Hướng dẫn cung cấp danh sách các công thức và hàm cơ bản của Excel cùng với các ví dụ và liên kết đến các hướng dẫn chuyên sâu có liên quan.

Được thiết kế chủ yếu dưới dạng chương trình bảng tính, Microsoft Excel cực kỳ mạnh mẽ và linh hoạt khi tính toán các con số hoặc giải các bài toán và kỹ thuật. Nó cho phép bạn tính tổng hoặc tính trung bình một cột số trong chớp mắt. Ngoài ra, bạn có thể tính toán lãi kép và trung bình có trọng số, nhận ngân sách tối ưu cho chiến dịch quảng cáo của mình, giảm thiểu chi phí vận chuyển hoặc lập lịch làm việc tối ưu cho nhân viên của bạn. Tất cả điều này được thực hiện bằng cách nhập công thức vào các ô.

Hướng dẫn này nhằm mục đích dạy cho bạn những kiến ​​thức cơ bản về các hàm Excel và chỉ ra cách sử dụng các công thức cơ bản trong Excel.

Các khái niệm cơ bản về công thức Excel

Trước khi cung cấp danh sách công thức Excel cơ bản, hãy xác định các thuật ngữ chính để đảm bảo rằng chúng ta đang ở trên cùng một trang. Vậy chúng ta gọi công thức Excel và hàm Excel là gì?

• Công thức là một biểu thức tính toán các giá trị trong một ô hoặc trong một dải ô.

  Ví dụ: =A2+A2+A3+A4 là công thức cộng các giá trị trong các ô từ A2 đến A4.

• Hàm là một công thức được xác định trước đã có sẵn trong Excel. Các hàm thực hiện các phép tính cụ thể theo một thứ tự cụ thể dựa trên các giá trị đã chỉ định, được gọi là đối số hoặc tham số.

Ví dụ:thêm.

Các phương pháp hay nhất để viết công thức Excel

Bây giờ bạn đã quen thuộc với các công thức Excel cơ bản, những mẹo này sẽ cung cấp cho bạn một số hướng dẫn về cách sử dụng chúng hiệu quả nhất và tránh lỗi công thức phổ biến.

Không đặt số trong dấu ngoặc kép

Mọi văn bản có trong công thức Excel của bạn phải được đặt trong "dấu ngoặc kép". Tuy nhiên, bạn không bao giờ nên làm điều đó với các số, trừ khi bạn muốn Excel coi chúng là giá trị văn bản.

Ví dụ: để kiểm tra giá trị trong ô B2 và trả về 1 cho "Đã đạt", 0 nếu không, bạn nhập công thức sau, chẳng hạn như trong C2:

=IF(B2="pass", 1, 0)

Sao chép công thức xuống các ô khác và bạn sẽ có một cột gồm 1 và 0 có thể được tính toán dễ dàng.

Bây giờ, hãy xem điều gì xảy ra nếu bạn trích dẫn hai lần các số:

=IF(B2="pass", "1", "0")

Ngay từ cái nhìn đầu tiên, kết quả đầu ra là bình thường - cùng một cột gồm 1 và 0. Tuy nhiên, khi xem xét kỹ hơn, bạn sẽ nhận thấy rằng các giá trị kết quả được căn trái trong các ô theo mặc định, nghĩa là đó là các chuỗi số, không phải số! Nếu sau này ai đó cố gắng tính các số 1 và 0 đó, thì cuối cùng họ có thể phải vò đầu bứt tai khi cố gắng tìm ra lý do tại sao một công thức tính Tổng hoặc Đếm đúng 100% lại không trả về gì ngoài 0.

Không định dạng số trong công thức Excel

Hãy nhớ quy tắc đơn giản này: các số được cung cấp cho công thức Excel của bạn phải được nhập mà không có bất kỳ định dạng nào nhưdấu phân cách thập phân hoặc ký hiệu đô la. Ở Bắc Mỹ và một số quốc gia khác, dấu phẩy là dấu tách đối số mặc định và ký hiệu đô la ($) được sử dụng để tạo tham chiếu ô tuyệt đối. Việc sử dụng các ký tự đó trong số có thể khiến Excel của bạn phát điên :) Vì vậy, thay vì nhập $2.000, chỉ cần nhập 2000 rồi định dạng giá trị đầu ra theo ý thích của bạn bằng cách thiết lập định dạng số Excel tùy chỉnh.

