سأوضح اليوم كيف يمكنك الرد تلقائيًا على رسائل البريد الإلكتروني في Outlook دون استخدام حساب Exchange Server (حسابات POP3 / IMAP). إذا لم تكن متأكدًا من حساب البريد الإلكتروني الذي تستخدمه ، فيمكنك البدء بهذا: كيف يمكنني معرفة حساب البريد الإلكتروني الذي أستخدمه؟

كيفية تحديد نوع حساب البريد الإلكتروني الخاص بك ( s)

بمجرد أن تقرر أن الرد التلقائي يجب أن يكون في قائمة التحقق الخاصة بالتحضير قبل الإجازة ، فإن أول شيء عليك فعله هو معرفة حساب البريد الإلكتروني لديك - خادم Exchange أو Outlook POP / IMAP.

أسهل طريقة هي التحقق من نوع حساب بريدك الإلكتروني هي الانتقال إلى علامة التبويب ملف & gt؛ معلومات والنظر أسفل معلومات الحساب .

إذا كان لديك عدة حسابات ، فانقر فوق الخطأ الأسود الصغير الموجود على الجانب الأيمن لفتح القائمة المنسدلة بجميع حساباتك. يمكنك الآن معرفة أي حساب يعتمد على Microsoft Exchange وأي حساب هو POP / IMAP.

إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات التفصيلية حول حساباتك (على وجه الخصوص ، قد ترغب في التحقق من الحساب الافتراضي) ، انظر أسفل إعدادات الحساب.

في Outlook 2010 و Outlook 2013 ، قم بالتبديل إلى علامة التبويب ملف & gt؛ معلومات & GT. إعدادات الحساب & GT. إعدادات الحساب ...

" إعدادات الحساب " أعلاه ليست خطأ مطبعيًا :-) أولاً ، انقر فوق زر المربع ثم اختر إعدادات الحساب. .. أمر من القائمة المنسدلة كما هو موضح فيلقطة الشاشة أدناه (إذا لم يكن لديك حساب بريد إلكتروني يستند إلى Exchange ، فسيكون هذا هو الخيار الوحيد المتاح لك بالفعل).

النقر فوق إعدادات الحساب ... سيفتح الأمر النافذة التالية:

في Outlook 2007 ، يمكنك فتحه بالانتقال إلى Tools & gt؛ إعدادات الحسابات و GT. البريد الإلكتروني .

في Outlook 2003 ، يمكنك العثور عليه ضمن Tools & gt؛ حسابات البريد الإلكتروني ... & GT. عرض أو تغيير حسابات البريد الإلكتروني الموجودة & GT. التالي .

الآن بعد أن عرفت نوع حساب البريد الإلكتروني الذي تستخدمه ، يمكنك البدء في إعداد الرد التلقائي على الفور.

إعداد الرد التلقائي خارج المكتب بالنسبة لحسابات Outlook POP3 / IMAP

بخلاف حسابات Exchange Server ، لا يحتوي حساب POP3 و IMAP على ميزة الردود التلقائية (رسميًا مساعد خارج المكتب ). ومع ذلك ، لا يزال بإمكانك إعداد Outlook للرد تلقائيًا على بعض أو كل رسائل البريد الإلكتروني الواردة أثناء استمتاعك بعطلتك.

ملاحظة: في حالة حسابات POP / IMAP ، يجب دائمًا تشغيل Outlook وتكوينه إلى تحقق بشكل متقطع من الرسائل الجديدة. بطبيعة الحال ، يجب تشغيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك طوال هذا الوقت.

بالطبع ، ليس من الملائم جدًا أو قد يكون غير آمن ترك جهاز يعمل بدون أي إشراف لفترة طويلة ، لكن لا توجد طريقة أخرى. على الرغم من ذلك ، يسمح بعض موفري البريد الإلكتروني (مثل Gmail أو Outlook.com) بإنشاء ردود تلقائية مباشرة على الويب-المواقع. لذا ، أولاً وقبل كل شيء ، أنصحك بالتحقق من مزود البريد الإلكتروني الخاص بك إذا كان من الممكن تكوين الرد التلقائي للإجازة من جانبهم.

