Dalam tutorial ini, anda akan belajar cara menapis data dalam Excel dengan cara yang berbeza: cara membuat penapis untuk nilai teks, nombor dan tarikh, cara menggunakan penapis dengan carian dan cara menapis mengikut warna atau mengikut nilai sel yang dipilih. Anda juga akan mempelajari cara mengalih keluar penapis dan cara membetulkan Penapis Auto Excel tidak berfungsi.

Jika bekerja dengan set data yang besar, ia boleh menjadi cabaran bukan sahaja untuk mengira data, tetapi juga untuk mencari maklumat yang berkaitan. Nasib baik, Microsoft Excel memudahkan anda untuk mengecilkan carian dengan alat Penapis yang mudah tetapi berkuasa. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai penapisan dalam Excel, sila klik pada pautan di bawah.

Apakah penapis dalam Excel?

Penapis Excel , aka AutoFilter , ialah cara cepat untuk memaparkan hanya maklumat yang berkaitan pada masa tertentu dan mengalih keluar semua data lain daripada paparan. Anda boleh menapis baris dalam lembaran kerja Excel mengikut nilai, mengikut format dan mengikut kriteria. Selepas menggunakan penapis, anda boleh menyalin, mengedit, carta atau mencetak baris yang kelihatan sahaja tanpa menyusun semula keseluruhan senarai.

Penapis Excel lwn. Isih Excel

Selain daripada pelbagai pilihan penapisan, Excel AutoFilter menyediakan pilihan Isih yang berkaitan dengan lajur tertentu:

• Untuk nilai teks: Isih A hingga Z , Isih Z ke A dan Isih mengikut Warna .
• Untuk nombor: Isih Terkecil kepada Terbesar , Isih Terbesar kepada Terkecil , dan Isih mengikut Warna .
• Untukdisembunyikan buat sementara waktu:

  

  Untuk mendapatkan maklumat lanjut, sila lihat Cara menapis dan mengisih mengikut warna sel dalam Excel.

  Cara menapis dalam Excel dengan carian

  Bermula dengan Excel 2010, antara muka Penapis termasuk kotak carian yang memudahkan navigasi dalam set data besar yang membolehkan anda menapis baris dengan pantas yang mengandungi teks, nombor atau tarikh yang tepat.

  Katakan anda ingin melihat rekod untuk semua wilayah " timur ". Cuma klik menu lungsur autofilter dan mula menaip perkataan " timur " dalam kotak carian. Penapis Excel akan segera menunjukkan kepada anda semua item yang sepadan dengan carian. Untuk memaparkan hanya baris tersebut, sama ada klik OK dalam menu AutoFilter Excel atau tekan kekunci Enter pada papan kekunci anda.

  

  Untuk menapis berbilang carian , gunakan penapis mengikut istilah carian pertama anda seperti yang ditunjukkan di atas, kemudian taip istilah kedua, dan sebaik sahaja hasil carian muncul, pilih kotak Tambah pilihan semasa untuk menapis dan klik OK . Dalam contoh ini, kami menambahkan rekod " barat " pada item " timur " yang telah ditapis:

  

  Itu cantik cepat, bukan? Hanya tiga klik tetikus!

  Tapis mengikut nilai atau format sel yang dipilih

  Satu lagi cara untuk menapis data dalam Excel ialah membuat penapis dengan kriteria yang sama dengan kandungan atau format sel yang dipilih . Begini caranya:

  1. Klik kanan sel yang mengandungi nilai,warna atau ikon yang anda mahu menapis data anda.
  2. Dalam menu konteks, tuding pada Penapis .
  3. Pilih pilihan yang diingini: tapis mengikut <1 sel yang dipilih>nilai , warna , warna fon atau ikon .

  Dalam contoh ini, kami menapis data mengikut ikon sel yang dipilih:

  

  Gunakan semula penapis selepas menukar data

  Apabila anda mengedit atau memadam data dalam sel yang ditapis, AutoFilter Excel tidak mengemas kini secara automatik untuk mencerminkan perubahan. Untuk menggunakan semula penapis, klik mana-mana sel dalam set data anda, dan kemudian sama ada:

  1. Klik Guna Semula pada tab Data , dalam Isih & Tapis kumpulan.

  

• Klik Isih & Tapis > Mohon Semula pada tab Laman Utama , dalam kumpulan Pengeditan .



