Í þessari kennslu muntu læra hvernig á að sía gögn í Excel á mismunandi vegu: hvernig á að búa til síur fyrir textagildi, tölur og dagsetningar, hvernig á að nota síu með leit og hvernig á að sía eftir lit eða eftir gildi valinna reits. Þú munt líka læra hvernig á að fjarlægja síur og hvernig á að laga sjálfvirka síun í Excel sem virkar ekki.

Ef unnið er með stór gagnasöfn getur það verið áskorun ekki aðeins að reikna gögn heldur einnig að finna viðeigandi upplýsingar. Sem betur fer gerir Microsoft Excel það auðvelt fyrir þig að þrengja leitina með einföldu en öflugu síunartæki. Til að læra meira um síun í Excel, vinsamlegast smelltu á hlekkina hér að neðan.

Hvað er sía í Excel?

Excel Filter , aka AutoFilter , er fljótleg leið til að birta aðeins þær upplýsingar sem skipta máli á tilteknum tíma og fjarlægja öll önnur gögn úr sýn. Þú getur síað raðir í Excel vinnublöðum eftir gildi, eftir sniði og eftir forsendum. Eftir að þú hefur notað síu geturðu afritað, breytt, grafið eða prentað aðeins sýnilegar línur án þess að endurraða öllum listanum.

Excel sía vs. Excel flokkun

Fyrir utan fjölmarga síunarvalkosti býður Excel AutoFilter upp á Röðun valkostina sem eiga við tiltekinn dálk:

• Fyrir textagildi: Raða A til Ö , Raða Z til A , og Raða eftir lit .
• Fyrir tölur: Raða minnstu til stærstu , Raða frá stærstu til minnstu , og Raða eftir lit .
• Fyrirtímabundið falið:

  

  Nánari upplýsingar er að finna í Hvernig á að sía og flokka eftir litum á reit í Excel.

  Hvernig á að sía í Excel með leit

  Frá og með Excel 2010 inniheldur síunarviðmótið leitarreit sem auðveldar siglingu í stórum gagnasöfnum sem gerir þér kleift að sía línur sem innihalda nákvæman texta, tölu eða dagsetningu.

  Segjum að þú viljir skoða skrárnar fyrir öll " austur " svæði. Smelltu bara á sjálfvirka síu fellilistann og byrjaðu að slá orðið " east " í leitarreitinn. Excel sía mun strax sýna þér öll atriði sem passa við leitina. Til að birta aðeins þessar línur skaltu annað hvort smella á OK í valmynd Excel AutoFilter eða ýta á Enter takkann á lyklaborðinu þínu.

  

  Til að sía margar leitir , notaðu síu í samræmi við fyrsta leitarorðið þitt eins og sýnt er hér að ofan, sláðu síðan inn annað hugtakið og um leið og leitarniðurstöðurnar birtast skaltu velja Bæta núverandi vali við síu og smella á Í lagi . Í þessu dæmi erum við að bæta " vestur " færslum við þegar síaðar " austur " atriði:

  

  Þetta var fallegt hratt, var það ekki? Aðeins þrír músarsmellir!

  Sía eftir völdu hólfsgildi eða sniði

  Ein leið í viðbót til að sía gögn í Excel er að búa til síu með viðmiðunum sem eru jöfn innihaldi eða sniði valins reits . Svona er það:

  1. Hægri smelltu á reit sem inniheldur gildið,litur, eða tákn sem þú vilt sía gögnin þín eftir.
  2. Í samhengisvalmyndinni skaltu benda á Sía .
  3. Veldu viðeigandi valkost: síaðu eftir gildi , litur , leturlitur eða tákn .

  Í þessu dæmi erum við að sía gögn eftir Tákn valinna reitsins:

  

  Bæta aftur við síu eftir að gögnum hefur verið breytt

  Þegar þú breytir eða eyðir gögnum í síuðum hólfum uppfærist Excel AutoFilter ekki sjálfkrafa til að endurspegla breytingarnar. Til að nota síuna aftur skaltu smella á hvaða reit sem er innan gagnasafnsins þíns og síðan annað hvort:

  1. Smelltu á Beita aftur á flipanum Gögn í Raða & Sía hópur.

  

• Smelltu á Raða & Sía > Sæktu aftur á flipanum Heima , í hópnum Breyting .



