El artículo muestra cómo compartir el calendario de Outlook con la cuenta de Google de tres formas distintas: enviando una invitación, publicando un calendario online y exportando un archivo de iCalendar.

Compartir o sincronizar algo entre dos aplicaciones diferentes suele ser mucho más complicado de lo necesario, sobre todo cuando se trata de Microsoft Outlook y Google Gmail, las dos aplicaciones de correo y calendario más utilizadas hoy en día. Por supuesto, hay un puñado de programas y servicios de terceros que facilitan el trabajo, pero ¿quién querría pagar por algo que podría hacerse gratis?

Este tutorial te enseñará 3 formas sencillas de compartir el calendario de Outlook con Google sin utilizar extensiones, complementos ni herramientas de terceros.

Compartir el calendario de Outlook con Google enviando una invitación

Microsoft Outlook y la aplicación Google Calendar son fundamentalmente diferentes, pero tienen algo en común: ambos son compatibles con iCal, que es un formato generalmente aceptado para intercambiar información de programación entre distintos sistemas y aplicaciones. Esto significa que puedes suscribirte a un calendario de Outlook en Google si tienes un enlace ICS válido. En esta sección se explica cómo obtener el enlace iCal de un calendario deinvitación a compartir.

La función para compartir el calendario está disponible en las versiones de escritorio de Outlook para Office 365, cuentas basadas en Exchange, Outlook en la web y Outlook.com. Las instrucciones siguientes son para cuentas de servidor Exchange y Outlook para Office 365 de escritorio. Si utiliza Outlook en la web o Outlook.com, encontrará los pasos detallados aquí: Cómo compartir el calendario en Outlook Online.

Nota importante: actualmente, el uso compartido del calendario sólo funciona una vez, los cambios posteriores no se sincronizan. Para obtener más información, consulta La sincronización del calendario de Outlook y Google no funciona.

Para compartir el calendario de Outlook con Gmail, esto es lo que tienes que hacer:

Enviar una invitación para compartir el calendario desde Outlook

En Microsoft Outlook, cambie a la vista Calendario y haga lo siguiente:

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el calendario que desea compartir y seleccione Compartir permisos del menú contextual (o haga clic en Compartir calendario en el Inicio en la pestaña Gestionar calendarios grupo).
2. En el Permisos de la pestaña Propiedades del calendario haga clic en Añadir .
3. En el Añadir usuarios escriba la dirección de Gmail en el campo Añadir y haga clic en OK .
4. Seleccione el nivel de permisos que desea proporcionar (el predeterminado es Ver todos los detalles ) y pulse OK.

La parte de Outlook ya está hecha, y la invitación para compartir el calendario está de camino a tu cuenta de Gmail.

Añadir enlace de iCal a Google Calendar

Accede a tu cuenta de Google y sigue estos pasos:

1. En Google Gmail, abre la invitación para compartir, haz clic con el botón derecho del ratón en " esta URL "cerca de la parte inferior y seleccione Copiar la dirección del enlace o el comando equivalente según su navegador.
2. Accede a la aplicación Google Calendar y haz clic en el signo más situado junto a Otros calendarios .
3. En el menú emergente, seleccione Desde URL .
4. Pegue el enlace que ha copiado de la invitación para compartir (debe terminar con la extensión .ics) en el campo URL del calendario y haga clic en Añadir calendario .

   En un momento, se le notificará que se ha añadido el calendario.

5. Pulse la flecha hacia atrás en la esquina superior izquierda para salir. Ajustes y encontrará el calendario de Outlook en Otros calendarios Ahora puedes cambiarle el nombre y la combinación de colores a tu gusto:

El calendario debería sincronizarse automáticamente mientras permanezcas suscrito a él. Normalmente, las actualizaciones tardan unos minutos en aparecer en Google Calendar.

Compartir el calendario de Outlook con Google publicándolo online

Si no quiere molestarse en enviar una invitación individual a cada persona, puede publicar su calendario en la web y luego compartir un enlace ICS a él.

La función de publicación está disponible en casi todas las aplicaciones, incluidas Outlook.com, Office para 365 y las cuentas de Exchange. Si la publicación no funciona en una aplicación de Outlook de escritorio instalada localmente o su administrador impuso algunas limitaciones a su cuenta corporativa de Office 365, siempre puede utilizar Outlook.com para la función de publicación.

