Ohjeessa selitetään Excelin Lookup-toiminnon perusteet, näytetään kunkin Excelin Lookup-toiminnon vahvuudet ja heikkoudet ja annetaan useita esimerkkejä, joiden avulla voit päättää, mitä lookup-kaavaa on parasta käyttää tietyssä tilanteessa.

Tietyn arvon etsiminen tietokokonaisuudesta on yksi Excelin yleisimmistä tehtävistä. Silti ei ole olemassa mitään "yleispätevää" hakukaavaa, joka soveltuisi kaikkiin tilanteisiin. Syy tähän on se, että termi "haku" voi tarkoittaa monia eri asioita: voit etsiä pystysuoraan sarakkeesta, vaakasuoraan rivistä tai rivin ja sarakkeen leikkauspisteestä, hakea yhdellä tai useammalla kriteerillä, palauttaa arvonensimmäinen löydetty osuma tai useita osumia, tee haku isojen ja pienten kirjainten suhteen tai isojen ja pienten kirjainten suhteen, ja niin edelleen.

Tältä sivulta löydät luettelon tärkeimmistä Excelin Lookup-funktioista, joihin on linkitetty kaavaesimerkkejä ja syvällisiä opetusohjelmia.

Excel Lookup - perusteet

Ennen kuin sukellamme Excelin Lookup-kaavojen salaperäisiin käänteisiin, määrittelemme keskeiset termit, jotta voimme varmistaa, että olemme aina samalla sivulla.

Katso - tietyn arvon etsiminen tietotaulukosta.

Etsi arvo - arvo, jota etsitään.

Paluuarvo (matching value tai match) - arvo, joka on samassa kohdassa kuin hakuarvo, mutta toisessa sarakkeessa tai rivillä (riippuen siitä, teetkö vertikaalisen vai horisontaalisen haun).

Hakutaulukko Tietojenkäsittelytieteessä hakutaulukko on tietoryhmä, jota käytetään yleensä syöttöarvojen ja lähtöarvojen yhdistämiseen. Tässä opetusohjelmassa Excelin hakutaulukko ei ole muuta kuin solualue, josta etsit hakuarvoa.

Pääpöytä (päätaulukko) - taulukko, johon vedät vastaavia arvoja.

Hakutaulukkosi ja päätaulukkosi voivat olla rakenteeltaan ja kooltaan erilaisia, mutta niiden tulisi aina sisältää vähintään yksi yhteinen yksilöllinen tunniste eli sarake tai rivi, jossa on identtisiä tietoja, riippuen siitä, haluatko tehdä vertikaalisen vai horisontaalisen haun.

Seuraavassa kuvakaappauksessa on esimerkki hakutaulukosta, jota käytetään monissa alla olevissa esimerkeissä.

Excelin hakutoiminnot

Alla on lyhyt katsaus suosituimpiin kaavoihin, joilla Excelissä voidaan tehdä hakuja, sekä niiden tärkeimpiin etuihin ja haittoihin.

LOOKUP-toiminto

Excelin LOOKUP-toiminnolla voidaan suorittaa yksinkertaisimmat pystysuorat ja vaakasuorat hakutyypit.

Plussaa : Helppokäyttöinen.

Miinukset : Rajoitettu toiminnallisuus, ei voi työskennellä lajittelemattomien tietojen kanssa (edellyttää hakusarakkeen/rivin lajittelua nousevassa järjestyksessä).

Lisätietoja on kohdassa Excelin LOOKUP-toiminnon käyttö.

VLOOKUP-toiminto

Se on parannettu versio LOOKUP-toiminnosta, joka on erityisesti suunniteltu tekemään pystysuora haku sarakkeissa.

Plussaa : Suhteellisen helppokäyttöinen, voi työskennellä tarkan ja likimääräisen vastaavuuden kanssa.

Miinukset : Ei voi katsoa vasemmalle, lakkaa toimimasta, kun sarake lisätään hakutaulukkoon tai poistetaan siitä, hakuarvo ei voi ylittää 255 merkkiä, vaatii paljon laskentatehoa suurissa tietokokonaisuuksissa.

