Fusionar filas duplicadas en tus hojas de cálculo puede convertirse en una de las tareas más complicadas. Veamos en qué pueden ayudarte las fórmulas de Google y conoce un complemento inteligente que hace todo el trabajo por ti.

Funciones para combinar celdas con el mismo valor en Google Sheets

No pensarías que en Hojas de cálculo de Google faltarían funciones para este tipo de tareas, ¿verdad? ;) Aquí tienes las fórmulas que necesitarás para consolidar filas y eliminar celdas duplicadas en hojas de cálculo.

CONCATENAR - Función y operador de Google Sheets para unir registros

Lo primero que me viene a la mente cuando pienso no sólo en eliminar duplicados sino en unir filas duplicadas es la función CONCATENAR de Google Sheets y un ampersand (&) - un operador especial de concatenación.

Supongamos que tienes una lista de películas para ver y te gustaría agruparlas por género:

• En las Hojas de cálculo de Google sólo se pueden combinar celdas con espacios entre los valores:

  =CONCATENAR(B2," ",C2," ",B8," ",C8)

  =B2&" "&C2&" "&B8&" "&C8

  

• O utilice espacios con cualquier otra marca para combinar filas duplicadas:

  =CONCATENAR(A3,": ",B3," (",C3,"), ",B6," (",C6,") ")

  =A3&": "&B3&" ("&C3&"), "&B6&" ("&C6&") "

  

Una vez fusionadas las filas, puedes deshacerte de las fórmulas y quedarte sólo con el texto siguiendo el ejemplo de este tutorial: Convertir fórmulas en valores en Google Sheets

Por muy sencilla que parezca esta forma de proceder, está lejos de ser la ideal, ya que requiere conocer la posición exacta de los duplicados, y eres tú quien debe indicárselos a la fórmula. Así pues, esto puede funcionar para conjuntos de datos pequeños, pero ¿qué hacer cuando se hacen más grandes?

Fusionar celdas manteniendo los datos con UNIQUE + JOIN

Este tándem de fórmulas encuentra duplicados en Google Sheets (y combina celdas con registros únicos) por ti. Sin embargo, tú sigues al mando y tienes que indicar a las fórmulas dónde buscar. Veamos cómo funciona en la misma lista de tareas pendientes.

1. Utilizo Google Sheets UNIQUE en E2 para comprobar los géneros en la columna A:

   =UNIQUE(A2:A)

   

   La fórmula devuelve la lista de todos los géneros sin importar si se repiten o no en la lista original, es decir, elimina los duplicados de la columna A.

   Sugerencia: UNIQUE distingue entre mayúsculas y minúsculas, así que asegúrese de que los mismos registros tienen el mismo tipo de texto. Este tutorial le ayudará a hacerlo rápidamente en bloque.

   Consejo: si añade más valores a la columna A, la fórmula ampliará la lista automáticamente con registros únicos.

2. A continuación, construyo mi siguiente fórmula con la función JOIN de Google Sheets:

   =JOIN(", ",FILTER(B:B,A:A=E2))

   

   ¿Cómo funcionan los elementos de esta fórmula?

   • El FILTRO busca en la columna A todas las instancias del valor de E2. Una vez localizadas, extrae los registros correspondientes de la columna B.
   • JOIN une estos valores en una celda con una coma.

   Copia la fórmula hacia abajo y obtendrás todos los títulos ordenados por género.

   Nota: En caso de que también necesite años, tendrá que crear la fórmula en la columna vecina, ya que JOIN funciona con una columna cada vez:

   =JOIN(", ",FILTER(C:C,A:A=E2))

   

Así pues, esta opción dota a Google Sheets de unas cuantas funciones para combinar varias filas en una sola en función de los duplicados. Y lo hace de forma automática. Bueno, casi. Tengo intención de reservarme la solución perfecta para el final del artículo. Pero siéntete libre de saltar a ella ahora mismo ;)

Función QUERY para eliminar líneas duplicadas en Google Sheets

Hay una función más que ayuda a manejar tablas enormes: QUERY. Puede parecer un poco complicada al principio, pero una vez que aprendas a usarla, se convertirá en tu verdadera compañera en las hojas de cálculo.

Aquí está la función QUERY propiamente dicha:

Cómo funciona:

• datos (obligatorio) - el rango de su tabla de origen.
• consulta (obligatorio) - un conjunto de comandos para determinar las condiciones con el fin de obtener datos específicos.

  Consejo. Puedes obtener una lista completa de todos los comandos aquí.

• cabeceras (opcional) - el número de filas de cabecera de la tabla de origen.

En pocas palabras, Google Sheets QUERY devuelve algunos conjuntos de valores en función de las condiciones que especifiques.

Ejemplo 1

Quiero conseguir sólo películas de cómics que aún no he visto:

=QUERY(A1:C, "select * where A="Cómic"")

La fórmula procesa toda mi tabla de origen (A1:C) y devuelve todas las columnas (select *) de películas de cómics (donde A="Cómic").

