Hướng dẫn giải thích cách tìm kiếm các bản sao trong Excel. Bạn sẽ tìm hiểu một vài công thức để xác định các giá trị trùng lặp hoặc tìm các hàng trùng lặp có hoặc không có lần xuất hiện đầu tiên. Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách đếm số lần xuất hiện của từng bản ghi trùng lặp riêng lẻ và tìm tổng số lần trùng lặp trong một cột, cách lọc ra các bản sao trùng lặp, v.v.

Trong khi làm việc với một trang tính Excel lớn hoặc hợp nhất một số bảng tính nhỏ thành một bảng tính lớn hơn, bạn có thể tìm thấy nhiều hàng trùng lặp trong đó. Trong một trong những hướng dẫn trước đây của chúng tôi, chúng ta đã thảo luận về nhiều cách khác nhau để so sánh hai bảng hoặc cột để tìm các mục trùng lặp.

Và hôm nay, tôi muốn chia sẻ một vài phương pháp nhanh chóng và hiệu quả để xác định các mục trùng lặp trong một danh sách. Các giải pháp này hoạt động trong tất cả các phiên bản Excel 365, Excel 2021, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013 trở xuống.

Cách xác định các bản sao trong Excel

Dễ nhất cách để phát hiện các bản sao trong Excel là sử dụng hàm COUNTIF. Tùy thuộc vào việc bạn muốn tìm các giá trị trùng lặp có hay không có lần xuất hiện đầu tiên, sẽ có một chút khác biệt trong công thức như minh họa trong các ví dụ sau.

Cách tìm bản ghi trùng lặp bao gồm cả lần xuất hiện đầu tiên

Giả sử bạn có một danh sách các mục trong cột A mà bạn muốn kiểm tra các mục trùng lặp. Đây có thể là hóa đơn, Id sản phẩm, tên hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác.

Dưới đây là công thức tìm dữ liệu trùng lặpvà nhấn Ctrl + V để dán chúng.

Để di chuyển các bản sao sang trang tính khác, hãy thực hiện các bước tương tự nhưng khác biệt duy nhất là bạn nhấn Ctrl + X (cắt) thay vì Ctrl + C (bản sao).

Xóa trùng lặp - cách nhanh chóng và hiệu quả để xác định vị trí trùng lặp trong Excel

Bây giờ bạn đã biết cách sử dụng các công thức trùng lặp trong Excel, hãy để tôi trình bày cho bạn một công thức nhanh chóng, hiệu quả khác -cách miễn phí - Loại bỏ trùng lặp cho Excel.

Công cụ tất cả trong một này có thể tìm kiếm các giá trị trùng lặp hoặc duy nhất trong một cột hoặc so sánh hai cột. Nó có thể tìm, chọn và đánh dấu các bản ghi trùng lặp hoặc toàn bộ các hàng trùng lặp, loại bỏ các bản sao được tìm thấy, sao chép hoặc di chuyển chúng sang một trang tính khác. Tôi nghĩ rằng một ví dụ về việc sử dụng thực tế rất đáng giá, vì vậy hãy bắt tay vào thực hiện.

Cách tìm các hàng trùng lặp trong Excel trong 2 bước nhanh chóng

Để kiểm tra khả năng của Trình loại bỏ trùng lặp, hãy thêm -in, tôi đã tạo một bảng có vài trăm hàng giống như sau:

Như bạn thấy, bảng có một vài cột. 3 cột đầu tiên chứa thông tin phù hợp nhất, vì vậy chúng tôi sẽ tìm kiếm các hàng trùng lặp chỉ dựa trên dữ liệu trong cột A - C. Để tìm các bản ghi trùng lặp trong các cột này, chỉ cần thực hiện như sau:

1. Chọn bất kỳ ô nào trong bảng của bạn và nhấp vào nút Dedupe Table trên dải băng Excel. Sau khi cài đặt Ultimate Suite cho Excel của chúng tôi, bạn sẽ tìm thấy nó trên Dữ liệu Ablebits , trong nhóm Dedupe .