أدناه ستجد الإرشادات خطوة بخطوة حول كيفية لإنشاء استجابة تلقائية خارج المكتب دون استخدام حساب Exchange Server. يمكنك القيام بذلك باستخدام قالب بريد إلكتروني مع قواعد Outlook. لكن كن على علم بأن هذه الوظيفة متوفرة في Outlook 2010 بدءًا من Office 2010 Service Pack 1. حسنًا ، دعنا نتصدى!

إنشاء قالب رسالة الرد التلقائي

1. أولاً ، نحتاج إلى قم بإنشاء قالب برسالة خارج المكتب سيتم إرسالها تلقائيًا إلى الأشخاص الذين أرسلوا إليك بريدًا إلكترونيًا. يمكنك القيام بذلك بالطريقة المعتادة عن طريق النقر فوق الزر بريد إلكتروني جديد في علامة التبويب الصفحة الرئيسية .
2. اكتب نصًا للرد التلقائي. إذا كان مخصصًا لحسابك الشخصي ، فيمكن أن يكون مشابهًا لما تراه في لقطة الشاشة أدناه. بالنسبة إلى الرسائل التجارية خارج المكتب ، ستحتاج على الأرجح إلى شيء أكثر رسمية قليلاً :)
3. عندما تنتهي من كتابة الرسالة ، احفظها بالنقر فوق ملف & gt؛ حفظ باسم في نافذة الرسالة.
4. في مربع الحوار حفظ باسم ، أدخل اسمًا لقالب الرد التلقائي واختر حفظه باسم Outlook قالب (* .oft) . بعد ذلك انقر فوق الزر حفظ .

كلمة تحذير للمستخدمين المتقدمين: لا تغيرالمجلد الوجهة لهذا الملف ، احفظه بالضبط في الموقع الذي تقترحه Microsoft ، أي Microsoft & gt؛ قوالب المجلد . "لماذا للمستخدمين المتقدمين؟" قد تسألني. نظرًا لأن المستخدم الجديد لن يجرؤ حتى على التفكير في تغيير أي شيء ما لم يُطلب منه صراحةً القيام بذلك :).

حسنًا ، لقد أنجزنا الجزء الأول من المهمة والآن تحتاج إلى إنشاء قاعدة لإجراء ذلك تلقائيًا الرد على رسائل البريد الإلكتروني الجديدة.

إعداد قاعدة الرد التلقائي أثناء الإجازة

1. ابدأ في إنشاء قاعدة جديدة كما تفعل عادةً بالنقر فوق الزر قاعدة جديدة أسفل علامة التبويب الصفحة الرئيسية و GT. القواعد و GT. إدارة القواعد & amp؛ التنبيهات .
2. اختر " البدء من قاعدة فارغة " و " تطبيق القواعد على الرسائل التي أتلقاها " ، ثم انقر فوق التالي .
3. حدد الشروط التي تريد التحقق منها. إذا كنت تقوم بإعداد رد تلقائي خارج المكتب لجميع الرسائل الواردة المستلمة من جميع حساباتك ، فلن تحتاج إلى التحقق من أي عناصر هنا.

   إذا كنت تريد إرسال ردود تلقائية فقط للرسائل المستلمة من أحد حساباتك ، أو تحتوي على كلمات محددة في الموضوع أو النص الأساسي ، أو تلقيها من أشخاص محددين ، فقم بتحديد الخيارات المقابلة في الجزء العلوي من مربع الحوار الموجود أسفل الخطوة 1: حدد الشرط (الشروط) ثم انقر فوق القيم المسطرة تحت الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة .

   على سبيل المثال ، أقوم بإنشاء قاعدة للرد التلقائي لجميع الرسائلالمستلمة عبر حسابي الشخصي وتبدو إعداداتي كما يلي:

4. في الخطوة التالية ، تحدد ما تريد القيام به مع الرسائل. نظرًا لأننا نريد الرد باستخدام نموذج معين ، فإننا نختار هذا الخيار بالضبط ثم نضغط قالبًا محددًا ضمن الخطوة 2: تحرير وصف القاعدة لاختيار النموذج الذي نريده.
5. في مربع الحوار " حدد نموذج الرد " ، في المربع بحث في ، اختر قوالب المستخدم في نظام الملفات وحدد النموذج الذي أنشأناه قبل بضع دقائق (رد خارج المكتب).

   انقر فوق فتح وهذا سيعيدك إلى معالج القواعد حيث تنقر فوق التالي .

