L'esercitazione mostra diversi modi per creare un calendario condiviso in Outlook per gli account basati su Office 365 e Exchange, spiega come condividere il calendario in Outlook senza Exchange e risolve vari problemi di sincronizzazione.

Se volete far sapere a colleghi, amici e familiari quali sono i vostri impegni, in modo che possano vedere i vostri orari liberi, il modo più semplice è condividere con loro il calendario di Outlook. A seconda che utilizziate un'applicazione desktop installata localmente o Outlook Online, un account Exchange Server all'interno dell'organizzazione o un account POP3 / IMAP privato a casa, saranno disponibili opzioni diverse pervoi.

Questa esercitazione si concentra sulla Outlook desktop Se si utilizza Outlook Online, vedere Come condividere il calendario in Outlook sul Web.

Condivisione del calendario di Outlook

Poiché Microsoft Outlook offre diverse opzioni di condivisione del calendario, è molto importante capire esattamente cosa fa ciascuna opzione per scegliere quella più adatta alle proprie esigenze.

Invio di un invito alla condivisione del calendario

Inviando un invito ad altri utenti, si consente loro di visualizzare il calendario nel proprio Outlook. È possibile specificare un livello di accesso diverso per ciascun destinatario e il calendario condiviso si aggiornerà automaticamente da parte loro. Questa opzione è disponibile per gli account Exchange e Office 365, nonché per Outlook.com e Outlook Online (alias Outlook on the web o OWA). Vedere come condividere il calendario di Outlook.

Calendario editoriale sul web

Pubblicando il calendario di Outlook online, è possibile dare a chiunque la possibilità di visualizzarlo come pagina web in un browser o di importare un collegamento ICS in Outlook. Questa funzione è disponibile negli account basati su Exchange, negli account che hanno accesso a un server web che supporta il protocollo WebDAV, in Outlook sul web e in Outlook.com. Vedere come pubblicare il calendario di Outlook.

Inviare via e-mail un'istantanea del calendario

Una copia statica del calendario viene inviata al destinatario come allegato di posta elettronica. Il destinatario vedrà solo un'istantanea degli appuntamenti al momento dell'invio dell'e-mail, senza che gli aggiornamenti successivi siano disponibili. Questa opzione è disponibile in Outlook 2016, Outlook 2013 e Outlook 2010, ma non è più supportata in Office 365 e Outlook 2019. Vedere come inviare un'e-mail al calendario di Outlook.

Come condividere il calendario di Outlook

Per gli account basati su Office 365 o Exchange, Microsoft offre la possibilità di condividere un calendario che viene aggiornato automaticamente, semplicemente inviando un invito alla condivisione ai colleghi o a persone esterne all'azienda.

Nota: le nostre schermate sono state catturate con Outlook per Office 365. I passaggi per gli account Exchange Server con Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 e Outlook 2010 sono essenzialmente gli stessi, anche se possono esserci leggere differenze nell'interfaccia.

Per condividere il calendario di Outlook, procedere come segue:

1. Aprire il calendario in Outlook.
2. Sul Casa nella scheda Gestire i calendari gruppo, fare clic su Calendario delle azioni e scegliere quello desiderato dal menu a discesa.

Per inviare un invito alla condivisione a persone interne o esterne all'organizzazione, fare clic sul pulsante Aggiungi pulsante.

Nota: il segno di divieto (cerchio-backlash) accanto al nome di una persona indica che il calendario non può essere condiviso con quell'utente.

A ogni destinatario aggiunto verrà inviato un invito alla condivisione. Una volta che l'utente dell'organizzazione fa clic su Accettare il vostro calendario apparirà nel loro Outlook sotto la voce Calendari condivisi Per gli utenti esterni, la procedura è un po' diversa; per maggiori dettagli, vedere Come aggiungere un calendario condiviso in Outlook.

Suggerimento: la condivisione non si limita ai calendari predefiniti creati automaticamente per ogni profilo di Outlook, ma è possibile anche creare un nuovo calendario condiviso Per questo, dalla cartella Calendario, fare clic su Casa scheda> Aggiungi calendario > Creare un nuovo calendario vuoto , salvarlo in una cartella a scelta e quindi condividerlo come descritto sopra.

Interrompere la condivisione del calendario di Outlook

Per interrompere la condivisione del calendario con un determinato utente, è necessario procedere in questo modo:

1. Aprire la sezione Permessi del calendario finestra di dialogo ( Casa scheda> Calendario delle azioni ).
2. Sul Permessi selezionare l'utente a cui si vuole revocare l'accesso e fare clic su Rimuovere .
3. Cliccare OK .