Kết hợp tất cả mở và đóng dấu ngoặc đơn

Khi tạo một công thức Excel phức tạp với một hoặc nhiều hàm lồng nhau, bạn sẽ phải sử dụng nhiều hơn một bộ dấu ngoặc đơn để xác định thứ tự các phép tính. Trong các công thức như vậy, hãy đảm bảo ghép các dấu ngoặc đơn đúng cách để có một dấu ngoặc đơn đóng cho mỗi dấu ngoặc đơn mở. Để giúp bạn thực hiện công việc dễ dàng hơn, Excel tô đậm các cặp dấu ngoặc đơn bằng các màu khác nhau khi bạn nhập hoặc chỉnh sửa công thức.

Sao chép cùng một công thức vào các ô khác thay vì nhập lại công thức đó

Sau khi bạn đã nhập công thức vào một ô, không cần phải nhập lại nhiều lần. Chỉ cần sao chép công thức sang các ô liền kề bằng cách kéo bộ điều khiển điền vào (một hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô). Để sao chép công thức vào toàn bộ cột, hãy đặt con trỏ chuột vào núm điều khiển điền và nhấp đúp vào dấu cộng.

Lưu ý. Sau khi sao chép công thức, hãy đảm bảo rằng tất cả các tham chiếu ô đều chính xác. Tham chiếu ô có thểthay đổi tùy thuộc vào việc chúng là tuyệt đối (không thay đổi) hay tương đối (thay đổi).

Để biết hướng dẫn chi tiết từng bước, vui lòng xem Cách sao chép công thức trong Excel.

Cách thực hiện để xóa công thức nhưng vẫn giữ giá trị tính toán

Khi bạn xóa công thức bằng cách nhấn phím Delete, giá trị tính toán cũng bị xóa. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể xóa công thức và giữ giá trị kết quả trong ô. Đây là cách thực hiện:

• Chọn tất cả các ô có công thức của bạn.
• Nhấn Ctrl + C để sao chép các ô đã chọn.
• Nhấp chuột phải vào lựa chọn rồi nhấp Dán giá trị > Giá trị để dán các giá trị được tính trở lại các ô đã chọn. Hoặc nhấn phím tắt Dán Đặc biệt: Shift+F10 rồi nhấn V .

Để biết các bước chi tiết có ảnh chụp màn hình, vui lòng xem Cách thay thế công thức bằng giá trị của chúng trong Excel.

Tạo đảm bảo Tùy chọn tính toán được đặt thành Tự động

Nếu đột nhiên các công thức Excel của bạn ngừng tính toán lại tự động, rất có thể Tùy chọn tính toán bằng cách nào đó đã chuyển sang Thủ công . Để khắc phục điều này, hãy chuyển đến nhóm Công thức > Tính toán , nhấp vào nút Tùy chọn tính toán và chọn Tự động .

Nếu cách này không hiệu quả, hãy xem các bước khắc phục sự cố sau: Công thức Excel không hoạt động: sửa lỗi & giải pháp.

Đây là cách bạn tạo và quản lý các công thức cơ bản trong Excel. Tôi làm thế nào bạn sẽ tìm thấy điều nàythông tin hữu ích. Dù sao thì, tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng được gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới.

Bạn có thể tìm thấy tất cả các hàm Excel có sẵn trong Thư viện hàm trên tab Công thức :

Có hơn 400 hàm trong Excel và con số này đang tăng dần theo phiên bản. Tất nhiên, gần như không thể ghi nhớ tất cả chúng và bạn thực sự không cần phải làm vậy. Trình hướng dẫn Hàm sẽ giúp bạn tìm hàm phù hợp nhất cho một tác vụ cụ thể, trong khi Trí tuệ Công thức Excel sẽ nhắc cú pháp và đối số của hàm ngay khi bạn nhập tên hàm trước dấu bằng trong một ô :

Nhấp vào tên của chức năng sẽ biến nó thành một siêu liên kết màu xanh lam, siêu liên kết này sẽ mở ra chủ đề Trợ giúp cho chức năng đó.

Mẹo. Bạn không nhất thiết phải viết hoa toàn bộ tên hàm, Microsoft Excel sẽ tự động viết hoa tên hàm sau khi bạn nhập xong công thức và nhấn phím Enter để hoàn thành.

