V tomto návode sa dozviete, ako filtrovať údaje v programe Excel rôznymi spôsobmi: ako vytvoriť filtre pre textové hodnoty, čísla a dátumy, ako použiť filter s vyhľadávaním a ako filtrovať podľa farby alebo hodnoty vybranej bunky. Dozviete sa tiež, ako odstrániť filtre a ako opraviť nefunkčný automatický filter programu Excel.

Ak pracujete s veľkými súbormi údajov, môže byť náročné nielen vypočítať údaje, ale aj nájsť relevantné informácie. Našťastie vám Microsoft Excel uľahčuje zúženie vyhľadávania pomocou jednoduchého, ale výkonného nástroja Filter. Ak sa chcete dozvedieť viac o filtrovaní v programe Excel, kliknite na odkazy nižšie.

Čo je filter v programe Excel?

Filter programu Excel , alias Automatický filter , je rýchly spôsob, ako zobraziť len informácie relevantné v danom čase a odstrániť zo zobrazenia všetky ostatné údaje. Riadky v pracovných listoch programu Excel môžete filtrovať podľa hodnoty, formátu a kritérií. Po použití filtra môžete kopírovať, upravovať, vytvárať grafy alebo tlačiť len viditeľné riadky bez toho, aby ste museli meniť usporiadanie celého zoznamu.

Filter Excel vs. Triedenie Excel

Okrem mnohých možností filtrovania poskytuje aplikácia Excel AutoFilter Triediť možnosti relevantné pre daný stĺpec:

• Pre textové hodnoty: Triediť od A do Z , Triedenie Z na A a Zoradiť podľa farby .
• Pre čísla: Triediť od najmenšieho po najväčší , Triediť od najväčšieho po najmenší a Zoradiť podľa farby .
• Pre termíny: Zoradiť od najstaršieho po najnovšie, Zoradiť od najnovšieho po najstaršie a Zoradiť podľa farby .

Rozdiel medzi triedením a filtrovaním v programe Excel je nasledovný:

• Keď triedenie údajov v programe Excel sa celá tabuľka preskupí, napríklad podľa abecedy alebo od najnižšej po najvyššiu hodnotu. Triedenie však neskrýva žiadne položky, iba údaje usporiada do nového poradia.
• Keď filtrovanie údajov v programe Excel sa zobrazia len tie položky, ktoré chcete skutočne vidieť, a všetky nepodstatné položky sa dočasne odstránia zo zobrazenia.

Ako pridať filter v programe Excel

Aby program Excel AutoFilter fungoval správne, váš súbor údajov by mal obsahovať riadok so záhlavím a názvami stĺpcov, ako je znázornené na nasledujúcej snímke:

Keď sú hlavičky stĺpcov v tempe, vyberte ľubovoľnú bunku v rámci súboru údajov a použite jednu z nasledujúcich metód na vloženie filtra.

3 spôsoby pridania filtra v programe Excel

1. Na Údaje na karte Triedenie & amp; Filter kliknite na skupinu Filter tlačidlo.

   

2. Na Domov na karte Úprava stránky kliknite na položku Triedenie & amp; Filter > Filter .

   

3. Na zapnutie/vypnutie filtrov použite klávesovú skratku Excel Filter: Ctrl+Shift+L

Bez ohľadu na použitú metódu sa v každej bunke záhlavia zobrazia rozbaľovacie šípky:

Ako použiť filter v programe Excel

Rozbaľovacia šípka v záhlaví stĺpca znamená, že filtrovanie je pridané, ale ešte nie je aplikované. Po prejdení kurzorom nad šípku sa zobrazí tip na obrazovke (Zobrazenie všetkých).

Ak chcete filtrovať údaje v programe Excel, postupujte takto:

1. Kliknite na rozbaľovaciu šípku stĺpca, ktorý chcete filtrovať.
2. Zrušte začiarknutie políčka Vybrať všetko na rýchle zrušenie výberu všetkých údajov.
3. Začiarknite políčka vedľa údajov, ktoré chcete zobraziť, a kliknite na tlačidlo OK.

Takto môžeme napríklad filtrovať údaje v Región stĺpec na zobrazenie predaja len pre Východ a Sever :

Hotovo! Filter sa aplikuje na stĺpec A a dočasne skryje všetky oblasti okrem Východ a Sever .

