V tomto kurzu se dozvíte, jak filtrovat data v aplikaci Excel různými způsoby: jak vytvořit filtry pro textové hodnoty, čísla a data, jak použít filtr s vyhledáváním a jak filtrovat podle barvy nebo hodnoty vybrané buňky. Dozvíte se také, jak filtry odstranit a jak opravit nefunkční automatický filtr aplikace Excel.

Pokud pracujete s velkými soubory dat, může být náročné nejen vypočítat data, ale také najít relevantní informace. Naštěstí vám Microsoft Excel usnadňuje zúžení vyhledávání pomocí jednoduchého, ale výkonného nástroje Filtr. Chcete-li se o filtrování v aplikaci Excel dozvědět více, klikněte na níže uvedené odkazy.

Co je filtr v aplikaci Excel?

Filtr aplikace Excel , alias Automatický filtr , je rychlý způsob, jak zobrazit pouze informace relevantní v daném okamžiku a odstranit ze zobrazení všechny ostatní údaje. Řádky v listech aplikace Excel můžete filtrovat podle hodnoty, formátu a kritérií. Po použití filtru můžete kopírovat, upravovat, vytvářet grafy nebo tisknout pouze viditelné řádky, aniž byste museli měnit uspořádání celého seznamu.

Filtr aplikace Excel vs. Třídění aplikace Excel

Kromě četných možností filtrování nabízí aplikace Excel AutoFilter také možnost Třídit možnosti relevantní pro daný sloupec:

• Pro textové hodnoty: Třídit od A do Z , Třídit Z na A a Třídit podle barvy .
• Pro čísla: Třídit od nejmenšího po největší , Třídit od největšího po nejmenší a Třídit podle barvy .
• Pro termíny: Seřadit od nejstaršího k nejnovějšímu, Seřadit od nejnovějšího k nejstaršímu a Třídit podle barvy .

Rozdíl mezi tříděním a filtrováním v aplikaci Excel je následující:

• Když třídit data v Excelu se celá tabulka přeuspořádá, například podle abecedy nebo od nejnižší po nejvyšší hodnotu. Řazení však žádné položky neskryje, pouze se data nově seřadí.
• Když filtrovat data v aplikaci Excel se zobrazí pouze položky, které chcete skutečně vidět, a všechny nepodstatné položky se dočasně odstraní ze zobrazení.

Jak přidat filtr v aplikaci Excel

Aby automatický filtr aplikace Excel fungoval správně, měla by vaše datová sada obsahovat řádek záhlaví s názvy sloupců, jak je znázorněno na obrázku níže:

Jakmile jsou záhlaví sloupců v tempu, vyberte libovolnou buňku v datovém souboru a použijte jednu z následujících metod pro vložení filtru.

3 způsoby přidání filtru v aplikaci Excel

1. Na Data na kartě Třídit a filtrovat klikněte na skupinu Filtr tlačítko.

   

2. Na Home na kartě Úpravy klikněte na tlačítko Třídit a filtrovat > Filtr .

   

3. K zapnutí/vypnutí filtrů použijte klávesovou zkratku aplikace Excel: Ctrl+Shift+L.

Ať už použijete jakoukoli metodu, v každé buňce záhlaví se objeví rozevírací šipky:

Jak použít filtr v aplikaci Excel

Rozbalovací šipka v záhlaví sloupce znamená, že filtrování je přidáno, ale ještě není použito. Když najedete na šipku, zobrazí se tip na obrazovce. (Zobrazit vše).

Chcete-li filtrovat data v aplikaci Excel, postupujte takto:

1. Klikněte na rozevírací šipku u sloupce, který chcete filtrovat.
2. Zrušte zaškrtnutí políčka Vybrat vše a rychle zrušíte výběr všech dat.
3. Zaškrtněte políčka vedle údajů, které chcete zobrazit, a klikněte na tlačítko OK.

