У цьому уроці ви дізнаєтеся, як фільтрувати дані в Excel різними способами: як створювати фільтри для текстових значень, чисел і дат, як використовувати фільтр з пошуком, як фільтрувати за кольором або за значенням виділеної комірки. Ви також дізнаєтеся, як видаляти фільтри і як виправити непрацюючий автофільтр Excel.

При роботі з великими масивами даних може бути складно не тільки обчислити дані, але й знайти потрібну інформацію. На щастя, Microsoft Excel дозволяє легко звузити пошук за допомогою простого, але потужного інструменту "Фільтр". Щоб дізнатися більше про фільтрацію в Excel, будь ласка, перейдіть за посиланнями нижче.

Що таке фільтр в Excel?

Фільтр Excel також відомий як Автофільтр це швидкий спосіб відобразити тільки актуальну в даний момент інформацію і видалити всі інші дані з перегляду. Ви можете фільтрувати рядки на аркушах Excel за значенням, за форматом і за критеріями. Після застосування фільтра можна копіювати, редагувати, наносити на діаграму або друкувати тільки видимі рядки, не переставляючи весь список.

Фільтр Excel проти сортування Excel

Крім численних опцій фільтрації, автофільтр Excel надає наступні можливості Сортування опції, що відносяться до даної колонки:

• Для текстових значень: Сортування від А до Я , Сортування від Z до A і Сортувати за кольором .
• Заради цифр: Сортувати від меншого до більшого , Сортувати від більшого до меншого і Сортувати за кольором .
• Для побачень: Сортувати від старого до нового, від нового до старого і Сортувати за кольором .

Різниця між сортуванням і фільтрацією в Excel полягає в наступному:

• Коли ви сортування даних в Excel вся таблиця переставляється, наприклад, за алфавітом або від найменшого до найбільшого значення. Однак сортування не приховує ніяких записів, а лише розташовує дані в новому порядку.
• Коли ви фільтрувати дані в Excel відображаються тільки ті записи, які ви дійсно хочете бачити, а всі нерелевантні елементи тимчасово видаляються з перегляду.

Як додати фільтр в Excel

Для коректної роботи автофільтру Excel Ваш набір даних повинен містити заголовний рядок з назвами стовпців, як показано на скріншоті нижче:

Після того, як заголовки стовпців будуть впорядковані, виберіть будь-яку комірку в наборі даних і скористайтеся одним із наведених нижче методів для вставки фільтра.

3 способи додати фільтр в Excel

1. Про це йдеться на Дані у вкладці Сортування та фільтрація у групі, натисніть на кнопку Фільтр кнопку.

   

2. Про це йдеться на Головна сторінка у вкладці Редагування групу, натисніть Сортування та фільтрація > Фільтр .

   

3. Для ввімкнення/вимкнення фільтрів використовуйте комбінацію клавіш "Фільтр Excel": Ctrl+Shift+L

Незалежно від того, який метод ви використовуєте, стрілки, що розкриваються, з'являться в кожній комірці заголовка:

Як застосувати фільтр в Excel

Стрілка, що випадає в заголовку стовпця означає, що фільтрація додана, але ще не застосована. При наведенні курсору на стрілку з'являється екранна підказка (Показати все).

Щоб відфільтрувати дані в Excel, виконайте наступне:

1. Клацніть стрілку зі стрілкою, що розкривається, для стовпця, який ви хочете відфільтрувати.
2. Зніміть прапорець Вибрати все щоб швидко зняти виділення з усіх даних.
3. Встановіть прапорці навпроти даних, які ви бажаєте відобразити, та натисніть кнопку ОК.

Наприклад, таким чином можна відфільтрувати дані в Регіон стовпчик для перегляду продажів тільки для Схід і Північ :

Фільтр застосовується до стовпця A, тимчасово приховуючи всі регіони, крім Схід і Північ .

Стрілка, що випадає у відфільтрованому стовпчику, зміниться на Кнопка фільтрації , а при наведенні курсору на цю кнопку відображається підказка, що вказує, які фільтри застосовані:

Фільтрувати кілька стовпців

Щоб застосувати фільтр Excel до декількох стовпців, просто повторіть наведені вище кроки для потрібної кількості стовпців.

Наприклад, ми можемо звузити наші результати, щоб показати лише Яблука для Схід і Північ При застосуванні декількох фільтрів в Excel кнопка фільтрації з'являється в кожному з відфільтрованих стовпців:

Порада. Щоб зробити вікно фільтра Excel ширшим і/або довшим, наведіть курсор миші на піктограму рукоятка для захоплення внизу, і як тільки з'явиться двоголова стрілка, перетягніть її вниз або вправо.