Hvernig á að afrita síuð gögn í Excel

Fljótlegasta leiðin til að afrita síað gagnasvið yfir á annað vinnublað eða vinnubók er með því að nota eftirfarandi 3 flýtileiðir.

1. Veldu hvaða síaða reit sem er, og ýttu svo á Ctrl + A til að velja öll síuð gögn þar á meðal dálkahausa .

   Til að velja síuð gögn að undanskildum dálkahausum skaltu velja fyrsta (efri-vinstra) reitinn með gögnum og ýta á Ctrl + Shift + End til að lengja valið í síðasta reitinn.

2. Ýttu á Ctrl + C til að afrita valin gögn.
3. Skiptu yfir í annað blað/vinnubók, veldu efri-vinstra hólf á áfangasviðinu og ýttu á Ctrl+V til aðlímdu síuðu gögnin.

Athugið. Venjulega, þegar þú afritar síuð gögn annars staðar, er síuðum línum sleppt. Í sumum sjaldgæfum tilfellum, aðallega á mjög stórum vinnubókum, getur Excel afritað faldar línur til viðbótar við sýnilegar línur. Til að koma í veg fyrir að þetta gerist skaltu velja úrval síaðra fruma og ýta á Alt + ; að velja aðeins sýnilegar hólf og hunsa faldar línur. Ef þú ert ekki vanur að nota flýtilykla geturðu notað Fara í sérstakt eiginleikann í staðinn ( Heima flipinn > Breyting hópnum > Finndu &Veldu > Fara í Special... > Aðeins sýnilegar frumur ).

Hvernig á að hreinsa síu

Eftir að þú hefur notað síu á ákveðinn dálk gætirðu viljað hreinsa hana til að gera allar upplýsingar sýnilegar aftur eða sía gögnin þín á annan hátt.

Til að hreinsaðu síu í ákveðnum dálki, smelltu á síuhnappinn í haus dálksins og smelltu síðan á Hreinsa síu úr :



Hvernig á að fjarlægja síu í Excel

Til að fjarlægja allar síur í vinnublaði skaltu gera eitt af eftirfarandi:

• Farðu á flipann Gögn > Raða & Sía hópinn og smelltu á Hreinsa .
• Farðu á flipann Heima > Breyting hópnum og smelltu á Raða & Sía > Hreinsa .



Sía virkar ekki í Excel

Ef sjálfvirk sía Excel hætti að virka hálfa leið niður vinnublað, líklega er það vegna þess að einhver ný gögn hafa veriðslegið inn utan sviðs síaðra frumna. Til að laga þetta skaltu einfaldlega nota síu aftur. Ef það hjálpar ekki og Excel síurnar þínar eru enn ekki að virka skaltu hreinsa allar síur í töflureikni og nota þær svo aftur. Ef gagnasafnið þitt inniheldur einhverjar auðar línur skaltu velja allt sviðið handvirkt með því að nota músina og nota síðan sjálfvirka síu. Um leið og þú gerir þetta verður nýju gögnunum bætt við svið síaðra frumna.

Í grundvallaratriðum er þetta hvernig þú bætir við, notar og notar síu í Excel. En það er miklu meira í því! Í næstu kennslu munum við kanna og getu Advanced Filter og sjá hvernig á að sía gögn með mörgum settum af viðmiðum. Endilega fylgist með!

dagsetningar: Raða elstu í nýjustu, Raða nýjustu í elstu og Raða eftir lit .