Takto můžeme například filtrovat data v okně Region sloupec pro zobrazení prodejů pouze pro Východní a Severní :

Hotovo! Filtr se použije na sloupec A a dočasně skryje všechny oblasti jiné než. Východní a Severní .

Rozbalovací šipka ve filtrovaném sloupci se změní na možnost Tlačítko filtru a po najetí na toto tlačítko se zobrazí tip na obrazovce s informací, které filtry jsou použity:

Filtrování více sloupců

Chcete-li použít filtr aplikace Excel na více sloupců, zopakujte výše uvedené kroky pro libovolný počet sloupců.

Můžeme například zúžit výsledky tak, aby se zobrazovaly pouze Jablka pro Východní a Severní regionů. Pokud v aplikaci Excel použijete více filtrů, zobrazí se v každém z filtrovaných sloupců tlačítko filtru:

Tip: Chcete-li okno filtru aplikace Excel rozšířit a/nebo prodloužit, přejeďte kurzorem myši přes tlačítko rukojeť dole, a jakmile se objeví dvouhlavá šipka, přetáhněte ji dolů nebo doprava.

Filtrování prázdných / neprázdných buněk

Chcete-li v aplikaci Excel filtrovat data s vynecháním prázdných míst nebo míst, která nejsou prázdná, proveďte jednu z následujících akcí:

Na odfiltrovat prázdná místa , tj. zobrazit neprázdnou buňku, klikněte na šipku automatického filtru, ujistěte se, že je (Vyberte vše) zaškrtnuto políčko a potom zrušte zaškrtnutí políčka (prázdná místa) v dolní části seznamu. Tím se zobrazí pouze ty řádky, které mají v daném sloupci nějakou hodnotu.

Na odfiltrovat neprázdné položky , tj. zobrazit pouze prázdné buňky, vymazat (Vyberte vše), a poté vyberte (Prázdná místa). Tím se zobrazí pouze řádky s prázdnou buňkou v daném sloupci.

Poznámky:

• Na stránkách (prázdná místa) je k dispozici pouze pro sloupce, které obsahují alespoň jednu prázdnou buňku.
• Pokud chcete odstranit prázdné řádky na základě nějakého klíčového sloupce, můžete odfiltrovat řádky, které nejsou prázdné, vybrat filtrované řádky, kliknout na výběr pravým tlačítkem myši a kliknout na možnost Odstranit řádek Pokud chcete odstranit pouze ty řádky, které jsou zcela prázdné, a ponechat řádky s nějakým obsahem a několika prázdnými buňkami, podívejte se na toto řešení.

Jak používat filtr v aplikaci Excel

Kromě výše uvedených základních možností filtrování nabízí AutoFilter v aplikaci Excel řadu pokročilých nástrojů, které vám pomohou filtrovat konkrétní typy dat, jako např. text , čísla a data přesně podle vašich představ.

Poznámky:

• Různé typy filtrů aplikace Excel se navzájem vylučují. Například můžete daný sloupec filtrovat podle hodnoty nebo podle barvy buňky, ale ne podle obou současně.
• Pro dosažení správných výsledků nemíchejte v jednom sloupci různé typy hodnot, protože pro každý sloupec je k dispozici pouze jeden typ filtru. Pokud sloupec obsahuje několik typů hodnot, filtr se přidá pro data, která se vyskytují nejčastěji. Pokud například v určitém sloupci ukládáte čísla, ale většina čísel je formátována jako text, zobrazí se pro tento sloupec textové filtry, ale ne filtry pro čísla.Filtry.

Nyní se na jednotlivé možnosti podíváme podrobněji a zjistíme, jak můžete vytvořit filtr nejvhodnější pro váš typ dat.

Filtrování textových dat

Pokud chcete filtrovat textový sloupec pro něco velmi specifického, můžete využít řadu pokročilých možností, které vám Excel nabízí. Textové filtry jako jsou:

• Filtrujte buňky, které začít s nebo končí slovy konkrétní postavu (postavy).
• Filtrujte buňky, které obsahují nebo neobsahují daný znak nebo slovo kdekoli v textu.
• Filtrujte buňky, které jsou přesně rovná se nebo nerovná se na zadaný(é) znak(y).