Lisätietoja on Excelin VLOOKUP-oppaassa aloittelijoille.

HLOOKUP-toiminto

Se on VLOOKUPin vaakasuora vastine, joka etsii arvoa hakutaulukon ensimmäiseltä riviltä ja palauttaa samassa kohdassa olevan arvon toiselta riviltä.

Plussaa : Helppokäyttöinen, voi palauttaa tarkat ja likimääräiset osumat.

Miinukset : Voi hakea vain hakutaulukon ylimmältä riviltä, rivien lisääminen tai poistaminen vaikuttaa, hakuarvon tulisi olla alle 255 merkkiä.

Lisätietoja on kohdassa HLOOKUPin käyttö Excelissä.

VLOOKUP MATCH / HLOOKUP MATCH

MATCHin luoma dynaaminen sarake- tai riviviittaus tekee tästä Excelin hakukaavasta immuuni tietokokonaisuuteen tehdyille muutoksille. Toisin sanoen MATCHin avulla VLOOKUP- ja HLOOKUP-funktiot voivat palauttaa oikeat arvot riippumatta siitä, kuinka monta saraketta/riviä hakutaulukkoon on lisätty tai siitä on poistettu.

Pystysuoran haun kaava

Kaava vaakasuoraa hakua varten

Plussaa : Parannus tavallisiin Hlookup- ja Vlookup-kaavoihin, jotka ovat immuuneja tietojen lisäykselle tai poistolle.

Miinukset : Ei kovin joustava, vaatii tietyn tietorakenteen (MATCH-funktiolle annetun hakuarvon on oltava täsmälleen sama kuin paluusarakkeen nimi), ei voi käyttää yli 255 merkkiä ylittäviä hakuarvoja.

Lisätietoja ja kaavaesimerkkejä on osoitteessa:

• Excel Vlookup ja ottelu
• Excel Hlookup ja ottelu

OFFSET MATCH

Monimutkaisempi mutta tehokkaampi hakukaava, jossa ei ole monia Vlookupin ja Hlookupin rajoituksia.

V-Lookup-kaava

Missä:

• n - on hakusarakkeen siirto, eli kuinka monta saraketta on siirrettävä lähtöpisteestä hakusarakkeeseen.
• m - on paluusarakkeen siirto, eli kuinka monta saraketta siirrytään lähtöpisteestä paluusarakkeeseen.

H-Lookup-kaava

Missä:

• n - on hakurivin siirtymä eli rivien lukumäärä, joka siirretään lähtöpisteestä hakuriville.
• m - on paluurivin siirtymä eli rivien lukumäärä, joka siirretään lähtöpisteestä paluuriville.

Kaava matriisin hakua varten (riveittäin ja sarakkeittain)

Huomaa, että tämä on matriisikaava, joka syötetään painamalla Ctrl + Shift + Enter-näppäimiä samanaikaisesti.

Plussaa : Mahdollistaa vasemmanpuoleisen Vlookupin, ylemmän Hlookupin ja kaksisuuntaisen haun (sarakkeiden ja rivien arvojen mukaan) suorittamisen, johon ei vaikuta muutokset tietueessa.

Miinukset : Monimutkainen ja vaikeasti muistettava syntaksi.

Lisätietoja ja kaavaesimerkkejä on osoitteessa: OFFSET-funktion käyttäminen Excelissä.

INDEX MATCH

Se on paras tapa tehdä pysty- tai vaakasuuntaisia hakuja Excelissä, joka voi korvata useimmat edellä mainitut kaavat. Index Match -kaava on henkilökohtainen suosikkini, ja käytän sitä lähes kaikkiin Excel-haunoihini.

V-Lookup-kaava

H-Lookup-kaava

Kaava matriisin hakua varten

Klassisen Index Match -kaavan laajennus, joka palauttaa arvon tietyn sarakkeen ja rivin risteyksessä:

Miinukset : Vain yksi - sinun on muistettava kaavan syntaksi.