Munurinn á milli flokkun og síun í Excel er sem hér segir:

• Þegar þú raðar gögnum í Excel er allri töflunni endurraðað, til dæmis í stafrófsröð eða frá lægsta til hæsta gildi. Hins vegar felur flokkun engar færslur, hún setur aðeins gögnin í nýja röð.
• Þegar þú síur gögn í Excel birtast aðeins þær færslur sem þú vilt sjá og allir óviðkomandi hlutir eru fjarlægðir tímabundið úr sýn.

Hvernig á að bæta við síu í Excel

Til þess að Excel AutoFilter virki rétt ætti gagnasettið þitt að innihalda hauslínu með dálknöfnum eins og sýnt á skjámyndinni hér að neðan:

Þegar dálkafyrirsagnirnar eru komnar í takt skaltu velja hvaða reit sem er í gagnasafninu þínu og nota eina af eftirfarandi aðferðum til að setja inn síu.

3 leiðir til að bæta við síu í Excel

1. Á flipanum Data , í Raða & Sía hópur, smelltu á hnappinn Sía .

   

2. Á flipanum Heima , í Breyting hópnum, smelltu á Raða & Sía > Sía .

   

3. Notaðu Excel Filter flýtileiðina til að kveikja/slökkva á síunum: Ctrl+Shift+L

Hvaða aðferð sem þú notar munu felliörvarnar birtast í hverri hausfrumu:

Hvernig á að nota síu í Excel

Felliörin í dálkfyrirsögninni þýðir að síun er bætt við, en ekki beitt ennþá. Þegar þú svífur yfir örina sýnir skjáábending (Sýnir allt).

Til að sía gögn í Excel, gerðu eftirfarandi:

1. Smelltu á dropann -ör niður fyrir dálkinn sem þú vilt sía.
2. Hættu við Veldu allt reitinn til að afvelja fljótt öll gögn.
3. Hakaðu í reitina við hliðina á gögnunum sem þú vilt birta og smelltu á OK.

Til dæmis getum við síað gögn í dálkinum Svæði til að skoða sölu aðeins fyrir Austur og Norður :

Lokið! Sían er notuð á dálk A, felur tímabundið öll svæði önnur en Austur og Norður .

Felliörin í síaða dálknum breytist í Síuhnappur , og með því að halda bendilinn yfir þann hnapp birtist skjáábending sem gefur til kynna hvaða síur eru notaðar:

Sía marga dálka

Til að notaðu Excel síu á marga dálka, endurtaktu skrefin hér að ofan fyrir eins marga dálka og þú vilt.

Til dæmis getum við minnkað niðurstöður okkar til að sýna aðeins Epli fyrir Austur og Norður svæði. Þegar þú notar margar síur í Excel birtist síuhnappurinn í hverjum síaða dálknum:

Ábending. Til að gera Excel Filter gluggann breiðari og/eða lengri skaltu sveima yfir griphandfangið neðst og um leið og tvíhöfða örin birtist dregurðu hana niðureða til hægri.

Sía auðar/ekki auðar reiti

Til að sía gögn í Excel með því að sleppa eyðum eða ekki auðum, gerðu eitt af eftirfarandi:

Til að sía út auðar , þ. 1>(Autt) neðst á listanum. Þetta sýnir aðeins þær línur sem hafa eitthvert gildi í tilteknum dálki.

Til að sía út ekki auðar , þ.e. sýna aðeins tómar reiti, hreinsa (Veldu allt), og veldu síðan (Autt). Þetta sýnir aðeins línurnar með tómum reit í tilteknum dálki.

Athugasemdir:

• Valkosturinn (Autt) er aðeins í boði fyrir dálka sem innihalda að minnsta kosti eina tóma reit.
• Ef þú vilt eyða auðum línum byggðum á einhverjum lykildálkum geturðu síað út eyðurnar í þeim dálki, valið síuðu línurnar, hægrismellt á valið og smellt á Eyða línu . Ef þú vilt eyða aðeins þeim línum sem eru alveg auðar og skilja línurnar eftir með einhverju innihaldi og nokkrum tómum hólfum, skoðaðu þessa lausn.

