En este tutorial, aprenderá cómo filtrar datos en Excel de diferentes maneras: cómo crear filtros para valores de texto, números y fechas, cómo utilizar el filtro con la búsqueda, y cómo filtrar por color o por el valor de la celda seleccionada. También aprenderá cómo eliminar filtros, y cómo arreglar el Autofiltro de Excel que no funciona.

Si se trabaja con grandes conjuntos de datos, puede ser un reto no sólo calcular los datos, sino también encontrar la información relevante. Por suerte, Microsoft Excel le facilita la tarea de acotar la búsqueda con una sencilla pero potente herramienta de filtrado. Para obtener más información sobre el filtrado en Excel, haga clic en los enlaces siguientes.

¿Qué es un filtro en Excel?

Filtro Excel , alias Autofiltro es una forma rápida de mostrar sólo la información relevante en un momento dado y eliminar todos los demás datos de la vista. Puede filtrar filas en hojas de cálculo de Excel por valor, por formato y por criterios. Después de aplicar un filtro, puede copiar, editar, graficar o imprimir sólo las filas visibles sin reordenar toda la lista.

Filtro Excel vs. Ordenar Excel

Aparte de las numerosas opciones de filtrado, Excel AutoFilter proporciona el Ordenar opciones relevantes para una columna determinada:

• Para valores de texto: Ordenar de la A a la Z , Ordenar de Z a A y Ordenar por color .
• Para los números: Ordenar de menor a mayor , Ordenar de mayor a menor y Ordenar por color .
• Por fechas: Ordenar de más antiguo a más reciente, Ordenar de más reciente a más antiguo y Ordenar por color .

La diferencia entre ordenar y filtrar en Excel es la siguiente:

• Cuando ordenar datos en Excel, se reordena toda la tabla, por ejemplo alfabéticamente o del valor más bajo al más alto. Sin embargo, la ordenación no oculta ninguna entrada, sólo pone los datos en un nuevo orden.
• Cuando filtrar datos en Excel, sólo se muestran las entradas que realmente quieres ver, y todos los elementos irrelevantes se eliminan temporalmente de la vista.

Cómo añadir un filtro en Excel

Para que el Autofiltro de Excel funcione correctamente, su conjunto de datos debe incluir una fila de encabezado con los nombres de las columnas como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Una vez que los encabezados de columna estén a su ritmo, seleccione cualquier celda dentro de su conjunto de datos y utilice uno de los siguientes métodos para insertar el filtro.

3 formas de añadir un filtro en Excel

1. En el Datos en la pestaña Ordenar y filtrar haga clic en el botón Filtro botón.

   

2. En el Inicio en la pestaña Edición de grupo, haga clic en Ordenar y filtrar > Filtro .

   

3. Utilice la combinación de teclas Filtro Excel para activar/desactivar los filtros: Ctrl+Mayús+L

Sea cual sea el método que utilice, las flechas desplegables aparecerán en cada una de las celdas de la cabecera:

Cómo aplicar un filtro en Excel

Una flecha desplegable en el encabezado de la columna significa que el filtrado se ha añadido, pero aún no se ha aplicado. Al pasar el ratón por encima de la flecha, aparece un consejo en pantalla (Mostrando todos).

Para filtrar datos en Excel, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la flecha desplegable de la columna que desea filtrar.
2. Desmarque la casilla Seleccionar todo para deseleccionar rápidamente todos los datos.
3. Marque las casillas situadas junto a los datos que desea visualizar y haga clic en Aceptar.

Por ejemplo, así es como podemos filtrar los datos en el archivo Región para ver las ventas sólo de Este y Norte :

El filtro se aplica a la columna A, ocultando temporalmente las regiones que no sean Este y Norte .

La flecha desplegable de la columna filtrada cambia a la flecha Botón de filtro y, al pasar el ratón por encima de ese botón, aparece un consejo en pantalla que indica qué filtros se aplican:

Filtrar varias columnas

Para aplicar el filtro de Excel a varias columnas, sólo tiene que repetir los pasos anteriores para tantas columnas como desee.

Por ejemplo, podemos limitar nuestros resultados para que sólo muestren Manzanas para la Este y Norte Cuando se aplican varios filtros en Excel, el botón de filtro aparece en cada una de las columnas filtradas:

Sugerencia: para que la ventana Filtro de Excel sea más ancha o más larga, pase el ratón por encima del icono empuñadura en la parte inferior, y en cuanto aparezca la flecha de doble punta, arrástrala hacia abajo o hacia la derecha.

