Heute zeige ich Ihnen, wie Sie in Outlook automatisch auf E-Mails antworten können, ohne ein Exchange Server-Konto (POP3/IMAP-Konten) zu verwenden. Wenn Sie nicht sicher sind, welches E-Mail-Konto Sie verwenden, können Sie folgendermaßen beginnen: Wie finde ich heraus, welches E-Mail-Konto ich verwende?

So bestimmen Sie den Typ Ihres/r E-Mail-Kontos

Wenn Sie beschlossen haben, dass die automatische Antwort auf Ihrer Checkliste für die Urlaubsvorbereitung stehen sollte, müssen Sie als Erstes herausfinden, welches E-Mail-Konto Sie haben - Exchange-Server oder Outlook POP/IMAP.

Der einfachste Weg, den Typ Ihres E-Mail-Kontos zu überprüfen, ist der Besuch der Seite Datei tab> Infos und schauen Sie unter den Konto-Informationen .

Wenn Sie mehrere Konten haben, klicken Sie auf den kleinen schwarzen Fehler auf der rechten Seite, um die Dropdown-Liste mit all Ihren Konten zu öffnen. Jetzt können Sie sehen, welches Konto auf Microsoft Exchange und welches auf POP/IMAP basiert.

Wenn Sie genauere Informationen über Ihre Konten benötigen (insbesondere möchten Sie vielleicht prüfen, welches das Standardkonto ist), sehen Sie unter Kontoeinstellungen.

Wechseln Sie in Outlook 2010 und Outlook 2013 zum Registerkarte Datei> Info> Kontoeinstellungen> Kontoeinstellungen...

Ein doppeltes " Kontoeinstellungen " oben ist kein Druckfehler :-) Zuerst klicken Sie auf die quadratische Schaltfläche und wählen dann die Kontoeinstellungen... aus der Dropdown-Liste aus (wenn Sie kein Exchange-basiertes E-Mail-Konto haben, ist dies die einzige Möglichkeit, die Sie haben).

Durch Anklicken des Kontoeinstellungen... wird das folgende Fenster geöffnet:

In Outlook 2007 können Sie es öffnen, indem Sie zu Tools> Kontoeinstellungen> E-Mail .

In Outlook 2003 finden Sie es unter Tools> E-Mail-Konten.> Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder ändern> Weiter .

Da Sie nun wissen, welche Art von E-Mail-Konto Sie verwenden, können Sie sofort mit der Einrichtung Ihrer automatischen Antwort beginnen.

Einrichten der automatischen Antwort bei Abwesenheit für Outlook POP3/IMAP-Konten

Im Gegensatz zu den Exchange Server-Konten verfügen POP3- und IMAP-Konten nicht über die Funktion Automatische Antworten (formell Abwesenheitsassistentin Dennoch können Sie Outlook so einrichten, dass es automatisch einige oder alle eingehenden E-Mails beantwortet, während Sie Ihren Urlaub genießen.

Hinweis: Im Falle von POP/IMAP-Konten sollte Outlook immer laufen und so konfiguriert sein, dass es in regelmäßigen Abständen nach neuen Nachrichten sucht. eingeschaltet Die ganze Zeit über.

Natürlich ist es nicht sehr bequem oder sogar unsicher, einen funktionierenden Rechner für längere Zeit unbeaufsichtigt zu lassen, aber es gibt keine andere Möglichkeit. Einige E-Mail-Anbieter (z.B. Gmail oder Outlook.com) erlauben es jedoch, automatische Antworten direkt auf ihren Websites zu erstellen. Ich würde Ihnen also raten, zunächst bei Ihrem E-Mail-Anbieter nachzufragen, ob es möglich ist, Ihre Urlaubs-Auto-Antwort auf derenSeite.

Nachfolgend finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie eine automatische Abwesenheitsnachricht erstellen können, ohne ein Exchange Server-Konto zu verwenden. Sie können dazu eine E-Mail-Vorlage in Kombination mit Outlook-Regeln verwenden. Beachten Sie jedoch, dass diese Funktion in Outlook 2010 erst ab Office 2010 Service Pack 1 verfügbar ist. Okay, legen wir los!