10 hàm cơ bản của Excel nhất định bạn phải biết

Dưới đây là danh sách 10 hàm đơn giản nhưng thực sự hữu ích, là kỹ năng cần thiết cho tất cả những ai muốn chuyển từ người mới sử dụng Excel thành chuyên gia Excel.

SUM

Hàm Excel đầu tiên mà bạn nên làm quen là hàm thực hiện phép cộng số học cơ bản:

Trong cú pháp của tất cả các hàm Excel, một đối số nằm trong [dấu ngoặc vuông] là tùy chọn, các đối số khác là bắt buộc. Có nghĩa là, công thức tính tổng của bạn phải bao gồm ít nhất 1 số, tham chiếu đến một ô hoặc một dải ô. Ví dụ:

=SUM(B2:B6) - cộng các giá trị trong các ô từ B2 đến B6.

=SUM(B2, B6) - cộng các giá trị trong các ô B2 và B6.

Nếu cần, bạn có thể thực hiện các thao tác khác các phép tính trong một công thức, ví dụ: cộng các giá trị trong các ô từ B2 đến B6, sau đó chia tổng cho 5:

=SUM(B2:B6)/5

Để tính tổng có điều kiện, hãy sử dụng hàm SUMIF: trong đối số thứ nhất, bạn nhập phạm vi ô sẽ được kiểm tra theo tiêu chí (A2:A6), trong đối số thứ 2 - chính tiêu chí (D2) và trong đối số cuối cùng - các ô cần tính tổng (B2:B6):

=SUMIF(A2:A6, D2, B2:B6)

Trong trang tính Excel của bạn, các công thức có thể giống như sau:

Mẹo. Cách nhanh nhất để tính tổng cột hoặc hàng số là chọn một ô bên cạnh các số bạn muốn tính tổng (ô ngay bên dưới giá trị cuối cùng trong cột hoặc bên phải của số cuối cùng trong hàng) và nhấp vào nút Tự động tính tổng trên tab Trang chủ , trong nhóm Định dạng . Excel sẽ tự động chèn công thức SUM cho bạn.

Tài nguyên hữu ích:

• Ví dụ về công thức Excel Sum - công thức tính tổng cột, hàng, chỉ các ô được lọc (hiển thị) hoặc tính tổngtrên các trang tính.
• Tự động tính tổng trong Excel - cách nhanh nhất để tính tổng một cột hoặc hàng số.
• SUMIF trong Excel - ví dụ về công thức để tính tổng các ô theo điều kiện.
• SUMIFS trong Excel - ví dụ về công thức để tính tổng các ô dựa trên nhiều tiêu chí.

AVERAGE

Hàm AVERAGE của Excel thực hiện đúng như tên gọi của nó, tức là tìm giá trị trung bình hoặc trung bình cộng của các số. Cú pháp của nó tương tự như của SUM:

Xem kỹ công thức từ phần trước ( =SUM(B2:B6)/5 ), nó thực sự làm gì? Tính tổng các giá trị trong các ô từ B2 đến B6, sau đó chia kết quả cho 5. Và bạn gọi việc cộng một nhóm các số rồi chia tổng cho tổng của các số đó là gì? Đúng, là giá trị trung bình!

Hàm AVERAGE của Excel thực hiện ẩn các phép tính này. Vì vậy, thay vì chia tổng cho số đếm, bạn chỉ cần đặt công thức này vào một ô:

=AVERAGE(B2:B6)

Để tính trung bình các ô dựa trên điều kiện, hãy sử dụng công thức AVERAGEIF sau, trong đó A2:A6 là phạm vi tiêu chí, D3 là tiêu chí và B2:B6 là các ô cần tính trung bình:

=AVERAGEIF(A2:A6, D3, B2:B6)

Tài nguyên hữu ích:

• Excel AVERAGE - tính trung bình các ô có số.
• Excel AVERAGEA - tìm giá trị trung bình của các ô có dữ liệu bất kỳ (số, giá trị Boolean và văn bản).
• Excel AVERAGEIF - tính trung bình các ô dựa trên một tiêu chí.
• AVERAGEIFS Excel - trung bình các ô dựa trên nhiềutiêu chí.
• Cách tính trung bình có trọng số trong Excel
• Cách tìm trung bình di chuyển trong Excel

MAX & MIN

Công thức MAX và MIN trong Excel lần lượt lấy giá trị lớn nhất và nhỏ nhất trong một tập hợp số. Đối với tập dữ liệu mẫu của chúng tôi, các công thức sẽ đơn giản như:

=MAX(B2:B6)

=MIN(B2:B6)

Tài nguyên hữu ích:

• Hàm MAX - tìm giá trị cao nhất.
• Công thức MAX IF - lấy số cao nhất kèm theo điều kiện.
• Hàm MAXIFS - lấy giá trị lớn nhất dựa trên nhiều tiêu chí.
• Hàm MIN - trả về giá trị nhỏ nhất trong tập dữ liệu.
• Hàm MINIFS - tìm số nhỏ nhất dựa trên một hoặc một số điều kiện.

