L'articolo mostra come condividere il calendario di Outlook con l'account Google in tre modi diversi: inviando un invito, pubblicando un calendario online ed esportando un file iCalendar.

Condividere o sincronizzare qualcosa tra due applicazioni diverse è spesso molto più complicato del necessario, soprattutto quando si tratta di Microsoft Outlook e Google Gmail, le due applicazioni di posta e calendario più utilizzate oggi. Certo, esistono una manciata di programmi e servizi di terze parti che facilitano il lavoro, ma chi vorrebbe pagare per qualcosa che potrebbe essere fatto gratuitamente?

Questa esercitazione vi insegnerà 3 modi semplici per condividere il calendario di Outlook con Google senza utilizzare estensioni, plug-in o strumenti di terze parti.

Condividere il calendario di Outlook con Google inviando un invito

Microsoft Outlook e l'applicazione Google Calendar sono fondamentalmente diversi, ma hanno una cosa in comune: entrambi supportano iCal, che è un formato generalmente accettato per lo scambio di informazioni di pianificazione tra sistemi e applicazioni diverse. Ciò significa che è possibile iscriversi a un calendario di Outlook in Google se si dispone di un collegamento ICS valido. Questa sezione spiega come ottenere il collegamento iCal da un'applicazione.invito alla condivisione.

La funzione di condivisione del calendario è disponibile nelle versioni desktop di Outlook per Office 365, negli account basati su Exchange, in Outlook sul Web e in Outlook.com. Le istruzioni riportate di seguito riguardano gli account server Exchange e Outlook per Office 365 desktop. Se si utilizza Outlook sul Web o Outlook.com, i passaggi dettagliati sono riportati qui: Come condividere il calendario in Outlook Online.

Nota importante: attualmente la condivisione del calendario funziona solo una volta, le modifiche successive non vengono sincronizzate. Per ulteriori informazioni, vedere Sincronizzazione del calendario di Outlook / Google non funzionante.

Per condividere il calendario di Outlook con Gmail, è necessario procedere in questo modo:

Inviare un invito alla condivisione del calendario da Outlook

In Microsoft Outlook, passare alla visualizzazione Calendario e procedere come segue:

1. Nel riquadro di navigazione, fare clic con il tasto destro del mouse sul calendario che si desidera condividere e scegliere Condivisione dei permessi dal menu contestuale (oppure fare clic su Calendario delle azioni sul Casa nella scheda Gestire i calendari gruppo).
2. Sul Permessi della scheda Proprietà del calendario fare clic su Aggiungi .
3. Nel Aggiungi utenti digitare l'indirizzo Gmail nella finestra Aggiungi e fare clic su OK .
4. Selezionare il livello di autorizzazioni che si vuole fornire (quello predefinito è Visualizza tutti i dettagli ) e fare clic su OK.

La parte di Outlook è terminata e l'invito alla condivisione del calendario sta per arrivare al vostro account Gmail.

Aggiungere un link iCal a Google Calendar

Accedere al proprio account Google ed eseguire i seguenti passaggi:

1. In Google Gmail, aprire l'invito alla condivisione, fare clic con il tasto destro del mouse su " questo URL " vicino al fondo, e scegliere Copiare l'indirizzo del link o il comando equivalente a seconda del browser utilizzato.
2. Passare all'app Google Calendar e fare clic sul segno più accanto a Altri calendari .
3. Nel menu a comparsa, selezionare Da URL .
4. Incollare il link copiato dall'invito alla condivisione (che deve terminare con l'estensione .ics) nel campo URL del calendario e fare clic su Aggiungi calendario .

   In un attimo vi verrà notificato che il calendario è stato aggiunto.

5. Fare clic sulla freccia indietro nell'angolo in alto a sinistra per uscire. Impostazioni e troverete il calendario di Outlook sotto Altri calendari È ora possibile rinominarlo e modificare la combinazione di colori a proprio piacimento:

Il calendario dovrebbe sincronizzarsi automaticamente fintanto che si rimane iscritti. In genere, ci vogliono alcuni minuti prima che gli aggiornamenti appaiano in Google Calendar.

Condividete il calendario di Outlook con Google pubblicandolo online

Se non si vuole inviare un invito individuale a ogni persona, si può pubblicare il calendario sul web e poi condividere un link ICS ad esso.

La funzione di pubblicazione è disponibile in quasi tutte le applicazioni, compresi Outlook.com, Office for 365 e gli account Exchange. Se la pubblicazione non funziona in un'applicazione desktop di Outlook installata localmente o se l'amministratore ha imposto alcune limitazioni all'account Office 365 aziendale, è sempre possibile utilizzare Outlook.com per la funzione di pubblicazione.