6. في هذه الخطوة ، يتعين عليك تعيين استثناءات لقاعدة الرد الآلي. هذه ليست خطوة إلزامية ، والممارسة الشائعة هي تخطيها وعدم إضافة أي استثناءات. ومع ذلك ، إذا كنت لا تريد إرسال إشعار خارج المكتب إلى بعض المرسلين أو إلى الرسائل المستلمة من أحد حساباتك ، فيمكنك تحديد " إلا إذا كان من أشخاص أو مجموعة عامة " أو " إلا من خلال الحساب المحدد "، على التوالي. أو يمكنك الاختيار من بين عدد قليل من الاستثناءات الأخرى المتاحة لك.

   ملاحظة: يختار بعض الأشخاص أيضًا عدم الرد التلقائي على رسائل البريد الإلكتروني المرتجعة (إذا كان الموضوع يحتوي على "بريد معاد" أو "غير قابل للتسليم" وما إلى ذلك) حتى لا يتم إنشاء حلقة لا نهائية بين خادمي بريد وليس ضوضاءبريدهم الوارد مع الرسائل التي لم يتم تسليمها. ولكن هذا في الواقع إجراء احترازي إضافي ، لأن القاعدة " الرد باستخدام قالب معين " سترسل الرد التلقائي الخاص بك فقط مرة واحدة خلال جلسة واحدة ، أي حتى تقوم بإعادة تشغيل Outlook. وإذا قمت بتعيين استثناء من هذا القبيل ، فلن يتم إرسال رد تلقائي إلى جميع رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على الكلمة أو العبارة المحددة في سطر الموضوع ، على سبيل المثال " ماذا أفعل عندما أتلقى بريدًا مرتجعًا؟ ".

7. هذه هي الخطوة الأخيرة حيث تحدد اسمًا لقاعدة الرد التلقائي وتراجع وصف القاعدة . إذا كان كل شيء حسنًا ، فتأكد من تشغيل القاعدة وانقر فوق الزر إنهاء لحفظ القاعدة. هذا كل شئ!

بطريقة مماثلة يمكنك إعداد عدة قواعد للرد التلقائي للإجازات ، على سبيل المثال مع رسائل نصية مختلفة لحسابات البريد الإلكتروني الشخصية وحسابات العمل ، أو للرسائل المستلمة من أشخاص معينين. على سبيل المثال ، في رد تلقائي شخصي مخصص لأصدقائك ، يمكنك ترك رقم هاتف يمكن الوصول إليك من خلاله ؛ أثناء الرد التلقائي على عملك ، يمكنك تحديد عنوان البريد الإلكتروني لمساعدك أو زميل يمكنه التعامل مع الأمور الأكثر إلحاحًا أثناء إجازتك.

نصيحة: إذا كنت تقوم بإنشاء بعض قواعد الرد التلقائي ، فيمكنك التحقق من خيار " إيقاف معالجة المزيد من القواعد " حتى لا تتعارض الردود التلقائية الخاصة بالإجازة مع بعضها البعض. هذا الخيار متاح فيالخطوة الثالثة من معالج القواعد عندما تحدد ما تريد القيام به بالرسالة. ومع ذلك ، كن حذرًا جدًا عند اختيار هذا الخيار. إذا كانت لديك بعض القواعد الأخرى في Outlook الخاص بك وتريد أن يتم تطبيقها على الرسائل الواردة أثناء عطلتك ، لا تستخدم "إيقاف معالجة المزيد من القواعد" .

هام! لا تنس إيقاف تشغيل قاعدة الرد التلقائي عند العودة :) يمكنك القيام بذلك عبر علامة التبويب الصفحة الرئيسية & gt؛ القواعد و GT. إدارة القواعد & amp؛ تنبيهات . أيضًا ، قد يكون من الجيد إنشاء مهمة Outlook أو تذكير بالمهام التي ستذكرك بإيقاف تشغيل قاعدة الاستجابة التلقائية خارج المكتب.

كيفية تعيين استجابة تلقائية أثناء الإجازة لحسابات Gmail

Gmail هو أحد مزودي خدمة البريد الإلكتروني الذين يسمحون لك بتهيئة الردود التلقائية أثناء الإجازة على مواقع الويب الخاصة بهم. بهذه الطريقة ، لن تضطر إلى ترك جهاز الكمبيوتر الخاص بك يعمل عندما تكون بعيدًا. لقد قمت بإعداد المجيب الآلي الخاص بالعطلة في Gmail بالطريقة التالية.

