Tässä opetusohjelmassa opit, miten tietoja voidaan suodattaa Excelissä eri tavoin: miten luodaan suodattimia tekstiarvoille, numeroille ja päivämäärille, miten käytetään suodatinta haun kanssa ja miten suodatetaan värin tai valitun solun arvon mukaan. Opit myös, miten suodattimet poistetaan ja miten korjataan Excelin automaattinen suodatin, joka ei toimi.

Jos työskentelet suurten tietokokonaisuuksien kanssa, voi olla haastavaa paitsi laskea tietoja myös löytää olennaiset tiedot. Onneksi Microsoft Excel helpottaa hakujen rajaamista yksinkertaisella mutta tehokkaalla suodatustyökalulla. Jos haluat lisätietoja suodatuksesta Excelissä, napsauta alla olevia linkkejä.

Mikä on suodatin Excelissä?

Excel-suodatin eli AutoFilter , on nopea tapa näyttää vain tietyllä hetkellä merkitykselliset tiedot ja poistaa kaikki muut tiedot näkyvistä. Voit suodattaa rivejä Excelin työtaulukoissa arvon, muodon ja kriteerien mukaan. Kun olet soveltanut suodatinta, voit kopioida, muokata, kaavioida tai tulostaa vain näkyvissä olevat rivit ilman, että koko luettelo järjestetään uudelleen.

Excel-suodatin vs. Excel-lajittelu

Lukuisien suodatusvaihtoehtojen lisäksi Excel AutoFilter tarjoaa seuraavat ominaisuudet. Lajittele tiettyyn sarakkeeseen liittyvät vaihtoehdot:

• Tekstiarvoille: Lajittele A:sta Z:hen , Lajittele Z A:han ja Lajittele värin mukaan .
• Numeroita varten: Lajittele pienimmästä suurimpaan , Lajittele suurimmasta pienimpään ja Lajittele värin mukaan .
• Päivämääriä varten: Lajittele vanhimmasta uusimpaan, Lajittele uusimmasta vanhimpaan ja Lajittele värin mukaan .

Lajittelun ja suodatuksen ero Excelissä on seuraava:

• Kun olet lajittele tiedot Excelissä koko taulukko järjestetään uudelleen, esimerkiksi aakkosjärjestykseen tai pienimmästä arvosta suurimpaan. Lajittelu ei kuitenkaan peitä mitään merkintöjä, vaan se vain asettaa tiedot uuteen järjestykseen.
• Kun olet suodattaa tiedot Excelissä näytetään vain ne merkinnät, jotka todella haluat nähdä, ja kaikki epäolennaiset kohteet poistetaan väliaikaisesti näkyvistä.

Kuinka lisätä suodatin Excelissä

Jotta Excel AutoFilter toimisi oikein, tietokokonaisuutesi tulisi sisältää otsikkorivi, jossa on sarakkeiden nimet, kuten alla olevassa kuvakaappauksessa on esitetty:

Kun sarakeotsikot ovat vauhdissa, valitse mikä tahansa solu tietokokonaisuudestasi ja käytä jotakin seuraavista menetelmistä suodattimen lisäämiseen.

3 tapaa lisätä suodatin Excelissä

1. On Tiedot välilehdellä, kohdassa Lajittele & suodata ryhmää, napsauta Suodatin nappi.

   

2. On Etusivu välilehdellä, kohdassa Muokkaaminen ryhmää, napsauta Lajittele & suodata > Suodatin .

   

3. Käytä Excel-suodattimen pikanäppäintä suodattimien kytkemiseksi päälle/pois: Ctrl+Shift+L

Käytitpä mitä tahansa menetelmää, pudotusnuolet näkyvät jokaisessa otsikkosolussa:

Kuinka soveltaa suodatinta Excelissä

Pudotusnuoli sarakkeen otsikossa tarkoittaa, että suodatus on lisätty, mutta sitä ei ole vielä sovellettu. Kun viet hiiren hiiren nuolen päälle, näyttöön tulee vinkki (Näytetään kaikki).

Voit suodattaa tietoja Excelissä seuraavasti:

1. Napsauta sen sarakkeen pudotusnuolta, jonka haluat suodattaa.
2. Poista valintamerkki Valitse kaikki laatikko poistaa nopeasti kaikkien tietojen valinnan.
3. Rastita haluamiesi tietojen vieressä olevat ruudut ja napsauta OK.