Nota: potrebbe essere necessario un po' di tempo prima che Office 365 sincronizzi e rimuova il calendario dall'Outlook dell'utente.

Autorizzazioni per il calendario condiviso di Outlook

In un calendario condiviso di Outlook, per autorizzazioni si intende il livello di accesso che si desidera fornire agli altri utenti. Le opzioni sono diverse per gli utenti interni ed esterni all'organizzazione.

I primi tre livelli possono essere forniti a utenti interni ed esterni:

• Posso vedere quando sono occupato - il destinatario può vedere solo gli orari in cui siete occupati.
• Può visualizzare i titoli e le località - il destinatario vedrà la vostra disponibilità, nonché l'oggetto e il luogo dell'incontro.
• Può visualizzare tutti i dettagli - il destinatario vedrà tutte le informazioni relative ai vostri eventi, proprio come le vedete voi.

Sono disponibili altre due opzioni per le persone all'interno della vostra azienda:

• Può modificare - il destinatario può modificare i dettagli dell'appuntamento.
• Delegato - consente di agire per conto dell'utente, ad esempio rispondendo alle richieste di incontro e creando nuovi appuntamenti.

Un'altra opzione è disponibile per l'intera organizzazione, non per i singoli utenti:

• Nessuno - nessun accesso al calendario.

Come modificare le autorizzazioni del calendario condiviso

Per modificare le autorizzazioni di una persona che attualmente ha accesso all'agenda, procedere come segue:

1. Fare clic con il tasto destro del mouse sul calendario di destinazione nel riquadro di navigazione e selezionare Condivisione dei permessi dal menu contestuale (oppure fare clic su Calendario delle azioni sul Casa e selezionare il calendario).

In questo modo si aprirà la finestra Proprietà del calendario sulla finestra di dialogo Permessi mostra tutti gli utenti con cui il calendario è attualmente condiviso e le relative autorizzazioni.

Il destinatario riceverà una notifica di modifica delle sue autorizzazioni e la visualizzazione aggiornata del calendario verrà visualizzata nel suo Outlook.

Le autorizzazioni per il calendario condiviso di Outlook non funzionano

La maggior parte dei problemi e degli errori è dovuta a vari problemi di configurazione o di autorizzazione. Di seguito sono riportati i problemi più comuni e le modalità per risolverli.

Il calendario condiviso di Outlook è grigio o mancante

Se il Calendario delle azioni Il pulsante è grigio o non disponibile in Outlook, molto probabilmente non si dispone di un account Exchange o l'amministratore di rete ha disabilitato la condivisione del calendario per l'account.

Errore "Questo calendario non può essere condiviso".

Se non è possibile inviare inviti di condivisione a causa dell'errore "Questo calendario non può essere condiviso con una o più persone...", forse l'indirizzo e-mail aggiunto non è valido, oppure fa parte di un gruppo Office 365 o è già presente nell'elenco di condivisione.

Le autorizzazioni per la condivisione del calendario non vengono aggiornate

Spesso i problemi sono causati da voci obsolete o duplicate nell'elenco dei permessi. Per risolvere il problema, aprire il file Proprietà del calendario sulla finestra di dialogo Permessi e controllare che nell'elenco degli utenti non vi siano voci duplicate. Inoltre, rimuovere gli utenti che hanno lasciato l'organizzazione o che non sono autorizzati ad accedere al calendario. In alcuni forum è stato segnalato che la rimozione di tutte le autorizzazioni correnti, oltre a quelle predefinite, risolve il problema. Se nessuno dei suggerimenti di cui sopra è di aiuto, provare queste soluzioni generali per Outlook:

• Disattivare la modalità Exchange nella cache. Le istruzioni dettagliate sono disponibili qui.
• Aggiornare Office alla versione più recente.
• Avviare Outlook in modalità sicura. A tal fine, incollare outlook /sicuro nella casella di ricerca e premere Invio.

Se il problema persiste, la causa potrebbe risiedere nel server di Exchange, quindi provate a contattare i vostri tecnici IT per ricevere assistenza.

Come condividere il calendario di Outlook senza Exchange

La funzione di condivisione descritta nelle sezioni precedenti è disponibile solo con gli account Outlook basati su Office 365 e Exchange. Se si utilizza Outlook come applicazione indipendente con un account POP3 o IMAP personale, considerare le seguenti alternative.