Фільтр порожніх / не порожніх комірок

Щоб відфільтрувати дані в Excel, пропускаючи пропуски або не пропуски, виконайте одну з наступних дій:

До відфільтрувати порожні місця тобто відобразити непусту комірку, натиснути стрілку автофільтру, переконатися, що в полі (Вибрати все) встановіть галочку, а потім зніміть її (Пропуски) внизу списку, щоб відобразити тільки ті рядки, які мають значення в даному стовпчику.

До відфільтровувати непустопорожні місця тобто вивести тільки порожні клітинки, очистити (Вибрати все), а потім виберіть (Пропуски). При цьому будуть відображені тільки рядки з порожньою коміркою в даному стовпчику.

Нотатки:

• На сьогоднішній день, на жаль, це не так. (Пропуски) доступна тільки для стовпців, які містять хоча б одну порожню комірку.
• Якщо ви хочете видалити порожні рядки на основі деякого ключового стовпця можна відфільтрувати непусті рядки в цьому стовпці, виділити відфільтровані рядки, клацнути правою кнопкою миші по виділеному і натиснути кнопку Видалити рядок Якщо ви хочете видалити тільки ті рядки, які повністю порожні, і залишити рядки з деяким вмістом і деякими порожніми клітинками, зверніть увагу на це рішення.

Як використовувати фільтр в Excel

Крім основних параметрів фільтрації, описаних вище, автофільтр в Excel надає ряд додаткових інструментів, які можуть допомогти вам відфільтрувати певні типи даних, такі як текст , цифри і дати саме так, як ви хочете.

Нотатки:

• Різні типи фільтрів Excel є взаємовиключними. Наприклад, ви можете відфільтрувати певний стовпець за значенням або за кольором клітинок, але не за обома параметрами одночасно.
• Для отримання коректних результатів не змішуйте різні типи значень в одному стовпці, оскільки для кожного стовпця доступний тільки один тип фільтра. Якщо стовпець містить кілька типів значень, фільтр буде додано для даних, які зустрічаються найчастіше. Наприклад, якщо ви зберігаєте числа в певному стовпці, але більшість чисел відформатовано як текст, для цього стовпця з'являться текстові фільтри, але не для числових.Фільтри.

А тепер давайте більш детально розглянемо кожен варіант і подивимося, як можна створити фільтр, який найбільше підходить для вашого типу даних.

Фільтрувати текстові дані

Якщо ви хочете відфільтрувати текстовий стовпець для чогось дуже конкретного, ви можете скористатися низкою додаткових опцій, що надаються в Excel Текстові фільтри такі як:

• Фільтруючі елементи, які почнемо з того, що або закінчуються на конкретний(і) персонаж(и).
• Фільтруючі елементи, які містити або не містять заданий символ або слово в будь-якому місці тексту.
• Фільтруючі комірки, які точно рівний або не дорівнює на вказаний(і) символ(и).

Як тільки ви додаєте фільтр до стовпця, що містить текстові значення, Текстові фільтри автоматично з'явиться в меню Автофільтр:

Наприклад, щоб відфільтрувати рядки, що містять Банани зробіть наступне:

1. Натисніть стрілку, що випадає в заголовку стовпчика, і вкажіть на Текстові фільтри .
2. У випадаючому меню оберіть потрібний фільтр ( Не містить... у цьому прикладі).
3. На сьогоднішній день, на жаль, це не так. Спеціальний автофільтр У полі праворуч від фільтра введіть текст або виберіть потрібний пункт у випадаючому списку.
4. Натисни ОК.

Як наслідок, всі Банани рядів, у тому числі Зелені банани і Банани Goldfinger буде приховано.

Фільтр стовпця з 2 критеріями

Щоб відфільтрувати дані в Excel за двома текстовими критеріями, виконайте описані вище дії для налаштування першого критерію, а потім виконайте наступні:

• Перевірте. І або Або в залежності від того, чи обидва або один з критеріїв повинні бути істинними.
• Виберіть оператор порівняння для другого критерію та введіть текстове значення у полі праворуч від нього.

Наприклад, так можна відфільтрувати рядки, які містити або Банани або Лимони :

Як створити фільтр в Excel за допомогою символів підстановки

Якщо ви не пам'ятаєте точний пошук або хочете відфільтрувати рядки зі схожою інформацією, ви можете створити фільтр за допомогою одного з наступних символів підстановки:

Порада. У багатьох випадках можна використовувати Містить Наприклад, щоб відфільтрувати комірки, що містять всілякі Банани ви можете вибрати або кнопку Дорівнює оператор і тип *банани* або скористайтеся кнопкою Містить і просто введіть банани .