Esimerkiksi näin voimme suodattaa tietoja esimerkiksi Alue sarakkeessa voit tarkastella myyntiä vain Itä ja North :

Valmis! Suodatinta sovelletaan sarakkeeseen A, jolloin kaikki muut alueet kuin Itä ja North .

Suodatetun sarakkeen pudotusnuoli muuttuu muotoon Suodatin-painike , ja kun painiketta painetaan, näyttöön ilmestyy vinkki, jossa kerrotaan, mitä suodattimia sovelletaan:

Suodata useita sarakkeita

Jos haluat soveltaa Excel-suodatinta useisiin sarakkeisiin, toista edellä mainitut vaiheet niin monelle sarakkeelle kuin haluat.

Voimme esimerkiksi rajata tulokset niin, että ne näyttävät vain seuraavat tiedot Omenat varten Itä ja North alueet. Kun käytät useita suodattimia Excelissä, suodatinpainike näkyy jokaisessa suodatettavassa sarakkeessa:

Vihje. Jos haluat tehdä Excel-suodatinikkunasta leveämmän ja/tai pidemmän, siirrä hiiren kursori hiiren yli kahva alareunassa, ja heti kun kaksipäinen nuoli tulee näkyviin, vedä sitä alaspäin tai oikealle.

Suodata tyhjät / ei-tyhjät solut

Jos haluat suodattaa tietoja Excelissä ohittamalla tyhjät tai muut kuin tyhjät kohdat, tee jokin seuraavista toimista:

Osoitteeseen suodattaa tyhjät kohdat pois , eli näyttää ei-yhjä solu, napsauta automaattista suodattimen nuolta, varmista, että (Valitse kaikki) ruutu on ruksattu, ja poista sitten (Aihiot) Tämä näyttää vain ne rivit, joilla on jokin arvo tietyssä sarakkeessa.

Osoitteeseen suodattaa pois muut kuin tyhjät , eli näyttää vain tyhjät solut, tyhjentää (Valitse kaikki), ja valitse sitten (Aihiot). Tämä näyttää vain ne rivit, joilla on tyhjä solu tietyssä sarakkeessa.

Huomautuksia:

• The (Aihiot) vaihtoehto on käytettävissä vain sarakkeille, jotka sisältävät vähintään yhden tyhjän solun.
• Jos haluat tyhjien rivien poistaminen jonkun avainsarakkeen perusteella, voit suodattaa pois muut kuin tyhjät sarakkeet kyseisessä sarakkeessa, valita suodatetut rivit, napsauttaa valintaa hiiren oikealla painikkeella ja valita Poista rivi Jos haluat poistaa vain ne rivit, jotka ovat täysin tyhjiä, ja jättää rivit, joilla on jonkin verran sisältöä ja tyhjiä soluja, tutustu tähän ratkaisuun.

Suodattimen käyttö Excelissä

Edellä käsiteltyjen perussuodatusvaihtoehtojen lisäksi Excelin automaattinen suodatin tarjoaa useita kehittyneitä työkaluja, joiden avulla voit suodattaa tiettyjä tietotyyppejä, kuten seuraavia teksti , numerot ja päivämäärät juuri haluamallasi tavalla.

Huomautuksia:

• Eri Excel-suodatintyypit sulkevat toisensa pois. Voit esimerkiksi suodattaa tietyn sarakkeen joko arvon tai solun värin perusteella, mutta et molempien kerrallaan.
• Oikeiden tulosten saamiseksi älä sekoita eri arvotyyppejä yhteen sarakkeeseen, koska kullekin sarakkeelle on käytettävissä vain yksi suodatintyyppi. Jos sarakkeessa on useita arvotyyppejä, suodatin lisätään sille tiedolle, jota esiintyy eniten. Jos esimerkiksi tallennat numeroita tiettyyn sarakkeeseen, mutta suurin osa numeroista on muotoiltu tekstiksi, tekstisuodattimet näkyvät kyseisessä sarakkeessa, mutta numerotyyppi ei.Suodattimet.

Tutustutaan nyt tarkemmin kuhunkin vaihtoehtoon ja katsotaan, miten voit luoda tietotyypillesi parhaiten sopivan suodattimen.

Suodata tekstidataa

Kun haluat suodattaa tekstisarakkeessa jotain erityistä, voit hyödyntää useita Excelin tarjoamia lisäasetuksia. Tekstisuodattimet kuten:

• Suodata solut, jotka alkaa tai päättyy tietty(t) hahmo(t).
• Suodata solut, jotka sisältävät tai eivät sisällä tietty merkki tai sana missä tahansa tekstissä.
• Suodata solut, jotka ovat täsmälleen yhtä suuri tai ei vastaa määritettyyn merkkiin (merkkeihin).

