L'articolo fornisce una guida dettagliata su come utilizzare gli insiemi di icone per la formattazione condizionale in Excel, insegnando come creare un insieme di icone personalizzato che superi molte limitazioni delle opzioni integrate e applichi le icone in base al valore di un'altra cella.

Qualche tempo fa abbiamo iniziato a esplorare le varie caratteristiche e capacità della formattazione condizionale in Excel. Se non avete avuto modo di leggere quell'articolo introduttivo, vi conviene farlo ora. Se conoscete già le basi, andiamo avanti e vediamo quali opzioni avete a disposizione per quanto riguarda i set di icone di Excel e come potete sfruttarli nei vostri progetti.

Set di icone di Excel

I set di icone in Excel sono opzioni di formattazione pronte all'uso che aggiungono varie icone alle celle, come frecce, forme, segni di spunta, bandierine, inizi di valutazione, ecc. per mostrare visivamente come i valori delle celle in un intervallo sono confrontati tra loro.

Normalmente, un set di icone contiene da tre a cinque icone, di conseguenza i valori delle celle in un intervallo formattato sono divisi in tre o cinque gruppi, dall'alto al basso. Ad esempio, un set di 3 icone utilizza un'icona per i valori maggiori o uguali al 67%, un'altra icona per i valori compresi tra il 67% e il 33% e un'altra ancora per i valori inferiori al 33%. Tuttavia, è possibile modificare questo comportamento predefinito edefinire i propri criteri.

Come utilizzare i set di icone in Excel

Per applicare un set di icone ai dati, è necessario procedere in questo modo:

1. Selezionare l'intervallo di celle che si desidera formattare.
2. Sul Casa nella scheda Stili gruppo, fare clic su Formattazione condizionale .
3. Punta a Set di icone e quindi fare clic sul tipo di icona desiderata.

Le icone appariranno subito all'interno delle celle selezionate.

Come personalizzare i set di icone di Excel

Se non si è soddisfatti del modo in cui Excel ha interpretato ed evidenziato i dati, è possibile personalizzare facilmente il set di icone applicato. Per effettuare le modifiche, procedere come segue:

1. Selezionare qualsiasi cella formattata in modo condizionale con il set di icone.
2. Sul Casa fare clic su Formattazione condizionale > Gestione delle regole .
3. Selezionare la regola di interesse e fare clic su Regola di modifica .
4. Nel Modifica della regola di formattazione Per selezionare un'altra icona, fare clic sul pulsante a discesa e verrà visualizzato un elenco di tutte le icone disponibili per la formattazione condizionale.
5. Una volta terminata la modifica, fare clic su OK due volte per salvare le modifiche e tornare a Excel.

Nel nostro esempio, abbiamo scelto la croce rossa per evidenziare i valori superiori o uguali al 50% e il segno di spunta verde per evidenziare i valori inferiori al 20%. Per i valori intermedi, verrà utilizzato il punto esclamativo giallo.

Suggerimenti:

• A impostazione dell'icona di inversione , fare clic sul pulsante Ordine inverso delle icone pulsante.
• Per nascondere i valori delle celle e mostra solo le icone , selezionare la voce Mostra solo l'icona casella di controllo.
• Per definire i criteri in base al valore di un'altra cella inserire l'indirizzo della cella nel campo Valore scatola.
• È possibile utilizzare i set di icone insieme a altri formati condizionali per cambiare il colore di sfondo delle celle contenenti le icone.

Come creare un set di icone personalizzate in Excel

In Microsoft Excel esistono 4 diversi tipi di set di icone: direzionali, forme, indicatori e valutazioni. Quando si creano le proprie regole, è possibile utilizzare qualsiasi icona di qualsiasi set e assegnarle qualsiasi valore.

Per creare un set di icone personalizzato, seguire i seguenti passaggi:

1. Selezionate l'intervallo di celle in cui volete applicare le icone.
2. Cliccare Formattazione condizionale > Set di icone > Altre regole .
3. Nel Nuova regola di formattazione selezionare le icone desiderate. Dalla finestra di dialogo Tipo casella a discesa, selezionare Percentuale , Numero di Formula e digitare i valori corrispondenti nei campi Valore scatole.
4. Infine, fare clic su OK .