Erstellen einer Vorlage für eine automatische Antwortnachricht

1. Zunächst müssen wir eine Vorlage mit der Abwesenheitsnachricht erstellen, die automatisch an Personen gesendet wird, die Ihnen eine E-Mail geschickt haben. Neue E-Mail auf der Schaltfläche Startseite tab.
2. Verfassen Sie den Text für Ihre automatische Antwort. Wenn sie für Ihr persönliches Konto bestimmt ist, kann sie ähnlich wie auf dem Screenshot unten aussehen. Für geschäftliche Nachrichten außerhalb des Büros brauchen Sie wahrscheinlich etwas formelleres :)
3. Wenn Sie mit dem Schreiben der Nachricht fertig sind, speichern Sie sie, indem Sie auf Datei > Speichern unter im Nachrichtenfenster.
4. In der Speichern unter geben Sie einen Namen für Ihre automatische Antwortvorlage ein und speichern Sie sie als Outlook-Vorlage (*.oft) Danach klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern Sie Taste.

Ein Hinweis für fortgeschrittene Benutzer: Ändern Sie den Zielordner für diese Datei nicht, sondern speichern Sie sie genau an dem von Microsoft vorgeschlagenen Ort, nämlich im Microsoft> Vorlagen "Warum für fortgeschrittene Benutzer?", werden Sie mich fragen, denn ein neuer Benutzer würde nicht einmal daran denken, etwas zu ändern, wenn er nicht ausdrücklich dazu aufgefordert wird :) .

Damit ist der erste Teil der Aufgabe erledigt. Nun müssen Sie eine Regel erstellen, um automatisch auf neue E-Mails zu antworten.

Einrichten einer Regel für automatische Urlaubsantworten

1. Beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Regel, wie Sie es normalerweise tun, indem Sie auf die Schaltfläche Neue Vorschrift Taste unter Registerkarte Home> Regeln> Regeln verwalten & Warnungen .
2. Wählen Sie " Beginnen Sie mit einer leeren Regel " und " Regeln auf empfangene Nachrichten anwenden ", und klicken Sie dann auf Weiter .
3. Geben Sie die Bedingungen an, die Sie überprüfen möchten. Wenn Sie eine automatische Abwesenheitsantwort für alle von Ihren Konten eingehenden Nachrichten einrichten, müssen Sie hier keine Punkte ankreuzen.

   Wenn Sie möchten, dass automatische Antworten nur auf Nachrichten gesendet werden, die von einem Ihrer Konten stammen, die bestimmte Wörter im Betreff oder im Text enthalten oder die von bestimmten Personen stammen, aktivieren Sie die entsprechenden Optionen im oberen Teil des Dialogs unter Schritt 1: Bedingung(en) auswählen und klicken Sie dann auf die unterstrichenen Werte unter Schritt 2: Bearbeiten Sie die Regelbeschreibung .

   Siehe auch: Excel: Zählen der Anzahl von Zeichen in Zellen und Bereichen

   Ich erstelle zum Beispiel eine Regel zur automatischen Beantwortung aller Nachrichten, die ich über meine Persönliches Konto und meine Einstellungen sehen wie folgt aus:

4. Im nächsten Schritt legen Sie fest, was Sie mit den Nachrichten machen wollen. Da wir Antwort unter Verwendung einer bestimmten Vorlage wählen wir genau diese Option und klicken dann auf eine spezielle Vorlage unter Schritt 2: Bearbeiten Sie die Regelbeschreibung um die gewünschte Vorlage auszuwählen.
5. In der " Wählen Sie eine Antwortvorlage ", im Dialogfenster Reinschauen Feld, wählen Sie Benutzervorlagen im Dateisystem und wählen Sie die Vorlage, die wir vor einigen Minuten erstellt haben (Abwesenheits-Antwort).

   Klicken Sie auf Öffnen Sie und dies bringt Sie zurück zur Regeln Assistenten, wo Sie auf Weiter .

