В урока е обяснено как бързо да конвертирате CSV файлове в Excel във всяка версия - от 365 до 2007 г., като избягвате типичните проблеми.

По принцип има два начина за прехвърляне на CSV файл в Excel: чрез отварянето му или чрез импортиране като външни данни. Тази статия предоставя подробни насоки за двата метода и посочва силните страни и ограниченията на всеки от тях. Ще отбележим и възможните капани и ще предложим най-ефективните решения.

Конвертиране на CSV файл в Excel чрез отварянето му

За да пренесете данни от CSV файл в Excel, можете да го отворите директно от работна книга на Excel или чрез Windows Explorer. Който и метод да изберете, моля, имайте предвид, че:

• Отварянето на CSV документ в Excel не променя формата на файла на .xlsx или .xls. Файлът ще запази оригиналното разширение .csv.
• Файловете са ограничени до 1 048 576 реда и 16 384 колони.

Как да отворите CSV файл в Excel

Файл със стойности, разделени със запетая, създаден в друга програма, може да бъде отворен в Excel с помощта на стандартния Отворете команда.

1. В Excel отидете в Файл и щракнете върху Отвори или натиснете бързата клавишна комбинация Ctrl + O.
2. В Отвори диалогов прозорец, изберете Текстови файлове (*.prn;*.txt;*.csv) от падащия списък в долния десен ъгъл.

   

3. Прегледайте документа CSV и щракнете два пъти върху него, за да го отворите.

Файл със стойности, разделени със запетая (. csv ) ще се отвори веднага в нова работна книга.

За текстов файл (. txt ), Excel ще стартира Съветник за импортиране на текст . За повече подробности вижте Импортиране на CSV в Excel.

Как да отворите CSV файл от Windows Explorer

Най-бързият начин за отваряне на .csv файл в Excel е да щракнете два пъти върху него в Проучвателя на Windows. Това веднага ще отвори файла в нова работна книга.

Този метод обаче работи само ако Microsoft Excel е зададен като приложение по подразбиране за .csv файлове . В този случай познатата зелена икона на Excel се появява до документите .csv в Windows Explorer.

Ако вашите CSV файлове са настроени да се отварят с друго приложение по подразбиране, щракнете с десния бутон на мишката върху файла и изберете Отворете с... > Excel .

За да зададете Excel като програма по подразбиране за CVS файлове, ето какви стъпки трябва да извършите:

1. Кликнете с десния бутон на мишката върху всеки .csv файл в Windows Explorer и изберете Отворете с... > Изберете друго приложение от контекстното меню.
2. Под Други опции , щракнете върху Excel , отбележете Винаги използвайте това приложение, за да отваряте .csv файлове и щракнете върху OK .

   

Конвертиране на CSV в Excel чрез импортирането му

С помощта на този метод можете да импортирате данни от .csv файл в съществуващ или нов работен лист на Excel. За разлика от предишната техника, тя не само отваря файла в Excel, но и променя формата на .csv в .xlsx (Excel 2007 и по-нови версии) или .xls (Excel 2003 и по-нови версии).

Вносът може да се извърши по два начина:

• Чрез използване на Съветник за импортиране на текст (във всички версии)
• Чрез създаването на Power Query връзка (в Excel 2016 - Excel 365)

Как да импортирате CSV в Excel с съветника за импортиране на текст

Първо, трябва да се отбележи, че Съветник за импортиране на текст е наследена функция и от Excel 2016 е преместена от лентата в Опции на Excel .

Ако Съветник за импортиране на текст не е налична във вашата версия на Excel, имате тези две възможности:

• Активиране на функцията От текст (наследен).
• Накарайте Excel да стартира Съветник за импортиране на текст За тази цел променете разширението на файла от .csv на .txt, отворете текстовия файл от Excel и след това следвайте стъпките на съветника, описани по-долу.

За да импортирате CSV файл в Excel, трябва да направите следното:

1. В Excel 2013 и по-ранни версии отидете в Данни tab> Получаване на външни данни и щракнете върху От Текст .

   

   В Excel 2016 и по-нови версии отидете в Данни tab> Получаване и трансформиране на данни и щракнете върху Получаване на данни > Магьосници на наследството > От текста (наследство) .

   

   Забележка. Ако От Текст не е наличен, уверете се, че той е активиран. Магьосници на наследството е все още сива, изберете празна клетка или отворете празен работен лист и опитайте отново.

2. В Импортиране на текстов файл диалоговия прозорец, прегледайте .csv файла, който искате да импортирате, изберете го и щракнете върху Внос (или просто щракнете два пъти върху файла).