Per questo esempio, abbiamo creato un set di icone personalizzato a tre bandiere, dove:

• La bandiera verde indica le spese delle famiglie superiori o uguali a 100 dollari.
• La bandiera gialla viene assegnata ai numeri inferiori a 100 dollari e superiori o uguali a 30 dollari.
• Il segnalatore verde viene utilizzato per valori inferiori a 30 dollari.

Come impostare condizioni basate sul valore di un'altra cella

Invece di "codificare" i criteri in una regola, è possibile inserire ogni condizione in una cella separata e poi fare riferimento a tali celle. Il vantaggio principale di questo approccio è che è possibile modificare facilmente le condizioni cambiando i valori nelle celle di riferimento senza modificare la regola.

Ad esempio, abbiamo inserito le due condizioni principali nelle celle G2 e G3 e configurato la regola in questo modo:

• Per Tipo , scegliere Formula .
• Per il Valore Per farlo fare automaticamente a Excel, basta posizionare il cursore nella casella e fare clic sulla cella del foglio.

Formula di formattazione condizionale di Excel

Per far sì che le condizioni vengano calcolate automaticamente da Excel, è possibile esprimerle con una formula.

Per applicare la formattazione condizionale con le icone guidate da formule, iniziare a creare un set di icone personalizzato come descritto sopra. Nel file Nuova regola di formattazione dalla finestra di dialogo Tipo casella a discesa, selezionare Formula e inserire la formula nel campo Valore box.

Per questo esempio, si utilizzano le seguenti formule:

• La bandiera verde viene assegnata ai numeri superiori o uguali a una media di + 10:

  =AVERAGE($B$2:$B$13)+10

• La bandiera gialla viene assegnata ai numeri inferiori a una media + 10 e superiori o uguali a una media - 20.

  =AVERAGE($B$2:$B$13)-20

• La bandierina verde viene utilizzata per valori inferiori alla media - 20.

Nota: non è possibile utilizzare riferimenti relativi nelle formule dei set di icone.

Set di icone del formato condizionale di Excel per confrontare 2 colonne

Quando si confrontano due colonne, i set di icone per la formattazione condizionale, come le frecce colorate, possono fornire un'eccellente rappresentazione visiva del confronto. Questo può essere fatto utilizzando un set di icone in combinazione con una formula che calcola la differenza tra i valori di due colonne: la formula della variazione percentuale funziona bene a questo scopo.

Supponiamo di avere il Giugno e Luglio Per calcolare la variazione dell'importo tra i due mesi, la formula copiata in D2 è la seguente:

=C2/B2 - 1

Ora vogliamo visualizzare:

• Una freccia verso l'alto se la variazione percentuale è un numero positivo (il valore nella colonna C è maggiore di quello nella colonna B).
• Una freccia verso il basso se la differenza è un numero negativo (il valore nella colonna C è inferiore a quello nella colonna B).
• Una freccia orizzontale se la variazione percentuale è pari a zero (le colonne B e C sono uguali).

A tale scopo, si crea una regola personalizzata per il set di icone con queste impostazioni:

• Una freccia verde verso l'alto quando Valore è> 0.
• Una freccia gialla a destra quando Valore è =0, il che limita la scelta agli zeri.
• Una freccia rossa verso il basso quando Valore è <0.
• Per tutte le icone, Tipo è impostato su Numero .

A questo punto, il risultato sarà simile a questo:

A mostra solo le icone senza percentuali, spuntare la voce Mostra solo l'icona casella di controllo.

Come applicare i set di icone di Excel in base a un'altra cella

È opinione comune che i set di icone per la formattazione condizionale di Excel possano essere utilizzati solo per formattare le celle in base ai propri valori. Tecnicamente è vero, ma è possibile emulare il set di icone per la formattazione condizionale in base a un valore presente in un'altra cella.

Supponiamo di avere delle date di pagamento nella colonna D. L'obiettivo è quello di inserire un flag verde nella colonna A quando una certa fattura è stata pagata, cioè se c'è una data nella cella corrispondente della colonna D. Se una cella della colonna D è vuota, deve essere inserito un flag rosso.