COUNT & COUNTA

Nếu bạn tò mò muốn biết có bao nhiêu ô trong một phạm vi nhất định chứa giá trị số (số hoặc ngày), đừng lãng phí thời gian đếm chúng bằng tay. Hàm COUNT trong Excel sẽ mang lại cho bạn số đếm trong tích tắc:

Mặc dù hàm COUNT chỉ xử lý những ô có chứa số, nhưng hàm COUNTA đếm tất cả các ô chứa không được để trống , cho dù chúng có chứa số, ngày tháng, thời gian, văn bản, giá trị logic TRUE và FALSE, lỗi hoặc chuỗi văn bản trống (""):

Ví dụ: để biết có bao nhiêu ô trong cột B chứa số, hãy sử dụng công thức sau:

=COUNT(B:B)

Để đếm tất cả các ô không trống trongcột B, hãy chọn cột này:

=COUNTA(B:B)

Trong cả hai công thức, bạn sử dụng cái gọi là "tham chiếu toàn bộ cột" (B:B) đề cập đến tất cả các ô trong cột B .

Ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy sự khác biệt: trong khi COUNT chỉ xử lý các số, COUNTA xuất ra tổng số ô không trống trong cột B, bao gồm cả giá trị văn bản trong tiêu đề cột.

Tài nguyên hữu ích:

• Hàm Excel COUNT - một cách nhanh chóng để đếm các ô có số.
• Hàm Excel COUNTA - đếm các ô có giá trị bất kỳ ( các ô không trống).
• Hàm Excel COUNTIF - đếm các ô đáp ứng một điều kiện.
• Hàm Excel COUNTIFS - đếm các ô có nhiều tiêu chí.

IF

Dựa trên số lượng nhận xét liên quan đến IF trên blog của chúng tôi, đây là hàm phổ biến nhất trong Excel. Nói một cách đơn giản, bạn sử dụng công thức IF để yêu cầu Excel kiểm tra một điều kiện nhất định và trả về một giá trị hoặc thực hiện một phép tính nếu điều kiện được đáp ứng và một giá trị hoặc phép tính khác nếu điều kiện không được đáp ứng:

Ví dụ, câu lệnh IF sau kiểm tra xem đơn hàng đã được hoàn thành chưa (nghĩa là có giá trị trong cột C) hay chưa. Để kiểm tra xem một ô có trống không, bạn sử dụng toán tử "không bằng" ( ) kết hợp với một chuỗi rỗng (""). Kết quả là, nếu ô C2 không trống, công thức sẽ trả về "Có", nếu không thì "Không":

=IF(C2"", "Yes", "No")

Tài nguyên hữu ích:

• Hàm IF trong Excel với các ví dụ về công thức
• Cách sử dụng các IF lồng nhau trong Excel
• Các công thức IF có nhiều điều kiện AND/OR

TRIM

Nếu các công thức Excel rõ ràng là chính xác của bạn chỉ trả về một loạt lỗi, thì một trong các điều đầu tiên cần kiểm tra là khoảng trắng thừa trong các ô được tham chiếu (Bạn có thể ngạc nhiên khi biết có bao nhiêu khoảng trắng ở đầu, cuối và ở giữa ẩn trong trang tính của bạn mà không được chú ý cho đến khi xảy ra sự cố!).