Rozbaľovacia šípka vo filtrovanom stĺpci sa zmení na Tlačidlo filtra a po nabehnutí na toto tlačidlo sa zobrazí tip na obrazovke s informáciou, ktoré filtre sa použijú:

Filtrovanie viacerých stĺpcov

Ak chcete použiť filter programu Excel na viac stĺpcov, stačí zopakovať vyššie uvedené kroky pre ľubovoľný počet stĺpcov.

Môžeme napríklad zúžiť výsledky tak, aby sa zobrazovali len Jablká pre Východ a Sever regióny. Keď v programe Excel použijete viacero filtrov, v každom z filtrovaných stĺpcov sa zobrazí tlačidlo filtra:

Tip. Ak chcete, aby bolo okno filtra Excel širšie a/alebo dlhšie, prejdite kurzorom myši na rukoväť v spodnej časti a hneď ako sa objaví dvojhlavá šípka, potiahnite ju nadol alebo doprava.

Filtrovanie prázdnych / neprázdnych buniek

Ak chcete v programe Excel filtrovať údaje s vynechaním prázdnych alebo nevyplnených políčok, vykonajte jednu z nasledujúcich činností:

Na odfiltrovať prázdne miesta , t. j. zobrazte neprázdnu bunku, kliknite na šípku automatického filtra, uistite sa, že (Vyberte všetky) a potom zrušte začiarknutie políčka (prázdne miesta) v spodnej časti zoznamu. Zobrazia sa len tie riadky, ktoré majú v danom stĺpci nejakú hodnotu.

Na odfiltrovať nevyplnené políčka , t. j. zobraziť len prázdne bunky, vymazať (Vyberte všetky), a potom vyberte (prázdne miesta). Zobrazia sa len riadky s prázdnou bunkou v danom stĺpci.

Poznámky:

• Stránka (prázdne miesta) je k dispozícii len pre stĺpce, ktoré obsahujú aspoň jednu prázdnu bunku.
• Ak chcete odstrániť prázdne riadky na základe nejakého kľúčového stĺpca, môžete odfiltrovať riadky, ktoré nie sú prázdne, vybrať odfiltrované riadky, kliknúť pravým tlačidlom myši na výber a kliknúť na Odstrániť riadok Ak chcete odstrániť len tie riadky, ktoré sú úplne prázdne, a ponechať riadky s nejakým obsahom a prázdnymi bunkami, pozrite si toto riešenie.

Ako používať filter v programe Excel

Okrem vyššie uvedených základných možností filtrovania poskytuje AutoFilter v programe Excel niekoľko pokročilých nástrojov, ktoré vám pomôžu filtrovať špecifické typy údajov, ako napr. text , čísla a dátumy presne podľa vašich predstáv.

Poznámky:

• Rôzne typy filtrov programu Excel sa navzájom vylučujú. Napríklad daný stĺpec môžete filtrovať podľa hodnoty alebo farby bunky, ale nie podľa oboch naraz.
• Aby boli výsledky správne, nemiešajte v jednom stĺpci rôzne typy hodnôt, pretože pre každý stĺpec je k dispozícii len jeden typ filtra. Ak stĺpec obsahuje niekoľko typov hodnôt, filter sa pridá pre údaje, ktoré sa vyskytujú najčastejšie. Ak napríklad v určitom stĺpci uchovávate čísla, ale väčšina čísel je formátovaná ako text, pre tento stĺpec sa zobrazia textové filtre, ale nie číselné.Filtre.

Teraz sa bližšie pozrieme na jednotlivé možnosti a zistíme, ako môžete vytvoriť filter, ktorý je najvhodnejší pre váš typ údajov.

Filtrovanie textových údajov

Ak chcete vyfiltrovať textový stĺpec pre niečo veľmi špecifické, môžete využiť niekoľko pokročilých možností, ktoré poskytuje aplikácia Excel. Textové filtre ako napríklad:

• Filtrovanie buniek, ktoré začať s alebo končí sa konkrétnu(-é) postavu(-y).
• Filtrovanie buniek, ktoré obsahujú alebo neobsahujú daný znak alebo slovo kdekoľvek v texte.
• Filtrovanie buniek, ktoré sú presne rovnaké alebo nie sú rovnaké na zadaný(-é) znak(-y).