Heti kun lisäät suodattimen tekstiarvoja sisältävään sarakkeeseen, Tekstisuodattimet ilmestyy automaattisesti AutoFilter-valikkoon:

Jos haluat esimerkiksi suodattaa pois rivit, jotka sisältävät Banaanit toimi seuraavasti:

1. Napsauta sarakeotsikon pudotusnuolta ja valitse sitten Tekstisuodattimet .
2. Valitse avattavasta valikosta haluamasi suodatin ( Ei sisällä... tässä esimerkissä).
3. The Mukautettu AutoFilter Kirjoita suodattimen oikealla puolella olevaan kenttään teksti tai valitse haluamasi kohde avattavasta luettelosta.
4. Napsauta OK.

Tämän seurauksena kaikki Banaanit rivit, mukaan lukien Vihreät banaanit ja Goldfinger-banaanit piilotetaan.

Suodata sarake 2 kriteerillä

Jos haluat suodattaa tietoja Excelissä kahdella tekstikriteerillä, määritä ensimmäinen kriteeri edellä esitetyllä tavalla ja tee sitten seuraavat toimet:

• Tarkista Ja tai Tai valintapainiketta riippuen siitä, pitääkö molempien vai jommankumman kriteerin olla tosi.
• Valitse toisen kriteerin vertailuoperaattori ja kirjoita tekstiarvo sen oikealla puolella olevaan kenttään.

Näin voit esimerkiksi suodattaa rivejä, jotka ovat sisältävät joko Banaanit tai Sitruunat :

Kuinka luoda suodatin Excelissä jokerimerkkien avulla?

Jos et muista tarkkaa hakua tai haluat suodattaa rivejä, joilla on samankaltaisia tietoja, voit luoda suodattimen, jossa on jokin seuraavista jokerimerkeistä:

Vinkki. Monissa tapauksissa voit käyttää komentoa Sisältää operaattorilla jokerimerkkien sijasta. Jos haluat esimerkiksi suodattaa soluja, jotka sisältävät kaikenlaista Banaanit voit valita joko Yhtä suuri kuin operaattori ja tyyppi *banaanit* , tai käytä Sisältää operaattorilla ja kirjoita yksinkertaisesti banaanit .

Kuinka suodattaa numeroita Excelissä

Excelin Numero Suodattimet avulla voit käsitellä numeerista dataa monin eri tavoin, kuten:

• Suodattimen numerot yhtä suuri tai ei vastaa tiettyyn lukumäärään.
• Suodattimen numerot, suurempi kuin , alle tai välillä määritetyt numerot.
• Suodatin top 10 tai bottom 10 numerot.
• Suodata solut, joiden numerot ovat edellä keskiarvo tai below keskiarvo .

Seuraavassa kuvakaappauksessa näkyy koko luettelo Excelissä käytettävissä olevista numerosuodattimista.

Jos haluat esimerkiksi luoda suodattimen, joka näyttää vain 250-300 dollarin väliset tilaukset, toimi seuraavasti:

1. Napsauta sarakkeen otsikossa olevaa automaattisen suodattimen nuolta ja osoita kohtaan Numero Suodattimet .
2. Valitse luettelosta sopiva vertailuoperaattori, Välillä... tässä esimerkissä.
3. Vuonna Mukautettu AutoFilter valintaikkunassa, anna alaraja ja yläraja. Excel ehdottaa oletusarvoisesti, että käytetään " Suurempi tai yhtä suuri kuin" ja " Pienempi tai yhtä suuri kuin" Vertailuoperaattorit. Voit muuttaa ne muotoon " Suurempi kuin" ja " Alle jos et halua, että kynnysarvot otetaan mukaan.
4. Napsauta OK.

Tämän seurauksena vain 250 ja 300 dollarin väliset tilaukset näkyvät:

Kuinka suodattaa päivämääriä Excelissä

Excel Päivämäärän suodattimet tarjoavat suurimman valikoiman vaihtoehtoja, joiden avulla voit suodattaa tietueet tietyllä ajanjaksolla nopeasti ja helposti.