Hvernig á að nota síu í Excel

Fyrir utan helstu síunarvalkosti sem fjallað er um hér að ofan, býður sjálfvirk síun í Excel upp á fjölda háþróaðra verkfæra sem geta hjálpað þér að sía tilteknar gagnagerðir eins og texti , tölur og dagsetningar nákvæmlega eins og þú vilt.

Athugasemdir:

• Önnur Excel síategundir útiloka hvort annað. Til dæmis er hægt að sía tiltekinn dálk eftir gildi eða reitlit, en ekki eftir báðum í einu.
• Til að fá réttar niðurstöður skaltu ekki blanda saman mismunandi gildisgerðum í einum dálki því aðeins ein síutegund er í boði fyrir hvern dálk. Ef dálkur inniheldur nokkrar tegundir gilda verður síunni bætt við fyrir þau gögn sem koma mest fyrir. Til dæmis, ef þú geymir tölur í ákveðnum dálki en flestar tölurnar eru sniðnar sem texti, munu textasíur birtast fyrir þann dálk en ekki tölusíur.

Og nú skulum við skoða nánar við hvern valmöguleika og sjáðu hvernig þú getur búið til síu sem hentar best fyrir þína gagnategund.

Sía textagögn

Þegar þú vilt sía textadálk fyrir eitthvað mjög ákveðið geturðu nýtt þér fjöldi háþróaðra valkosta sem Excel Textasíur býður upp á eins og:

• Sía frumur sem byrja á eða enda á ákveðnum staf (s).
• Sía reiti sem innihalda eða innihalda ekki tiltekinn staf eða orð neins staðar í textanum.
• Sía reiti sem eru nákvæmlega jafnt eða ekki jafnt tilteknum staf(um).

Um leið og þú bætir síu við dálk sem inniheldur textagildi, Textasíur munu birtast sjálfkrafa í valmyndinni AutoFilter:

Til dæmis, til að sía út línur sem innihalda banana , gerðu eftirfarandi llowing:

1. Smelltu áfelliörina í dálkfyrirsögninni og bentu á Textasíur .
2. Í fellivalmyndinni skaltu velja þá síu sem þú vilt ( Inheldur ekki... í þetta dæmi).
3. Sérsniðin sjálfsía svarglugginn mun birtast. Sláðu inn textann í reitnum hægra megin við síuna eða veldu viðeigandi atriði úr fellilistanum.
4. Smelltu á OK.

Þar af leiðandi verða allar Banana línurnar, þar á meðal Grænir bananar og Goldfinger bananar , faldar.

Síudálkur með 2 viðmiðum

Til að sía gögn í Excel með tveimur textaskilyrðum skaltu framkvæma skrefin hér að ofan til að stilla fyrstu skilyrðin og gera síðan eftirfarandi:

• Athugaðu Og eða Eða valhnappur eftir því hvort bæði eða annaðhvort viðmiðið ætti að vera satt.
• Veldu samanburðaraðgerðina fyrir seinni viðmiðunina og sláðu inn textagildi í reitinn rétt við það.

Þannig er til dæmis hægt að sía línur sem innihalda annað hvort banana eða sítrónur :

Hvernig á að búa til síu í Excel með algildisstöfum

Ef þú manst ekki nákvæma leit eða vilt sía línur með svipuðum upplýsingum, geturðu búið til síu með einum eftirfarandi algildisstöfum:

Ábending. Í mörgum tilfellum er hægt að nota Inniheldur stjórnanda í stað alkerta. Til dæmis, til að sía frumur sem innihalda alls kyns banana , geturðu annað hvort valið Jafngildir stjórnandanum og slegið inn *banana* , eða notað Inniheldur stjórnanda og einfaldlega sláðu inn banana .

Hvernig á að sía tölur í Excel

Excel's Númerasíur gera þér kleift að vinna með töluleg gögn á margvíslegan hátt, þar á meðal:

• Sía tölur jafnt eða ekki jafn og ákveðinni tölu.
• Síutölur, stærri en , lægri en eða á milli tilgreindra númera.
• Sía efri 10 eða neðstu 10 tölurnar.
• Sía reiti með tölum sem eru fyrir ofan meðaltal eða undir meðaltal .