Jakmile přidáte filtr do sloupce obsahujícího textové hodnoty, Textové filtry se automaticky zobrazí v nabídce AutoFiltr:

Chcete-li například odfiltrovat řádky obsahující Banány , proveďte následující kroky:

1. Klikněte na rozevírací šipku v záhlaví sloupce a přejděte na položku Textové filtry .
2. V rozevírací nabídce vyberte požadovaný filtr ( Neobsahuje... v tomto příkladu).
3. Na stránkách Vlastní filtr AutoFilter Zobrazí se dialogové okno. Do pole napravo od filtru zadejte text nebo vyberte požadovanou položku z rozevíracího seznamu.
4. Klikněte na tlačítko OK.

Výsledkem je, že všechny Banány řádky, včetně Zelené banány a Banány Goldfinger , budou skryty.

Filtrování sloupce pomocí 2 kritérií

Chcete-li filtrovat data v aplikaci Excel pomocí dvou textových kritérií, proveďte výše uvedené kroky pro konfiguraci prvního kritéria a poté proveďte následující kroky:

• Podívejte se na stránky . A nebo Nebo přepínač podle toho, zda mají být pravdivá obě nebo jedno z kritérií.
• Vyberte operátor porovnání pro druhé kritérium a do pole vpravo vedle něj zadejte textovou hodnotu.

Například takto můžete filtrovat řádky, které obsahují buď Banány nebo Citrony :

Jak vytvořit filtr v aplikaci Excel pomocí zástupných znaků

Pokud si nepamatujete přesné vyhledávání nebo chcete filtrovat řádky s podobnými informacemi, můžete vytvořit filtr s jedním z následujících zástupných znaků:

Tip. V mnoha případech můžete použít příkaz Obsahuje místo zástupných znaků. Například pro filtrování buněk obsahujících všechny druhy znaků. Banány , můžete vybrat Rovná se operátor a typ *banány* , nebo použijte Obsahuje a jednoduše zadejte banány .

Jak filtrovat čísla v aplikaci Excel

Aplikace Excel Číselné filtry umožňují manipulovat s číselnými údaji různými způsoby, včetně:

• Čísla filtrů rovná se nebo nerovná se na určitý počet.
• Čísla filtrů, větší než , méně než nebo mezi zadaná čísla.
• Filtr top 10 nebo dolních 10 čísla.
• Filtrování buněk s čísly, která jsou nad průměr nebo pod průměr .

Následující snímek obrazovky ukazuje celý seznam číselných filtrů dostupných v aplikaci Excel.

Chcete-li například vytvořit filtr, který zobrazí pouze objednávky v rozmezí od 250 do 300 USD, postupujte podle následujících kroků:

1. Klikněte na šipku automatického filtru v záhlaví sloupce a přejděte na položku Číselné filtry .
2. Ze seznamu vyberte vhodný operátor porovnání, Mezi... v tomto příkladu.
3. V Vlastní filtr AutoFilter dialogové okno, zadejte dolní a horní mezní hodnoty. Ve výchozím nastavení Excel navrhuje použít " Větší nebo rovno" a " Méně nebo rovno" můžete je změnit na " Větší než" a " Méně než pokud nechcete, aby byly prahové hodnoty zahrnuty.
4. Klikněte na tlačítko OK.

Výsledkem je, že se zobrazují pouze objednávky v hodnotě od 250 do 300 USD:

Jak filtrovat data v aplikaci Excel

Excel Filtry data poskytují největší množství možností, které vám umožní rychle a snadno filtrovat záznamy za určité časové období.