Plussaa : Excelin monipuolisin Lookup-kaava, joka on monessa suhteessa parempi kuin Vlookup-, Hlookup- ja Lookup-funktiot:

• Se voi tehdä vasemman ja ylemmän hakuja.
• Mahdollistaa hakutaulukon turvallisen laajentamisen tai supistamisen lisäämällä tai poistamalla sarakkeita ja rivejä.
• Ei rajoitusta hakuarvon koolle.
• Toimii nopeammin. Koska Index Match -kaava viittaa sarakkeisiin/riveihin eikä koko taulukkoon, se vaatii vähemmän prosessointitehoa eikä hidasta Excelin toimintaa.

Lisätietoja saat osoitteesta:

• INDEX MATCH parempana vaihtoehtona VLOOKUPille
• INDEX MATCH MATCH-kaava kaksiulotteista hakua varten

Excel Lookup -vertailutaulukko

Kuten huomaat, kaikki Excelin Lookup-kaavat eivät ole samanarvoisia, jotkin niistä voivat käsitellä useita eri hakuja, kun taas toisia voidaan käyttää vain tietyssä tilanteessa. Alla olevassa taulukossa esitetään kunkin Lookup-kaavan ominaisuudet Excelissä.

Excelin hakukaavan esimerkit

Ensimmäinen askel päätettäessä, mitä kaavaa käyttää tietyssä tilanteessa, on määrittää, millaisen haun haluat suorittaa. Alla on kaavaesimerkkejä suosituimmista hakutyypeistä:

Pystysuora haku sarakkeissa

Pystysuora haku eli Vlookup on prosessi, jossa etsitään hakuarvo yhdestä sarakkeesta ja palautetaan arvo samalta riviltä toisesta sarakkeesta. Vlookup Excelissä voidaan tehdä monin eri tavoin, mukaan lukien:

VLOOKUP-toiminto

Jos hakuarvot sijaitsevat taulukon vasemmassa sarakkeessa, etkä aio tehdä mitään rakenteellisia muutoksia tietokokonaisuuteen (et lisätä tai poistaa sarakkeita), voit käyttää tavallista Vlookup-kaavaa:

=VLOOKUP(G2, $A$2:$E$6, 5, FALSE)

Missä G2 on hakuarvo, A2:E6 hakutaulukossa ja E on paluusarake.

VLOOKUP MATCH

Jos työskentelet "muuttuvan" Excelin hakutaulukon kanssa, jossa sarakkeita voidaan lisätä ja poistaa milloin tahansa, tee Vlookup-kaavasta immuuni näille muutoksille upottamalla Match-funktio, joka luo dynaamisen sarakeviittauksen "kovakoodatun" indeksinumeron sijasta:

=VLOOKUP(F2,$A$1:$D$6, MATCH($G$1,$A$1:$D$1, 0), FALSE)

INDEX MATCH - Vasen haku

Se on suosikkikaavani, joka käsittelee oikealta vasemmalle suuntautuvia hakuja helposti ja toimii moitteettomasti riippumatta siitä, kuinka monta saraketta lisäät tai poistat.

Jos haluat esimerkiksi etsiä sarakkeesta B arvoa H2 ja palauttaa vastaavuuden sarakkeesta F, käytä tätä kaavaa:

=INDEX($F$2:$F$6,(MATCH(H2,$B$2:$B$6,0)))

Huomautus: Kun aiot käyttää Vlookup-kaavaa useammassa kuin yhdessä solussa, sinun on aina syytä lukitse hakutaulukkoviite käyttämällä $-merkkiä (absoluuttinen soluviittaus), jotta kaava kopioidaan oikein muihin soluihin.

Vaakasuora haku riveillä

Vaakasuora haku on pystysuoran haun "siirretty" versio, joka etsii vaakasuorassa järjestetyssä tietokokonaisuudessa. Toisin sanoen se etsii hakuarvoa yhdeltä riviltä ja palauttaa samassa kohdassa olevan arvon toiselta riviltä.

Oletetaan, että hakuarvosi on B9:ssä, hakutaulukko on B1:F5 ja haluat palauttaa vastaavan arvon riviltä 5. Käytä jotakin seuraavista kaavoista:

HLOOKUP-toiminto

Voi katsoa ylöspäin vain koko ylärivi aineistossasi.