Cara menyalin data yang ditapis dalam Excel

Cara terpantas untuk menyalin julat data yang ditapis ke lembaran kerja atau buku kerja lain ialah dengan menggunakan 3 pintasan berikut.

1. Pilih mana-mana sel yang ditapis dan kemudian tekan Ctrl + A untuk memilih semua data yang ditapis termasuk pengepala lajur .

   Untuk memilih data yang ditapis tidak termasuk pengepala lajur , pilih sel pertama (kiri atas) dengan data dan tekan Ctrl + Shift + End untuk melanjutkan pemilihan ke sel terakhir.

2. Tekan Ctrl + C untuk menyalin data yang dipilih.
3. Tukar ke helaian/buku kerja lain, pilih sel kiri atas julat destinasi dan tekan Ctrl+V untuktampal data yang ditapis.

Nota. Biasanya, apabila anda menyalin data yang ditapis di tempat lain, baris yang ditapis akan ditinggalkan. Dalam beberapa kes yang jarang berlaku, kebanyakannya pada buku kerja yang sangat besar, Excel boleh menyalin baris tersembunyi sebagai tambahan kepada baris yang boleh dilihat. Untuk mengelakkan perkara ini daripada berlaku, pilih julat sel yang ditapis dan tekan Alt + ; untuk memilih sel yang kelihatan sahaja mengabaikan baris tersembunyi. Jika anda tidak biasa menggunakan pintasan papan kekunci, anda boleh menggunakan ciri Go To Special ( Home tab > Edit kumpulan > Cari & Pilih > Pergi ke Khas... > Sel Kelihatan sahaja ).

Cara mengosongkan penapis

Selepas menggunakan penapis pada lajur tertentu, anda mungkin mahu mengosongkannya untuk menjadikan semua maklumat kelihatan semula atau menapis data anda dengan cara yang berbeza.

Kepada kosongkan penapis dalam lajur tertentu, klik butang penapis dalam pengepala lajur dan kemudian klik Kosongkan Penapis daripada :



Cara mengalih keluar penapis dalam Excel

Untuk mengalih keluar semua penapis dalam lembaran kerja, lakukan salah satu daripada yang berikut:

• Pergi ke tab Data > Isih & Tapis kumpulan dan klik Kosongkan .
• Pergi ke tab Laman Utama > Mengedit kumpulan dan klik Isih & Penapis > Kosongkan .



Penapis tidak berfungsi dalam Excel

Jika AutoFilter Excel berhenti berfungsi separuh jalan lembaran kerja, kemungkinan besar ia adalah kerana beberapa data baharu telahdimasukkan di luar julat sel yang ditapis. Untuk membetulkannya, hanya gunakan semula penapis. Jika itu tidak membantu dan penapis Excel anda masih tidak berfungsi, kosongkan semua penapis dalam hamparan, kemudian gunakannya semula. Jika set data anda mengandungi sebarang baris kosong, pilih keseluruhan julat secara manual menggunakan tetikus, kemudian gunakan penapis automatik. Sebaik sahaja anda melakukan ini, data baharu akan ditambahkan pada julat sel yang ditapis.

Pada asasnya, ini adalah cara anda menambah, menggunakan dan menggunakan penapis dalam Excel. Tetapi ada lebih banyak lagi! Dalam tutorial seterusnya, kami akan meneroka dan keupayaan Penapis Lanjutan dan melihat cara menapis data dengan beberapa set kriteria. Sila nantikan!

tarikh: Isih Terlama kepada Terbaharu, Isih Terbaharu kepada Terlama dan Isih mengikut Warna .

Perbezaan antara pengisihan dan penapisan dalam Excel adalah seperti berikut:

• Apabila anda mengisih data dalam Excel, keseluruhan jadual disusun semula, contohnya mengikut abjad atau daripada nilai terendah kepada nilai tertinggi. Walau bagaimanapun, pengisihan tidak menyembunyikan sebarang entri, ia hanya meletakkan data ke dalam susunan baharu.
• Apabila anda menapis data dalam Excel, hanya entri yang sebenarnya anda mahu lihat dipaparkan dan semua item yang tidak berkaitan dialih keluar buat sementara waktu daripada paparan.