Per realizzare l'operazione, ecco i passaggi da eseguire:

1. Iniziate aggiungendo la formula seguente ad A2, quindi copiatela lungo la colonna:

   =IF($D2"", 3, 1)

   La formula dice di restituire 3 se D2 non è vuoto, altrimenti 1.

2. Selezionare le celle della colonna A senza l'intestazione della colonna (A2:A13) e creare una regola personalizzata per il set di icone.
3. Configurare le seguenti impostazioni:
   • Segnalazione verde quando il numero è
   • Un flag giallo quando il numero è>2. Come ricorderete, non vogliamo un flag giallo da nessuna parte, quindi impostiamo una condizione che non sarà mai soddisfatta, ossia un valore inferiore a 3 e superiore a 2.
   • Nel Tipo casella a discesa, scegliere Numero per entrambe le icone.
   • Selezionare la voce Solo set di icone per nascondere i numeri e mostrare solo le icone.

Il risultato è esattamente quello che cercavamo: il flag verde se una cella della colonna D contiene qualcosa e il flag rosso se la cella è vuota.

Set di icone per la formattazione condizionale di Excel basate sul testo

Per impostazione predefinita, i set di icone di Excel sono progettati per la formattazione dei numeri, non del testo. Tuttavia, con un po' di creatività, è possibile assegnare icone diverse a valori di testo specifici, in modo da poter vedere a colpo d'occhio il testo contenuto in questa o quella cella.

Si supponga di aver aggiunto l'elemento Nota nella tabella delle spese domestiche e si desidera applicare determinate icone in base alle etichette di testo presenti in tale colonna. L'operazione richiede un certo lavoro di preparazione, ad esempio:

• Preparate una tabella riassuntiva (F2:G4) numerando ogni nota. L'idea è di utilizzare un numero positivo, uno negativo e uno zero.
• Aggiungiamo una colonna alla tabella originale, denominata Icona (è dove verranno posizionate le icone).
• Abbiamo popolato la nuova colonna con una formula VLOOKUP che cerca le note e restituisce i numeri corrispondenti dalla tabella di riepilogo:

  =VLOOKUP(C2, $F$2:$G$4, 2, FALSE)

  

Ora è il momento di aggiungere le icone alle nostre note di testo:

1. Selezionare l'intervallo D2:D13 e fare clic su Formattazione condizionale > Set di icone > Altre regole .
2. Scegliere lo stile di icona desiderato e configurare la regola come nell'immagine seguente:
3. Il passo successivo consiste nel sostituire i numeri con note di testo, applicando un formato numerico personalizzato. Selezionare quindi nuovamente l'intervallo D2:D13 e premere la scorciatoia CTRL + 1.
4. Nel Formattare le celle nella finestra di dialogo Numero selezionare la scheda Personalizzato inserire il seguente formato nella categoria Tipo e fare clic su OK :

   Buono"; "Esorbitante"; "Accettabile".

   Dove " Buono " è il valore visualizzato per i numeri positivi, " Esorbitante " per i numeri negativi e " Accettabile " per 0. Assicuratevi di sostituire correttamente questi valori con il vostro testo.

   Questo è molto vicino al risultato desiderato, non è vero?

5. Per sbarazzarsi del Nota che è diventata superflua, copiare il contenuto della colonna Icona e quindi utilizzare la colonna Incolla speciale per incollare i valori nello stesso punto. Tuttavia, si tenga presente che in questo modo le icone saranno statiche e non risponderanno alle modifiche dei dati originali. Se si lavora con un set di dati aggiornabile, si può saltare questo passaggio.
6. A questo punto, si può tranquillamente nascondere o eliminare (se si sono sostituite le formule con valori calcolati) il file Nota senza influenzare le etichette di testo e i simboli della colonna Icona colonna. Fatto!

Nota: in questo esempio è stato utilizzato un set di 3 icone. È possibile applicare anche set di 5 icone basati sul testo, ma richiede più manipolazioni.

Come mostrare solo alcuni elementi del set di icone

Gli insiemi di 3 e 5 icone di Excel sono gradevoli, ma a volte possono risultare un po' sovraccarichi di grafica. La soluzione consiste nel mantenere solo le icone che attirano l'attenzione sugli elementi più importanti, come ad esempio i risultati migliori o peggiori.