Consejo. No especifico la última fila de mi tabla (A1:C) intencionadamente - para mantener la fórmula flexible y devolver nuevos registros en caso de que se añadan otras filas a la tabla.

Como puedes ver, funciona de forma similar a un filtro. Pero en la práctica, tus datos pueden ser mucho más grandes, con números que quizá tengas que calcular.

Consejo: consulta otras formas de encontrar duplicados en tu tabla de Google Sheets en este artículo.

Ejemplo 2

Supongamos que estoy investigando un poco y haciendo un seguimiento de la taquilla del fin de semana de las películas más recientes en los cines:

Utilizo Google Sheets QUERY para eliminar duplicados y contar la suma total de dinero ganado por película para todos los fines de semana. También las ordeno alfabéticamente por género:

=QUERY(B1:D, "select B,C, SUM(D) group by B,C")

Nota. grupo por debe enumerar todas las columnas después de seleccione de lo contrario, la fórmula no funcionará.

Para ordenar los registros por película en su lugar, puedo simplemente cambiar el orden de las columnas para el grupo por :

=QUERY(B1:D, "select B,C, SUM(D) group by C,B")

Ejemplo 3

Supongamos que diriges con éxito una librería y llevas la cuenta de todos los libros que hay en stock en todas tus sucursales. La lista asciende a cientos de libros:

• Debido al revuelo causado por la serie Harry Potter, decides comprobar cuántos libros te quedan escritos por J.K. Rowling:

  =QUERY('Copia de En stock'!A1:D, "select A,B,C,D where A="Rowling"")

  

• Decides ir más allá y quedarte sólo con la serie de Harry Potter omitiendo otros cuentos:

  =QUERY('En stock'!A1:D, "select A,B,C,D where (A='Rowling' and C contains 'Harry Potter')")

  

• Utilizando la función QUERY de Google Sheets, también puedes contar todos estos libros:

  =QUERY('En stock'!A1:D, "select A,B, sum(D) where (A='Rowling' and C contains 'Harry Potter') group by A,B")

  

Supongo que por ahora te habrás hecho una idea de cómo la función QUERY "elimina duplicados" en Google Sheets. Aunque es una opción disponible para todos, para mí es más bien una forma indirecta de combinar filas duplicadas.

Sugerencia: QUERY es tan potente que no sólo puede combinar duplicados dentro de una hoja, sino que puede combinar & combinar tablas completas.

Es más, hasta que no aprendas las consultas que utiliza y las reglas para aplicarlas, la función no te será de mucha ayuda.

La forma más rápida de combinar filas duplicadas

Cuando pierdes toda esperanza de encontrar una solución sencilla para combinar varias filas en función de los duplicados, nuestro complemento para Google Sheets es una gran entrada :)

Combinar filas duplicadas escanea una columna con registros repetidos, combina las celdas correspondientes de otras columnas, separa estos registros con delimitadores y consolida los números. ¡Todo al mismo tiempo y en cuestión de unos pocos clics de ratón!

¿Recuerdas mi lista de libros en la tienda con unos cientos de filas? Veamos cómo la gestiona la herramienta.

Consejo: Dado que la utilidad forma parte de Power Tools, instálela primero y vaya directamente a la sección Fusionar y combinar grupo:

A continuación, haz clic en el icono del complemento para abrirlo:

1. Una vez ejecutado el complemento, seleccione el rango en el que desea combinar las filas duplicadas:

• columnas con valores que reunirá
• formas de combinar esos registros: fusionar o calcular
• delimitador para unir las celdas con el texto
• función para calcular números

En mi caso, me gustaría que todos los libros pertenecientes a un mismo autor aparecieran en una celda y separados por líneas de ruptura. Si algún título se repite, el complemento lo mostrará una sola vez.

En cuanto a la cantidad, me parece bien sumar todos los libros por autor. Las cifras de los títulos duplicados, si los hay, se sumarán.

La herramienta ha combinado las filas duplicadas en mi lista de libros. He aquí una parte del aspecto que tienen ahora mis datos:

Consejo: También puedes dividir una hoja en varias hojas para que haya una tabla separada con todos los libros por autor, o resaltar las filas duplicadas en Google Sheets.

Consejo: echa un vistazo a cómo he utilizado el complemento:

O vea un breve vídeo de presentación de la herramienta:

Utilizar escenarios para semiautomatizar la fusión de duplicados

Otra posibilidad que ofrece Combinar filas duplicadas es semiautomatizar su uso.

Si repite a menudo los pasos y selecciona las mismas opciones, puede guardarlas en escenarios. Los escenarios le permiten reutilizar sin esfuerzo los mismos ajustes en el mismo o en diferentes conjuntos de datos.

Tendrá que dar un nombre a su escenario & especificar una hoja y un rango que debe procesar:

La configuración que guardes aquí puede solicitarse rápidamente desde el menú de Google Sheets. El complemento empezará a combinar filas duplicadas de inmediato, lo que te ahorrará algo de tiempo extra:

Os animo de verdad a que conozcáis mejor la herramienta y sus opciones, porque Google Sheets es "oscuro y lleno de terrores", ya me entendéis ;)