Filtrar celdas en blanco / no en blanco

Para filtrar datos en Excel omitiendo espacios en blanco o no en blanco, realice una de las siguientes acciones:

A filtrar los espacios en blanco es decir, mostrar una celda que no esté en blanco, haga clic en la flecha de autofiltro, asegúrese de que la celda (Seleccionar todo) y, a continuación, borre (espacios en blanco) en la parte inferior de la lista. Esto mostrará sólo aquellas filas que tengan algún valor en una columna determinada.

A filtrar los espacios no vacíos es decir, mostrar sólo las celdas vacías, borrar (Seleccionar todo), y seleccione (espacios en blanco). Esto mostrará sólo las filas con una celda vacía en una columna determinada.

Notas:

• En (espacios en blanco) sólo está disponible para columnas que contengan al menos una celda vacía.
• Si desea eliminar filas en blanco basándose en alguna columna clave, puede filtrar los espacios en blanco de esa columna, seleccionar las filas filtradas, hacer clic con el botón derecho en la selección y hacer clic en Borrar fila Si desea eliminar sólo las filas que están completamente en blanco y dejar las filas con algo de contenido y algunas celdas vacías, eche un vistazo a esta solución.

Cómo utilizar el filtro en Excel

Aparte de las opciones básicas de filtrado comentadas anteriormente, Autofiltro en Excel proporciona una serie de herramientas avanzadas que pueden ayudarle a filtrar tipos de datos específicos, tales como texto , números y fechas exactamente como quieres.

Notas:

• Los distintos tipos de filtro de Excel se excluyen mutuamente. Por ejemplo, puede filtrar una columna determinada por valor o por color de celda, pero no por ambos a la vez.
• Para obtener resultados correctos, no mezcle diferentes tipos de valores en una misma columna, ya que sólo se dispone de un tipo de filtro para cada columna. Si una columna contiene varios tipos de valores, el filtro se añadirá para los datos que aparezcan en mayor número. Por ejemplo, si almacena números en una determinada columna pero la mayoría de los números tienen formato de texto, aparecerán Filtros de texto para esa columna pero no NúmeroFiltros.

Y ahora, echemos un vistazo más de cerca a cada opción y veamos cómo puede crear el filtro más adecuado para su tipo de datos.

Filtrar datos de texto

Cuando desee filtrar una columna de texto por algo muy específico, puede aprovechar una serie de opciones avanzadas que ofrece Excel Filtros de texto como:

• Filtrar las células que comenzar con o terminar con un personaje(s) específico(s).
• Filtrar las células que contienen o no contengan un determinado carácter o palabra en cualquier parte del texto.
• Filtrar las células que son exactamente igual o no igual a un carácter o caracteres especificados.

En cuanto añada un filtro a una columna que contenga valores de texto, Filtros de texto aparecerá automáticamente en el menú Autofiltro:

Por ejemplo, para filtrar las filas que contienen Plátanos haga lo siguiente:

1. Haga clic en la flecha desplegable de la cabecera de la columna y señale Filtros de texto .
2. En el menú desplegable, seleccione el filtro deseado ( No contiene... en este ejemplo).
3. En Autofiltro personalizado En el cuadro situado a la derecha del filtro, escriba el texto o seleccione el elemento deseado de la lista desplegable.
4. Haga clic en Aceptar.

Como resultado, todos los Plátanos filas, incluyendo Plátanos verdes y Plátanos Goldfinger se ocultará.

Filtrar columna con 2 criterios

Para filtrar datos en Excel con dos criterios de texto, realice los pasos anteriores para configurar el primer criterio y, a continuación, haga lo siguiente:

• Consulte Y o O en función de si debe cumplirse uno u otro criterio.
• Seleccione el operador de comparación para el segundo criterio e introduzca un valor de texto en la casilla situada a su derecha.

Por ejemplo, así es como se pueden filtrar las filas que contienen o bien Plátanos o Limones :

Cómo crear un filtro en Excel con caracteres comodín

Si no recuerda la búsqueda exacta o desea filtrar filas con información similar, puede crear un filtro con uno de los siguientes caracteres comodín:

Consejo: en muchos casos, puede utilizar la función Contiene en lugar de comodines. Por ejemplo, para filtrar celdas que contengan todo tipo de Plátanos puede seleccionar la opción Es igual a operador y tipo *bananas* o utilice el botón Contiene y simplemente escriba plátanos .