   

2. Phần bổ trợ thông minh sẽ chọn toàn bộ bảng và hỏi bạn để chỉ định hai điều sau:
   • Chọn các cột để kiểm tra các cột trùng lặp (trong ví dụ này, đây là các cột Số đơn đặt hàng Ngày đặt hàng và Mục ).
   • Chọn một hành động để thực hiện trên các bản sao . Vì mục đích của chúng tôi là xác định các hàng trùng lặp nên tôi đã chọn Thêm cột trạng thái

     

   Ngoài việc thêm cột trạng thái, một một loạt các tùy chọn khác có sẵn cho bạn:

   • Xóa các mục trùng lặp
   • Các mục trùng lặp màu (tô sáng)
   • Chọn các mục trùng lặp
   • Sao chép các mục trùng lặp sang một trang mới trang tính
   • Di chuyển các bản sao sang trang tính mới

   Nhấp vào nút OK và đợi trong vài giây. Xong!

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới, tất cả các hàng có giá trị giống hệt nhau trong 3 cột đầu tiên đều đã được định vị (lần xuất hiện đầu tiên không được xác định là trùng lặp).

Nếu bạn muốn có nhiều tùy chọn hơn để loại bỏ trùng lặp trang tính của mình, hãy sử dụng Trình hướng dẫn Xóa trùng lặp có thể tìm thấy các trùng lặp có hoặc không có lần xuất hiện đầu tiên cũng như các giá trị duy nhất. Các bước chi tiết thực hiện theo bên dưới.

Trình hướng dẫn Xóa trùng lặp - nhiều tùy chọn hơn để tìm kiếm các bản sao trong Excel

Tùy thuộc vào trang tính cụ thể mà bạn đang làm việc, bạn có thể muốn hoặc không muốn xử lýtrường hợp đầu tiên của các bản ghi giống hệt nhau dưới dạng trùng lặp. Một giải pháp khả thi là sử dụng một công thức khác cho từng tình huống, như chúng ta đã thảo luận trong Cách xác định các bản sao trong Excel. Nếu bạn đang tìm kiếm một phương pháp nhanh, chính xác và không có công thức, hãy thử Trình hướng dẫn Xóa trùng lặp :

1. Chọn bất kỳ ô nào trong bảng của bạn và nhấp vào Trình xóa trùng lặp trên tab Dữ liệu Ablebits . Trình hướng dẫn sẽ chạy và toàn bộ bảng sẽ được chọn.

   

2. Ở bước tiếp theo, bạn sẽ thấy 4 tùy chọn để kiểm tra các bản sao trong trang tính Excel của mình:
   • Các giá trị trùng lặp không có lần xuất hiện đầu tiên
   • Các mục trùng lặp có lần xuất hiện đầu tiên
   • Các giá trị duy nhất
   • Các giá trị duy nhất và các lần xuất hiện trùng lặp đầu tiên

   Đối với ví dụ này, hãy chuyển sang tùy chọn thứ hai, tức là Trùng lặp + lần xuất hiện đầu tiên :

   

3. Bây giờ, hãy chọn các cột mà bạn muốn kiểm tra các mục trùng lặp. Giống như trong ví dụ trước, chúng tôi đang chọn 3 cột đầu tiên:

   

4. Cuối cùng, chọn một hành động bạn muốn thực hiện trên các bản sao. Như trường hợp của công cụ Bảng Dedupe, trình hướng dẫn Loại bỏ trùng lặp có thể xác định , chọn , tô sáng , xóa , sao chép các bản sao hoặc di chuyển .

   Vì mục đích của hướng dẫn này là trình bày các cách khác nhau để xác định các bản sao trong Excel, hãy kiểm tra tùy chọn tương ứng vànhấp vào Kết thúc :

   

Chỉ mất một phần giây để trình hướng dẫn Loại bỏ trùng lặp kiểm tra hàng trăm hàng và mang lại kết quả như sau:

Không có công thức, không căng thẳng, không lỗi - kết quả luôn nhanh chóng và hoàn hảo :)

Nếu bạn muốn thử những công cụ này để tìm các bản sao trong trang tính Excel của bạn, bạn có thể tải xuống phiên bản đánh giá bên dưới. Phản hồi của bạn trong các nhận xét sẽ được đánh giá rất cao!