Oletusarvoisesti Excel AutoFilter ryhmittelee kaikki tietyn sarakkeen päivämäärät vuosien, kuukausien ja päivien hierarkian mukaan. Voit laajentaa tai sulkea eri tasoja napsauttamalla plus- tai miinusmerkkejä tietyn ryhmän vieressä. Ylemmän tason ryhmän valitseminen tai tyhjentäminen valitsee tai tyhjentää tiedot kaikilla sisäkkäisillä tasoilla. Jos esimerkiksi tyhjennät vuoden 2016 vieressä olevan ruudun, kaikki vuoden 2016 päivämäärät piilotetaan.

Lisäksi, Päivämäärän suodattimet voit näyttää tai piilottaa tiedot tietylle päivälle, viikolle, kuukaudelle, vuosineljännekselle, vuodelle, ennen tai jälkeen tietyn päivämäärän tai kahden päivämäärän väliltä. Alla olevassa kuvakaappauksessa näkyvät kaikki käytettävissä olevat päivämääräsuodattimet:

Useimmissa tapauksissa Excelin suodatus päivämäärän mukaan toimii yhdellä napsautuksella. Jos haluat esimerkiksi suodattaa rivejä, jotka sisältävät tietueita kuluvalta viikolta, osoitat yksinkertaisesti kohtaa Päivämäärän suodattimet ja klikkaa Tällä viikolla .

Jos valitset Yhtä suuri kuin , Ennen , Jälkeen , Between operaattori tai Mukautettu suodatin , jo tuttu Mukautettu AutoFilter avautuu valintaikkuna, jossa voit määrittää haluamasi kriteerit.

Jos haluat esimerkiksi näyttää kaikki huhtikuun 2016 ensimmäisten 10 päivän kohteet, valitse Välillä... ja määritä suodatin tällä tavalla:

Kuinka suodattaa värin mukaan Excelissä

Jos työarkin tiedot on muotoiltu manuaalisesti tai ehdollisen muotoilun avulla, voit suodattaa tiedot myös värin mukaan.

Automaattisen suodattimen pudotusnuolta napsauttamalla saat näkyviin seuraavat tiedot Suodata värin mukaan yhdellä tai useammalla vaihtoehdolla riippuen siitä, mitä muotoilua sarakkeeseen sovelletaan:

• Suodata solun värin mukaan
• Suodata fontin värin mukaan
• Suodata solun kuvakkeen mukaan

Jos esimerkiksi olet muotoillut tietyn sarakkeen solut kolmella eri taustavärillä (vihreä, punainen ja oranssi) ja haluat näyttää vain oranssit solut, voit tehdä sen näin:

1. Napsauta otsikkosolun suodattimen nuolta ja osoita kohtaan Suodata värin mukaan .
2. Napsauta haluamaasi väriä - tässä esimerkissä oranssia.

Voila! Vain oranssilla kirjasinvärillä muotoillut arvot ovat näkyvissä ja kaikki muut rivit on väliaikaisesti piilotettu:

Lisätietoja on kohdassa Excelin suodattaminen ja lajittelu solun värin mukaan.

Kuinka suodattaa Excelissä hakua

Excel 2010:stä alkaen Suodatin-käyttöliittymä sisältää suodattimen hakukenttä joka helpottaa navigointia suurissa tietokokonaisuuksissa ja jonka avulla voit nopeasti suodattaa rivejä, jotka sisältävät tarkan tekstin, numeron tai päivämäärän.

Oletetaan, että haluat tarkastella kaikkien " itä " alueita. Napsauta automaattisen suodattimen pudotusvalikkoa ja ala kirjoittaa sanaa " itä " hakuruutuun. Excel-suodatin näyttää heti kaikki kohteet, jotka vastaavat hakua. Jos haluat näyttää vain nämä rivit, napsauta Excelin automaattisen suodattimen valikossa OK tai paina näppäimistön Enter-näppäintä.

Osoitteeseen suodattaa useita hakuja , käytä suodatinta ensimmäisen hakusanan mukaan, kuten edellä on esitetty, kirjoita sitten toinen hakusana, ja heti kun hakutulokset tulevat näkyviin, valitse valintaruutu Lisää nykyinen valinta suodattimeen ja napsauta OK Tässä esimerkissä lisäämme " west " tietueet jo suodatettuun " itä " kohteita:

Eikö se ollutkin aika nopeaa? Vain kolme hiiren klikkausta!