Para publicar un calendario en Outlook.com o Outlook en la web, siga estos pasos:

1. En la aplicación Calendario, pulse el botón Ajustes (engranaje) en la esquina superior derecha y, a continuación, haga clic en el icono Ver toda la configuración de Outlook en la parte inferior de la página Ajustes panel.
2. A la izquierda, haga clic en Calendario > Calendarios compartidos .
3. En el panel derecho, en Publicar un calendario Seleccione el calendario que desea publicar y el nivel de acceso: Ver cuando estoy ocupado , Ver títulos y ubicaciones o Ver todos los detalles .
4. Haga clic en el botón Publique botón.
5. En un momento aparecerá el enlace ICS en la misma ventana. Cópialo y compártelo con todas las personas que quieras.

Consejos:

1. Si utiliza un escritorio versión de Outlook, utilice estas instrucciones: Cómo publicar un calendario en Outlook.
2. Si alguien ha compartido un enlace ICS contigo, sigue los pasos 2 a 5 descritos en la sección anterior para añadir un iCalendar público a tu cuenta de Google.

Importar el calendario de Outlook a Google

Otra forma de compartir el calendario de Outlook con la cuenta de Google es exportar e importar sus eventos. La principal limitación de este enfoque es que está importando un instantánea Los calendarios no se sincronizarán automáticamente y los cambios que realices en tu calendario de Outlook no se mostrarán en Google.

Exportar calendario desde Outlook

Para exportar un calendario desde Outlook, sólo tienes que guardarlo como archivo iCal. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

1. Seleccione el calendario que desea exportar.
2. Haga clic en Archivo > Guardar calendario .
3. En el Guardar como escriba el nombre que desee en el campo Nombre del fichero o deje la que viene por defecto.

   En la parte inferior de la ventana, verá el resumen de lo que se va a guardar. Si está conforme con los valores predeterminados, haga clic en Guardar Si no, haga clic en Más opciones y continúe con el siguiente paso.

4. En la ventana que se abre, especifique la siguiente información:
   • Desde el Intervalo de fechas seleccione Especifique las fechas y establezca el intervalo de fechas deseado, o elija entre las opciones predefinidas. Si decide exportar todo el calendario, tenga en cuenta que el archivo iCal resultante puede ser bastante grande, y que tardará un rato en generarse.
   • Desde el Detalle seleccione la cantidad de información que desea guardar: Sólo disponibilidad , Detalles limitados (disponibilidad y temas) o Más información .
   • Si lo desea, pulse el botón Mostrar y configure las opciones adicionales, como la exportación de elementos privados y archivos adjuntos del calendario.
   • Una vez hecho esto, haga clic en Aceptar.

   De vuelta a la Guardar como haga clic en Guardar .

Importar un archivo iCal a Google

Para importar el archivo .ics a Google Calendar, ejecuta estos pasos:

1. En la aplicación Google Calendar, haz clic en el botón Menú Ajustes en la esquina superior derecha y seleccione Ajustes .
2. A la izquierda, seleccione Importación y exportación .
3. En Importar pulse Seleccione un archivo de su ordenador y busque el archivo iCal que exportó desde Outlook.
4. Elija en qué calendario desea importar los eventos. Por defecto, los eventos se añaden al calendario principal.
5. Haga clic en el botón Importar botón.

Al finalizar, se le notificará cuántos eventos se han importado, y en cuanto salga de Ajustes los encontrarás en tu calendario de Google.

El calendario compartido de Outlook no funciona

Aunque tanto Microsoft como Google admiten el formato estándar iCal, parecen tener muchos problemas de compatibilidad. Según mi propia experiencia, un calendario compartido o publicado que se supone que se sincroniza automáticamente en realidad sólo funciona una vez: en la sincronización inicial. Los cambios posteriores en Outlook no se reflejan en Google, lo que hace que esta función sea casi inútil. Lo primero que pensé fue que síalgo va mal, pero después de un poco de investigación he encontrado un montón de problemas similares reportados al servicio de asistencia de Google.

Lamentablemente, por ahora no hay una solución obvia a este problema. Tenemos que esperar (o más bien desear) que se solucione o confiar en un software especial. Por ejemplo, según Google, su programa G Suite Sync para Microsoft Outlook sincroniza todos los elementos, incluidos el correo, el calendario, los contactos, las tareas y las notas, en ambas direcciones. En Cómo sincronizar Google Calendar con Outlook se describen algunas alternativas.

Así es como se comparte el calendario de Outlook con Google. Gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!