Các bản tải xuống có sẵn

Xác định các bản sao - ví dụ về công thức (tệp .xlsx)

Ultimate Suite - phiên bản dùng thử (tệp .exe)

=COUNTIF(A:A, A2)>1

Nhập công thức trên vào B2, sau đó chọn B2 và kéo núm điều khiển điền để sao chép công thức xuống các ô khác :

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình ở trên, công thức trả về TRUE cho các giá trị trùng lặp và FALSE cho các giá trị duy nhất.

Lưu ý. Nếu bạn cần tìm các mục trùng lặp trong phạm vi ô thay vì trong toàn bộ cột, hãy nhớ khóa phạm vi đó bằng ký hiệu $. Ví dụ: để tìm kiếm các giá trị trùng lặp trong các ô A2:A8, hãy sử dụng công thức sau:

=COUNTIF( $A$2:$A$8 , A2)>1

Để một công thức trùng lặp trả về giá trị nào đó có ý nghĩa hơn giá trị Boolean của TRUE và FALSE, hãy đặt công thức đó trong hàm IF và nhập bất kỳ nhãn nào bạn muốn cho các giá trị trùng lặp và duy nhất:

=IF(COUNTIF($A$2:$A$8, $A2)>1, "Duplicate", "Unique")

Trong trường hợp, bạn muốn một công thức Excel chỉ tìm các giá trị trùng lặp, hãy thay thế "Duy nhất" bằng một chuỗi trống ("") như sau:

=IF(COUNTIF($A$2:$A$8, $A2)>1, "Duplicate", "")

Công thức sẽ trả về "Bản sao" cho các bản ghi trùng lặp và một ô trống cho các bản ghi duy nhất:

Cách tìm kiếm các bản sao trong Excel mà không có lần xuất hiện đầu tiên

Trong trường hợp bạn định lọc hoặc loại bỏ các bản ghi trùng lặp sau khi tìm thấy chúng, việc sử dụng công thức trên không an toàn vì nó đánh dấu tất cả các bản ghi giống nhau là bản ghi trùng lặp. Và nếu bạn muốn giữ các giá trị duy nhất trong danh sách của mình, thì bạn không thể xóa tất cả các bản ghi trùng lặp, bạn chỉ cầnxóa trường hợp thứ 2 và tất cả các trường hợp tiếp theo.

Vì vậy, hãy sửa đổi công thức trùng lặp Excel của chúng ta bằng cách sử dụng tham chiếu ô tuyệt đối và tương đối khi thích hợp:

=IF(COUNTIF($A$2:$A2, $A2)>1, "Duplicate", "")

Như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình sau đây, công thức này không xác định lần xuất hiện đầu tiên của " Táo " là trùng lặp:

Cách tìm các trùng lặp phân biệt chữ hoa chữ thường trong Excel

Trong các tình huống khi bạn cần xác định chính xác các giá trị trùng lặp bao gồm cả trường hợp văn bản, hãy sử dụng công thức mảng chung này (được nhập bằng cách nhấn Ctrl + Shift + Enter ):

Trọng tâm của công thức, bạn sử dụng hàm EXACT để so sánh ô mục tiêu với từng ô chính xác trong phạm vi được chỉ định. Kết quả của thao tác này là một mảng TRUE (khớp) và FALSE (không khớp), được ép thành một mảng 1 và 0 bởi toán tử đơn nguyên (--). Sau đó, hàm SUM cộng các số và nếu tổng lớn hơn 1, thì hàm IF báo cáo "Trùng lặp".

Đối với tập dữ liệu mẫu của chúng tôi, công thức như sau:

=IF(SUM((--EXACT($A$2:$A$8,A2)))<=1,"","Duplicate")

Như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới, nó coi chữ thường và chữ hoa là các ký tự khác nhau (APPLES không được xác định là trùng lặp):

Mẹo . Nếu bạn đang sử dụng bảng tính Google, thì bài viết sau đây có thể hữu ích: Cách tìm và xóa các mục trùng lặp trong Google Trang tính.