   

3. Сайтът Съветник за импортиране на текст ще се стартира и ще следвате стъпките му. Първо, избирате:
   • Сайтът Разграничени тип на файла
   • Сайтът номер на реда за да започнете вноса от (обикновено ред 1)
   • Независимо дали данните ви имат заглавия

   В прозореца за преглед в долната част на съветника са показани няколко първи записа от вашия CSV файл.

   

4. Изберете разделителя и текстовия квалификатор.

   Разделител е символът, който разделя стойностите във вашия файл. Тъй като CSV е файл със стойности, разделени със запетая, очевидно избирате Запетая За файл TXT обикновено избирате Tab .

   Класификатор на текста е знакът, който огражда стойностите в импортиран файл. Целият текст между два знака за разграничаване ще бъде импортиран като една стойност, дори ако текстът съдържа посочения разграничител.

   Обикновено избирате двойна кавичка символ (") като текстови квалификатор. За да проверите това, можете да щракнете върху Обратно и вижте кой символ огражда стойностите в предварителния преглед на вашия CSV файл.

   В нашия случай всички числа с разделител на хиляди (който също е запетая) са обвити в двойни кавички, като например "3,392", което означава, че ще бъдат импортирани в една клетка. Без да се посочи знакът за двойни кавички като ограничител на текста, числата преди и след разделителя на хиляди ще отидат в две съседни колони.

   За да сте сигурни, че данните ви ще бъдат импортирани по предназначение, разгледайте внимателно Преглед на данните преди да щракнете върху Следваща .

   

   Съвети и бележки:

   • Ако във вашия CSV файл има повече от един последователен разделител, изберете Третиране на последователни разделители като един за предотвратяване на празните клетки.
   • Ако визуализацията показва всички данни в една колона , това означава, че е избран грешен разделител. Променете разделителя, така че стойностите да се показват в отделни колони.
5. Определете формат на данните . По подразбиране е Обща информация - преобразува числови стойности в числа, стойности за дата и час - в дати, а всички останали типове данни - в текст.

   За да зададете друг формат за конкретна колона, щракнете където и да е в нея в Преглед на данните , след което изберете една от опциите в Формат на данните на колоната :

   • За да запазите водещи нули , изберете Текст формат.
   • За правилно показване на дати , изберете Дата и след това изберете подходящия формат в падащото поле.

   Когато сте доволни от Преглед на данните , щракнете върху Завършете бутон.

   

   Вижте също: Условно форматиране в таблиците на Outlook
6. Изберете дали да импортирате данни в съществуващ работен лист или в нов и щракнете върху ОК .

   

   Съвети и бележки:

   • За да конфигурирате някои разширени опции, като контрол на опресняването, оформление и форматиране, щракнете върху Свойства... в горния диалогов прозорец.
   • Ако някои импортирани данни се показват неправилно, можете да промените формата с помощта на функцията Format Cells (Форматиране на клетки) на Excel.

Ето няколко полезни съвета за това как да

Как да активирате съветника за импортиране на текст в Excel 2016 - Excel 365

Активиране на Съветник за импортиране на текст в съвременните версии на Excel е необходимо да направите това:

1. Щракнете върху Файл и след това щракнете върху Опции > Данни .
2. Под Показване на съветници за импортиране на наследени данни , изберете От текста (наследство) и щракнете върху OK.

След като бъде активиран, съветникът ще се появи в Данни в раздела Получаване и трансформиране на данни група, под Получаване на данни > Магьосници на наследството.

Как да прехвърлите CSV в Excel, като се свържете с него

В Excel 365, Excel 2021, Excel 2019 и Excel 2016 можете да импортирате данни от текстов файл, като се свържете с него с помощта на Power Query. Ето как:

1. На Данни в раздела Получаване и трансформиране на данни група, щракнете върху От текст/CSV .

   

2. В Импортиране на данни диалогов прозорец, изберете интересуващия ви текстов файл и щракнете върху Внос .

   

3. В диалоговия прозорец за преглед имате на разположение следните опции:
   • Разделител . Изберете символа, който разделя стойностите в текстовия файл.
   • Откриване на тип данни . Можете да позволите на Excel автоматично да определи типа данни за всяка колона на базата на първите 200 реда (по подразбиране) или целия набор от данни . Или можете да изберете да не открива типове данни и да импортирате данните в оригиналния Текст формат.
   • Трансформиране на данни . Зарежда данните в редактора на Power Query, за да можете да ги редактирате, преди да ги прехвърлите в Excel. Използвайте тази функция, за да зададете желания формат за определени колони.
   • Зареждане . Контролира къде да се импортират данните. За да импортирате файла csv в нов работен лист, изберете Зареждане За да прехвърлите данните в съществуващ или нов лист под формата на таблица, PivotTable/PivotChart или само да създадете връзка, изберете Зареждане към .