Eftirfarandi skjáskot sýnir allan listann yfir talnasíur sem eru tiltækar í Excel.

Til dæmis, til að búa til síu sem sýnir aðeins pantanir á milli $250 og $300, haltu áfram með þessum skrefum:

1. Smelltu á sjálfvirka síunarörina í dálkhaus og bentu á Númerasíur .
2. Velduviðeigandi samanburðaraðgerð af listanum, Between… í þessu dæmi.
3. Í Custom AutoFilter valmyndinni skaltu slá inn neðri mörk og efri mörk gildi. Sjálfgefið er að Excel stingur upp á því að nota " Stærri en eða jöfn" og " Minna en eða jöfn" samanburðaraðgerða. Þú getur breytt þeim í " Stærri en" og " Minna en" ef þú vilt ekki að þröskuldsgildin séu tekin með.
4. Smelltu á OK.

Þar af leiðandi eru aðeins pantanir á milli $250 og $300 sýnilegar:

Hvernig á að sía dagsetningar í Excel

Excel Dagsetningarsíur bjóða upp á mesta úrval valkosta sem gerir þér kleift að sía færslur fyrir ákveðið tímabil á fljótlegan og auðveldan hátt.

Sjálfgefið er að Excel AutoFilter flokkar allar dagsetningar í tiltekinn dálk eftir stigveldi ára, mánaða og daga. Þú getur stækkað eða dregið saman mismunandi stig með því að smella á plús eða mínus táknin við hlið tiltekins hóps. Ef þú velur eða hreinsar hóp á hærra stigi velur eða hreinsar gögn á öllum hreiðri stigum. Til dæmis, ef þú hreinsar reitinn við hliðina á 2016, verða allar dagsetningar innan ársins 2016 faldar.

Að auki gera Dagsetningarsíur þér kleift að birta eða fela gögn fyrir tiltekinn dag , viku, mánuður, ársfjórðungur, ár, fyrir eða eftir tiltekna dagsetningu, eða á milli tveggja dagsetninga. Skjáskotið hér að neðan sýnir allar tiltækar dagsetningarsíur:

Í flestum tilfellum síar Excel eftir dagsetninguvirkar með einum smelli. Til dæmis, til að sía línur sem innihalda færslur fyrir núverandi viku, bendirðu einfaldlega á Dagsetningarsíur og smellir á Þessa viku .

Ef þú velur Jöfn , Fyrir , Eftir , Milli rekstraraðila eða Sérsniðin sía , nú þegar kunnuglegur Sérsniðin sjálfsía gluggi gluggi birtist þar sem þú tilgreinir þau skilyrði sem þú vilt.

Til dæmis, til að sýna alla hluti fyrstu 10 dagana í apríl 2016, smelltu á Milli... og stilltu síuna á þennan hátt :

Hvernig á að sía eftir lit í Excel

Ef gögnin í vinnublaðinu þínu eru sniðin handvirkt eða með skilyrtu sniði geturðu einnig síað þau gögn með litur.

Ef smellt er á felliörina fyrir sjálfvirka síu birtist Sía eftir lit með einum eða fleiri valkostum, allt eftir því hvaða snið er notað á dálk:

• Sía eftir hólfalit
• Sía eftir leturlit
• Sía eftir reitákni

Til dæmis, ef þú sniðið reiti í tilteknum dálki með 3 mismunandi b bakgrunnsliti (grænn, rauður og appelsínugulur) og þú vilt birta aðeins appelsínugular frumur, þú getur gert það á þennan hátt:

1. Smelltu á síunarörina í haushólfinu og bentu á Sía eftir lit .
2. Smelltu á viðkomandi lit - appelsínugult í þessu dæmi.

Voila! Aðeins gildi sem eru sniðin með appelsínugulum leturlit eru sýnileg og allar aðrar línur eru það