Cómo filtrar números en Excel

Excel Filtros numéricos le permiten manipular datos numéricos de diversas formas, entre las que se incluyen:

• Números de filtro igual o no igual a un número determinado.
• Números de filtro, superior a , menos de o entre los números especificados.
• Filtro top 10 o los 10 últimos números.
• Filtrar celdas con números sobre media o debajo de media .

La siguiente captura de pantalla muestra toda la lista de filtros numéricos disponibles en Excel.

Por ejemplo, para crear un filtro que muestre sólo los pedidos entre 250 y 300 dólares, siga estos pasos:

1. Haga clic en la flecha de autofiltro de la cabecera de la columna y señale Filtros numéricos .
2. Elija un operador de comparación adecuado de la lista, Entre... en este ejemplo.
3. En el Autofiltro personalizado introduzca los valores del límite inferior y del límite superior. Por defecto, Excel sugiere utilizar " Mayor o igual que" y " Menor o igual que" Puede cambiarlos por " Mayor que" y " Menos de si no desea que se incluyan los valores umbral.
4. Haga clic en Aceptar.

Como resultado, sólo son visibles los pedidos de entre 250 y 300 dólares:

Cómo filtrar fechas en Excel

Excel Filtros de fechas ofrecen la mayor variedad de opciones que le permiten filtrar los registros de un determinado periodo de tiempo de forma rápida y sencilla.

De forma predeterminada, el filtro automático de Excel agrupa todas las fechas de una columna determinada por una jerarquía de años, meses y días. Puede expandir o contraer diferentes niveles haciendo clic en los signos más o menos situados junto a un grupo determinado. Al seleccionar o borrar un grupo de nivel superior, se seleccionan o borran los datos de todos los niveles anidados. Por ejemplo, si desactiva la casilla situada junto a 2016, se ocultarán todas las fechas del año 2016.

Además, Filtros de fechas le permiten mostrar u ocultar datos de un día, una semana, un mes, un trimestre, un año concretos, antes o después de una fecha especificada, o entre dos fechas. La siguiente captura de pantalla muestra todos los filtros de fecha disponibles:

En la mayoría de los casos, el filtro por fecha de Excel funciona con un solo clic. Por ejemplo, para filtrar las filas que contienen registros de la semana actual, basta con apuntar a Filtros de fechas y haga clic en Esta semana .

Si selecciona la opción Es igual a , Antes de , En , Entre operador o Filtro personalizado el ya conocido Autofiltro personalizado donde podrá especificar los criterios deseados.

Por ejemplo, para mostrar todos los artículos de los 10 primeros días de abril de 2016, haga clic en Entre... y configure el filtro de esta manera:

Cómo filtrar por color en Excel

Si los datos de su hoja de cálculo están formateados manualmente o mediante formato condicional, también puede filtrar esos datos por color.

Al hacer clic en la flecha desplegable del autofiltro aparecerá Filtrar por color con una o varias opciones, según el formato que se aplique a una columna:

• Filtrar por color de celda
• Filtrar por color de fuente
• Filtrar por icono de celda

Por ejemplo, si ha formateado las celdas de una columna determinada con 3 colores de fondo diferentes (verde, rojo y naranja) y desea mostrar sólo las celdas de color naranja, puede conseguirlo de esta manera:

1. Haga clic en la flecha de filtro de la celda de cabecera y señale Filtrar por color .
2. Haga clic en el color deseado - naranja en este ejemplo.

Sólo los valores formateados con el color de fuente naranja son visibles y todas las demás filas se ocultan temporalmente:

Para obtener más información, consulte Cómo filtrar y ordenar por color de celda en Excel.

Cómo filtrar en Excel con la búsqueda

A partir de Excel 2010, la interfaz Filtro incluye un botón cuadro de búsqueda que facilita la navegación en grandes conjuntos de datos permitiéndole filtrar rápidamente las filas que contienen un texto, un número o una fecha exactos.

Supongamos que desea ver los registros de todos los " este "Sólo tienes que hacer clic en el desplegable de autofiltro y empezar a escribir la palabra " este " en el cuadro de búsqueda. Excel Filter le mostrará inmediatamente todos los elementos que coincidan con la búsqueda. Para mostrar sólo esas filas, haga clic en Aceptar en el menú Autofiltro de Excel o pulse la tecla Intro del teclado.