=HLOOKUP(B8, $B$1:$F$5, 5, FALSE)

HLOOKUP MATCH

Kuten pelkkä Hlookup, tämä kaava voi hakea vain ylimmältä riviltä, mutta sen avulla voit hakea lisätä tai poistaa rivejä turvallisesti hakutaulukossa.

=HLOOKUP(B8, $B$1:$F$5, MATCH($A$9, $A$1:$A$5, 0), FALSE)

Jossa A1:A5 ovat rivien otsikot ja A9 on sen rivin nimi, jonka tulokset haluat palauttaa.

INDEX MATCH

Voi katso ylöspäin millä tahansa rivillä , eikä sillä ole mitään edellä mainittujen kaavojen rajoituksia.

=INDEX($B$5:$F$5,(MATCH(B8,$B$1:$F$1,0))))

Kaksiulotteinen haku (perustuu rivin ja sarakkeen arvoihin)

Kaksiulotteinen haku (eli matriisin haku , kaksinkertainen haku tai 2-suuntainen haku ) palauttaa arvon, joka perustuu sekä rivien että sarakkeiden vastaavuuksiin. Toisin sanoen kaksiulotteinen hakukaava etsii arvoa määritetyn rivin ja sarakkeen leikkauspisteestä.

Olettaen, että hakutaulukkosi on A1:E6, solu H2 sisältää riveillä täsmäävän arvon ja H3 sisältää sarakkeissa täsmäävän arvon, seuraavat kaavat toimivat hyvin:

INDEX MATCH MATCH-kaava :

=INDEX($A$1:$E$6, MATCH(H2,$A$1:$A$6,0), MATCH(H3,$A$1:$E$1,0)))

OFFSET MATCH MATCH kaava :

=OFFSET($A$1,MATCH(H2,$A$2:$A$6,0),MATCH(H3,$B$1:$E$1,0)))

Edellä mainittujen kaavojen lisäksi on olemassa kourallinen muita tapoja suorittaa matriisilaskenta Excelissä, ja löydät täydelliset tiedot osoitteesta Kuinka tehdä 2-suuntainen haku Excelissä.

Kolmiulotteinen haku

Kolmiulotteinen haku tarkoittaa hakua kolmella eri hakuarvolla. Oletetaan, että alla olevassa tietokokonaisuudessa halutaan hakea tiettyä vuotta (H2), sitten tiettyä nimeä kyseisen vuoden tietojen sisällä (H3) ja sitten palauttaa arvo tietylle kuukaudelle (H4).

Tehtävä voidaan suorittaa seuraavalla sarjakaavalla (muistathan painaa Ctrl + Shift + Enter, jotta saat sen tehtyä oikein):

=INDEX($A$1:$E$12,MIN(IF((ROW($A$1:$A$12)>MATCH(H2,$A$1:$A$12,0))*($A$1:$A$12=H3)),ROW($A$1:$A$12),""))),MATCH(H4,$A$1:$E$1,0)))

Useiden kriteerien haku

Jotta voimme arvioida useita kriteerejä, meidän on muutettava klassista Index Match -kaavaa niin, että se muuttuu array-kaavaksi:

Kun hakutaulukko sijaitsee A1:C11:ssä, etsitään vastaavuus kahdella kriteerillä: etsitään sarakkeesta A arvo solusta F1 ja sarakkeesta B arvo solusta F2:

=INDEX($A$1:$C$11, MATCH(1, (F1=$A$1:$A$11) * (F2=$B$1:$B$11),0), 3)

Kuten tavallista, paina Ctrl + Shift + Enter, jotta kaava voidaan arvioida sarjakaavana.

Yksityiskohtainen selitys kaavan logiikasta on kohdassa INDEX MATCH useilla kriteereillä tapahtuvaan hakuun.

Lookup palauttaa useita arvoja

Mitä tahansa Excelin hakutoimintoa käytätkin (LOOKUP, VLOOKUP tai HLOOKUP), se voi palauttaa vain yhden osuman. Kaikkien löydettyjen osumien saamiseksi sinun pitäisi käyttää 6 eri toimintoa, jotka on yhdistetty matriisikaavaan:

Missä:

• m on palautusalueen ensimmäisen solun rivinumero miinus 1.
• n on ensimmäisen kaavan solun rivinumero miinus 1.