Suodata valitun solun arvon tai muodon mukaan

Yksi tapa suodattaa tietoja Excelissä on luoda suodatin, jonka kriteerit vastaavat valitun solun sisältöä tai muotoja. Näin menetellään:

1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella solua, joka sisältää arvon, värin tai kuvakkeen, jonka mukaan haluat suodattaa tiedot.
2. Valitse kontekstivalikosta Suodatin .
3. Valitse haluamasi vaihtoehto: suodata valitun solun mukaan. arvo , väri , fontin väri , tai kuvake .

Tässä esimerkissä suodatamme tietoja valitun solun kuvakkeen mukaan:

Sovita suodatin uudelleen tietojen muuttamisen jälkeen

Kun muokkaat tai poistat tietoja suodatetuissa soluissa, Excelin automaattinen suodatin ei päivity automaattisesti vastaamaan muutoksia. Jos haluat soveltaa suodatinta uudelleen, napsauta mitä tahansa solua tietokokonaisuudessa ja sitten joko:

1. Klikkaa Käytä uudelleen on Tiedot välilehdellä, kohdassa Lajittele & suodata ryhmä.

Suodatettujen tietojen kopioiminen Excelissä

Nopein tapa kopioida suodatettu data-alue toiseen laskentataulukkoon tai työkirjaan on käyttää seuraavia kolmea pikanäppäintä.

1. Valitse mikä tahansa suodatettu solu ja paina sitten Ctrl + A valitaksesi kaikki suodatetut tiedot. mukaan lukien sarakeotsikot .

   Suodatettujen tietojen valitseminen lukuun ottamatta sarakeotsikoita , valitse ensimmäinen (vasemmassa yläkulmassa oleva) solu, jossa on tietoja, ja laajenna valinta viimeiseen soluun painamalla Ctrl + Shift + End.

2. Paina Ctrl + C kopioidaksesi valitut tiedot.
3. Siirry toiseen arkistoon/työkirjaan, valitse kohdealueen vasen yläsolu ja paina Ctrl+V liittääksesi suodatetut tiedot.

Huomautus: Kun kopioit suodatetut tiedot muualle, suodatetut rivit jätetään yleensä pois. Joissakin harvinaisissa tapauksissa, lähinnä hyvin suurissa työkirjoissa, Excel saattaa kopioida näkyvien rivien lisäksi myös piilotettuja rivejä. Jos haluat estää tämän, valitse suodatettujen solujen alue ja paina Alt + ; painiketta. valitse vain näkyvät solut Jos et ole tottunut käyttämään pikanäppäimiä, voit käyttää komentoa Siirry erikoisohjelmaan ominaisuus sen sijaan ( Etusivu tab> Muokkaaminen ryhmä> Etsi & valitse > Siirry kohtaan Special... > Vain näkyvät solut ).

Miten suodatin tyhjennetään

Kun olet soveltanut suodatinta tiettyyn sarakkeeseen, voit halutessasi tyhjentää suodattimen, jotta kaikki tiedot tulevat jälleen näkyviin, tai suodattaa tiedot toisella tavalla.

Jos haluat poistaa suodattimen tietystä sarakkeesta, napsauta sarakkeen otsikossa olevaa suodatinpainiketta ja napsauta sitten kohtaa Tyhjennä suodatin alkaen :

Suodattimen poistaminen Excelissä

Jos haluat poistaa kaikki suodattimet laskentataulukosta, tee jokin seuraavista toimista:

• Mene osoitteeseen Tiedot tab> Lajittele & suodata ja napsauta Kirkas .
• Mene osoitteeseen Etusivu tab> Muokkaaminen ja napsauta Lajittele & suodata > Kirkas .

Suodatin ei toimi Excelissä

Jos Excelin automaattinen suodatin lakkasi toimimasta työarkissa, se johtuu todennäköisesti siitä, että suodatettujen solujen alueen ulkopuolelle on syötetty uusia tietoja. Voit korjata tämän yksinkertaisesti soveltamalla suodatinta uudelleen. Jos tämä ei auta ja Excelin suodattimet eivät edelleenkään toimi, tyhjennä kaikki suodattimet laskentataulukosta ja sovella niitä uudelleen. Jos tietokokonaisuudessasi on tyhjiä rivejä, valitse koko alue manuaalisesti.Kun olet tehnyt tämän, uudet tiedot lisätään suodatettujen solujen alueeseen.

Periaatteessa näin lisäät, sovellat ja käytät suodatinta Excelissä. Mutta se on paljon enemmän! Seuraavassa opetusohjelmassa tutustumme Advanced Filterin ominaisuuksiin ja näemme, miten tietoja voidaan suodattaa useilla kriteereillä. Pysy kuulolla!