6. In diesem Schritt legen Sie Ausnahmen für Ihre automatische Antwortregel fest. Dies ist kein obligatorischer Schritt, und die gängige Praxis ist, ihn zu überspringen und keine Ausnahmen hinzuzufügen. Wenn Sie jedoch an einige Absender oder an Nachrichten, die von einem Ihrer Konten eingehen, keine Abwesenheitsmitteilung senden möchten, können Sie " außer wenn von Personen oder öffentlichen Gruppen " oder " außer über das angegebene Konto "Sie können aber auch aus einer Handvoll anderer Ausnahmen wählen, die Ihnen zur Verfügung stehen.

   Hinweis: Manche Leute entscheiden sich auch dafür, auf zurückgesendete E-Mails nicht automatisch zu antworten (wenn der Betreff "Rücksendung" oder "unzustellbar" usw. enthält), um keine Endlosschleife zwischen zwei Mail-Servern zu erzeugen und den Posteingang nicht mit nicht zugestellten Nachrichten zu überfüllen. Dies ist jedoch eine zusätzliche Vorsichtsmaßnahme, da die " Antwort unter Verwendung einer bestimmten Vorlage "Regel sendet Ihre automatische Antwort nur einmal während einer einzigen Sitzung Und wenn Sie eine solche Ausnahme festlegen, wird eine automatische Antwort nicht an alle E-Mails gesendet, die das angegebene Wort oder den Ausdruck in der Betreffzeile enthalten, z. B. " Was tue ich, wenn ich eine Rücksendung erhalte? ".

7. Dies ist der letzte Schritt, in dem Sie einen Namen für die automatische Antwort festlegen und die Beschreibung der Regel überprüfen. Okay stellen Sie sicher, dass die Regel aktiviert ist, und klicken Sie auf die Schaltfläche Oberfläche um die Regel zu speichern. Das ist alles!

Auf ähnliche Weise können Sie mehrere Regeln für die automatische Beantwortung von Urlaubsantworten einrichten, z. B. mit unterschiedlichen Textnachrichten für Ihre privaten und beruflichen E-Mail-Konten oder für Nachrichten, die Sie von bestimmten Personen erhalten haben. So können Sie z. B. in einer persönlichen automatischen Antwort, die für Ihre Freunde bestimmt ist, eine Telefonnummer hinterlassen, unter der Sie erreichbar sind, während Sie in Ihrer geschäftlichen automatischen Antwort die E-Mail-Adresse Ihres Assistenten odereinen Kollegen, der sich während Ihres Urlaubs um die dringendsten Angelegenheiten kümmern kann.

Tipp: Wenn Sie einige Regeln für automatische Antworten erstellen, können Sie die Option " Keine weiteren Regeln mehr bearbeiten "Damit Ihre Urlaubsantworten nicht miteinander in Konflikt geraten, können Sie diese Option im dritten Schritt des Regel-Assistent wenn Sie angeben, was Sie mit der Nachricht machen wollen. Seien Sie jedoch sehr vorsichtig, wenn Sie diese Option wählen. Wenn Sie andere Regeln haben in Ihrem Outlook und Sie möchten, dass diese auf eingehende Nachrichten während Ihres Urlaubs angewendet werden, Verwenden Sie nicht "Stoppen Sie die Verarbeitung weiterer Regeln". .

Wichtig: Vergessen Sie nicht, Ihre automatische Antwort zu deaktivieren, wenn Sie zurückkehren :) Sie können dies tun über Registerkarte Home> Regeln> Regeln verwalten & Warnungen Es kann auch eine gute Idee sein, eine Outlook-Aufgabe oder eine Aufgabenerinnerung zu erstellen, die Sie daran erinnert, die Regel zur automatischen Beantwortung von Abwesenheitsmitteilungen zu deaktivieren.