Ad esempio, quando si evidenziano le spese con icone diverse, si potrebbe voler mostrare solo quelle che segnano importi superiori alla media. Vediamo come si può fare:

1. Creare una nuova regola di formattazione condizionale facendo clic su Formattazione condizionale> Nuova regola> Formattare solo le celle che contengono Scegliere di formattare le celle con valori inferiori alla media, che viene restituita dalla formula seguente. Fare clic su OK senza impostare alcun formato.

   =MEDIA($B$2:$B$13)

2. Cliccare Formattazione condizionale> Gestione delle regole... , spostarsi verso l'alto Meno della media e inserire un segno di spunta nel campo Arresto se vero casella di controllo accanto ad essa.

Di conseguenza, le icone vengono visualizzate solo per gli importi superiori alla media dell'intervallo applicato:

Come aggiungere un set di icone personalizzate a Excel

I set integrati di Excel hanno una raccolta limitata di icone e, purtroppo, non c'è modo di aggiungere icone personalizzate alla raccolta. Fortunatamente, esiste una soluzione che consente di imitare la formattazione condizionale con icone personalizzate.

Metodo 1. Aggiungere icone personalizzate utilizzando il menu Simbolo

Per emulare la formattazione condizionale di Excel con un set di icone personalizzato, ecco i passaggi da seguire:

1. Creare una tabella di riferimento che illustri le condizioni, come mostrato nella schermata seguente.
2. Nella tabella di riferimento, inserire le icone desiderate. A tal fine, fare clic sul pulsante Inserire scheda> Simboli gruppo> Simbolo nel pulsante Simbolo selezionare la finestra di dialogo Avvolgimenti selezionare il simbolo desiderato e fare clic su Inserire .
3. Accanto a ciascuna icona, digitate il relativo codice dei caratteri, che viene visualizzato nella parte inferiore della schermata Simbolo finestra di dialogo.
4. Per la colonna in cui devono apparire le icone, impostare l'opzione Wingdings e poi inserire la formula IF annidata come questa:

   =IF(B2>=90, CHAR(76), IF(B2>=30, CHAR(75), CHAR(74))

   Con i riferimenti alle celle, assume questa forma:

   =IF(B2>=$H$2, CHAR($F$2)), IF(B2>=$H$3, CHAR($F$3), CHAR($F$4)))

   Copiate la formula lungo la colonna e otterrete questo risultato:

Le icone in bianco e nero appaiono piuttosto monotone, ma è possibile dare loro un aspetto migliore colorando le celle. A tal fine, è possibile applicare la regola incorporata ( Formattazione condizionale > Regole di evidenziazione delle celle > Pari a ) in base alla formula CHAR, come ad esempio:

=CHAR(76)

Ora la formattazione delle icone personalizzate ha un aspetto più gradevole, giusto?

Metodo 2. Aggiungere icone personalizzate utilizzando la tastiera virtuale

L'aggiunta di icone personalizzate con l'aiuto della tastiera virtuale è ancora più semplice. I passaggi sono:

1. Iniziate aprendo la tastiera virtuale sulla barra delle applicazioni. Se l'icona della tastiera non è presente, fate clic con il tasto destro del mouse sulla barra, quindi fate clic su Mostra il pulsante della tastiera a sfioramento .
2. Nella tabella di riepilogo, selezionare la cella in cui si desidera inserire l'icona, quindi fare clic sull'icona desiderata.

   In alternativa, è possibile aprire la tastiera emoji premendo la scorciatoia Win + . (il tasto logo di Windows e il tasto punto) e selezionare le icone.

3. Nel Icona personalizzata inserire questa formula:

   =IF(B2>=$G$2, $E$2, IF(B2>=$G$3, $E$3, $E$4))

   In questo caso, non è necessario utilizzare i codici dei caratteri o modificare il tipo di carattere.

Quando vengono aggiunte al desktop di Excel, le icone sono in bianco e nero:

In Excel Online, le icone colorate sono molto più belle:

Se siete curiosi di imparare altri tipi di formattazione condizionale, le esercitazioni collegate qui sotto possono esservi utili.

Eserciziario da scaricare

Set di icone per la formattazione condizionale in Excel - esempi (file .xlsx)