Hneď ako pridáte filter do stĺpca obsahujúceho textové hodnoty, Textové filtre sa automaticky zobrazí v ponuke AutoFilter:

Napríklad na odfiltrovanie riadkov obsahujúcich Banány , vykonajte nasledujúce kroky:

1. Kliknite na rozbaľovaciu šípku v záhlaví stĺpca a prejdite na položku Textové filtre .
2. V rozbaľovacej ponuke vyberte požadovaný filter ( Neobsahuje... v tomto príklade).
3. Stránka Vlastný automatický filter Zobrazí sa dialógové okno. Do poľa napravo od filtra zadajte text alebo vyberte požadovanú položku z rozbaľovacieho zoznamu.
4. Kliknite na tlačidlo OK.

V dôsledku toho sa všetky Banány riadky vrátane Zelené banány a Banány Goldfinger , budú skryté.

Stĺpec filtra s 2 kritériami

Ak chcete filtrovať údaje v programe Excel pomocou dvoch textových kritérií, vykonajte vyššie uvedené kroky na konfiguráciu prvého kritéria a potom vykonajte nasledujúce kroky:

• Skontrolujte stránku . A alebo Alebo prepínač v závislosti od toho, či majú byť obe alebo jedno z kritérií pravdivé.
• Vyberte operátor porovnania pre druhé kritérium a do poľa vpravo od neho zadajte textovú hodnotu.

Takto môžete napríklad filtrovať riadky, ktoré obsahujú buď Banány alebo Citróny :

Ako vytvoriť filter v programe Excel pomocou zástupných znakov

Ak si nepamätáte presné vyhľadávanie alebo chcete filtrovať riadky s podobnými informáciami, môžete vytvoriť filter s jedným z nasledujúcich zástupných znakov:

Tip. V mnohých prípadoch môžete použiť Obsahuje namiesto zástupných znakov. Napríklad na filtrovanie buniek obsahujúcich všetky druhy Banány , môžete vybrať Rovná sa operátor a typ *banány* alebo použite Obsahuje a jednoducho zadajte banány .

Ako filtrovať čísla v programe Excel

Excel Číselné filtre umožňujú manipulovať s číselnými údajmi rôznymi spôsobmi vrátane:

• Čísla filtrov rovnaké alebo nie sú rovnaké na určitý počet.
• Čísla filtrov, väčšia ako , menej ako alebo medzi zadané čísla.
• Filter top 10 alebo dolných 10 čísla.
• Filtrovanie buniek s číslami, ktoré sú nad priemer alebo pod priemer .

Nasledujúci obrázok zobrazuje celý zoznam číselných filtrov dostupných v programe Excel.

Ak chcete napríklad vytvoriť filter, ktorý zobrazí len objednávky v hodnote od 250 do 300 dolárov, postupujte podľa týchto krokov:

1. Kliknite na šípku automatického filtra v záhlaví stĺpca a ukážte na Číselné filtre .
2. Zo zoznamu vyberte vhodný operátor porovnania, Medzi... v tomto príklade.
3. V Vlastný automatický filter v dialógovom okne zadajte hodnoty dolnej a hornej hranice. V predvolenom nastavení Excel navrhuje použiť " Väčšie alebo rovné ako" a " Menej alebo rovná sa" môžete ich zmeniť na " Väčšie ako" a " Menej ako ak nechcete, aby boli prahové hodnoty zahrnuté.
4. Kliknite na tlačidlo OK.

Výsledkom je, že sa zobrazujú len objednávky v hodnote od 250 do 300 USD:

Ako filtrovať dátumy v programe Excel

Excel Dátumové filtre poskytujú najväčší výber možností, ktoré vám umožnia rýchlo a jednoducho filtrovať záznamy za určité časové obdobie.

Automatický filter programu Excel predvolene zoskupuje všetky dátumy v danom stĺpci podľa hierarchie rokov, mesiacov a dní. Jednotlivé úrovne môžete rozšíriť alebo zrušiť kliknutím na znamienka plus alebo mínus vedľa danej skupiny. Výberom alebo zrušením skupiny vyššej úrovne sa vyberú alebo zrušia údaje vo všetkých vnorených úrovniach. Ak napríklad zrušíte označenie políčka vedľa roku 2016, všetky dátumy v rámci roku 2016 sa skryjú.