Як відфільтрувати числа в Excel

Excel's Числові фільтри дозволяють маніпулювати числовими даними найрізноманітнішими способами, в тому числі:

• Номери фільтрів рівний або не дорівнює до певного числа.
• Номери фільтрів, більше, ніж , менше, ніж або між вказані номери.
• Фільтр топ-10 або нижня 10 цифри.
• Відфільтрувати комірки з номерами, які є вище середній або нижче середній .

На наступному скріншоті показано весь перелік числових фільтрів, доступних в Excel.

Наприклад, щоб створити фільтр, який відображає тільки замовлення вартістю від 250 до 300 доларів, виконайте такі дії:

1. Натисніть на стрілку автофільтра в заголовку стовпця і вкажіть на Числові фільтри .
2. Виберіть відповідного оператора порівняння зі списку, Між... у цьому прикладі.
3. В рамках проекту Спеціальний автофільтр введіть значення нижньої і верхньої межі. За замовчуванням Excel пропонує використовувати " Більше або дорівнює" і " Менше або дорівнює" оператори порівняння. Ви можете змінити їх на " Більше, ніж" і " "Менше, ніж якщо ви не бажаєте, щоб порогові значення були враховані.
4. Натисни ОК.

В результаті видно лише замовлення на суму від $250 до $300:

Як відфільтрувати дати в Excel

Excel Фільтри за датою надають найбільшу різноманітність вибору, що дозволяє швидко та легко відфільтрувати записи за певний період часу.

За замовчуванням автофільтр Excel групує всі дати в даному стовпці за ієрархією років, місяців і днів. Ви можете розгортати або згортати різні рівні, натискаючи знаки плюс або мінус поруч з даною групою. Вибір або очищення групи вищого рівня вибирає або очищає дані на всіх вкладених рівнях. Наприклад, якщо ви знімете прапорець поруч з 2016 роком, всі дати в межах 2016 року будуть приховані.

Крім того, Фільтри за датою дозволяють відображати або приховувати дані за певний день, тиждень, місяць, квартал, рік, до або після вказаної дати, або між двома датами. Скріншот нижче демонструє всі доступні фільтри за датами:

У більшості випадків фільтр Excel по даті працює в один клік. Наприклад, щоб відфільтрувати рядки, що містять записи за поточний тиждень, досить вказати на Фільтри за датою і натисніть Цього тижня .

Якщо ви обираєте опцію Дорівнює , До , Після , Між оператор або Користувацький фільтр , вже знайомий нам Спеціальний автофільтр з'явиться діалогове вікно, в якому ви вказуєте бажані критерії.

Наприклад, щоб відобразити всі позиції за перші 10 днів квітня 2016 року, натисніть Між... і налаштувати фільтр таким чином:

Як відфільтрувати за кольором в Excel

Якщо дані на аркуші відформатовані вручну або за допомогою умовного форматування, ви також можете відфільтрувати ці дані за кольором.

При натисканні на стрілку автофільтра, що випадає, відобразиться Фільтр за кольором з однією або декількома опціями, залежно від того, яке форматування застосовується до стовпця:

• Фільтр за кольором комірок
• Фільтр за кольором шрифту
• Фільтр по іконці комірки

Наприклад, якщо ви відформатували клітинки в даному стовпчику з 3 різними кольорами фону (зеленим, червоним і помаранчевим) і хочете відобразити тільки помаранчеві клітинки, ви можете зробити це таким чином:

1. Клацніть стрілку фільтра в комірці заголовка і вкажіть на Фільтр за кольором .
2. Натисніть на потрібний колір - у цьому прикладі помаранчевий.

Вуаля! Видно тільки значення, відформатовані помаранчевим кольором шрифту, а всі інші рядки тимчасово приховані:

Для отримання додаткової інформації див. статтю Як фільтрувати і сортувати за кольором клітинок в Excel.

Як фільтрувати в Excel за допомогою пошуку

Починаючи з версії Excel 2010, інтерфейс фільтрації включає в себе вікно пошуку який полегшує навігацію у великих масивах даних, дозволяючи швидко фільтрувати рядки, що містять точний текст, номер або дату.

Припустимо, ви хочете переглянути записи для всіх " схід "Просто натисніть на випадаюче вікно автофільтру і почніть вводити слово " схід "Фільтр Excel відразу покаже всі елементи, що відповідають запиту. Щоб відобразити тільки ці рядки, натисніть кнопку ОК в меню Автофильтр Excel або натисніть клавішу Enter на клавіатурі.