A filtrar varias búsquedas aplique un filtro según su primer término de búsqueda, como se ha demostrado anteriormente, escriba el segundo término y, en cuanto aparezcan los resultados de la búsqueda, seleccione el botón Añadir la selección actual al filtro y haga clic en OK En este ejemplo, añadimos ". oeste " a los registros ya filtrados " este ":

Ha sido muy rápido, ¿verdad? ¡Sólo tres clics!

Filtrar por el valor o formato de la celda seleccionada

Otra forma de filtrar datos en Excel es crear un filtro con los criterios iguales a los contenidos o formatos de la celda seleccionada. A continuación te explicamos cómo:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en una celda que contenga el valor, color o icono por el que desee filtrar los datos.
2. En el menú contextual, seleccione Filtro .
3. Seleccione la opción deseada: filtrar por celdas seleccionadas valor , color , color de fuente o icono .

En este ejemplo, estamos filtrando datos por el icono de la celda seleccionada:

Volver a aplicar un filtro tras cambiar los datos

Cuando edita o elimina datos en celdas filtradas, el Autofiltro de Excel no se actualiza automáticamente para reflejar los cambios. Para volver a aplicar el filtro, haga clic en cualquier celda del conjunto de datos y, a continuación:

1. Haga clic en Vuelva a aplicar en el Datos en la pestaña Ordenar y filtrar grupo.

Cómo copiar datos filtrados en Excel

La forma más rápida de copiar un rango de datos filtrados a otra hoja o libro de trabajo es utilizando los 3 atajos siguientes.

1. Seleccione cualquier celda filtrada y, a continuación, pulse Ctrl + A para seleccionar todos los datos filtrados incluidos los encabezados de columna .

   Para seleccionar datos filtrados excluir las cabeceras de columna seleccione la primera celda (superior izquierda) con datos y pulse Ctrl + Mayús + Fin para ampliar la selección hasta la última celda.

2. Pulse Ctrl + C para copiar los datos seleccionados.
3. Cambie a otra hoja/libro de trabajo, seleccione la celda superior izquierda del rango de destino y pulse Ctrl+V para pegar los datos filtrados.

Nota: Normalmente, cuando se copian los datos filtrados en otro lugar, se omiten las filas filtradas. En algunos casos poco frecuentes, sobre todo en libros muy grandes, Excel puede copiar las filas ocultas además de las filas visibles. Para evitar que esto ocurra, seleccione un rango de celdas filtradas y pulse Alt + ; para seleccionar sólo las celdas visibles ignorando las filas ocultas. Si no está acostumbrado a utilizar atajos de teclado, puede utilizar la función Ir al especial en su lugar ( Inicio tab> Edición de grupo> Buscar & Seleccionar > Ir a Especial... > Sólo celdas visibles ).

Cómo limpiar el filtro

Después de aplicar un filtro a una columna determinada, es posible que desee borrarlo para que toda la información vuelva a ser visible o filtrar los datos de otra manera.

Para borrar un filtro en una columna determinada, haga clic en el botón de filtro de la cabecera de la columna y, a continuación, en Borrar filtro de :

Cómo eliminar un filtro en Excel

Para eliminar todos los filtros de una hoja de cálculo, realice una de las siguientes acciones:

• Ir a la Datos tab> Ordenar y filtrar y haga clic en Claro .
• Ir a la Inicio tab> Edición de y haga clic en Ordenar y filtrar > Claro .

El filtro no funciona en Excel

Si el filtro automático de Excel ha dejado de funcionar en parte de una hoja de cálculo, lo más probable es que se deba a que se ha introducido algún dato nuevo fuera del rango de celdas filtradas. Para solucionarlo, basta con volver a aplicar el filtro. Si eso no ayuda y los filtros de Excel siguen sin funcionar, borre todos los filtros de una hoja de cálculo y vuelva a aplicarlos. Si su conjunto de datos contiene alguna fila en blanco, seleccione manualmente todo el rangocon el ratón y, a continuación, aplique el autofiltro. En cuanto lo haga, los nuevos datos se añadirán al rango de celdas filtradas.

Básicamente, así es como se añade, aplica y utiliza un filtro en Excel, pero hay mucho más. En el próximo tutorial, exploraremos las capacidades del Filtro Avanzado y veremos cómo filtrar datos con múltiples conjuntos de criterios. Estén atentos!