Cách tìmcác hàng trùng lặp trong Excel

Nếu mục đích của bạn là loại trừ một bảng gồm nhiều cột, thì bạn cần một công thức có thể kiểm tra từng cột và chỉ xác định các hàng trùng lặp tuyệt đối , tức là các hàng có các giá trị hoàn toàn bằng nhau trong tất cả các cột.

Hãy xem xét ví dụ sau. Giả sử bạn có số thứ tự ở cột A, ngày tháng ở cột B và các mặt hàng được đặt hàng ở cột C và bạn muốn tìm các hàng trùng lặp có cùng số thứ tự, ngày tháng và mặt hàng. Đối với điều này, chúng ta sẽ tạo một công thức trùng lặp dựa trên hàm COUNTIFS cho phép kiểm tra nhiều tiêu chí cùng một lúc:

Để tìm kiếm các hàng trùng lặp với lần xuất hiện đầu tiên , hãy sử dụng công thức sau:

=IF(COUNTIFS($A$2:$A$8,$A2,$B$2:$B$8,$B2,$C$2:$C$8,$C2)>1, "Duplicate row", "")

Ảnh chụp màn hình sau đây chứng minh rằng công thức thực sự chỉ định vị những hàng có giá trị giống hệt nhau trong cả 3 cột. Ví dụ: hàng 8 có cùng số thứ tự và ngày tháng như hàng 2 và 5, nhưng có một mục khác trong cột C và do đó, hàng này không được đánh dấu là hàng trùng lặp:

Để hiển thị các hàng trùng lặp không có lần xuất hiện đầu tiên , hãy điều chỉnh một chút cho công thức trên:

=IF(COUNTIFS($A$2:$A2,$A2,$B$2:$B2,$B2,$B$2:$B2,$B2,$C$2:$C2,$C2,) >1, "Duplicate row", "")

Cách đếm các hàng trùng lặp trong Excel

Nếu bạn muốn biết chính xác số lượng bản ghi giống hệt nhau trong trang tính Excel của mình, hãy sử dụng một trong các công thức sau để đếm các bản sao.

Đếm các trường hợp của từng bản ghi trùng lặp riêng lẻ

Khi bạn có một cột vớicác giá trị trùng lặp, bạn có thể thường cần biết có bao nhiêu giá trị trùng lặp cho mỗi giá trị đó.

Để tìm hiểu số lần mục nhập này hoặc mục nhập kia xuất hiện trong trang tính Excel của bạn, hãy sử dụng công thức COUNTIF đơn giản, trong đó A2 là mục đầu tiên và A8 là mục cuối cùng của danh sách:

=COUNTIF($A$2:$A$8, $A2)

Như minh họa trong ảnh chụp màn hình sau đây, công thức tính số lần xuất hiện của từng mục: " Táo " xảy ra 3 lần, " Chuối xanh " - 2 lần, " Chuối " và " Cam " chỉ một lần.

Nếu bạn muốn xác định lần xuất hiện thứ 1, thứ 2, thứ 3, v.v. của mỗi mục, hãy sử dụng công thức sau:

=COUNTIF($A$2:$A2, $A2)

Theo cách tương tự, bạn có thể đếm số lần xuất hiện của các hàng trùng lặp . Điểm khác biệt duy nhất là bạn sẽ cần sử dụng hàm COUNTIFS thay vì COUNTIF. Ví dụ:

=COUNTIFS($A$2:$A$8, $A2, $B$2:$B$8, $B2)

Sau khi đếm các giá trị trùng lặp, bạn có thể ẩn các giá trị duy nhất và chỉ xem các giá trị trùng lặp hoặc ngược lại. Để thực hiện việc này, hãy áp dụng bộ lọc tự động của Excel như minh họa trong ví dụ sau: Cách lọc ra các mục trùng lặp trong Excel.

Đếm tổng số mục trùng lặp trong một (các) cột

Cách dễ nhất cách đếm số lần trùng lặp trong một cột là sử dụng bất kỳ công thức nào mà chúng tôi đã sử dụng để xác định số lần trùng lặp trong Excel (có hoặc không có lần xuất hiện đầu tiên). Và sau đó, bạn có thể đếm các giá trị trùng lặp bằng cách sử dụng công thức COUNTIF sau:

=COUNTIF(range, "duplicate")

Ở đâu" duplicate " là nhãn bạn đã sử dụng trong công thức xác định vị trí trùng lặp.