Cara menambah penapis dalam Excel

Agar Penapis Auto Excel berfungsi dengan betul, set data anda hendaklah menyertakan baris pengepala dengan nama lajur seperti ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah:

Setelah tajuk lajur berada pada kadar yang pantas, pilih mana-mana sel dalam set data anda dan gunakan salah satu kaedah berikut untuk memasukkan penapis.

3 cara untuk menambah penapis dalam Excel

1. Pada tab Data , dalam Isih & Tapis kumpulan, klik butang Tapis .

   

2. Pada tab Laman Utama , dalam Pengeditan kumpulan, klik Isih & Penapis > Penapis .

   

3. Gunakan pintasan Penapis Excel untuk menghidupkan/mematikan penapis: Ctrl+Shift+L

Apa jua kaedah yang anda gunakan, anak panah lungsur akan muncul dalam setiap sel pengepala:

Cara menggunakan penapis dalam Excel

Anak panah lungsur turun dalam tajuk lajur bermakna penapisan ditambahkan, tetapi belum digunakan lagi. Apabila anda menuding pada anak panah, petua skrin memaparkan (Menunjukkan Semua).

Untuk menapis data dalam Excel, lakukan perkara berikut:

1. Klik jatuh -anak panah ke bawah untuk lajur yang anda mahu tapis.
2. Nyahtanda kotak Pilih Semua untuk menyahpilih semua data dengan cepat.
3. Tandakan kotak di sebelah data yang anda mahu paparan dan klik OK.

Sebagai contoh, ini adalah cara kita boleh menapis data dalam lajur Wilayah untuk melihat jualan hanya untuk Timur dan Utara :

Selesai! Penapis digunakan pada lajur A, menyembunyikan sementara mana-mana kawasan selain Timur dan Utara .

Anak panah lungsur dalam lajur yang ditapis bertukar kepada Butang penapis dan menuding pada butang itu memaparkan petua skrin yang menunjukkan penapis yang digunakan:

Tapis berbilang lajur

Kepada gunakan penapis Excel pada berbilang lajur, cuma ulangi langkah di atas untuk seberapa banyak lajur yang anda mahu.

Sebagai contoh, kami boleh mengecilkan hasil kami untuk hanya menunjukkan Epal untuk Wilayah Timur dan Utara . Apabila anda menggunakan berbilang penapis dalam Excel, butang penapis muncul dalam setiap lajur yang ditapis:

Petua. Untuk menjadikan tetingkap Penapis Excel lebih luas dan/atau lebih panjang, tuding pada pemegang genggaman di bahagian bawah dan sebaik sahaja anak panah berkepala dua muncul, seretnya ke bawahatau ke kanan.

Tapis sel kosong / bukan kosong

Untuk menapis data dalam Excel melangkau kosong atau tidak kosong, lakukan salah satu daripada yang berikut:

Untuk menapis kosong , iaitu memaparkan sel bukan kosong, klik anak panah auto-penapis, pastikan kotak (Pilih Semua) ditandakan, dan kemudian kosongkan (Kosong) di bahagian bawah senarai. Ini akan memaparkan hanya baris yang mempunyai sebarang nilai dalam lajur tertentu.

Untuk menapis bukan kosong , iaitu memaparkan hanya sel kosong, kosongkan (Pilih Semua), dan kemudian pilih (Kosong). Ini akan memaparkan hanya baris dengan sel kosong dalam lajur tertentu.

Nota:

• Pilihan (Kosong) tersedia hanya untuk lajur yang mengandungi sekurang-kurangnya satu sel kosong.
• Jika anda mahu memadamkan baris kosong berdasarkan pada beberapa lajur utama, anda boleh menapis bukan kosong dalam lajur itu, pilih baris yang ditapis, klik kanan pada pilihan dan klik Padam baris . Jika anda mahu memadamkan hanya baris yang kosong sepenuhnya dan meninggalkan baris dengan beberapa kandungan dan beberapa sel kosong, lihat penyelesaian ini.