Wie man eine automatische Urlaubsantwort für Gmail-Konten einrichtet

Gmail ist einer der E-Mail-Anbieter, bei denen Sie auf der Website automatische Urlaubsantworten konfigurieren können. Auf diese Weise müssen Sie Ihren PC nicht arbeiten lassen, wenn Sie abwesend sind. Urlaubs-Autoresponder auf die folgende Weise.

1. Melden Sie sich bei Gmail an.
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Einstellungen .
3. Auf der Allgemein blättern Sie nach unten zur Registerkarte Urlauber-Responder Abschnitt und wählen Sie " Urlaubsvertretung am ".
4. Legen Sie Ihre automatische Urlaubsantwort fest, indem Sie den ersten und den letzten Tag (optional) angeben und dann den Betreff und den Text Ihrer Nachricht eingeben. Wenn Sie das Enddatum nicht angeben, denken Sie daran, das " Urlaubserinnerung aus "Das ist doch ganz einfach, oder?

   Tipp: Es kann eine gute Idee sein, die Option " Eine Antwort nur an Personen in meinen Kontakten senden "Im Gegensatz zu Microsoft Exchange Server und Outlook, die eine automatische Antwort an jeden Absender nur einmal senden, sendet Google Mail Ihre Urlaubsantwort alle 4 Tage an jede Person, die Ihnen mehrere E-Mails sendet. Und wenn Sie viele Spam-Nachrichten erhalten oder für längere Zeit verreisen, können Sie so bei Ihrer Rückkehr eine Menge Aufräumarbeiten vermeiden.

So richten Sie automatische Urlaubsantworten für Outlook.com- und Hotmail-Konten ein

Bei Outlook.com (früher Hotmail) können Sie die automatischen Abwesenheitsantworten auch direkt auf den Hotmail- und Outlook.com-Websites einstellen. Diese Funktion heißt automatische Urlaubsantworten und Sie können es auf diese Weise einrichten.

1. Gehen Sie zu Outlook.com (oder Windows Live Hotmail) und melden Sie sich an.
2. Wenn Sie eine Outlook.com Konto, klicken Sie auf die Getriebe Symbol in der oberen rechten Ecke neben Ihrem Namen und wählen Sie " Weitere Mail-Einstellungen ".

   Wenn Sie eine Hotmail Konto, klicken Sie auf Ihren Namen in der oberen rechten Ecke und wählen Sie dann Optionen> Mail .

   Siehe auch: Markieren und Auswählen leerer Zellen in Excel
3. Unter " Ihr Konto verwalten ", wählen Sie " Automatische Urlaubsantworten senden ", um die Einstellungen für Ihre automatische Antwort zu konfigurieren.
4. Outlook.com bietet keine Option zur Planung Ihrer Abwesenheitsantworten, daher wählen Sie einfach " Urlaubsantworten an Personen senden, die mir E-Mails schicken " und geben Sie den Text Ihrer Urlaubsmitteilung ein.

Beachten Sie, dass die " Antworten Sie nur an Ihre Kontakte Die Option "Automatisch antworten" ist standardmäßig unter der Urlaubsnachricht aktiviert. Wenn Sie automatisch auf alle E-Mails antworten möchten, können Sie diese Option natürlich deaktivieren. Es kann jedoch sinnvoll sein, sie aktiviert zu lassen, um Spammer abzuwehren.

Hinweis: Wenn Sie ein neues Outlook.com-Konto haben, wird die Antwort im Urlaub Microsoft aktiviert die Funktion automatisch, nachdem Sie Ihr Konto einige Tage lang genutzt haben. Wenn Sie die Funktion sofort aktivieren möchten, müssen Sie Ihr Konto mit einer Mobiltelefonnummer verifizieren, was Sie über die Seite Telefon hinzufügen tun können.

Nun, das scheint alles zu sein, was Sie über automatische Antworten auf verschiedene E-Mail-Konten wissen müssen. Nun, da Ihre Abwesenheits-Antwort richtig konfiguriert ist, fahren Sie Ihren Computer herunter (denken Sie daran, ihn laufen zu lassen, wenn Sie ein POP/IMAP-Konto verwenden) und genießen Sie Ihren Urlaub :)