До фільтрувати множинний пошук застосуйте фільтр відповідно до першого пошукового терміну, як показано вище, потім введіть другий термін, і як тільки з'являться результати пошуку, виберіть пункт Додати поточний вибір до фільтру і натисніть кнопку ГАРАЗД. У цьому прикладі ми додаємо " захід " записи до вже відфільтрованих " схід "предмети":

Це було досить швидко, чи не так? Всього три клацання мишею!

Фільтр за вибраним значенням комірки або форматом

Ще один спосіб відфільтрувати дані в Excel - створити фільтр з критеріями, рівними вмісту або формату виділеної комірки. Ось як це зробити:

1. Клацніть правою кнопкою миші клітинку, що містить значення, колір або піктограму, за якою ви хочете відфільтрувати дані.
2. У контекстному меню вкажіть на Фільтр .
3. Виберіть потрібну опцію: фільтр за виділеними комірками значення , колір , колір шрифту або значок .

У цьому прикладі ми фільтруємо дані за піктограмою вибраної комірки:

Повторно застосувати фільтр після зміни даних

Коли ви редагуєте або видаляєте дані у відфільтрованих клітинках, автофільтр Excel не оновлюється автоматично, щоб відобразити зміни. Щоб повторно застосувати фільтр, клацніть будь-яку клітинку в наборі даних, а потім будь-яку з них:

1. Натисніть Подати заявку повторно на Дані у вкладці Сортування та фільтрація група.

Як скопіювати відфільтровані дані в Excel

Найшвидший спосіб скопіювати відфільтрований діапазон даних на інший аркуш або в іншу книгу - скористатися наступними 3 комбінаціями клавіш.

1. Виділіть будь-яку відфільтровану комірку, а потім натисніть Ctrl + A, щоб виділити всі відфільтровані дані включаючи заголовки колонок .

   Щоб вибрати відфільтровані дані без урахування заголовків колонок , виділіть першу (верхню ліву) комірку з даними та натисніть клавіші Ctrl + Shift + End, щоб розширити виділення до останньої комірки.

2. Натисніть Ctrl + C, щоб скопіювати виділені дані.
3. Перейдіть на інший аркуш/книгу, виділіть ліву верхню комірку діапазону призначення та натисніть Ctrl+V, щоб вставити відфільтровані дані.

Зазвичай при копіюванні відфільтрованих даних в інше місце відфільтровані рядки пропускаються. У деяких рідкісних випадках, в основному на дуже великих книгах, Excel може копіювати приховані рядки на додаток до видимих рядків. Щоб цього не сталося, виділіть діапазон відфільтрованих комірок і натисніть клавіші Alt + ;, щоб виділити тільки видимі комірки ігнорування прихованих рядків. Якщо ви не звикли користуватися комбінаціями клавіш, ви можете скористатися кнопкою Перейти до спеціальних пропозицій замість цього ( Головна сторінка вкладка> Редагування група> Знайти та вибрати > Перейдіть до спеціального... > Тільки видимі комірки ).

Як очистити фільтр

Після застосування фільтра до певного стовпця ви можете очистити його, щоб знову зробити всю інформацію видимою, або відфільтрувати дані в інший спосіб.

Щоб очистити фільтр у певній колонці, натисніть кнопку фільтра в заголовку колонки, а потім натисніть Очистити фільтр від :

Як видалити фільтр в Excel

Щоб видалити всі фільтри на аркуші, виконайте одну з наступних дій:

• Перейдіть на сторінку Дані вкладка> Сортування та фільтрація групу і натисніть Чисто .
• Перейдіть на сторінку Головна сторінка вкладка> Редагування групу і натисніть Сортування та фільтрація > Чисто .

Не працює фільтр в Excel

Якщо автофільтр Excel перестав працювати на півдорозі аркуша, швидше за все, це пов'язано з тим, що нові дані були введені за межами діапазону відфільтрованих комірок. Щоб виправити це, просто застосуйте фільтр заново. Якщо це не допомогло, і фільтри Excel все одно не працюють, очистіть всі фільтри в таблиці, а потім застосуйте їх заново. Якщо у вашому наборі даних є порожні рядки, виділіть весь діапазон вручну.Після цього нові дані будуть додані до діапазону відфільтрованих комірок за допомогою миші, а потім застосувати автофільтр.

В основному, це те, як ви додаєте, застосовуєте і використовуєте фільтр в Excel. Але це ще не все! У наступному уроці ми розглянемо можливості розширеного фільтра і подивимося, як фільтрувати дані за кількома наборами критеріїв. Слідкуйте за новинами!