1. قم بتسجيل الدخول إلى Gmail.
2. انقر فوق رمز الترس في الزاوية اليمنى العليا وحدد إعدادات .
3. في علامة التبويب عام ، قم بالتمرير لأسفل إلى قسم المجيب التلقائي وحدد " المجيب التلقائي على ".
4. قم بجدولة الرد التلقائي للإجازة عن طريق تعيين اليوم الأول والأخير (اختياري) ، ثم اكتب موضوع رسالتك ونصها. إذا لم تحدد تاريخ الانتهاء ، فتذكر تعيين " تذكير بالعطلةإيقاف "عند عودتك. إنه سهل جدًا ، أليس كذلك؟

   نصيحة: قد يكون من الجيد تحديد" إرسال رد فقط إلى الأشخاص الموجودين في جهات الاتصال الخاصة بي ". بخلاف خادم Microsoft Exchange و Outlook اللذين يرسلان استجابة تلقائية لكل مرسل مرة واحدة فقط ، سيرسل Gmail ردك التلقائي كل 4 أيام إلى كل شخص يرسل إليك عدة رسائل بريد إلكتروني. وإذا تلقيت الكثير من الرسائل غير المرغوب فيها أو إذا كنت عند المغادرة لفترة طويلة ، يمكن أن يساعدك ذلك في تجنب الكثير من التنظيف عند العودة.

كيفية إعداد ردود الإجازات التلقائية لحسابات Outlook.com و Hotmail

Outlook.com (Hotmail سابقًا) أيضًا بتعيين الردود التلقائية خارج المكتب مباشرةً على مواقع الويب Hotmail و Outlook.com. تسمى هذه الميزة ردود الإجازات التلقائية وأنت يمكنك إعداده بهذه الطريقة.

1. توجه إلى Outlook.com (أو Windows Live Hotmail) وقم بتسجيل الدخول.
2. إذا كان لديك Outlook.com الحساب ، انقر فوق رمز الترس في الجزء العلوي ght بجوار اسمك وحدد " المزيد من إعدادات البريد ".

   إذا كان لديك حساب Hotmail ، فانقر فوق اسمك في الزاوية اليمنى العليا ، ثم اختر خيارات & gt؛ Mail .

3. ضمن " إدارة حسابك " ، حدد " إرسال ردود تلقائية أثناء الإجازة " لتهيئة إعدادات الرد التلقائي.
4. لا يوفر Outlook.com خيارًا للجدولةردودك خارج المكتب ، لذلك ما عليك سوى تحديد " إرسال ردود الإجازة للأشخاص الذين يرسلون إليّ بالبريد الإلكتروني " واكتب نص إشعار إجازتك.

لاحظ أن الخيار " الرد فقط على جهات الاتصال الخاصة بك " محدد بشكل افتراضي أسفل رسالة الرد أثناء الإجازة. إذا كنت تريد الرد تلقائيًا على البريد الإلكتروني للجميع ، فيمكنك بالطبع إلغاء تحديده. على الرغم من ذلك ، قد يكون من المعقول ترك الأمر محددًا لإحباط مرسلي البريد العشوائي.

ملاحظة: إذا كان لديك حساب Outlook.com جديد ، فقد يتم إيقاف تشغيل ميزة الرد أثناء الإجازة . ستقوم Microsoft تلقائيًا بتمكينه بعد استخدام حسابك لبضعة أيام. إذا كنت تريد تشغيله على الفور ، فستحتاج إلى التحقق من حسابك برقم هاتف محمول ، يمكنك القيام بذلك باستخدام صفحة إضافة هاتف.

حسنًا ، يبدو أن هذا هو كل ما تحتاج إليه تعرف على الردود التلقائية على حسابات البريد الإلكتروني المختلفة. الآن بعد أن تم تكوين الرد التلقائي خارج المكتب بشكل صحيح ، أغلق جهاز الكمبيوتر الخاص بك (تذكر تركه يعمل إذا كنت تستخدم حساب POP / IMAP) واستمتع بإجازتك! :)