Automatický filtr aplikace Excel ve výchozím nastavení seskupuje všechna data v daném sloupci podle hierarchie let, měsíců a dnů. Jednotlivé úrovně můžete rozšířit nebo sbalit kliknutím na znaménka plus nebo minus vedle dané skupiny. Výběrem nebo zrušením skupiny vyšší úrovně se vyberou nebo zruší data ve všech vnořených úrovních. Pokud například zrušíte zaškrtnutí políčka vedle roku 2016, všechna data v rámci roku 2016 budou skryta.

Kromě toho, Filtry data umožňují zobrazit nebo skrýt data pro určitý den, týden, měsíc, čtvrtletí, rok, před nebo po zadaném datu nebo mezi dvěma daty. Následující obrázek ukazuje všechny dostupné filtry data:

Ve většině případů funguje filtrování v aplikaci Excel podle data jediným kliknutím. Chcete-li například filtrovat řádky obsahující záznamy za aktuální týden, jednoduše najedete na položku Filtry data a klikněte na Tento týden .

Pokud vyberete Rovná se , Před , Po , Mezi operátor nebo Vlastní filtr , již známé Vlastní filtr AutoFilter Zobrazí se dialogové okno, ve kterém zadáte požadovaná kritéria.

Chcete-li například zobrazit všechny položky za prvních 10 dní měsíce dubna 2016, klikněte na možnost Mezi... a nakonfigurujte filtr tímto způsobem:

Jak filtrovat podle barvy v aplikaci Excel

Pokud jsou data v listu formátována ručně nebo pomocí podmíněného formátování, můžete je filtrovat také podle barvy.

Kliknutím na rozevírací šipku automatického filtru se zobrazí Filtrování podle barvy s jednou nebo více možnostmi v závislosti na tom, jaké formátování se na sloupec použije:

• Filtrování podle barvy buněk
• Filtrování podle barvy písma
• Filtrování podle ikony buňky

Pokud jste například naformátovali buňky v daném sloupci se třemi různými barvami pozadí (zelenou, červenou a oranžovou) a chcete zobrazit pouze oranžové buňky, můžete toho dosáhnout tímto způsobem:

1. Klikněte na šipku filtru v buňce záhlaví a ukažte na položku Filtrování podle barvy .
2. Klikněte na požadovanou barvu - v tomto příkladu je to oranžová.

Voila! Viditelné jsou pouze hodnoty naformátované oranžovou barvou písma a všechny ostatní řádky jsou dočasně skryty:

Další informace naleznete v části Jak filtrovat a třídit podle barvy buněk v aplikaci Excel.

Jak filtrovat v aplikaci Excel pomocí vyhledávání

Počínaje aplikací Excel 2010 obsahuje rozhraní filtru možnost vyhledávací pole který usnadňuje orientaci ve velkých souborech dat a umožňuje rychle filtrovat řádky obsahující přesný text, číslo nebo datum.

Předpokládejme, že chcete zobrazit záznamy pro všechny " východní " regiony. Stačí kliknout na rozbalovací nabídku automatického filtru a začít psát slovo " východní " v poli pro vyhledávání. Filtr aplikace Excel okamžitě zobrazí všechny položky, které odpovídají vyhledávání. Chcete-li zobrazit pouze tyto řádky, klepněte na tlačítko OK v nabídce Automatický filtr aplikace Excel nebo stiskněte klávesu Enter na klávesnici.

Na filtrovat vícenásobné vyhledávání , použijte filtr podle prvního hledaného výrazu, jak bylo ukázáno výše, poté zadejte druhý výraz a jakmile se objeví výsledky hledání, vyberte možnost Přidání aktuálního výběru do filtru a klikněte na tlačítko OK V tomto příkladu přidáváme " západní " k již vyfiltrovaným " východní " položek:

To bylo docela rychlé, že? Pouhá tři kliknutí myší!

Filtrování podle vybrané hodnoty nebo formátu buňky

Dalším způsobem filtrování dat v aplikaci Excel je vytvoření filtru s kritérii rovnajícími se obsahu nebo formátům vybrané buňky. Zde je uveden postup:

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na buňku obsahující hodnotu, barvu nebo ikonu, podle které chcete filtrovat data.
2. V kontextové nabídce přejděte na položku Filtr .
3. Vyberte požadovanou možnost: filtrovat podle vybrané buňky hodnota , barva , barva písma , nebo ikona .