Okrem toho, Dátumové filtre umožňujú zobraziť alebo skryť údaje pre konkrétny deň, týždeň, mesiac, štvrťrok, rok, pred alebo po zadanom dátume, prípadne medzi dvoma dátumami. Na nasledujúcej snímke obrazovky sú znázornené všetky dostupné dátumové filtre:

Vo väčšine prípadov funguje filtrovanie v programe Excel podľa dátumu na jedno kliknutie. Ak chcete napríklad vyfiltrovať riadky obsahujúce záznamy za aktuálny týždeň, stačí ukázať na položku Dátumové filtre a kliknite na Tento týždeň .

Ak vyberiete Rovná sa , Pred , Po stránke , Medzi prevádzkovateľ alebo Vlastný filter , už známe Vlastný automatický filter Zobrazí sa dialógové okno, v ktorom zadáte požadované kritériá.

Ak chcete napríklad zobraziť všetky položky za prvých 10 dní apríla 2016, kliknite na Medzi... a nakonfigurujte filter týmto spôsobom:

Ako filtrovať podľa farby v programe Excel

Ak sú údaje v pracovnom hárku formátované ručne alebo pomocou podmieneného formátovania, môžete tieto údaje filtrovať aj podľa farby.

Kliknutím na rozbaľovaciu šípku automatického filtra sa zobrazí Filtrovanie podľa farby s jednou alebo viacerými možnosťami v závislosti od toho, aké formátovanie sa na stĺpec použije:

• Filtrovanie podľa farby buniek
• Filtrovanie podľa farby písma
• Filtrovanie podľa ikony bunky

Ak ste napríklad naformátovali bunky v danom stĺpci s 3 rôznymi farbami pozadia (zelenou, červenou a oranžovou) a chcete zobraziť len oranžové bunky, môžete to urobiť týmto spôsobom:

1. Kliknite na šípku filtra v bunke záhlavia a ukážte na Filtrovanie podľa farby .
2. Kliknite na požadovanú farbu - v tomto príklade je to oranžová.

Voila! Viditeľné sú len hodnoty naformátované oranžovou farbou písma a všetky ostatné riadky sú dočasne skryté:

Ďalšie informácie nájdete v časti Ako filtrovať a triediť podľa farby buniek v programe Excel.

Ako filtrovať v programe Excel pomocou vyhľadávania

Od aplikácie Excel 2010 obsahuje rozhranie filtra vyhľadávacie pole ktorá uľahčuje navigáciu vo veľkých súboroch údajov a umožňuje rýchle filtrovanie riadkov obsahujúcich presný text, číslo alebo dátum.

Predpokladajme, že chcete zobraziť záznamy pre všetky " východ " regióny. Stačí kliknúť na rozbaľovací zoznam automatického filtra a začať písať slovo " východ " v poli vyhľadávania. Excel Filter vám okamžite zobrazí všetky položky, ktoré vyhovujú vyhľadávaniu. Ak chcete zobraziť len tieto riadky, kliknite na tlačidlo OK v ponuke Excel AutoFilter alebo stlačte kláves Enter na klávesnici.

Na filtrovanie viacnásobného vyhľadávania , použite filter podľa prvého hľadaného výrazu, ako je uvedené vyššie, potom zadajte druhý výraz a hneď ako sa zobrazia výsledky vyhľadávania, vyberte Pridanie aktuálneho výberu do filtra a kliknite na tlačidlo OK V tomto príklade pridávame " západ " záznamy do už vyfiltrovaných " východ " položky:

Bolo to celkom rýchle, však? Len tri kliknutia myšou!

Filtrovanie podľa hodnoty alebo formátu vybranej bunky

Jedným z ďalších spôsobov filtrovania údajov v programe Excel je vytvorenie filtra s kritériami rovnajúcimi sa obsahu alebo formátom vybranej bunky. Tu je uvedený postup:

1. Kliknite pravým tlačidlom myši na bunku obsahujúcu hodnotu, farbu alebo ikonu, podľa ktorej chcete filtrovať údaje.
2. V kontextovej ponuke prejdite na položku Filter .
3. Vyberte požadovanú možnosť: filtrovanie podľa vybranej bunky hodnota , farba , farba písma , alebo ikona .