   

   Вижте също: Как да проверите правописа в Excel

   Кликване върху Зареждане Бутонът ще импортира CSV данните в табличен формат като този:

   

   Импортираната таблица е свързана с оригиналния CSV документ и можете да я актуализирате по всяко време, като опресните заявката ( Дизайн на масата tab> Обновяване ).

   Съвети и бележки:

   • За да промените таблицата в нормален диапазон, щракнете с десния бутон на мишката върху някоя клетка, след което щракнете върху Таблица > Конвертиране в диапазон . Това ще премахне окончателно заявката от листа и прекъсване на връзката импортираните данни от оригиналния файл.
   • Ако стойностите в дадена колона са импортирани в неправилен формат, можете да опитате да го коригирате сами, като преобразувате текст в число или текст в дата.

Конвертиране на CSV в Excel: отваряне срещу внасяне

Когато Microsoft Excel отваря .csv файл, той използва настройките за формат на данните по подразбиране, за да разбере как точно да покаже всяка колона с текстови данни. Това работи добре в повечето ситуации.

Ако текстовият файл съдържа специфични стойности и искате да контролирате как да бъдат показани в Excel, тогава направете импортиране, а не отваряне. Ето няколко типични случая на използване:

• CSV файлът използва различни разделители.
• CSV файлът съдържа различни формати на датата.
• Някои числа имат водещи нули, които трябва да се запазят.
• Искате да видите предварителен преглед на начина, по който вашите CSV данни ще бъдат конвертирани в Excel.
• Търсите по-голяма гъвкавост като цяло.

Как да запазите CSV файл в Excel

Независимо от използвания метод за преобразуване, можете да запазите получения файл по обичайния начин.

1. В работния лист на Excel щракнете върху Файл > Запазване като .
2. Прегледайте папката, в която искате да запишете файла.
3. За да запишете като файл на Excel, изберете Работна книга на Excel (*.xlsx) от Запазване като тип За да запишете като файл, разделен със запетая, изберете CSV (разделен със запетая) или CSV UTF-8 .
4. Кликнете върху Запазете .

   

Ако сте записали CSV файл във формат .xls в по-ранни версии, то в Excel 2010 и по-нови версии може да срещнете грешката "Файлът е повреден и не може да бъде отворен". Опитайте се да следвате тези препоръки, за да отворите повреден .xls файл.

Как да отворите едновременно няколко CSV файла в Excel

Както вероятно знаете, Microsoft Excel позволява отварянето на няколко работни книги едновременно с помощта на стандартния Отвори Това работи и за CSV файлове.

За да отворите няколко CSV файла в Excel, ето какви стъпки трябва да следвате:

1. В Excel щракнете върху Файл > Отворете или натиснете едновременно клавишите Ctrl + O.
2. Щракнете върху Преглед на и отидете до папката с източника.
3. В падащия списък до Име на файла изберете Текстови файлове (*.prn, *.txt, *.csv) .
4. Изберете текстовите си файлове:
   • Избиране на съседни файлове , щракнете върху първия файл, задръжте натиснат клавиша Shift и след това щракнете върху последния файл. И двата щракнати файла, както и всички файлове между тях, ще бъдат избрани.
   • Избиране на несъседни файлове , задръжте натиснат клавиша Ctrl и щракнете върху всеки отделен файл, който искате да отворите.
5. Когато са избрани няколко файла, щракнете върху Отворете бутон.

   

В Windows Explorer можете да щракнете с десния бутон върху избраните файлове и да изберете Отворете от контекстното меню.

Този метод е прост и бърз и бихме могли да го наречем перфектен, но с една малка разлика - той отваря всеки CSV файл като отделна работна книга . На практика превключването между няколко файла на Excel може да бъде доста неудобно и натоварващо. Вместо това можете да импортирате всички файлове в същото работна книга - подробните инструкции са тук: Как да обедините няколко CSV файла в една работна книга на Excel.

Надяваме се, че сега вече можете да конвертирате с лекота всички CSV файлове в Excel. И благодаря за търпението на всички, които прочетоха този урок до края :)