Cara menggunakan penapis dalam Excel

Selain daripada pilihan penapisan asas yang dibincangkan di atas, AutoFilter dalam Excel menyediakan beberapa alat lanjutan yang boleh membantu anda menapis jenis data tertentu seperti teks , nombor dan tarikh tepat seperti yang anda mahukan.

Nota:

• Penapis Excel yang berbezajenis adalah saling eksklusif. Contohnya, anda boleh menapis lajur yang diberikan mengikut nilai atau mengikut warna sel, tetapi bukan dengan kedua-duanya pada satu masa.
• Untuk hasil yang betul, jangan campurkan jenis nilai yang berbeza dalam satu lajur kerana hanya satu jenis penapis yang tersedia untuk setiap lajur. Jika lajur mengandungi beberapa jenis nilai, penapis akan ditambahkan untuk data yang paling kerap berlaku. Contohnya, jika anda menyimpan nombor dalam lajur tertentu tetapi kebanyakan nombor diformatkan sebagai teks, Penapis Teks akan muncul untuk lajur itu tetapi bukan Penapis Nombor.

Dan sekarang, mari kita lihat lebih dekat pada setiap pilihan dan lihat cara anda boleh membuat penapis yang paling sesuai untuk jenis data anda.

Tapis data teks

Apabila anda ingin menapis lajur teks untuk sesuatu yang sangat khusus, anda boleh memanfaatkan bilangan pilihan lanjutan yang disediakan oleh Excel Penapis Teks seperti:

• Tapis sel yang bermula dengan atau berakhir dengan aksara tertentu (s).
• Tapis sel yang mengandungi atau tidak mengandungi aksara atau perkataan tertentu di mana-mana dalam teks.
• Tapis sel yang betul-betul sama atau tidak sama dengan aksara yang ditentukan.

Sebaik sahaja anda menambah penapis pada lajur yang mengandungi nilai teks, Penapis Teks akan muncul secara automatik dalam menu AutoFilter:

Sebagai contoh, untuk menapis baris yang mengandungi Pisang , lakukan llowing:

1. Klik padaanak panah lungsur dalam tajuk lajur dan tuding pada Penapis Teks .
2. Dalam menu lungsur, pilih penapis yang diingini ( Tidak Mengandungi… dalam contoh ini).
3. Kotak dialog AutoFilter Tersuai akan dipaparkan. Dalam kotak di sebelah kanan penapis, taip teks atau pilih item yang dikehendaki daripada senarai lungsur turun.
4. Klik OK.

Hasilnya, semua baris Pisang , termasuk Pisang hijau dan Pisang Jari Emas , akan disembunyikan.

Lajur penapis dengan 2 kriteria

Untuk menapis data dalam Excel dengan dua kriteria teks, lakukan langkah di atas untuk mengkonfigurasi kriteria pertama, dan kemudian lakukan yang berikut:

• Semak Dan atau Atau butang radio bergantung pada sama ada kedua-dua atau mana-mana kriteria harus benar.
• Pilih operator perbandingan untuk kriteria kedua dan masukkan nilai teks dalam kotak tepat di sebelahnya.

Sebagai contoh, ini adalah cara anda boleh menapis baris yang mengandungi sama ada Pisang atau Lemon :

Cara membuat penapis dalam Excel dengan aksara kad bebas

Jika anda tidak ingat carian tepat atau ingin menapis baris dengan maklumat yang serupa, anda boleh membuat penapis dengan satu aksara kad bebas berikut:

Petua. Dalam kebanyakan kes, anda boleh menggunakan pengendali Mengandungi dan bukannya kad bebas. Contohnya, untuk menapis sel yang mengandungi semua jenis Pisang , anda boleh sama ada memilih operator Equals dan taip *bananas* atau gunakan Contains operator dan hanya taip pisang .