Pubblicate il vostro calendario online

Pubblicate il vostro calendario di Outlook sul web e poi condividete un link HTML per aprire il calendario in un browser o un link ICS per iscrivervi al calendario Internet. Per ulteriori informazioni, consultate:

• Come pubblicare il calendario in Outlook Online
• Come aggiungere il Calendario Internet al desktop di Outlook
• Come iscriversi al Calendario Internet in Outlook sul web

Spostate il vostro calendario su Outlook.com e condividetelo.

Se la pubblicazione non funziona, il modo più semplice è creare un nuovo calendario o importare un calendario esistente in Outlook.com e poi utilizzare la funzione di condivisione del calendario.

Si tenga presente che è necessario mantenere una copia effettiva del calendario in Outlook.com se si desidera che gli ulteriori aggiornamenti vengano sincronizzati automaticamente.

Per le istruzioni dettagliate, consultare il sito:

• Come salvare il calendario di Outlook come file .ics
• Come importare un file iCal in Outlook.com
• Come condividere il calendario in Outlook.com

Come pubblicare il calendario di Outlook

Quando si desidera condividere il calendario con più utenti senza inviare inviti individuali, è possibile pubblicare il calendario sul web e fornire un link diretto per visualizzarlo dal vivo.

Ecco i passaggi per pubblicare un calendario da Outlook:

1. Dalla cartella Calendario, andare alla voce Casa scheda> Condividi e fare clic su Pubblicare online > Pubblicare sul server WebDAV ...

• Nel Posizione editoriale inserire la posizione del server WebDAV.
• Scegliere il Periodo di tempo .
• Dal Dettaglio selezionare il tipo di accesso che si desidera fornire: Solo disponibilità , Dettagli limitati (disponibilità e soggetti) o Tutti i dettagli .

Outlook vi comunicherà se la pubblicazione è stata completata o meno.

Note:

1. Per utilizzare questa funzione, è necessario avere accesso a un server Web che supporti il protocollo World Wide Web Distributed Authoring and Versioning (WebDAV).
2. Su un Scambio account di posta elettronica, verrà visualizzato il messaggio Pubblicare questo calendario che consente di pubblicare il calendario direttamente sul server Exchange invece che sul server WebDAV.
3. Con un Ufficio 365 è possibile pubblicare anche su un server WebDAV, a condizione che {Anonymous:CalendarSharingFreeBusySimple} sia rimosso dal criterio di condivisione. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore.
4. Se in Outlook non è disponibile un'opzione di questo tipo, utilizzare Outlook sul Web o Outlook.com per pubblicare il calendario online.

Come condividere l'istantanea del calendario di Outlook in un messaggio di posta elettronica

Se si desidera condividere una copia non aggiornabile del calendario, è sufficiente inviarla via e-mail come allegato. Questa opzione può essere utile, ad esempio, quando si è realizzata la versione finale di un calendario di eventi, che non può essere modificata ulteriormente, e si desidera che tutti i partecipanti ne abbiano una copia.

Per inviare via e-mail un'istantanea del calendario di Outlook, procedere come segue:

1. Dalla cartella Calendario, andare alla voce Casa scheda> Condividi e fare clic su Calendario e-mail (In alternativa, fare clic con il pulsante destro del mouse sul calendario nel riquadro di navigazione, quindi fare clic su Condividi > Calendario e-mail... )

• Dal Calendario scegliere il calendario da condividere.
• Nel Intervallo di date specificare il periodo di tempo.
• Dal Dettaglio selezionare la quantità di dettagli da condividere: Solo disponibilità , Dettagli limitati o Tutti i dettagli .

Facoltativamente, fare clic sul pulsante Mostra accanto a Avanzato e configurare altre opzioni:

• Scegliete se includere gli elementi e gli allegati privati.
• Selezionare il layout dell'e-mail: programma giornaliero o elenco di eventi.

Al termine, fare clic su OK.

I destinatari riceveranno un'e-mail e potranno visualizzare i dettagli del calendario direttamente nel corpo del messaggio, oppure potranno fare clic sul pulsante Aprire questo calendario o fare doppio clic sul file .ics allegato per aggiungere il calendario a Outlook.

Note:

1. Questa funzione è supportata in Outlook 2016, Outlook 2013 e Outlook 2010, ma non è più disponibile in Outlook 2019 e Outlook per Office 365. Nelle nuove versioni, è possibile esportare il calendario come file ICS e condividere tale file con altre persone, in modo che possano importarlo nel proprio Outlook o in un'altra applicazione di calendario.
2. I destinatari ricevono copia statica del calendario per l'intervallo di date specificato, ma non vedranno le modifiche apportate al calendario dopo l'invio via e-mail.

Ecco come creare un calendario condiviso in Outlook. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!