiersze, podczas gdy 101-111 je wykluczają. Aby lepiej zrozumieć różnicę, rozważmy następujący przykład.

Do całości filtrowane wiersze , możesz użyć formuły Subtotal 9 lub Subtotal 109 jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu:

Ale jeśli mają ukryte nieistotne elementy ręcznie za pomocą Ukryj wiersze polecenie na Strona główna tab> Komórki grupa> Format > Hide & Unhide lub klikając prawym przyciskiem myszy na wiersze, a następnie klikając Ukryj , a teraz chcesz zsumować wartości tylko w widocznych wierszach, Subtotal 109 jest jedyną opcją:

Inne liczby funkcyjne działają w ten sam sposób. Na przykład, aby policzyć komórki przefiltrowane niebędące pustymi miejscami , wystarczy formuła Subtotal 3 lub Subtotal 103, ale tylko Suma cząstkowa 103 może prawidłowo policzyć widoczne puste miejsca, jeśli są jakieś ukryte rzędów w zakresie:

Uwaga. Funkcja SUBTOTAL w Excelu o numerze funkcji 101-111 pomija wartości w ukrytych wierszach, ale nie w ukryte kolumny Na przykład, jeśli użyjesz formuły takiej jak SUBTOTAL(109, A1:E1) aby zsumować liczby w zakresie poziomym, ukrycie kolumny nie będzie miało wpływu na sumę częściową.

Przykład 2. IF + SUBTOTAL do dynamicznego podsumowania danych

Jeśli tworzysz raport podsumowujący lub pulpit nawigacyjny, w którym musisz wyświetlić różne podsumowanie danych, ale nie masz miejsca na wszystko, rozwiązaniem może być następujące podejście:

• W jednej komórce zrób listę rozwijaną zawierającą nazwy funkcji takie jak Total, Max, Min itd.
• W komórce obok rozwijanej listy wprowadź zagnieżdżoną formułę JEŻELI z wbudowanymi funkcjami Subtotal odpowiadającymi nazwom funkcji z listy rozwijanej.

Na przykład, zakładając, że wartości do odejmowania znajdują się w komórkach C2:C16, a lista rozwijana w A17 zawiera. Razem , Średnia , Max oraz Min pozycji, "dynamiczna" formuła Subtotal wygląda następująco:

=IF(A17="total", SUBTOTAL(9,C2:C16), IF(A17="average", SUBTOTAL(1,C2:C16), IF(A17="min", SUBTOTAL(5,C2:C16), IF(A17="max", SUBTOTAL(4,C2:C16),""))))

I teraz, w zależności od tego, jaką funkcję wybierze Twój użytkownik z listy rozwijanej, odpowiednia funkcja Subtotal obliczy wartości w filtrowanych wierszach:

Wskazówka. Jeśli nagle lista rozwijana i komórka formuły znikną z Twojego arkusza, pamiętaj, aby zaznaczyć je na liście filtrów.

Excel Subtotal nie działa - częste błędy

Jeśli twoja formuła Subtotal zwraca błąd, to prawdopodobnie z jednego z następujących powodów:

#VALUE! - argument function_num jest inny niż liczba całkowita w przedziale 1 - 11 lub 101 - 111; lub którykolwiek z argumentów ref zawiera odwołanie do 3-D.

#DIV/0! - występuje, gdy określona funkcja podsumowująca musi wykonać dzielenie przez zero (np. obliczenie średniej lub odchylenia standardowego dla zakresu komórek, które nie zawierają pojedynczej wartości liczbowej).

#NAME? - nazwa funkcji Subtotal jest źle napisana - łatwiejszy błąd do naprawienia :)

Wskazówka. Jeśli nie czujesz się jeszcze pewnie z funkcją SUBTOTAL, możesz skorzystać z wbudowanej funkcji SUBTOTAL i zlecić automatyczne wstawianie formuł.

Oto jak używać formuł SUBTOTAL w Excelu do obliczania danych w widocznych komórkach. Aby ułatwić śledzenie przykładów, zapraszamy do pobrania naszego przykładowego skoroszytu poniżej. Dziękujemy za lekturę!

Zeszyt ćwiczeń

Przykłady formuły SUBTOTAL w Excelu (plik .xlsx)