Cara menapis nombor dalam Excel

Excel Penapis Nombor membolehkan anda memanipulasi data berangka dalam pelbagai cara, termasuk:

• Tapis nombor sama atau tidak sama dengan nombor tertentu.
• Tapis nombor, lebih besar daripada , kurang daripada atau antara nombor yang ditentukan.
• Tapis 10 teratas atau 10 bawah.
• Tapis sel dengan nombor yang di atas purata atau bawah purata .

Tangkapan skrin berikut menunjukkan senarai keseluruhan penapis nombor yang tersedia dalam Excel.

Sebagai contoh, untuk membuat penapis yang memaparkan hanya pesanan antara $250 dan $300, teruskan dengan langkah berikut:

1. Klik anak panah autopenapis dalam pengepala lajur dan tuding pada Penapis Nombor .
2. Pilihoperator perbandingan yang sesuai daripada senarai, Antara… dalam contoh ini.
3. Dalam kotak dialog AutoFilter Tersuai , masukkan nilai sempadan bawah dan sempadan atas. Secara lalai, Excel mencadangkan menggunakan operator perbandingan " Lebih besar daripada atau sama dengan" dan " Kurang daripada atau sama dengan" . Anda boleh menukarnya kepada " Lebih besar daripada" dan " Kurang daripada' jika anda tidak mahu nilai ambang disertakan.
4. Klik OK.

Hasilnya, hanya pesanan antara $250 dan $300 kelihatan:

Cara menapis tarikh dalam Excel

Excel Penapis Tarikh menyediakan pelbagai pilihan terhebat yang membolehkan anda menapis rekod untuk tempoh masa tertentu dengan cepat dan mudah.

Secara lalai, Excel AutoFilter mengumpulkan semua tarikh dalam lajur yang diberikan mengikut hierarki tahun, bulan dan hari. Anda boleh mengembangkan atau meruntuhkan tahap yang berbeza dengan mengklik tanda tambah atau tolak di sebelah kumpulan tertentu. Memilih atau mengosongkan kumpulan tahap yang lebih tinggi akan memilih atau mengosongkan data dalam semua peringkat bersarang. Sebagai contoh, jika anda mengosongkan kotak di sebelah 2016, semua tarikh dalam tahun 2016 akan disembunyikan.

Selain itu, Penapis Tarikh membolehkan anda memaparkan atau menyembunyikan data untuk hari tertentu , minggu, bulan, suku tahun, tahun, sebelum atau selepas tarikh tertentu, atau antara dua tarikh. Tangkapan skrin di bawah menunjukkan semua penapis tarikh yang tersedia:

Dalam kebanyakan kes, penapis Excel mengikut tarikhberfungsi dalam satu klik. Sebagai contoh, untuk menapis baris yang mengandungi rekod untuk minggu semasa, anda hanya tuding pada Penapis Tarikh dan klik Minggu Ini .

Jika anda memilih Sama dengan , Sebelum , Selepas , Antara pengendali atau Penapis Tersuai , dialog Penapis Auto Tersuai yang sudah biasa tetingkap akan dipaparkan, di mana anda menentukan kriteria yang diingini.

Sebagai contoh, untuk memaparkan semua item untuk 10 hari pertama April 2016, klik Antara… dan konfigurasikan penapis dengan cara ini :

Cara menapis mengikut warna dalam Excel

Jika data dalam lembaran kerja anda diformatkan secara manual atau melalui pemformatan bersyarat, anda juga boleh menapis data tersebut dengan warna.

Mengklik anak panah lungsur turun penapis automatik akan memaparkan Tapis mengikut Warna dengan satu atau lebih pilihan, bergantung pada pemformatan yang digunakan pada lajur:

• Tapis mengikut warna sel
• Tapis mengikut warna fon
• Tapis mengikut ikon sel

Sebagai contoh, jika anda memformatkan sel dalam lajur tertentu dengan 3 b berbeza warna ackground (hijau, merah dan oren) dan anda mahu memaparkan sel oren sahaja, anda boleh melakukannya dengan cara ini:

1. Klik anak panah penapis dalam sel pengepala dan tuding ke Tapis mengikut Warna .
2. Klik warna yang diingini - oren dalam contoh ini.

Voila! Hanya nilai yang diformatkan dengan warna fon oren kelihatan dan semua baris lain kelihatan