Kun hakuarvo sijaitsee solussa E2, hakualue on A2:A11, palautusalue on B2:B11 ja ensimmäinen kaavan solu on rivillä 2, hakukaavasi on seuraavanlainen:

=IFERROR(INDEX($B$2:$B$11, SMALL(IF($E$2 =$A$2:$A$11, ROW($B$2:$B$11 )- 1,""), ROW() - 1 )),""),"")

Jotta kaava palauttaisi useita osumia, kirjoitat sen ensimmäiseen soluun (F2), painat Ctrl + Shift + Enter ja kopioit kaavan muihin soluihin sarakkeessa.

Jos haluat yksityiskohtaisen selityksen yllä olevasta kaavasta ja muista tavoista palauttaa useita arvoja, katso Miten Vlookup palauttaa useita tuloksia.

Sisäkkäinen haku (2 hakutaulukosta)

Tilanteissa, joissa päätaulukkosi ja hakutaulukko, josta haluat hakea tietoja, eivät sisällä yhteistä saraketta, voit käyttää ylimääräistä hakutaulukkoa vastaavuuksien määrittämiseen seuraavasti:

Jos haluat hakea arvot Määrä sarakkeessa Lookup_table2 käytetään seuraavaa kaavaa:

=VLOOKUP(VLOOKUP(A2, Lookup_table1!$A$1:$B$6, 2, FALSE), Lookup_table2!$A$1:$B$6, 2, FALSE)

Kuten alla olevassa kuvakaappauksessa näkyy, sisäkkäinen hakukaavamme toimii täydellisesti:

Peräkkäiset Vlookupit useista arkeista

Jos haluat suorittaa peräkkäisiä Vlookup-luetteloita sen perusteella, onnistuuko vai epäonnistuuko edellinen haku, käytä sisäkkäisiä IFERROR-funktioita yhdessä VLOOKUPien kanssa useiden ehtojen arvioimiseksi yksi kerrallaan:

Jos ensimmäinen Vlookup epäonnistuu, IFERROR ottaa virheen kiinni ja suorittaa toisen Vlookupin. Jos toinenkaan Vlookup ei löydä mitään, toinen IFERROR ottaa virheen kiinni ja suorittaa kolmannen Vlookupin jne. Jos kaikki Vlookupit epäonnistuvat, viimeinen IFERROR palauttaa "ei löydy" tai minkä tahansa muun viestin, jonka annat kaavaan.

Esimerkkinä yritetään vetää summa kolmesta eri arkista:

=IFERROR(VLOOKUP(B1,A6:B9,2,0), IFERROR(VLOOKUP(B1,D6:E9,2,0), IFERROR(VLOOKUP(B1,G6:H9,2,0), "Ei löydy"))))

Tulos näyttää jotakuinkin tältä:

Lisätietoja on kohdassa Sisäkkäisten IFERROR-funktioiden käyttö Excelissä.

Case-sensitive haku

Kuten luultavasti tiedät, kaikki Excelin hakutoiminnot ovat luonteeltaan isojen ja pienten kirjainten erottelemattomia. Jos haluat pakottaa hakukaavasi erottamaan pienen ja ison tekstin toisistaan, käytä joko LOOKUP- tai INDEX MATCH -toimintoa yhdessä EXACT-toiminnon kanssa. Itse valitsen INDEX MATCH -toiminnon, koska se ei vaadi arvojen lajittelua hakusarakkeessa, kuten LOOKUP-toiminto, ja se voi suorittaa sekä vasemmalta oikealle ettäja oikealta vasemmalle -hakuja, ja se toimii täydellisesti kaikille tietotyypeille.

Kun G2 on hakuarvo, A - sarake, jota vasten hakua tehdään, ja E - sarake, josta hakutulokset palautetaan, iso- ja pienaakkoset huomioiva hakukaavamme on seuraava:

=INDEX($E$2:$E$6, MATCH(TRUE, EXACT($A$2:$A$6,G2),0)))

Koska se on sarjakaava Muista painaa Ctrl + Shift + Enter, jotta se saadaan tehtyä kunnolla.