Trong ví dụ này, công thức trùng lặp của chúng tôi có dạng sau:

=COUNTIF(B2:B8, "duplicate")

Một cách khác để đếm các giá trị trùng lặp trong Excel bằng cách sử dụng công thức mảng phức tạp hơn. Một lợi thế của phương pháp này là nó không yêu cầu cột trợ giúp:

=ROWS($A$2:$A$8)-SUM(IF( COUNTIF($A$2:$A$8,$A$2:$A$8)=1,1,0))

Vì đây là công thức mảng nên hãy nhớ nhấn Ctrl + Shift + Enter để hoàn thành. Ngoài ra, xin lưu ý rằng công thức này tính tất cả các bản ghi trùng lặp, kể cả lần xuất hiện đầu tiên :

Để tìm tổng số hàng trùng lặp , hãy nhúng hàm COUNTIFS thay vì COUNTIF vào công thức trên và chỉ định tất cả các cột bạn muốn kiểm tra các cột trùng lặp. Ví dụ: để đếm các hàng trùng lặp dựa trên cột A và B, hãy nhập công thức sau vào trang tính Excel của bạn:

=ROWS($A$2:$A$8)-SUM(IF( COUNTIFS($A$2:$A$8,$A$2:$A$8, $B$2:$B$8,$B$2:$B$8)=1,1,0))

Cách lọc các hàng trùng lặp trong Excel

Để phân tích dữ liệu dễ dàng hơn, bạn có thể muốn lọc dữ liệu của mình để chỉ hiển thị các dữ liệu trùng lặp. Trong các tình huống khác, bạn có thể cần điều ngược lại - ẩn các bản sao và xem các bản ghi duy nhất. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy các giải pháp cho cả hai trường hợp.

Cách hiển thị và ẩn các mục trùng lặp trong Excel

Nếu bạn muốn xem nhanh tất cả các mục trùng lặp, hãy sử dụng một trong các công thức để tìm các mục trùng lặp trong Excel phù hợp hơn với nhu cầu của bạn. Sau đó, chọn bảng của bạn, chuyển sang tab Dữ liệu và nhấp vàoNút Bộ lọc . Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào Sắp xếp & Bộ lọc > Bộ lọc trên tab Trang chủ trong nhóm Chỉnh sửa .

Mẹo . Để bật tính năng lọc tự động, hãy chuyển đổi dữ liệu của bạn sang bảng Excel có đầy đủ chức năng. Chỉ cần chọn tất cả dữ liệu và nhấn phím tắt Ctrl + T.

Sau đó, nhấp vào mũi tên trong tiêu đề của cột Duplicate và chọn " Duplicate row " để hiển thị các mục trùng lặp . Nếu bạn muốn lọc ra, tức là ẩn các mục trùng lặp , hãy chọn " Duy nhất " để chỉ xem các bản ghi duy nhất:

Và bây giờ , bạn có thể sắp xếp các mục trùng lặp theo cột khóa để nhóm chúng lại nhằm phân tích dễ dàng hơn. Trong ví dụ này, chúng ta có thể sắp xếp các hàng trùng lặp theo cột Số thứ tự :

Cách lọc các hàng trùng lặp theo số lần xuất hiện của chúng

Nếu bạn muốn hiển thị lần xuất hiện thứ 2, thứ 3 hoặc thứ N của các giá trị trùng lặp, hãy sử dụng công thức để đếm các trường hợp trùng lặp mà chúng ta đã thảo luận trước đó:

=COUNTIF($A$2:$A2, $A2)

Sau đó, áp dụng tính năng lọc cho bảng của bạn và chỉ chọn lần xuất hiện (các) bạn muốn xem. Ví dụ: bạn có thể lọc các lần xuất hiện thứ 2 như trong ảnh chụp màn hình sau:

Để hiển thị tất cả các bản ghi trùng lặp, tức là số lần xuất hiện lớn hơn 1 , hãy nhấp vào mũi tên bộ lọc trong tiêu đề của cột Số lần xuất hiện (cột có công thức), sau đó nhấp vào Bộ lọc số > Lớn hơnHơn .