V tomto příkladu filtrujeme data podle ikony vybrané buňky:

Opětovné použití filtru po změně dat

Když upravíte nebo odstraníte data ve filtrovaných buňkách, automatický filtr aplikace Excel se automaticky neaktualizuje, aby zohlednil změny. Chcete-li filtr znovu použít, klikněte na libovolnou buňku v datovém souboru a potom buď:

1. Klikněte na Znovu použijte na Data na kartě Třídit a filtrovat skupina.

Jak zkopírovat filtrovaná data v aplikaci Excel

Nejrychlejší způsob, jak zkopírovat filtrovaný rozsah dat do jiného listu nebo sešitu, je použít následující 3 zkratky.

1. Vyberte libovolnou filtrovanou buňku a poté stisknutím klávesové zkratky Ctrl + A vyberte všechna filtrovaná data. včetně záhlaví sloupců .

   Výběr filtrovaných dat s výjimkou záhlaví sloupců , vyberte první (levou horní) buňku s daty a stisknutím klávesové zkratky Ctrl + Shift + End rozšiřte výběr na poslední buňku.

2. Stisknutím klávesové zkratky Ctrl + C zkopírujete vybraná data.
3. Přepněte se na jiný list/sešit, vyberte levou horní buňku cílového rozsahu a stisknutím klávesové zkratky Ctrl+V vložte filtrovaná data.

Poznámka: Obvykle se při kopírování filtrovaných dat jinam vynechají vyfiltrované řádky. V některých vzácných případech, většinou u velmi rozsáhlých sešitů, může Excel kromě viditelných řádků zkopírovat i řádky skryté. Chcete-li tomu zabránit, vyberte rozsah filtrovaných buněk a stiskněte klávesy Alt + ;, abyste mohli kopírovat i viditelné řádky. vybrat pouze viditelné buňky Pokud nejste zvyklí používat klávesové zkratky, můžete použít klávesu . Přejít na Speciální místo toho ( Home karta> Úpravy skupina> Najít & Vybrat > Přejít na stránku Special... > Pouze viditelné buňky ).

Jak vyčistit filtr

Po použití filtru na určitý sloupec jej můžete vymazat, aby byly všechny informace opět viditelné, nebo filtrovat data jiným způsobem.

Chcete-li vymazat filtr v určitém sloupci, klikněte na tlačítko filtru v záhlaví sloupce a poté klikněte na tlačítko . Vymazat filtr z :

Jak odstranit filtr v aplikaci Excel

Chcete-li odstranit všechny filtry v pracovním listu, proveďte jednu z následujících akcí:

• Přejděte na Data karta> Třídit a filtrovat a klikněte na tlačítko Přehledně .
• Přejděte na Home karta> Úpravy a klikněte na tlačítko Třídit a filtrovat > Přehledně .

Filtr nefunguje v aplikaci Excel

Pokud automatický filtr aplikace Excel přestal fungovat v části pracovního listu, je to s největší pravděpodobností proto, že některá nová data byla zadána mimo rozsah filtrovaných buněk. Chcete-li to napravit, jednoduše znovu použijte filtr. Pokud to nepomůže a filtry aplikace Excel stále nefungují, vymažte všechny filtry v tabulce a pak je použijte znovu. Pokud váš soubor dat obsahuje prázdné řádky, vyberte ručně celý rozsah.pomocí myši a poté použijte automatický filtr. Jakmile tak učiníte, nová data se přidají do rozsahu filtrovaných buněk.

V podstatě takto přidáváte, používáte a používáte filtr v aplikaci Excel. Je toho však mnohem víc! V příštím tutoriálu prozkoumáme a možnosti pokročilého filtru a uvidíme, jak filtrovat data pomocí více sad kritérií. Zůstaňte prosím naladěni!