Lisää kaavaesimerkkejä on osoitteessa Miten Excelissä tehdään isokirjainherkkä haku.

Osittainen merkkijonon haku

Osittainen haku on yksi Excelin haastavimmista tehtävistä, johon ei ole olemassa yleispätevää ratkaisua. Se, mitä kaavaa käytetään, riippuu siitä, millaisia eroja hakuarvojen ja haettavan sarakkeen arvojen välillä on. Useimmissa tapauksissa käytät LEFT-, RIGHT- tai MID-funktiota poimiaksesi arvojen yhteisen osan ja toimittaaksesi sitten tämän osan funktioon lookup_value Vlookup-funktion argumentti, kuten seuraavassa kaavassa:

=VLOOKUP(RIGHT(D2,4), $A$2:$B$6, 2, FALSE)

Missä D2 on hakuarvo, A2:B6 on hakutaulukko ja 2 on sen sarakkeen indeksinumero, josta tulokset palautetaan.

Jos haluat muita tapoja suorittaa osittaisen vastaavuuden haku Excelissä, katso Miten kaksi työarkkia yhdistetään osittaisen vastaavuuden avulla.

Näin käytät Lookup-funktioita Excelissä. Jos haluat tutustua tarkemmin tässä opetusohjelmassa käsiteltyihin kaavoihin, voit ladata Excelin Lookup-kaavojen esimerkkejä.

Kaavaton tapa tehdä hakuja Excelissä

On sanomattakin selvää, että Excelin hakukaavat eivät ole triviaali tehtävä. Jos otat ensimmäiset askeleesi Excelin oppimisessa, hakukaavat voivat tuntua melko hämmentäviltä ja vaikeasti ymmärrettäviltä. Älä kuitenkaan lannistu, sillä nämä taidot eivät tule luonnostaan useimmille käyttäjille!

Helpottaaksemme aloittelijoiden työtä olemme luoneet erityisen työkalun, Merge Tables Wizardin, jolla voi etsiä, sovittaa ja yhdistää taulukoita ilman yhtäkään kaavaa. Lisäksi se tarjoaa useita todella ainutlaatuisia vaihtoehtoja, joista edistyneetkin Excel-käyttäjät voivat hyötyä:

• Etsi mukaan useita kriteerejä eli käytä yhtä tai useampaa saraketta yksilöivänä tunnisteena (yksilöivinä tunnisteina).
• Päivitys olemassa olevien sarakkeiden arvot ja lisää uusi sarakkeet hakutaulukosta.
• Paluu useita otteluita Kun sitä käytetään yhdessä Ohjattu rivien yhdistäminen -ohjelman kanssa, se voi jopa palauttaa useita tuloksia yhdessä solussa, pilkulla tai muulla tavoin eroteltuina (esimerkki löytyy täältä).
• Ja lisää.

Taulukoiden yhdistäminen on helppoa ja intuitiivista. Sinun tarvitsee vain:

1. Valitse päätaulukkosi, josta haluat vetää vastaavia arvoja.
2. Valitse hakutaulukko, josta ottelut haetaan.
3. Määritä yksi tai useampi yhteinen sarake.
4. Valitse sarakkeet, jotka päivitetään ja/tai lisätään taulukon loppuun.
5. Valitse valinnaisesti yksi tai useampi yhdistämisen lisävaihtoehto.
6. Klikkaa Viimeistely ja saat tuloksen hetken kuluttua!

Jos olet utelias kokeilemaan lisäosaa omilla työarkkeillasi, voit ladata kokeiluversion Ultimate Suite -ohjelmistostamme, joka sisältää kaikki Excelin aikaa säästävät työkalut (yhteensä yli 70 työkalua ja yli 300 ominaisuutta!).

Saatavilla olevat lataukset

Excelin hakukaavojen esimerkit (.xlsx-tiedosto)

Ultimate Suite 14 päivän täysin toimiva versio (.exe-tiedosto)