V tomto príklade filtrujeme údaje podľa ikony vybranej bunky:

Opätovné použitie filtra po zmene údajov

Keď upravíte alebo odstránite údaje vo filtrovaných bunkách, automatický filter programu Excel sa automaticky neaktualizuje, aby zohľadnil zmeny. Ak chcete filter znovu použiť, kliknite na ľubovoľnú bunku v rámci súboru údajov a potom buď:

1. Kliknite na . Znovu použite na Údaje na karte Triedenie & amp; Filter skupina.

Ako skopírovať filtrované údaje v programe Excel

Najrýchlejší spôsob, ako skopírovať filtrovaný rozsah údajov do iného pracovného hárka alebo zošita, je použiť nasledujúce 3 skratky.

1. Vyberte ľubovoľnú filtrovanú bunku a potom stlačením klávesovej skratky Ctrl + A vyberte všetky filtrované údaje vrátane záhlaví stĺpcov .

   Výber filtrovaných údajov okrem záhlaví stĺpcov , vyberte prvú (ľavú hornú) bunku s údajmi a stlačením klávesovej skratky Ctrl + Shift + End rozšírte výber na poslednú bunku.

   Pozri tiež: Ako zvýrazniť aktívny riadok a stĺpec v programe Excel
2. Stlačením klávesovej skratky Ctrl + C skopírujete vybrané údaje.
3. Prepnite sa na iný hárok/zošit, vyberte ľavú hornú bunku cieľového rozsahu a stlačením klávesovej skratky Ctrl+V vložte filtrované údaje.

Poznámka: Pri kopírovaní filtrovaných údajov na iné miesto sa zvyčajne vynechajú odfiltrované riadky. V niektorých zriedkavých prípadoch, väčšinou pri veľmi veľkých zošitoch, môže Excel okrem viditeľných riadkov skopírovať aj skryté riadky. Ak tomu chcete zabrániť, vyberte rozsah filtrovaných buniek a stlačte Alt + ;, aby ste vybrať iba viditeľné bunky Ak nie ste zvyknutí používať klávesové skratky, môžete použiť Prejsť na špeciálny namiesto toho ( Domov karta> Úprava stránky skupina> Nájsť & Vybrať > Prejsť na Špeciálne... > Len viditeľné bunky ).

Ako vyčistiť filter

Po použití filtra na určitý stĺpec ho možno budete chcieť vymazať, aby boli všetky informácie opäť viditeľné, alebo môžete údaje filtrovať iným spôsobom.

Ak chcete vymazať filter v určitom stĺpci, kliknite na tlačidlo filtra v záhlaví stĺpca a potom kliknite na tlačidlo Vymazať filter z :

Ako odstrániť filter v programe Excel

Ak chcete odstrániť všetky filtre v pracovnom hárku, vykonajte jednu z nasledujúcich akcií:

• Prejdite na Údaje karta> Triedenie & amp; Filter a kliknite na tlačidlo Jasné .
• Prejdite na Domov karta> Úprava stránky a kliknite na tlačidlo Triedenie & amp; Filter > Jasné .

Filter nefunguje v programe Excel

Ak automatický filter programu Excel prestal fungovať v časti pracovného hárka, s najväčšou pravdepodobnosťou je to preto, že niektoré nové údaje boli zadané mimo rozsahu filtrovaných buniek. Ak to chcete napraviť, jednoducho znovu použite filter. Ak to nepomôže a vaše filtre programu Excel stále nefungujú, vymažte všetky filtre v tabuľke a potom ich použite nanovo. Ak váš súbor údajov obsahuje prázdne riadky, ručne vyberte celý rozsahpomocou myši a potom použite automatický filter. Hneď ako to urobíte, nové údaje sa pridajú do rozsahu filtrovaných buniek.

V podstate takto pridávate, používate a používate filter v programe Excel. Je toho však oveľa viac! V ďalšom tutoriáli preskúmame a možnosti pokročilého filtra a uvidíme, ako filtrovať údaje pomocou viacerých súborov kritérií.