Có một số cách xóa khoảng trắng không mong muốn trong Excel, với hàm TRIM là cách dễ nhất:

Ví dụ: để cắt bớt khoảng trắng thừa trong cột A, hãy nhập công thức sau vào ô A1 rồi sao chép xuống cột:

=TRIM(A1)

Nó sẽ loại bỏ tất cả khoảng trắng thừa trong các ô ngoại trừ một ký tự khoảng trắng giữa các từ:

Tài nguyên hữu ích :

• Ví dụ về hàm TRIM trong Excel với công thức
• Cách xóa dấu ngắt dòng và ký tự không in được
• Cách thực hiện để xóa khoảng trắng không ngắt ( )
• Cách xóa một ký tự không in được cụ thể

LEN

Bất cứ khi nào bạn muốn biết số lượng ký tự trong một ô nào đó, LEN là hàm cần sử dụng:

Muốn biết ô A2 có bao nhiêu ký tự? Chỉ cần nhập công thức dưới đây vào một ô khác:

=LEN(A2)

Xin lưu ý rằng hàm LEN của Excel sẽ đếmtuyệt đối tất cả các ký tự kể cả khoảng trắng :

Bạn muốn lấy tổng số ký tự trong một phạm vi hoặc ô hoặc chỉ đếm các ký tự cụ thể? Vui lòng xem các tài nguyên sau.

Tài nguyên hữu ích:

• Công thức Excel LEN để đếm ký tự trong một ô
• Đếm tổng số ký tự trong một phạm vi
• Đếm ký tự cụ thể trong ô
• Đếm ký tự cụ thể trong phạm vi

VÀ & OR

Đây là hai hàm logic phổ biến nhất để kiểm tra nhiều tiêu chí. Sự khác biệt là cách họ thực hiện điều này:

• AND trả về TRUE nếu tất cả các điều kiện được đáp ứng, FALSE nếu không đáp ứng.
• OR trả về TRUE nếu bất kỳ điều kiện nào được đáp ứng, ngược lại là FALSE.

Mặc dù hiếm khi được sử dụng riêng nhưng các hàm này rất hữu ích khi là một phần của các công thức lớn hơn.

Ví dụ: để kiểm tra bài kiểm tra kết quả ở cột B và C và trả về "Đạt" nếu cả hai đều lớn hơn 60, "Không đạt" nếu không, hãy sử dụng công thức IF sau với câu lệnh AND được nhúng:

=IF(AND(B2>60, B2>60), "Pass", "Fail")

Nếu đủ để chỉ có một điểm bài kiểm tra lớn hơn 60 (bài kiểm tra 1 hoặc bài kiểm tra 2), hãy nhúng câu lệnh OR:

=IF(OR(B2>60, B2>60), "Pass", "Fail")

Tài nguyên hữu ích:

• Ví dụ về hàm AND trong Excel với công thức
• Ví dụ về hàm OR trong Excel với công thức

CONCATENATE

Trong trường hợp bạn muốn lấy giá trị từ hai hoặc nhiều ô và kết hợp chúng thành một ô, hãy sử dụngtoán tử nối (&) hoặc hàm CONCATENATE:

Ví dụ: để kết hợp các giá trị từ các ô A2 và B2, chỉ cần nhập công thức sau vào một ô khác:

=CONCATENATE(A2, B2)

Để phân tách các giá trị được kết hợp bằng dấu cách, hãy nhập ký tự khoảng trắng (" ") trong danh sách đối số:

=CONCATENATE(A2, " ", B2)

Tài nguyên hữu ích:

• Cách nối trong Excel - ví dụ về công thức để kết hợp chuỗi văn bản, ô và cột.
• Hàm CONCAT - hàm mới hơn và được cải tiến để kết hợp nội dung của nhiều ô thành một ô.

HÔM NAY & BÂY GIỜ

Để xem ngày và giờ hiện tại bất cứ khi nào bạn mở trang tính của mình mà không cần phải cập nhật theo cách thủ công hàng ngày, hãy sử dụng:

=TODAY() để chèn ngày hôm nay vào một ô.

=NOW() để chèn ngày và giờ hiện tại vào một ô.

Cái hay của các hàm này là chúng không yêu cầu bất kỳ đối số nào, bạn nhập công thức chính xác như đã viết ở trên.

Tài nguyên hữu ích:

• Cách chèn ngày hôm nay trong Excel - các cách khác nhau để nhập ngày và giờ hiện tại trong Excel: dưới dạng thời gian không thể thay đổi đóng dấu hoặc ngày giờ có thể tự động cập nhật.
• Các hàm ngày tháng trong Excel với các ví dụ về công thức - công thức chuyển đổi ngày thành văn bản và ngược lại, trích xuất ngày, tháng hoặc năm từ một ngày, tính toán chênh lệch giữa hai ngày và nhiều