Chọn " lớn hơn " trong hộp đầu tiên, nhập 1 vào hộp bên cạnh và nhấp vào OK :

Theo cách tương tự, bạn có thể hiển thị lần xuất hiện trùng lặp thứ 2, thứ 3 và tất cả các lần xuất hiện tiếp theo. Chỉ cần nhập số được yêu cầu vào hộp bên cạnh " lớn hơn ".

Đánh dấu, chọn, xóa, xóa, sao chép hoặc di chuyển các mục trùng lặp

Sau khi bạn đã nhập trùng lặp được lọc như trình bày ở trên, bạn có nhiều lựa chọn để xử lý chúng.

Cách chọn các mục trùng lặp trong Excel

Để chọn các mục trùng lặp, bao gồm tiêu đề cột , hãy lọc chúng, nhấp vào bất kỳ ô đã lọc nào để chọn ô đó, sau đó nhấn Ctrl + A .

Để chọn các bản ghi trùng lặp không có tiêu đề cột , hãy chọn ô đầu tiên (phía trên bên trái) và nhấn Ctrl + Shift + End để mở rộng lựa chọn đến ô cuối cùng.

Mẹo. Trong hầu hết các trường hợp, các phím tắt trên hoạt động tốt và chỉ chọn các hàng đã lọc (hiển thị). Trong một số trường hợp hiếm hoi, chủ yếu là trên các sổ làm việc rất lớn, cả ô hiển thị và ô ẩn đều có thể được chọn. Để khắc phục điều này, trước tiên hãy sử dụng một trong các phím tắt ở trên, sau đó nhấn Alt + ; để chỉ chọn các ô hiển thị , bỏ qua các hàng ẩn.

Cách xóa hoặc loại bỏ các ô trùng lặp trong Excel

Để xóa các ô trùng lặp trong Excel , hãy chọn chúng , nhấp chuột phải, rồi nhấp vào Xóa nội dung (hoặc nhấp vào nút Xóa > Xóa nội dung trên Trang chủ , trong nhóm Chỉnh sửa ). Thao tác này sẽ chỉ xóa nội dung ô và kết quả là bạn sẽ có các ô trống. Chọn các ô trùng lặp đã lọc và nhấn phím Delete sẽ có tác dụng tương tự.

Để xóa toàn bộ các hàng trùng lặp , hãy lọc các ô trùng lặp, chọn các hàng bằng cách kéo chuột trên các tiêu đề hàng, nhấp chuột phải vào lựa chọn, sau đó chọn Xóa hàng từ menu ngữ cảnh.

Cách đánh dấu các mục trùng lặp trong Excel

Để đánh dấu các giá trị trùng lặp, hãy chọn các giá trị trùng lặp đã lọc, nhấp vào nút Màu tô trên tab Trang chủ , trong nhóm Phông chữ và sau đó chọn màu bạn chọn.

Một cách khác để đánh dấu các bản sao trong Excel là sử dụng quy tắc định dạng có điều kiện tích hợp sẵn cho các bản sao hoặc tạo quy tắc tùy chỉnh được thiết kế riêng cho trang tính của bạn. Người dùng Excel có kinh nghiệm sẽ không gặp vấn đề gì khi tạo quy tắc như vậy dựa trên các công thức mà chúng tôi đã sử dụng để kiểm tra các bản sao trong Excel. Nếu chưa quen với các công thức hoặc quy tắc Excel, bạn sẽ tìm thấy các bước chi tiết trong hướng dẫn này: Cách đánh dấu các bản sao trong Excel.

Cách sao chép hoặc di chuyển các bản sao sang một trang tính khác

Để sao chép các bản sao, hãy chọn chúng, nhấn Ctrl + C , sau đó mở một trang tính khác (trang mới hoặc trang hiện có), chọn ô phía trên bên trái của phạm vi nơi bạn muốn sao chép các bản sao,