Per pubblicare un calendario in Outlook.com o Outlook sul Web, eseguire le seguenti operazioni:

1. Nell'applicazione Calendario, fare clic sul pulsante Impostazioni (ingranaggio) nell'angolo in alto a destra, quindi fare clic sul pulsante Visualizza tutte le impostazioni di Outlook in fondo alla pagina Impostazioni riquadro.
2. A sinistra, fare clic su Calendario > Calendari condivisi .
3. Nel pannello di destra, sotto Pubblicare un calendario selezionare il calendario che si desidera pubblicare e scegliere il livello di accesso: Vista quando sono occupato , Visualizza i titoli e le sedi , o Visualizza tutti i dettagli .
4. Fare clic sul pulsante Pubblicare pulsante.
5. In un attimo, il link ICS apparirà nella stessa finestra. Copiatelo e condividetelo con tutte le persone che volete.

Suggerimenti:

1. Se si utilizza un desktop versione di Outlook, utilizzare le seguenti istruzioni: Come pubblicare un calendario in Outlook.
2. Se qualcuno ha condiviso con voi un link ICS, eseguite i passaggi da 2 a 5 descritti nella sezione precedente per aggiungere un iCalendar pubblico al vostro account Google.

Importare il calendario di Outlook in Google

Un altro modo per condividere il calendario di Outlook con l'account Google è quello di esportare e importare i suoi eventi. Il limite principale di questo approccio è che si importa un calendario di istantanea I calendari non si sincronizzeranno automaticamente e le modifiche apportate al calendario in Outlook non verranno visualizzate in Google.

Esportare il calendario da Outlook

Per esportare un calendario da Outlook, basta salvarlo come file iCal. Ecco come fare:

1. Selezionare il calendario da esportare.
2. Cliccare File > Salva il calendario .
3. Nel Salva con nome nella finestra di dialogo, digitare un nome a piacere nel campo Nome del file o lasciare quella predefinita.

   Nella parte inferiore della finestra viene visualizzato il riepilogo di ciò che verrà salvato. Se si è soddisfatti delle impostazioni predefinite, è sufficiente fare clic su Risparmiare Altrimenti, fare clic su Altre opzioni e proseguire con il passo successivo.

4. Nella finestra che si apre, specificate le seguenti informazioni:
   • Dal Intervallo di date elenco a discesa, selezionare Specificare le date e impostare un intervallo di date desiderato, oppure scegliere tra le opzioni predefinite. Se si decide di esportare l'intero calendario, si tenga presente che il file iCal risultante potrebbe essere piuttosto grande e ci vorrà un po' di tempo per generarlo.
   • Dal Dettaglio selezionare la quantità di informazioni che si desidera salvare: Solo disponibilità , Dettagli limitati (disponibilità e soggetti) o Tutti i dettagli .
   • Facoltativamente, fare clic sul pulsante Mostra e configurare le opzioni aggiuntive, come l'esportazione degli elementi privati e degli allegati del calendario.
   • Al termine, fare clic su OK.

   Torniamo alla pagina principale Salva con nome fare clic su Risparmiare .

Importare un file iCal in Google

Per importare il file .ics in Google Calendar, eseguire i seguenti passaggi:

1. Nell'applicazione Google Calendar, fare clic sul pulsante Menu Impostazioni nell'angolo in alto a destra e selezionare Impostazioni .
2. A sinistra, selezionare Importazione ed esportazione .
3. Sotto Importazione , fare clic su Selezionare il file dal computer e cercare il file iCal esportato da Outlook.
4. Scegliere il calendario in cui importare gli eventi. Per impostazione predefinita, gli eventi vengono aggiunti al calendario principale.
5. Fare clic sul pulsante Importazione pulsante.

Al termine, verrà notificato il numero di eventi importati e non appena si uscirà da Impostazioni li troverete nel vostro calendario di Google.

Il calendario condiviso di Outlook non funziona

Sebbene il formato standard iCal sia supportato sia da Microsoft che da Google, sembra che abbiano molti problemi di compatibilità. In base alla mia esperienza personale, un calendario condiviso o pubblicato che dovrebbe sincronizzarsi automaticamente in realtà funziona solo una volta, alla prima sincronizzazione. Le modifiche successive in Outlook non si riflettono su Google, il che rende questa funzione quasi inutile. Il mio primo pensiero è stato che ho fattoma dopo una piccola ricerca ho trovato molti problemi simili segnalati all'Help Desk di Google.

Purtroppo, per il momento non esiste una soluzione ovvia a questo problema: dobbiamo aspettare (o meglio sperare) in una correzione o affidarci a un software speciale. Ad esempio, secondo Google, il loro Sincronizzazione G Suite per Microsoft Outlook sincronizza tutti gli elementi, compresi posta, calendario, contatti, attività e note, in entrambe le direzioni. Alcune alternative sono descritte in Come sincronizzare Google Calendar con Outlook.

Ecco come condividere il calendario di Outlook con Google. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!